aandachtspunten

uit het overleg 2003 01 14

UR-03.075


Aandachtspunten uit de overlegvergadering van de Universiteitraad van

14 januari 2003


Aanvullend Reorganisatieplan


De personeelsgeleding van de Universiteitsraad,

Gezien

Het Aanvullend Reorganisatieplan, d.d. 6 december 2002 (kenmerk 347.613/PA&O, UR-02.431) inclusief de concept-implementatieplannen, de adviezen van de Faculteits- en Dienstraden en de reacties van de kwartiermakers

De schriftelijke reactie van het college d.d. 5 januari 2003 op de UR inventarisatie van mogelijke knelpunten van 17 december 2002


Overwegend

Algemeen

1.dat de besluitvorming over de reorganisatie al erg lang duurt en dat medewerkers die persoonlijke gevolgen verwachten niet langer in onzekerheid mogen blijven;

2.dat wederzijds vertouwen tussen College van Bestuur en Universiteitsraad een groot goed is en dat deze vertrouwensbasis gebaat is bij een hoge mate van transparantie en controleerbaarheid van voorgenomen CvB-besluiten;

3.dat de discussie die vooraf is gegaan aan het instemmingsbesluit in de eerste fase (september 2002) ertoe heeft geleid dat de implementatieplannen alsnog serieus zijn besproken met de decentrale raden en dat hun adviezen van grote waarde zijn gebleken voor de oordeelsvorming binnen de Universiteitsraad;

4.dat de kwartiermakers er in veel gevallen niet in zijn geslaagd tijdig een volledig implementatieplan voor te leggen, maar dat de decentrale raden hier op een doordachte wijze mee zijn omgegaan;

5.dat de aan de Universiteitsraad aangeleverde informatie als toelichting bij de beslissingen die onderdeel zijn van het aanvullend reorganisatieplan weliswaar zeer omvangrijk is, maar ook onoverzichtelijk is en vele inconsistenties en lacunes vertoont;


Taakveld technische ondersteuning

1.dat voor het taakveld technische ondersteuning in het aanvullend Reorganisatieplan een andere organisatievorm is gekozen dan was beoogd in het oorspronkelijke Reorganisatieplan, zonder gevolgen voor de omvang van de formatie;

2.dat er wel een - overigens onvolledig - plan ligt maar dat dit nog niet is besproken met de (decentrale) medezeggenschap;

3.dat gezien de aard het plan het beste kan worden beoordeeld door de betrokken faculteitsraden;


Sociale gevolgen

1.dat dankzij het goede sociaal plan dat is vastgesteld in overleg met de bonden, mag worden verwacht dat voor velen van de medewerkers die nu met ontslag worden bedreigd, voor het einde van de ontslagbeschermingsperiode een bevredigende oplossing zal worden gevonden;

2.dat de mededeling dat men met ontslag wordt bedreigd, erg pijnlijk is voor de betrokken medewerkers, maar dat desondanks van hen mag worden verlangd dat zij meewerken aan een oplossing waardoor daadwerkelijk ontslag kan worden voorkomen;

3.dat de inspanningsverplichting van het College van Bestuur ter voorkoming van gedwongen ontslagen nadere concretisering behoeft;


Bezuinigingsdoelstellingen in het reorganisatieplan

1.dat op basis van de beschikbare gegevens niet kan worden vastgesteld in hoeverre vacatures zijn meegeteld die op de peildatum van 1 januari 2002 niet meer waren opgenomen in de begroting van de betreffende eenheid, terwijl er duidelijke aanwijzingen zijn dat dit in meerdere of mindere mate het geval is (in het bijzonder bij de faculteiten);

2.dat een substantieel deel van de bezuinigingen bij de diensten (1,3 miljoen Euro) wordt gerealiseerd door bezuinigingen die (a) niet direct gerelateerd zijn aan de op te heffen functies (d.w.z. de directe en indirecte personeelskosten en de persoonsgebonden kosten), (b) in de aan de raad verstrekte informatie niet nader zijn gespecificeerd, (c) niet duidelijk te herleiden zijn tot de uitgangspunten in het oorspronkelijk Reorganisatieplan of de opdracht aan de kwartiermakers; (d) niet duidelijk te onderscheiden zijn van andere bezuinigingstaakstellingen voor de diensten naast of voorafgaand aan het Reorganisatieplan;

3.dat de gerealiseerde bezuinigingen op de eenheid College van Bestuur niet mogen worden opgevoerd onder de post herstructurering dienstverlening, maar onder de post reductie bestuurslast, eveneens onderdeel van de beoogde bezuinigingen in het Reorganisatieplan;

