Verslag Algemene ledenvergadering UT-Kring

Aanwezig:

H. Alblas, H. Bevers, H. Bolscher, A. van Eck, P. Ensink, T. Ensink, T.J. Boringa, R. Engmann,

J. Gosseling, E.M. Holl, D. Hiemstra, C. van Hoogmoed, T. Hondelink, F. Houweling, G. Kornegoor,

W. Kramers, K. de Jonge, J. Kuper (voorzitter), C. van Leeuwen, J. Meijer, C. Roordink, A. Schoute,

J. Simonetti, F. Snels, E. van Steijn, P.IJgosse, M. Valk, G. Weekenstroo, J. van Weers, J. Wesseler.


Notulen: E.J. Straatman-Korteweg


1.Opening en vaststelling agenda

Jan Kuper opent de vergadering. Hij zal deze vergadering voorzitten als technisch voorzitter in verband met verhindering van Johan Simonetti, die mogelijk later op de avond de vergadering toch nog kan bijwonen.

Hij stelt voor: José Wesseler, communicatie en publiciteit, Taede Jan Boringa, penningmeester en Els Straatman, notuliste.


2.Vaststelling verslag ALV 27 maart 2008

Tekstueel

Frans Houweling was wel aanwezig.

Naar aanleiding van

Ad c. verslag kascommissie: de kascommissie was tevreden over de administratie. Echter de gepre­senteerde jaarrekening was niet dezelfde als die door de kascommissie was gecontroleerd. Er kan dus geen sprake zijn van “akkoord”. De voorzitter geeft aan dat het gepresenteerde verslag het boekjaar 2006-2007 betrof en het verslag van de kascommissie langer doorliep (2006 t/m maart 2008). Dit heeft te maken met het feit dat de ALV van november 2007 is uitgesteld tot maart 2008.

De huidige kascommissie heeft de boeken over de afgelopen twee boekjaren gecontroleerd. Op grond daarvan accepteert de vergadering bovengenoemde discrepantie.


ØBesluit

De notulen van de ALV van 28 maart 2008 worden – onder dankzegging aan de notulisten –goedgekeurd.


3.Mededelingen en post

Overledenen

Er wordt stil gestaan bij de vele overledenen tijdens het afgelopen verenigingsjaar. De voorzitter noemt met name de overledenen die nauw waren betrokken bij de UT-Kring.

Jan Oosterhuis (jarenlang penningmeester van de UT-Kring), Jan Gröneveld (subvereniging AVER), Wim de Bruin (activiteitencoördinator GEWIS), Eddie Gerritsen (voetbal, tennis, tuinvereniging en jeu de boules).

Er wordt een moment van stilte in acht genomen.


Landelijke dag personeelsverenigingen 3 TU

Trudie Hondelink, Jolinde Gosseling en José Wesseler zijn vandaag naar Eindhoven geweest voor een bijeenkomst van de personeelsverenigingen van de drie TU’s om te bezien of samenwerking wenselijk is. Onderwerpen van gesprek waren o.a.: waar lopen de personeelsverenigingen tegenaan en wat verloopt er goed? In maart 2010 zal de UT-Kring gastheer zijn.


4.Afgelopen jaar

a.Jaarverslag

Vanwege de situatie van de UT-kring is er geen jaarverslag. Wel hebben Trudie en José activiteiten georganiseerd, o.a. een bezoek aan Grolsch Veste, kartraces, bezoek aan voetbal­wedstrijd Schalke. Eind november staat het sinterklaasfeest weer op het programma en zal er een busreis naar Londen zijn.

Ook de subverenigingen hebben niet stil gezeten: zo heeft Aver een bibliotheek opgezet met historische boeken over de regionale ontwikkeling van Twente en de Achterhoek, en zijn er voordrachten/lezingen gegeven. Ook Gewis heeft lezingen georganiseerd over wetenschappelijke, politieke en actuele onderwerpen.


ØBesluit:

De leden gaan akkoord met het mondelinge jaarverslag 2008-2009.


