Verslag

van 2001 09 05

Betreft: Verslag van de overlegvergadering Universiteitsraad van woensdag 5 september 2001


Aanwezig:

Leden UR:

Barsema, Berkers, Bloem, Van der Heijden, Houweling, Hovenkamp, Jacobs, Kluitenberg, Meijer (vz), P.Mulder, Prevaas, Schrama, Weber, Weijnen, Wittkampf

COLLEGE VAN BESTUUR:

Apers, Barbas, De Jong, Roosendaal, Van Vught

Griffie:

Ribberink, Klomp-Jongsma (Secretariaatsservice “PS” – verslag)


Afwezig:

M.Mulder, Thomasson, Wallinga-de Jonge



1.Opening

vzUR opent om 10.25 uur de vergadering.


2.Mededelingen

Roosendaal memoreert dat de universiteit aan het begin van een nieuw academisch jaar staat en zegt veel vertrouwen te hebben in de samenwerking met de UR; hij hoop dat dat vertrouwen wederzijds is.


3a. Verslag van de overlegvergadering van 22 mei 2001 (UR-01.125)

Pag. 1 pt. 3: Er staat “Roosendaal geeft hier informatie van de kant van beleidsmedewerker Westenbrink”. Roosendaal merkt op dat het zo is dat Westenbrink namens het college een en ander heeft toegelicht. Met inachtneming hiervan wordt het verslag vastgesteld.


3b. Verslag van de overlegvergadering van 26 juni 2001 (UR-01.202)

Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.


4.Hartslag (UR-01.185, UR-01.200)

4a. Uitgangspunten nieuwe bestuursorganisatie

Van Vught merkt op dat zo veel mogelijk geprobeerd is Hartslag als kader te hanteren. Dat gebeurt ook waar het het Berenschot-onderzoek betreft en zal ook gelden voor eventuele andere operaties.

Stand van zaken: Voor de zomer is uitgebreid en heftig gediscussieerd over de uitgangspunten van Hartslag. Uiteindelijk is op 5 juli jl. volledige overeenstemming bereikt over de uitgangspunten zoals die nu bij de agenda gevoegd zijn (UR-01.185). Deze zijn gezamenlijk geformuleerd door het college, de decanen en de wetenschappelijk directeuren. Op 4 september heeft een vervolggesprek plaatsgevonden over het proces van de nadere uitwerking. Het streven is per 1 januari 2002 de uitgangspunten tot in detail uitgewerkt te hebben.




Van Vught gaat nader in op de punten die de UR noemt in het stuk UR-01.200:

Pt. 1: Er zullen verdere voorstellen komen voor de uitwerking, wellicht vindt over 1 à 1,5 week reeds standpuntbepaling plaats over wat er aan informatie zal worden uitgedragen. Er komt ook een draaiboek.

Pt. 2: Het proces om te komen tot een bepaald aantal faculteiten gebeurt op basis van inhoudelijke componenten c.q. overwegingen. Er zal niet automatisch een clustering van bestaande faculteiten plaatsvinden, het gaat veel meer om voor de hand liggende samenwerkingen. Het is wel van belang dat disciplines op de een of andere manier herkenbaar zijn – ze moeten bestuurlijk en organisatorisch terug te vinden zijn in de organisatie. vzUR merkt op dat dit ook interessant zal zijn bij de verdere uitwerking van het bestuursmodel. Schrama informeert of al duidelijk is op welke wijze de eenheden/disciplines verdeeld gaan worden over de nieuw te vormen faculteiten, d.w.z. via het top/down-model of bottom-up (bijv. door de leerstoel te vragen met wie men het liefst samen verder wil). Van Vught antwoordt dat het college vindt dat het bottom-up model de voorkeur verdient en neemt aan dat WD’s en decanen die mening delen; dat zal overigens wel wat druk op het tijdpad geven.

Pt. 3: In de nadere uitwerking zal er meer duidelijkheid ontstaan over de diverse begrippen.