4.dat op grond van het bovenstaande niet kan worden vastgesteld of de bezuinigingsdoelstelling van 9 miljoen Euro voor de 'herstructurering dienstverlening' zal worden gerealiseerd (met inachtneming van de gebruikelijke marges van onzekerheid m.b.t. de uiteindelijke realisatie van de voorgenomen bezuinigingen);

5.dat van de bezuinigingsdoelstelling van 18 miljoen in de begroting 2003 al een bedrag van 7 à 8 miljoen Euro is gerealiseerd, hetgeen aanzienlijk meer is dan de geplande 2,8 miljoen Euro;

6.dat het bovenstaande niet heeft geleid tot vermindering van het geplande tekort in 2003 van 5,6 miljoen Euro; dat derhalve in 2003 ongeveer 5 miljoen Euro meer beschikbaar is dan voorzien voor het primaire proces en dat hiermee financiële problemen naar de komende jaren zijn doorgeschoven;

7.dat het eventueel niet realiseren van de bezuinigingsdoelstellingen consequenties kan hebben voor de toekomstige exploitatie van de Universiteit Twente met een sluitende begroting en de financierbaarheid van het vastgoed;


Overig

dat eerdere afspraken over het vervolgtraject nu al niet zijn gehaald (BBR in week 2 voorleggen aan UR; Strategisch plan/bedrijfsplan, faculteitsreglement en meerjarenbegroting in week 3 voorleggen aan decentrale raden) en dat de haalbaarheid van andere afspraken (de meerjarenraming UT) mogelijk onder druk is komen te staan.


Gehoord

De toezegging van het College van Bestuur

1.dat binnen maximaal zes maanden binnen het kader van het UT brede reorganisatieplan een specifiek reorganisatieplan zal worden gemaakt voor een dienst Technische ondersteuning, waarin ook het IMC zal worden betrokken; dat dit plan als reorganisatieplan in de zin van art. 4 van de Reorganisatiecode ter instemming en advies zal worden voorgelegd aan de betrokken medezeggenschapsorganen;

NB: De UR zal op korte termijn in overleg met de desbetreffende faculteitsraden aangeven wie in voornoemde procedure de instemmingsbevoegdheid uitoefent.

2.dat het uitgangspunt van het Sociaal Plan dat werkgever en werknemer een maximale inspanning leveren om gedwongen ontslag ten gevolge van deze reorganisatie te voorkomen voor het College van Bestuur inhoudt dat werknemers die bij opheffing van functies of overtolligheid met werkloosheid worden bedreigd waar mogelijk, maar tenminste één maal gedurende de ontslagbeschermings-periode (20 maanden) door herplaatsing, arbeidsbemiddeling, hulp bij verzelfstandiging of pré-fpu reëel de mogelijkheid wordt geboden gedwongen werkloosheid te voorkomen;

3.dat het sociaal beleid zoals omschreven in het Sociaal Plan gedurende de looptijd van het Plan tevens van toepassing is op opheffing van functies en overtolligheid die thans niet voorzienbaar zijn maar wel samenhangen met de financiële problematiek waarvoor de UT zich gesteld ziet;

4.dat in de binnenkort te presenteren meerjarenbegroting de bezuinigingsindicatie in het aanvullend reorganisatieplan expliciet wordt gerelateerd aan de uitgangspunten waarop de bezuinigingsdoelstelling in het oorspronkelijk reorganisatieplan (ad 16/18 miljoen Euro) is gebaseerd;

5.dat in de begroting 2003 duidelijk wordt gemaakt in welke mate reeds gerealiseerde bezuinigingen in het kader van het reorganisatieplan in positieve zin hebben bijgedragen aan de beschikbare middelen voor het primaire proces en dat in het binnenkort te presenteren 'middelenkader' ook duidelijk wordt gemaakt wat de consequenties zijn van het feit dat deze 'meevaller' niet is aangewend voor de reductie van het exploitatietekort;

6.dat de voorliggende versie van het aanvullend reorganisatieplan zal worden geactualiseerd op basis van de meest recente gegevens en het gevoerde overleg tussen College van Bestuur en Universiteitsraad - in het bijzonder de hoofdstukken 2 (begroting en bezuiniging) en 5 (sociale gevolgen) en paragraaf 4.8 (technische ondersteuning) - en dat de definitieve versie wordt aangeboden aan de UT-gemeenschap; en dat de UR in de gelegenheid wordt gesteld over de te publiceren definitieve versie tekstueel advies te geven.

7.dat de planning voor het vervolgtraject in overleg met de Universiteitsraad wordt herzien, met inbegrip van de evaluatie van het reorganisatieproces;


Besluit

In te stemmen met het aanvullend reorganisatieplan

onder verwijzing naar het in dit besluit gestelde omtrent de technische ondersteuning.


