Wanneer je thuis studeert of werkt, moet je mogelijk videoconferencing applicaties gebruiken. Hieronder lees je waar je op moet letten wanneer je deze tools gebruikt en welke tools je kunt gebruiken.
Opnames van colleges
Wil je opnames maken van colleges, neem dan het volgende in acht:
- Ga na of het noodzakelijk is om opnames te maken en om studenten en docenten in beeld te brengen. Wanneer opnames worden gemaakt, mogen daarin geen beelden/geluiden/andere persoonsgegevens van studenten zijn opgenomen, tenzij dit noodzakelijk is. Als het noodzakelijk is, dan moet dit vooraf duidelijk zijn gecommuniceerd aan studenten. Het moet voor studenten ook duidelijk zijn hoe lang deze opnames worden bewaard. Studenten moeten bovendien worden geïnformeerd wanneer de opnames starten;
- Voor reguliere colleges en werkcolleges geldt doorgaans dat het niet noodzakelijk is om beelden/geluiden/andere persoonsgegevens van studenten op te nemen. Van mening dat het wel noodzakelijk is om opnames te maken waarin beelden/geluiden/andere persoonsgegevens van studenten zijn opgenomen? Neem dan contact op met de PCP van CES of de FG.
- Maak alleen gebruik van de toegestane applicaties. Zie de lijst hieronder;
- Maak zoveel mogelijk gebruik van standaardinstellingen van de applicatie om de privacy van betrokkenen zoveel mogelijk te beschermen;
- Opnames moeten in een veilige omgeving worden bewaard en na verstrijken van de bewaartermijn worden verwijderd. Voor BigBlueButton geldt dat opnames met beelden/geluiden/andere persoonsgegevens van studenten direct uit BigBlueButton worden verwijderd en elders veilig moeten worden opgeslagen (meer informatie).
Applicaties die kunnen worden gebruikt
Bezoek deze website voor mogelijkheden voor online colleges.
Bovendien kun je, met jouw UT-account, voor bijvoorbeeld vergaderingen, veilig gebruik maken van de volgende videoconferentietools:
- Microsoft Teams;
- Google Meet (voor studenten en werknemers met een G Suite-account; streamen, opnemen en CC zijn nu mogelijk);
- Zoom;
- BigBlueButton (opnames moeten direct uit BigBlueButton worden verwijderd en elders veilig worden opgeslagen).
Andere applicaties
Wil je andere applicaties gebruiken? Vraag TELT naar de mogelijkheden. Misschien kunnen andere applicaties, die al in gebruik zijn binnen de UT, voor hetzelfde doel worden gebruikt. Zo niet, dan kan TELT onderzoeken of de nieuwe tool een toevoeging voor de UT kan zijn. In het geval dat het om persoonsgegevens gaat, zal TELT ook de functionaris voor gegevensbescherming en de security manager vragen om de privacy- en beveiligingsmaatregelen van de applicatie te onderzoeken. Mocht er een positief advies volgen, dan start TELT mogelijk een pilot. In het geval van een negatief advies wordt de applicatie als ongeschikt beschouwd voor de UT.
Applicaties die niet (voor alle toepassing) kunnen worden gebruikt
Je mag, zonder toestemming, geen andere applicaties gebruiken dan hierboven vermeld.
Discord
De UT acht Discord niet geschikt om te gebruiken vanwege privacy- en beveiligingsimplicaties. Het gebruik van Discord heeft een aantal gevolgen voor privacy en veiligheid, zoals:
- Discord verzamelt veel persoonsgegevens (zoals VOIP-gegevens, inhoud van wat via chats wordt verzonden, IP-adres en activiteit);
- Persoonsgegevens worden verkocht aan derden;
- Persoonsgegevens zullen ook worden gebruikt voor andere (marketing)doeleinden;
- Discord biedt geen standaard end-to-end encryptie.