agendastukken

3. Verslag overleg 2006-02-07


logo Universiteitsraad UT

universiteitsraad

Griffie

Spiegel – kamer 500


Uw kenmerk


Telefoon

053 - 489 2027

Ons kenmerk

UR 06 032

Fax


Datum

14 februari 2006

e-mail

j.ribberink-vanmiddelkoop@utwente.nl

Verslag van de overlegvergadering van de Universiteitsraad op dinsdag 7 februari 2006

Aanwezig:

Leden UR:

Brinkman, Deetman, Gutteling, Hendriks, Hesselink, Hollman, Houweling, Lippinkhof, D.Meijer (vz), N.Meijer, Poorthuis, Wormeester

College van Bestuur:

Van Ast, Flierman, Zijm

Griffie:

Ribberink, Klomp-Jongsma (Secretariaatsservice “PS” – verslag)

Afwezig:

Becht, Van Dijk, IJzermans, Van der Wal (allen m.k.)

Pol (z.k.)




1.Opening en vaststelling agenda

De voorzitter opent om 9.05 uur met een welkom aan de aanwezigen de vergadering.


2.Mededelingen

CvB:

Het landelijk Innovatieplatform vergadert twee dagen in Twente. In dat kader is er ook een mini- symposium op de UT en gaat het Platform in debat met studenten. Dit is een goede manier om relevante projecten van de UT nog eens onder de aandacht van het Innovatieplatform te brengen.

Catering: Het doorlichten van de UT-catering is nu gaande. Het college verwacht over een paar maanden een voorstel ter advisering aan de UR te kunnen voorleggen. Intussen worden al wel maatregelen genomen door aanpassing van de bezetting aan de behoefte, waarmee de personeelskosten enigszins gedrukt kunnen worden. Sedert najaar 2005 is een interim manager actief.

Gebleken is dat in de weekenden gemiddeld 106 mensen in het studentenrestaurant eten; slechts 34 van hen zijn studenten. Dat gegeven, samen met het feit dat het aantal van 106 eters op zich al een forse verliespost oplevert, leidt ertoe dat het college voornemens is het studentenrestaurant eind februari 2006 te sluiten tijdens de weekenden.

De begroting 2006 is conform voorstel afgerond in de vergadering van de Raad van Toezicht op 9 januari jl., inclusief het bijgestelde Vastgoedplan en inclusief de omvang van de voorgestelde bezuinigingen.


De voorzitter:

Studentstatuut: De wijziging van het statuut is in de interne UR-vergadering afgehandeld. Dit is schriftelijk meegedeeld aan het college. Afgesproken wordt hierover een notitie op te nemen in het aandachtspuntenoverzicht van de overlegvergadering.


T.a.v. het studentenrestaurant merkt Wormeester op de indruk te hebben dat het misschien niet allemaal studenten zijn die in de weekends eten in het restaurant, maar waarschijnlijk wel “UT-burgers”. Als dat zo is, zou hij wel moeite hebben met sluiting. Van Ast zegt toe navraag te zullen doen en daarover te berichten.



3.Verslag van de overlegvergadering van 13 december 2005 (UR 05-342)

Pag. 4 r.18-19 wijzigen als volgt: “Voor de begroting 2006 wordt nog rekening gehouden met een bedrag van k€ 990 voor de DU conform de afgelopen jaren; in het jaar 2006 zal het werkelijke bedrag substantieel lager zijn.”

Met inachtneming hiervan wordt het verslag vastgesteld.


Naar aanleiding van het verslag:

Pag. 2 r.19 – onderzoek mogelijkheden flexibilisering in de verroostering: De UR heeft een ambtelijke reactie via de mail ontvangen. Het college wil liever de formele weg bewandelen – Flierman verzoekt de voorzitter die mail als niet gezonden te beschouwen en het formele bericht van het CvB af te wachten.


4. Startnotitie HRM-beleid (UR 06-011, UR 06-026)

Reactie CvB op UR 06-026:

Het CvB heeft een startnotitie geschreven, vanuit de behoefte er breed in de organisatie over van gedachten te wisselen.