Pt. 4: Het CvB is het eens met het door de UR genoemde tijdpad en zal zich tot het uiterste inspannen om dat schema te halen.


Prevaas informeert naar een notitie die decanen zouden hebben geschreven. Op de vraag van vzUR of de UR over die notitie kan beschikken zegt Van Vught dat afgesproken is het stuk binnen de groep van CvB, WD’s en decanen te houden; hij verzoekt de UR de nadere uitwerking af te wachten.


4b. Berenschot

Roosendaal vertelt dat in het voorjaar het “Berenschot-traject” is ingegaan, met de bedoeling vast te stellen in hoeverre de efficiency verhoogd en daarmee geld vrijgespeeld kan worden. Er is inmiddels een concept-eindrapport van Berenschot, dat op 4 september in het uitgebreide MT is besproken. Het zal nog op enkele heel kleine punten bijgesteld worden, en binnenkort zal er nader over gecommuniceerd worden.

Roosendaal stelt dat algemene uitgangspunten zijn: een korte doorlooptijd en een volstrekt synchroon lopen met de Hartslag-discussie. Vervolgens geeft hij een korte presentatie van het verdere implementatietraject:


Resultaat

Uitgegaan wordt van de maximumvariant, d.w.z. het vrijspelen van Mƒ 35,= op de winst- en verliesrekening. Dat houdt in:

-Het overwegen van de wenselijkheid van secundaire processen

-Het eenduidig positioneren en aansturen van de geselecteerde secundaire processen

-Het reduceren van het totale aantal eenheden binnen de UT

-Het doorvoeren van standaardisering, voor zover zinvol.


Roosendaal merkt op dat de huidige grenzen van de diensten niet relevant meer zijn in het proces en dat ze opnieuw vastgesteld zullen worden.


Hartslag is kader

Uitgangspunten:

-Versterken van de primaire processen onderwijs en onderzoek

-Creëren van symmetrie in de aansturing hiervan

-Creëren van een flexibele organisatie om snel te reageren op externe ontwikkelingen in onderwijs en onderzoek


Ambities

-Scheve verhouding wp/obp rechtbuigen

-Doelmatigheid verhogen

-Vastgoedplannen realiseren


Werkwijze

-Taakveld beoordelings- en waarderingsbijeenkomsten

-Stuurgroep

-Ondersteuningsgroep


Veranderingsproces

1.Voorbereiding door stuurgroep van de vraagstelling voor bijeenkomsten

2.Informeren van de deelnemers aan de bijeenkomsten

3.Eerste ronde bijeenkomsten (stap 1)

4.Evaluatie uitkomsten eerste ronde door stuurgroep en voorbereiding tweede ronde

5.Tweede ronde bijeenkomsten (stappen 2 t/m 4)

6.Evaluatie uitkomsten tweede ronde door stuurgroep, opstellen managementopdrachten en rapportage aan CvB


Het CvB wenst rond 1 december 2001 tot heldere en open besluitvorming te komen, aldus Roosendaal.

Ten slotte merkt Roosendaal nog op dat het CvB graag zou zien dat de UR een studentlid afvaardigt in de stuurgroep; hij verzoekt de UR met een voorstel te komen.


Wittkampf informeert op welke terreinen men standaardisatie wil doorvoeren, waarop Roosendaal antwoordt dat er veel fragmentatie is (bijv. in technologie) waar dat niet noodzakelijk is; dat zijn gebieden waarop gestandaardiseerd moet worden.

Kluitenberg vraagt hoe het CvB denkt te voorkomen dat er in de toekomst toch weer een neiging naar groei van overhead ontstaat. Roosendaal stelt dat dat een natuurlijke ontwikkeling in elke organisatie is; bij de UT is het echter iets te ver doorgeschoten, hetgeen in het vervolg beter bewaakt zal moeten worden. Van Vught vult aan dat de wijze waarop de UT zich de afgelopen decennia organisatorisch ontwikkeld heeft met zich mee heeft gebracht dat ze thans een sterk gedecentraliseerde en gefragmenteerde organisatie is. Dat was bewust beleid, en het heeft zowel positieve als negatieve effecten. Negatief is dat elke eenheid de neiging heeft haar eigen administratieve ondersteuning te creëren. Het streven van Hartslag is daar iets aan te doen, en het primaire proces te versterken door de negatieve effecten van de decentralisatie terug te dringen.