De website van de UT-Kring wordt geactualiseerd. Er is een activiteitenoverzicht opgenomen en het archief is ook voor een ieder toegankelijk. Men kan doorlinken naar de sites van de subverenigingen, die de eigen sites bijhouden.


b.Financieel verslag 2007-2009

-Taede Jan Boringa geeft aan de hand van een powerpointpresentatie een toelichting op de afrekeningen 2007/2008 en 2008-2009. Een belangrijk punt is dat UT-Catering ten onrechte bedragen in rekening heeft gebracht, maar deze zijn inmiddels teruggestort. Het nieuwe bestuur zal afspraken maken met Sodexo over vergoedingen voor het gebruik van de boerderij.

-De volgende vragen worden gesteld:

§Is er structureel beknibbeld op de activiteiten? Hoe komt het dat de beheerskosten hoger zijn?
Taede Jan Boringa antwoordt dat - gezien de bestuurssituatie - er minder activiteiten hebben plaats­gevonden. Wat betreft de stijging van de beheerskosten wordt verwezen naar de afschrijvingskosten, en het feit dat er veel is gedaan aan de naastgelegen stal. Een overzicht van die kosten zijn op een grootboekrekening gezet en ingediend bij het CvB, in de verwachting dat het CvB hieraan zal meebetalen.

§Door de bestuurlijke problemen is de begroting 2008-2009 hetzelfde als de goedgekeurde begroting 2007-2008.

§Gevraagd wordt welke bijdrage is te verwachten van Sodexo. Zoals eerder aangegeven, zal het nieuwe bestuur de onderhandelingen met Sodexo starten. Er wordt vanuit gegaan dat de bijdrage hetzelfde zal zijn als die van UT-Catering.

§Wat als Sodexo geen bijdrage aan de UT-Kring verstrekt? Dan is er over drie jaar geen geld meer. De voorzitter antwoordt dat dat tot de mogelijkheden zou kunnen behoren.

§De subverenigingen krijgen nog 5000 euro. Wanneer wordt dit bedrag betaald?

Er wordt toegezegd dat dit na de aanstelling van de nieuwe penningmeester wordt afgehan­deld op basis van de ingevulde ledenlijsten.

§Op de vraag waarom de contributie-inkomsten lager zijn, wordt geantwoord dat er in totaal minder leden zijn.

§“Vraagposten 2009” is een post waar de penningmeester het niet mee eens is dat die in rekening is gebracht. Het gaat om een bedrag van 8.764,-- euro dat het FB via ofinummer heeft laten afschrijven van de rekening van de UT-Kring voor salariskosten voorzitter UT-Kring. In het verleden is afgesproken dat de voorzitter van de UT-Kring 1 dag per week wordt vrijgesteld van zijn dagelijkse werkzaamheden voor UT-Kring activiteiten en het verrichten van onderhoud in en om Boerderij Bosch. Het bedrag is altijd in rekening gebracht bij het FB. Voor 2009 is het opeens bij de UT-Kring afgeschreven met de mededeling dat de UT-Kring nu ook weet wat de kosten zijn. Ondanks toezegging van de directeur FB is het bedrag nog niet teruggeboekt. Als het bedrag is teruggeboekt, wordt het bedrag van de liquide middelen met dat bedrag verhoogd. De voorzitter heeft er alle vertrouwen in dat de directeur FB de boeking zal corrigeren.


Taede Jan Boringa licht zijn besluit om uit het bestuur te treden toe.

Nu de jaarrekeningen zijn besproken, beëindigt hij zijn taak als penningmeester. Zijn besluit tot stoppen heeft niet te maken met het functioneren van het bestuur, de onderlinge relaties binnen het bestuur zijn altijd goed geweest. Het wordt vooral gmotiveerd door het gebrek aan waardering tijdens de ledenvergaderingen waar enkele leden zich in zijn ogen gedurende de periode 2004-2008 erg negatief hebben opgesteld tegenover het bestuur. Hij zal dan ook na de afhandeling van het financiële verslag de vergadering verlaten.

Hij bedankt de huidige en de oud-bestuursleden uit de periode 2004-2008 voor de fijne samenwerking. Hij wenst Piet IJgosse, die bereid is als interimpenningmeester te fungeren, veel succes en is bereid hem bij te staan, zoals Piet hem in het verleden heeft bijgestaan.