Het is de vraag welke mate van detaillering in de uitwerking en aansturing vanuit centraal niveau wenselijk is. Natuurlijk is het mooi van alles op schrift te zetten, maar het gaat er uiteindelijk om wat er op de werkvloer van terecht komt. Verdere uitwerkingsnotities volgen in een latere fase, zodat er ruimte blijft voor aanpassing aan mogelijke nieuwe inzichten; bovendien wordt op sommige gebieden nu nog nagedacht over het beleid.

Het college is wel bereid in een tussenstap een notitie te maken waarin op een aantal punten wat concreter wordt ingegaan op doelen en cijfers.

Engelse taalvaardigheid: Dat is inderdaad een belangrijk aandachtspunt.

Werkdruk: Het is niet zo eenvoudig een adequaat meetinstrument te vinden. Werkdruk is een subjectief gegeven, en vooral een gevoelskwestie. Medewerkerstevredenheidsonderzoek, verzuimonderzoek, functioneringsgesprekken – dat zijn instrumenten die wel gebruikt kunnen worden.

Over de middelen die worden ingezet om het beleid te effectueren kan nu nog niet veel gezegd worden, afgezien natuurlijk van wat in de begroting staat opgenomen.


Op de vraag wat het college vindt van het idee om de eenheden te vragen de concretisering van het vast te stellen beleid in de eigen eenheid ter hand te nemen antwoordt Flierman dat het niet de bedoeling is dat elke eenheid haar eigen beleidsnota maakt; maar zodra de notitie definitief is kan hen wel gevraagd worden aan te geven hoe zij daar verdere invulling aan denken te geven.


Wormeester merkt nog op dat het personeelsbeleid jarenlang het “stiefkind” is van het CvB-beleid – wezenlijke criteria ontbraken, eigenlijk was er sprake van een chaos. Daarom is het belangrijk dat er gelijkluidende criteria komen op facetten zoals bijvoorbeeld t.a.v. beoordelingsgesprekken. Flierman is het ermee eens dat er voor de gehele UT uniforme afspraken moeten zijn t.a.v. wat moet worden verstaan onder bijvoorbeeld een functionerings- of een beoordelingsgesprek; maar wat de stappen naar zo’n gesprek toe betreft: daarbij kunnen wel randvoorwaarden gesteld worden, maar een zekere flexibiliteit is ook denkbaar gezien de uiteenlopende aard van de activiteiten van een eenheid.

Het is nadrukkelijk de inzet van het college om het personeelsbeleid in de komende tijd vorm te geven. Immers, een organisatie als de UT kan alleen succesvol opereren als zij in haar medewerkers investeert – zij zijn het “werkkapitaal”.


Conclusie:

Het discussiestuk wordt besproken in de verschillende gremia en over een aantal maanden wordt er aan de UR een enigszins aangescherpte notitie voorgelegd, waarin ook wordt aangegeven op welke wijze wordt verdergegaan.


5.Werkplan Bestuurlijke Agenda (incl. Verwondernotitie) (UR 06-013, UR 05-334)

Opmerkingen vanuit de fracties naar aanleiding van het werkplan:

CC:

Drie aandachtspunten:

Nieuw onderzoeksbeleid. Het is jammer dat het creëren van samenhang geen hoge prioriteit lijkt te hebben.

Oplossen van matchingproblematiek.

Kwaliteitszorg.

Drie bedenkingen:

ICT zit door de hele organisatie heen, maar is nog niet heel erg zichtbaar in het werkplan. Zou het niet als apart aandachtspunt vermeld moeten worden?

Er worden allerlei nieuwe opleidingen voorgesteld, zo lijkt het. Maar moeten niet eerst bestaande voornemens afgerond worden?

Onderwijs/onderzoek: de Startnotities worden aangekondigd voor het eerste kwartaal van 2006, hoe is de stand van zaken?


