7 juni 2019

Poli planning: een introductie

Er wordt al zeker decennialang onderzoek gedaan naar het optimale polikliniek afsprakenschema. Denk bijvoorbeeld aan de Bailey-Welch regel die bedacht is in 1952. Maar waarom plannen we überhaupt? En waarom is poli-planning zo lastig? Tijdens deze introductie zal ingegaan worden op deze vragen.

In 2018 zijn we gestart met het optimaliseren van de poliklinieken binnen het Sophia kinderziekenhuis. Tijdens deze presentatie wordt het onderzoek op de Peroperatieve spreekuur (POS) toegelicht met de hoofdvraag; Welke verhouding vaste afspraken en inloop zorgt voor een hoge benutting van de POS? Verder wordt het optimalisatie traject van de Polikliniek Orthopedie toegelicht waarbij het poli proces onder de loep is genomen. Tenslotte zal er worden toegelicht hoe we inzicht verkrijgen in de ruimtes die ingezet worden voor de poliklinieken en de benutting hiervan. De kamers zijn nu voor een dagdeel uitgegeven, maar de vraag of ze ook het hele dagdeel gebruikt worden is niet voor iedere kamer te zeggen.

Polikliniek Optimalisatie – de Theorie van de Praktijk 

De afgelopen 10-15 jaar is veel onderzoek gedaan naar het verbeteren van werkprocessen op de polikliniek. Het terugdringen van toegangs- en wachttijd voor de patiënt en het verminderen van werkdruk voor de zorgverleners zijn hierbij belangrijke thema’s. Het toepassen van onderzoekresultaten in de praktijk blijft uitdagend door de operationele problematiek die meestal eerst opgelost moet worden. Ook is het voor zorgprofessionals en managers of beleidsmedewerkers niet altijd duidelijk hoe deze onderzoekresultaten dan in de praktijk toepasbaar zijn. In deze presentatie laten we zien hoe een aantal veel voorkomende problemen op de polikliniek aangepakt kunnen worden. Ook worden er een aantal praktische handvatten gegeven om onderzoeksresultaten toe te passen in de dagelijkse praktijk.

Afspraken plannen zodat elke patiënt op het juiste moment gezien kan worden is makkelijker gezegd dan gedaan. Eind 2017 is het St. Antonius ziekenhuis overgegaan op een nieuw EPD, waardoor er (nieuwe) keuzes gemaakt moesten worden voor het inrichten van de poli planning. Na anderhalf jaar wennen aan het nieuwe systeem, ontstaat er nu rust en ruimte om te evalueren waar we als ziekenhuis staan. Hebben de keuzes het gewenste effect gehad en wat vindt de patiënt hier eigenlijk van? In deze presentatie neem ik jullie mee in de keuzes die wij hebben gemaakt op het gebied van poli planning en deel ik de aanpak die het St. Antonius ziekenhuis heeft rondom capaciteitsmanagement. Daarnaast geef ik jullie de eerste resultaten van de evaluatie onder onze patiënten.

Boekingshorizon in relatie tot no-shows en afzeggingen

De lengte van de boekingshorizon in de polikliniek heeft impact op de kans op no-show en afzeggingen van patienten. Door de boekingshorizon te beperken, neemt deze kans af, maar neemt de kans op het moeten weigeren van patienten toe. In deze presentatie bekijken we de invloed van de boekingshorizon op no-shows en cancellations, en presenteer ik een methode om de optimale boekingshorizon te bepalen gegeven een patientenmix. Deze methode is zowel toegepast op een dataset uit het UMC Utrecht, als van de Mayo Clinic (VS).