De voorzitter bedankt Taede Jan Boringa voor de uitvoering van zijn werkzaamheden in de moeilijke omstandigheden waarin het bestuur verkeerde.


c. Verslag kascommissie

Karel de Jonge leest, mede namens Piet IJgosse, het verslag van de kascommissie voor dat aan de penningmeester is gestuurd. De functie van de penningmeester is complex vanwege de vele boekingen, late betalingen, afboekingen zonder fiat van de UT-Kring (via ofinummer). De penningmeester heeft zijn werk­zaamheden altijd zorgvuldig uitgevoerd. De kascommissie stelt voor de penningmeester decharge te verlenen.


ØBesluit:

§De applaudisserende ledenvergadering verleent de penningmeester decharge.

§De financiële afrekeningen 2006-2007, 2007-2008, 2008-2009 worden onder dankzegging aan de penningmeester en de kascommissie goedgekeurd.


d. benoeming nieuwe kascommissie

De kascommissie 2009-2010 bestaat uit Frans Houweling en Hennie Bevers. Reserve is Frank Snels.


5.Verslag commissie van drie

De voorzitter geeft aan dat de commissie van drie bestaat uit Jan van Alsté, Karel de Jonge en Jan Kuper. De commissie had de opdracht twee thema’s te onderzoeken: de situatie rond de catering/rol Boerderij Bosch en de situatie rond het bestuur/het zoeken naar nieuwe bestuursleden.

De verwachting was dat binnen twee maanden een ALV zou kunnen worden uitgeschreven om de resultaten van het onderzoek te presenteren, maar het heeft 1.5 jaar geduurd, mede omdat Jan van Alsté zich na enkele maanden heeft teruggetrokken.

De commissie heeft gezocht naar de cateringafspraken die met het FB zijn gemaakt. Ooit is er een contract geweest, maar alleen pagina 3 (zonder handtekeningen) is teruggevonden.

Binnen het bestuur bleek sprake te zijn van misverstanden en communicatiestoringen. De bestuursleden afzonderlijk hebben (lopende) zaken afgehandeld, maar hebben het laatste jaar niet meer als bestuur gefunctioneerd. Het instel­len van de commissie van drie legde daarbij een zware druk op het functioneren van het bestuur, en had een verlammende uitwerking.


Om het voortbestaan van de UT-Kring niet in gevaar te brengen hebben de twee overgebleven leden van de commissie samen met Josée Wesseler en Trudy Hondelink het initiatief genomen om een ALV te beleggen.

Er zijn gesprekken gevoerd met kandidaat-bestuursleden. Er zijn gegadigden gevonden, maar die willen eerst een oplossing voor een aantal problemen in de UT-Kring, zoals de afspraken rondom Boerderij Bosch. Daarom wordt nu een interim-bestuur voorgesteld dat e.e.a. “op de rails” zet.

De vergadering is blij dat er actie wordt ondernomen en dat er vooruit wordt gekeken.


De volgende personen hebben zich bereid verklaard in het interim-bestuur zitting te nemen:

Jan Kuper voorzitter

Karel de Jonge seceretaris

Piet IJgosse penningmeester

José Wesseler communicatie en publiciteit


Statutair is een bestuur van 5 leden verplicht, maar er hebben zich maar 4 leden kandidaat gesteld. De voorzitter vraagt of de vergadering instemt met het voorgestelde interim-bestuur of is iemand bereid alsnog toe te treden? Het uitgangspunt is dat het interim bestuur een half jaar (uiterlijk 1 jaar) in functie blijft.


ØBesluit

De leden stemmen in met een “vier-koppig” bestuur.


Taken interim bestuur

-Regelen afspraken catering en de rol van Boerderij Bosch.

-Balans in de vereniging betreffende werkenden en niet-werkenden.

-Streven naar faciliteiten om bestuurswerk voor de UT-Kring te compenseren aan de afdeling waar het bestuurslid werkt (conform URaad en Faculteitsraden).

-Uitstraling UT-Kring verbeteren.

-Overleg met de commissie Werger/Lagendijk om de UT-Kring die het CvB gaat adviseren over de toekomst van de UT-Kring.

-Organisatie van activiteiten.

-Gesprek met Personeelsvereniging ITC.

-In 3 TU-verband het functioneren van de personeelsverenigingen nagaan.


Tijdens de discussie komen de volgende punten aan de orde:

-Josée Wesseler zegt dat Eindhoven van 10 naar 8 bestuursleden is gegaan, ze moeten zelf leden werven. Er zijn 20 vrijwilligers naast het bestuur. De secties en het omgaan met VUT/pensioen zijn hetzelfde als de sub-verenigingen van de UT-Kring. Eindhoven heeft een eigen home en mag daarbinnen de eigen catering organiseren.
Delft heeft 6 bestuursleden en een betaalde fulltime kracht die alle activiteiten organiseert en over een eigen kantoorbalie beschikt. Ze hebben geen eigen home.