UReka:

Engelstalige masters en bachelorprogramma’s: Docenten dienen over voldoende taalvaardigheid te beschikken, en dat dient dan zowel mondeling als schriftelijk getoetst te worden – eventueel moet er een verplicht scholingsprogramma komen.

Heel belangrijk is flexibiliteit in opleidingen – dit punt moet misschien meer aandacht krijgen. Slechts een heel beperkt deel van de studenten studeert nominaal. Maar ook de studenten die dat niet doen moeten soepel door de opleidingen heen kunnen lopen.

Uitbouw van studiebegeleiding/mentoraat is een heel belangrijk aandachtspunt.

UReka kondigt aan een notitie onderwijs te zullen uitbrengen, met een eigen accent vanuit de fractie.


Reactie CvB:

Het college staat een wijze van werken voor zoals bij het HRM-beleid. Dus eerst een vrij algemeen discussiestuk waarin veel onderwerpen kort worden aangeduid. Aan de hand daarvan kan bepaald worden welke thema’s verdere uitwerking behoeven. Het voorliggende werkplan heeft een dynamisch karakter en zal periodiek (3- à 4-maandelijks) bijgesteld moeten worden. Hetgeen in rood staat aangegeven moet gezien worden als thema’s die op dit moment belangrijk gevonden worden en die in startnotities verder uitgewerkt zullen worden. Die startnotities zullen ook met de UR besproken worden. Soms zullen ze nadere uitwerking behoeven, soms ook niet.

Overigens is er al heel veel gebeurd; dit werkdocument heeft mede ten doel een aantal “witte vlekken” te definiëren en vooral ook bepaalde notities die er al zijn op verschillende gebieden om te zetten in concrete acties.

Vergroting onderwijsaanbod nieuwe opleidingen: De insteek is: eerst rust, en niet meteen allerlei nieuwe opleidingen. Wellicht wel bredere bachelorprogramma’s en hier en daar een nieuwe mastertrack. De groei in studentenaantallen zal dan ook eerder gerealiseerd moeten worden door een hogere instroom in bestaande programma’s en opleidingen.

Er zijn enkele over-all doelstellingen: kwaliteit en groei. Daarvan afgeleid zullen maatregelen worden genomen. Zelfs internationalisering is nooit helemaal een doel op zich: enerzijds is het een belangrijk kwaliteitsaspect, anderzijds draagt het bij aan de groeidoelstelling.

De integratie van technische en maatschappijwetenschappen gaat het college zeer ter harte. Het volumebeleid houdt het college zeer bezig.

ICT loopt inderdaad overal doorheen. Het wordt niet apart benoemd omdat ICT kan worden uiteengerafeld in ICT-infrastructuur en elektronische leeromgeving. In relatie met het thema flexibiliteit kan gesteld worden dat de programma’s eigenlijk nogal rigide in elkaar zitten, maar dat het mogelijk gemaakt zou kunnen worden dat studenten die elders in de wereld zitten bijvoorbeeld toch tentamen kunnen doen.

Taalvaardigheid: Het college deelt de constatering van UReka, en zal daaraan – in de vorm van eisen – ook zeker aandacht geven.

Uitbouw mentoraat/begeleiding: De startnotitie zal daarvoor een eerste aanzet geven.


De voorzitter merkt op dat momenten van discussie met het college over de bestuurlijke agenda bijvoorbeeld gekoppeld zouden kunnen worden aan de bespreking van de algemene gang van zaken, waarbij de UR en de afzonderlijke fracties ook hun eigen prioriteiten naast die van het college zouden kunnen zetten.

Eventuele inbreng van onder meer de UR wordt op prijs gesteld, aldus Flierman.


Opmerkingen naar aanleiding van het Verwondernotitie:

In de laatste paragraaf staat: “Zo’n kritische reflectie is een voorrecht dat een bestuursvoorzitter zich alleen bij zijn aantreden voluit kan permitteren”. Naar de mening van UReka zou de bestuursvoorzitter dat gedurende zijn hele zittingstermijn moeten blijven doen. Flierman merkt op dat hij zeker kritisch zal blijven. Maar een spiegel voorhouden aan de organisatie kan eigenlijk alleen ten volle bij de start; vanaf nu maakt hij deel uit van die organisatie.