Het college zegt toe het Sociaal Plan onverkort te zullen toepassen. Over de uitkomsten van de afspraken met het OPUT met betrekking tot de werkwijze van de herplaatsingcommissie zal de UR geïnformeerd worden.


De personeelsgeleding van de UR adviseert het college om bij de melding van het reorganisatieplan met het OPUT overleg te plegen over de nadere invulling van de maximale inspanningsverplichting om gedwongen ontslag gedurende de herplaatsingsperiode te voorkomen en daarbij de volgende aspecten een rol te laten spelen:

Onderdeel van de herplaatsingsactiviteiten is een volgende ronde van mogelijke plaatsing, nu UT-breed, waarbij boventalligen ook buiten hun eenheid op passende functies geplaatst worden, die ontstaan door vacatures of door mensen die van vertrek- of pré-fpu-regeling gebruik maken, eventueel door de huidige regels in het sociaal plan minder strikt toe te passen.

Aan het einde van de 20-maanden-periode wordt een evaluatiemoment afgesproken, waarbij bezien wordt of het noodzakelijk is de hardheidsclausule categoriaal toe te passen op het naar verwachting kleine (<5?) aantal niet-herplaatsten. 50-plussers is een categorie die in dat kader bijzondere aandacht verdient. Ook verlenging van de herplaatsingsperiode kan daarbij aan de orde komen.

De herplaatsingscommissie krijgt voldoende mogelijkheden en bevoegdheden voor het optimaal uitvoeren van zijn taak. Daarbij kan de herplaatsings-commissie ook voorstellen aan het college doen om haar werk effectiever te kunnen uitvoeren.


De studentengeleding van de Universiteitsraad,


Gezien

Onder meer de reactie van het College van Betuur d.d. 3 januari 2003 op het advies van de studentengeleding van 26 september 2002

Overwegend

dat nog onvoldoende is aangetoond dat de onderwijskundige dienstverlening in de faculteiten voldoende op elkaar is afgestemd. Voor een efficiënte organisatie enerzijds en een studentgerichte houding anderzijds van instanties als bureau onderwijszaken, stagebureau en de kwaliteitszorg is deze afstemming van groot belang. Het geven van interdisciplinair onderwijs is administratief lastig en kan in de ondersteuning van het onderwijs tot efficiëntieproblemen leiden. Verder verdienen de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de coördinatoren internationalisering meer aandacht, gegeven de serieuze ambities van de UT op het gebied van internationalisering.


adviseert het CvB om in UT-breed verband te komen met een nadere uitwerking van de onderwijskundige dienstverlening in de faculteiten.


Overwegend

dat nog niet is aangegeven hoe de werkwijze van het Universitair Management Team nieuwe stijl op een transparante wijze wordt vormgegeven.


adviseert het CvB om met een nadere uitwerking te komen hoe in samenspraak met alle betrokkenen, waaronder de centrale medezeggenschap, invulling gaat worden geven aan een transparante werkwijze van het UMT nieuwe stijl.


Overwegend

dat de dienst ITBE (i.o.) in zijn implementatieplan constateert dat faculteiten geen behoefte meer hebben aan een algemene PC zaal met algemene werkplekken voor studenten. Binnen het op te richten centraal studielandschap kunnen werkplekken de functie van algemene werkplek vervullen. Het beleid van de UT is erop gericht PC-zalen te vervangen door draadloze toegang tot het netwerk over de hele UT m.b.v. mobiele werkplekken van studenten in combinatie met thuisaansluitingen. Het CvB heeft inmiddels toegezegd om met een financiële onderbouwing te komen van het te ontwikkelen en uit te voeren beleid t.a.v. ergonomisch verantwoord gebruik van laptops. Deze ontwikkeling wijst andermaal op de grote verantwoordelijkheid voor de faculteiten om te voorzien in ergonomisch verantwoorde werkplekken voor studenten.


adviseert het CvB om samen met de faculteiten met een nadere uitwerking te komen van een integraal beleid waarvan in ieder geval de volgende punten deel uitmaken:

Beleid t.a.v. computervoorzieningen voor studenten;

Inrichting van ergonomisch verantwoorde werkplekken voor studenten, inclusief de reeds toegezegde financiële onderbouwing;

Advies aan studenten over een ergonomische verantwoorde werkwijze

Het college zal aan de studentenkoepels alsnog de informatie met betrekking tot de reorganisatie beschikbaar stellen.


Rondvraag

Het college zegt desgevraagd toe de afspraken en planning met betrekking tot het reserveren van tentamenruimten aan de UR toe te zenden.