-Op de vraag wat de gewenste situatie is voor de UT-Kring wordt geantwoord “eigen catering”, maar FB heeft de catering van Boerderij Bosch “meeverkocht” aan Sodexo. Trudie Hondelink verzet veel werkzaamheden voor de UT-Kring, maar doet dat gedetacheerd vanuit Sodexo.

-Vanuit de vergadering wordt gewezen op de organisatie van activiteiten voor internationale collega’s. Josée heeft contact gehad met het hoofd van de personeelsvereniging ITC. Eindhoven heeft een Engelstalige site, dat wil de UT-Kring ook graag realiseren. De heer Van Stein biedt zijn diensten aan en vraagt of er een compensatiemogelijkheid is.

-Ook wordt voorgesteld buitenlandse medewerkers binnen de UT-Kring in te schakelen in het kader van integratie. Josée stelt voor een tweetalige workshop te houden om nieuwe leden te werven.

-De voorzitter wijst er op dat er veel tijdelijke medewerkers en AIO’s zijn die maar voor een paar jaar op de UT verblijven. Het bestuur moet zich beraden over de positie van die categorie medewerkers.

-De voorzitter wil eerst praten met de personeelsvereniging van het ITC en de samenwerkingsmogelijkheden bespreken.


6.Bestuurswisseling

De voorzitter bedankt het aftredende bestuur, dat onderling een afscheidsavond heeft geregeld. De ALV neemt met dank voor alle bewezen diensten afscheid van de bestuursleden.

De voorzitter richt vervolgens het woord tot Johan Simonetti, wijst op de lastige tijd die hij achter de rug heeft en bedankt hem voor zijn inzet als voorzitter.


De scheidende bestuursleden en Trudie Hondelink en José Wesseler krijgen elk een boeket aangereikt onder applaus van de ledenvergadering.


ØBesluit:

De ALV stemt – unaniem en onder applaus – in met de benoeming van het voornoemde interim bestuur.


Karel de Jonge geeft aan dat mocht zich een kandidaat voor de 5e zetel aanbieden, met name voor de secretarisfunctie, dit in dank wordt aanvaard.

De voorzitter bedankt de leden voor het gestelde vertrouwen in het interim-bestuur.


7.Begroting 2009-2010

Piet IJgosse geeft aan de hand van een powerpointpresentatie een toelichting op de begroting.


-Er zijn twee onzekerheden: de te maken afspraken met de catering en het beheer.

-Een aanwezige vraagt zich af wat het bestuur zou doen als de ALV zou zeggen dat de beheerskosten verlaagd moeten worden en de post voor activiteiten verhoogd. Er wordt geantwoord dat gegeven de huidige situatie, is uitgegaan van begroting van 2008-2009.

-De vraag wordt gesteld of in de begroting rekening is gehouden met het 45 jarig bestaan van de visclub in 2010. De penningmeester antwoordt dat in het verleden voor een dergelijk feest een (garantie)subsidie is verleend. Dit zou in dit geval uit de post “overige” kunnen worden bekostigd.


ØBesluit:

De ALV stelt de begroting 2009-2010 vast, voorzien van de aangegeven onzekerheden.



8.W.v.t.t.k. en rondvraag

Een lid is verbaasd dat er onderscheid wordt gemaakt tussen lid UT-Kring en lid Gewis/niet Gewis.

Via Gewis ben je automatisch lid van de UT-Kring, maar als je van een andere subvereniging lid bent, hoor je verder helemaal niets meer. De voorzitter is van mening dat lid betekent lid van de UT-Kring en dat niemand genegeerd wordt. Dit onderscheid is geen opzet. Wel is er onderscheid tussen werkenden en niet werkenden. In de praktijk blijkt dat de juiste balans zoek is, zoals eerder aangegeven. De vraag-steller is het hier niet mee eens. Gepensioneerden zijn ook lid, dus zelfde behandeling.


9. Sluiting

Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter, onder dankzegging, de vergadering en biedt namens de UT-Kring een drankje en een hapje aan.