Wat mist de collegevoorzitter in de overlegstructuur? Antwoord: Het UMT kent bijvoorbeeld al een aantal stuurgroepen, maar op het gebied van het HRM-beleid was er bijvoorbeeld nog geen klankbord voor de portefeuillehouder. Inmiddels is zo’n groep in het leven geroepen. En ook is er een begin gemaakt met het brengen van wat meer lijn in het overleg tussen de portefeuillehouder bedrijfsvoering en de verantwoordelijke medewerkers.


6.Voortgang 3 TU-proces (UR 05-347)

Op 23 december jl. zijn de voorstellen ingediend bij de departementen. Flierman verwacht deze maand een besluit van het kabinet. De signalen zijn vooralsnog positief. Inmiddels heeft het college ook andere organisaties om reacties gevraagd – deze zijn van positief tot positief-kritisch; aan de minister is dan ook al gemeld dat deze geen aanleiding geven van de ingezette koers af te wijken.

Er wordt naar gestreefd op 5 april a.s. een brede bijeenkomst op de UT te beleggen voor iedereen die belangstelling heeft om bijgepraat te worden over de stand van zaken en daarna in kleinere fora op bepaalde onderwerpen nader in te gaan.


Naar aanleiding van de aanbiedingsnota:

De keuze voor een federatie 3TU is een heel strategische, aldus Wormeester. Belangrijk is te weten hoe de plannen gaan indalen en te voorkomen dat dat weer tot een extra reorganisatieslag leidt.

Flierman benadrukt dat de huidige reorganisatie bij TNW en EWI los gezien moet worden van het 3TU-proces. In het kader van het 3TU-gebeuren wordt uitgegaan van de toewijzing van financiële middelen, waarmee het aantal leerstoelen zal worden uitgebreid/versterkt (per saldo een toename met ca. 10 hoogleraren). De financiering daarvan zal voor 5 jaar gegarandeerd zijn; daarna moeten zij indalen in de reguliere formatie en is er eventueel sprake van verdringing. Als het geld komt kan niet eerder dan in 2007 worden begonnen met het uitgeven ervan, dus vanaf 2012 zal de UT dat zelf moeten opvangen. Dat is nog ver weg, daarom kunnen er niet al in 2006 gedetailleerde uitspraken gedaan worden over hoe dat zijn beslag zal gaan krijgen. Overigens is bij de voorstellen en de indaling in een aantal gevallen ook sprake van zgn. dakpanconstructies, d.w.z.: enerzijds een nieuwe hoogleraar en anderzijds een scheidende hoogleraar die met pensioen gaat. Daarnaast zal er richting 2012 ook nog wel enige vrije ruimte in de begroting zijn waar creatief mee kan worden omgegaan. Dat alles neemt overigens niet weg dat het college zoals afgesproken zal aangeven in welke faculteiten uitbreiding voorzien wordt, hetgeen al wel een begin van zicht biedt op het probleem dat zich in de loop van 2012 aandient. Het proces van indaling en verdringing moet bij alle drie universiteiten gebeuren. In 2006 moet daarvoor een “hooglerarenstrategie” tot stand worden gebracht, bezien in relatie tot de drie TU’s. Daarmee ontstaat er een instrument op basis waarvan het proces vorm kan krijgen in de loop van de komende jaren.

Maar het valt niet nu al te zeggen dat er geen enkele reorganisatie in formele zin zal plaatsvinden.


Wormeester zegt niet zo te geloven in de geleidelijkheid die Flierman schetst. Het probleem van volumebeleid zit er al jaren aan te komen. Om indaling in 2011/2012 mogelijk te maken zal in 2008/2009 het beeld toch wel duidelijk moeten zijn. Flierman blijft erbij dat hij geen harde uitspraken kan doen over de opgaaf die in 2011/2012 aan de orde is. In de loop van de jaren zal op een verantwoorde, tijdige manier daarmee om moeten worden gegaan, met gebruikmaking van het uitgebreide ter beschikking staande instrumentarium zoals dat door hem geschetst is.