Op een vraag van Schrama naar het realiseren van een deel van de bezuinigingen door het genereren van extra inkomsten antwoordt Roosendaal dat daar in het vervolgproces nader naar gekeken zal worden. De thans ter sprake zijnde getallen zijn nog “boterzacht”. Overigens mag het genoemde bezuinigingsbedrag van Mƒ 35,= als redelijk concreet richtgetal worden gezien.


Op de vraag van Jacobs wanneer het volgende Hartslag-memo uitkomt antwoordt Van Vught dat naar verwachting binnen enkele weken het vierde memo verschijnt, ditmaal namens CvB, decanen en WD’s gezamenlijk.


4c. Begroting 2002

Barbas toont enkele sheets en geeft aan dat 2002 naar verwachting zal uitkomen op een negatief resultaat van ruim Mƒ 30,=. Dat zal een forse impact hebben op de verschillende eenheden. Als de reserves van de faculteiten worden aangesproken, zal het tekort nog ca. Mƒ 21,9 zijn.

Hij roept de UR op erover mee te denken wat er nog verder aan mogelijkheden is.


5.Vastgoed (UR-01.179, UR-01.191 en UR-01.201)

Reactie van Van Vught op UR-01.201:

Pt. 1: Het CvB is het ermee eens per fase/deelfase de mening van de UR te vragen.

Pt. 2: Huisvesting van CenT is voorzien in het BB-gebouw met ingang van oktober/november 2001. Daarvoor moet de huidige bibliotheek van T&M opgenomen worden in de centrale bibliotheek; met T&M is het gesprek daarover gaande, maar problemen worden niet verwacht. Voor het geval zich onverhoopt toch nog een probleem in de tijd voordoet kan CenT tijdelijk in de semi-permanente gebouwen bij CT gehuisvest worden. Een en ander zal hoe dan ook opgelost moeten worden om de Boerderij aan te kunnen pakken.

Bloem merkt op dat de directeur van CenT bereid is voor een beperkte periode genoegen te nemen met de noodvoorziening die het college voor ogen heeft.

Van Vught meent dat het mogelijk moet zijn een onverhoopte tijdelijke huisvesting te beperken tot een jaar.


De UR, gehoord de toezegging van het college inzake de eventuele tijdelijke huisvesting van CenT, stemt in met de start van fase 2a en de dekking van de uitvoering van fase 2a ten bedrage van Mƒ 20,9 uit eigen UT-middelen.


Vervolgens gaat Van Vught verder in op UR-01.201:

Kennispark: Het streven is in het eerste kwartaal van 2002 een visie gereed te hebben. De UT zou wel sneller willen gaan, maar de gemeente heeft die tijd nodig in verband met allerlei wettelijke procedures e.d. De UT zal in ieder geval zorgen dat de eigen bouwactiviteiten niet hoeven te worden gehinderd door opvattingen van de gemeente (zoals bijv. bestemmingen). Wat de verkeersafwikkeling betreft: eerst moet de gemeente bepalen waar de noordwest-tangent komt te liggen; de UT wil die niet over de campus laten lopen. En wat het parkeerprobleem betreft: de UT zal voor voorzieningen in het eigen VGP moeten zorgen, en als het gaat om het bredere kader van het Kennispark zal daarover gesproken moeten worden met de gemeente.

Arbo en milieu: Een eerste prioriteit voor de Bastille moet haalbaar zijn. Voor ELTN en CT moet er vóór de einddatum van het convenant (2008) een oplossing zijn gerealiseerd.