Het college stemt in met het voorstel van de voorzitter om in de volgende overlegcyclus nog eens over dit onderwerp te spreken.


Hesselink wijst erop dat TUE en TUD werken met minors van 30 EC. Gaat dat ook bij de UT toegepast worden? Zijm antwoordt dat daar nog nader over gesproken moet worden.


Lippinkhof: Wat is precies het nut van het instellen van een rechtspersoon voor de 3TU-federatie? Flierman: Op dit moment is er een rechtspersoon (een stichting) waar de gelden binnenkomen. De gemeenschappelijke regeling heeft geen rechtspersoonlijkheid. De colleges hebben geconcludeerd dat het nuttig is wel een lichaam met rechtspersoonlijkheid te hebben (waarschijnlijk ook een stichting), waarmee de 3TU in staat zijn – met goedkeuring van de afzonderlijke instellingen – verbintenissen aan te gaan. Of dat betekent dat de bestaande stichting voor het incasseren van de gelden wordt uitgebouwd of dat er een nieuwe stichting naast komt, is nog onderwerp van discussie.

Overigens is afgesproken dat de primaire bevoegdheden op het gebied van onderwijs en onderzoek van de universiteiten bij de colleges blijven liggen. Dat geldt ook ten aanzien van de medezeggenschap op die gebieden. De penvoering van de opleidingen blijft ook bij de afzonderlijke universiteiten.

Flierman wil echter niet uitsluiten dat er ook een vorm van medezeggenschap moet komen bij de genoemde nieuwe rechtspersoon, maar dat zal dan waarschijnlijk niet op het gebied van onderwijs en onderzoek zijn.


Wormeester wijst erop dat de universiteiten verschillende verdeelsystematieken kennen. Hoe worden contracten dan ondergebracht? Flierman antwoordt dat op een aantal punten toegewerkt zal worden naar uniforme tarieven. Hoe de besluitvorming in de stichting plaats moet vinden is nog onderwerp van studie. Van Ast vult aan dat getracht zal worden de toe te rekenen kosten zowel qua outillage als programmakosten zoveel mogelijk vanuit een gelijk uitgangspunt te benaderen.


Brinkman noemt als punt van zorg nog het creëren van samenhang tussen techniek en maatschappijwetenschappen en het voorkomen van uitholling van de gedachtegang die staat beschreven in het Instellingsplan. En blijft het college bij het uitgangspunt van handhaving van het publieke profiel van de UT?

Flierman: Ook dit is pas in 2010/2011 aan de orde. De zorg dat er een te grote focussering zal zijn op alleen techniek ten nadele van de maatschappijwetenschappen is ongegrond. De komende tijd moet duidelijk worden welke domeinen binnen en buiten het 3TU-proces horen. Naar het huidige inzicht is het profiel van de UT met zijn drie domeinen uniek en het college wil dat graag zo houden en ook versterken in de komende tijd. Daar zal ook wel wat geld bij nodig zijn, maar zoals gezegd zal er een zekere financiële ruimte zijn die voor diverse doelen kan worden aangewend. Zijm merkt op dat ondanks de financiële problemen die ruimte voor de maatschappijwetenschappen zelfs nu al gemaakt wordt. De UT hecht er zeer aan om, ook in de samenwerking 3TU, die bijzondere positie te handhaven. Met andere woorden: het college mag gehouden worden aan wat daarover in het Instellingsplan geschreven staat.

Flierman eindigt met de opmerking dat de 3TU-samenwerking kan worden gezien als een soort klaverblad: ieder zoekt ook in zijn eigen regio verankering voor bepaalde activiteiten. Dus in die zin zal ook het eigen gezicht van de UT gewaarborgd zijn in de drie huidige domeinen.


7.Vastgoed, een update (UR 06-006)

Van Ast geeft door middel van een korte presentatie een overzicht van de stand van zaken. Enkele punten daaruit:

Er staan verouderde gebouwen op de campus. Er is sprake van een convenant met de gemeente t.a.v. gebruiksvergunningen tot 5.11.2008. Daarnaast spelen veiligheids- en milieu-eisen een rol.

Er vindt concentratie van O&O-activiteiten plaats.

Er is een groei door nieuwe opleidingen.

Er is behoefte aan flexibel ruimtegebruik, generaliteit van gebouwen, een gekoppeld gebouwenbestand en integratie van faciliteiten. Daarnaast moeten de campus en het groene karakter ervan behouden blijven.

Destijds is door architect Hoogstad een interactief spel ontwikkeld om te bepalen hoe een en ander aangepakt zou moeten worden. Op basis daarvan is gekozen voor het scheiden van O&O van de woon- en leeffuncties.

Van Ast toont voorbeelden van wat al gerealiseerd is en laat impressies zien van overige plannen.

Wat de verkeersstructuur betreft: de plannen op dat gebied zijn – met het oog op de bezuinigingen – voorlopig voor een groot deel in de ijskast gezet.

Met de gemeente vinden besprekingen plaats over het aanleggen van de campus als parkeerzone, hetgeen inhoudt: niet parkeren buiten de aangeduide vakken, en handhaving daarop.

Voor het overige verwijst Van Ast naar UR 06-006.

Al met al wordt er minder beslag gelegd op de leencapaciteit dan feitelijk mogelijk is – waarschijnlijk zal het uitkomen op een lening van M€ 125.


Naar aanleiding van enkele aanvullende vragen merkt Van Ast op:

De investeringsbeslissing inzake het project HOOC zal waarschijnlijk in het najaar in de UR besproken worden.

De verkleining van het HOOC-gebouw met ca. 4700 m2 moet gezien worden ten opzichte van het plan 2004.

Er zal misschien een wat andere vormgeving van de nieuwe cleanroom komen, waarbij het nanolab aan de andere kant van de weg komt. Of misschien zal het nanolab iets naar de oostkant opgeschoven moeten worden. Dat is nog in onderzoek.


Deetman vraagt ten slotte nog aandacht voor de huisvesting van studieverenigingen en het creëren van studieplekken in de nieuwbouw – zeker ook gezien de groei van de studentenaantallen die het college voorstaat zou al te veel reductie hier niet op z’n plaats zijn. Van Ast antwoordt dat bij de vastgoedgroep erop aangedrongen is niet te gemakkelijk op dat punt oplossingen te zoeken.


8.Rondvraag

Deetman: Wat gaat het college doen met het ELO-advies (pilots)? Wordt de eigen organisatie ook betrokken in het ontwikkelen van het geheel, zoals de onderwijsgroepen bij GW e.d.?

Zijm: Wat er gaat gebeuren zal beschreven worden in de startnotitie. Wat de pilots betreft: één daarvan zal in ieder geval uitgevoerd worden. En ja, de organisatieonderdelen zullen er ook bij betrokken worden.


Hollman: In 2007 worden de profielen van het vwo tamelijk ingrijpend veranderd. Zo wordt het vak wiskunde gereduceerd in aantallen uren. Wat vindt het college daarvan?

Zijm: Op dit moment is een vrij heftige discussie vanuit de samenleving gaande met de minister. Maar hij sluit niet uit dat de reductie van het wiskundeonderwijs zoals die nu voorligt commentaar van de Kamer zal krijgen. Maar de maatregelen die nu al genomen worden zullen toch nodig zijn om te zorgen voor een goede aansluiting tussen wat vwo-scholieren kennen en bij de universiteit zouden moeten kennen op het gebied van de exacte vakken.

Op de vraag of het college de petitie heeft ondertekend antwoordt Zijm dat hij dat als rector heeft gedaan, en zo ook de VSNU als geheel (na afstemming met de leden/universiteiten).


9.Sluiting

Om 11.20 uur sluit de voorzitter de vergadering.


*****