Pt. a: Het is de bedoeling hal 5 te gaan gebruiken voor de huisvesting van TW nà de tijdelijke huisvesting. CT moet wellicht gebruik maken van een gerenoveerde hal D. De hoop is dat medio 2002 gestart kan worden met de uitvoering van laatstgenoemde renovatie. Hier zal bij de UR uiteraard nog nader op teruggekomen worden.

Pt. b: Beperking van de ruimtebehoefte gebeurt zoveel mogelijk in overleg met de gebruikers. Een zo groot mogelijke flexibiliteit in het bouwproces en te bouwen eenheden is van belang, zodat heel efficiënt met de ruimte kan worden omgegaan.

Pt. c: Als verlenging van de bedrijfstijd aan de orde komt, zal de juiste procedure gevolgd worden.

Pt. d: Het streven is in het WB-gebouw het eerste educafé te realiseren. Verder moet in de Vrijhof een zodanige hoeveelheid van dergelijke faciliteiten komen dat het ook als studiegebouw kan dienen.

Wat Dinkel betreft: Het CvB is niet op voorhand tegen centralisatie van de bibliotheekvoorziening, maar het gaat erom een keuze te maken welke voorzieningen er zijn voor studenten en personeel in de buurt van hun werk- en studieplekken en welke voorzieningen gecentraliseerd kunnen worden. Roosendaal vult aan dat die keuze nader aan de orde komt bij het formuleren van de bij agendapunt 4b genoemde taakvelden.

Het streven is het CIV grotendeels onder te brengen in het BB-gebouw, met uitzondering van degenen die zich met automatiseringsvraagstukken bezig gaan houden. Verder is het de bedoeling DiSC (nagenoeg) volledig in de Bastille te huisvesten.


6.Wijziging regeling Afstudeersteun (UR-01.199)

Wittkampf merkt op dat inmiddels gebleken is dat het CvB niet akkoord kan gaan met nieuwe wijzigingsvoorstel zoals verwoord in UR-01.199, en stelt voor te proberen buiten de vergadering om, op korte termijn alsnog tot een akkoord te komen en dat in de volgende Overlegvergadering te bespreken. De Jong wijst erop dat het niet zo is dat het CvB niet akkoord is, maar dat het college nog in gesprek is over het voorstel omdat er financiële consequenties aan verbonden zijn die voor het college zwaar wegen. Het CvB wil dan ook graag ingaan op het voorstel van Wittkampf, zodat geprobeerd kan worden tot een compromis te komen.

Bloem vindt dat het allemaal wel erg lang duurt. Afgesproken wordt te proberen binnen een week tot een oplossing te komen.


7.Rondvraag

Meijer: Hoe wordt de UR betrokken bij het feit dat de minister besloten heeft UT tot penvoerder van het ITC te maken? Van Vught stelt dat nu besprekingen gevoerd worden over de condities waaronder een en ander vorm gegeven kan worden. Vóór 1 januari 2002 moet het gerealiseerd zijn. Uiteraard komt het college daarop terug bij de UR, ook met de concept-overeenkomst tussen beide instituten.


Meijer: In het loopbaancentrum is onrust ontstaan over het opheffen van het centrum en de personeelsreductie die als gevolg daarvan gaat plaatsvinden. Moeten er niet eerst duidelijke beleidskeuzes gemaakt worden? Roosendaal merkt op dat deze operatie los staat van het Berenschot-traject. Overigens is het zo dat bij alle zaken die veranderingen van majeure omvang of reorganisaties betreffen de normale procedures gevolgd zullen worden.


Roosendaal: Hij is zeer erkentelijk voor het feit dat de UR in oude samenstelling zijn waardering heeft uitgesproken voor de uitgebreide beantwoording van schriftelijke vragen van de raad.


8.Sluiting

Wittkampf spreekt zijn waardering uit voor het feit dat het voltallige CvB tijd heeft vrijgemaakt om tijdens deze vergadering bij de diverse punten toelichting te geven.


Om 12.20 uur sluit vzUR de vergadering.