UR 09-237 Verslag interne vergadering 2009-09-02

universiteitsraad

Griffie

Spiegel – kamer 300

Concept verslag interne vergadering 2 september 2009

Aanwezig: CC: N. Oudalov, C. Pouw, J. Hoogerdijk, A. Veenendaal, L. Franco Garcia, J. de Goeijen, O. Bloemen, B. De Loos

UReka: D. Dam, T. Ziehmer, R. Kuin, F. van der Meer, R. van der Kooij,

M. Stekkinger, M. Franken, P. Prins, N. Leoné, S. Hackurtz, S. Kücking,

Pro-UT: J. van Alsté

PvdUT: D. Smits

Lijst Chairman: F. Lagendijk (vz)

Griffie: J. Ribberink, L. Tijink (verslag)

Afwezig: H. Poorthuis (m.k.), K. Bijkerk (m.k.) (C.C.)

J. van Benthem (Pro-UT), Telgenkamp (Pro-UT) m.k.

Gast: R. van der Hoek (S&C)

1. Opening 13.05 uur

De voorzitter opent de vergadering en heet de oude en nieuwe raadsleden van harte welkom.

De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. Aansluitend aan de vergadering er een borrel is in het restaurant van de Spiegel.

2. Mededelingen

Ribberink geeft aan dat er informatiemappen voor de nieuwe raadsleden klaar liggen. De jaarverslagen van de commissievoorzitters ontbreken nog, maar zullen spoedig volgen.

Vanaf 1 september krijgen alle UR-leden toegang tot een gedeelte van de P-schijf van de griffie. Het gaat hierbij om de volgende mappen: brieven, postboek, agenda’s, verslagen. Nadere instructies volgen nog via de mail.

Ribberink doet een oproep aan de vertrekkende studentleden om UR commissievergaderingen te notuleren. Van de Meer had zich hiervoor al opgegeven.

Presidium

Diegene die bij opening van het academisch jaar waren, hebben gezien dat de FAME-regeling gepresenteerd werd. Deze regeling is bedoeld voor ondernemende studenten. Met de First-rate Arrangement for Maximum Entrepreneurship kunnen studenten een beroep doen op een renteloos innovatiekrediet van tienduizend euro verstrekt door de Rabobank. Regelingen ten aanzien van financiën en studenten dienen ter instemming aan de UR worden voorgelegd. De FAME-regeling is al van start gegaan terwijl deze eerst aan de UR voorgelegd had moeten worden. De voorzitter gaat Flierman hierover aanspreken. Hij heeft de indruk dat de UR gewantrouwd wordt en daardoor bepaalde zaken onder de pet worden gehouden. Dit zal verder besproken worden in het presidium.

Externe commissies

Van der Kooij heeft op 1 september de 1^e UCO vergadering bijgewoond.

Agendapunt was the code of conduct. Dit is een leidraad hoe men onderwijs op faculteiten zou moeten leiden. Ook is er gesproken over open course ware. Het aanbieden van cursussen via internet. Dit punt is doorgezet naar de Marketing Director, Sir Bakx. Ten aanzien van de wijziging Major-Minor meldt hij dat een aantal opleidingen niet deel wil nemen aan de maatregel om 30 EC op te schroeven.

Kees Ruiter zal vanuit de werkgroep Schools presentaties geven in november en december. De voorzitter zal bij het CvB informeren naar de planning van de Schools.

Contactpersonen

Er komt een overzicht met de contactpersonen van de faculteit. Dit overzicht wordt binnenkort rondgestuurd.

3. Verslag van de vorige interne vergadering van 17 juni 2009 (UR 09-192)

Tekstueel: geen opmerkingen.

N.a.v.: geen

Verslag wordt vastgesteld.

Verslag van de overlegvergadering van 24 juni 2009 (UR 09-187)

Ter voorbereiding alvast meegestuurd. Dit verslag wordt tijdens de overlegvergadering van 24-6 behandeld. Pouw vond het bezoek van de Raad van Toezicht tijdens de overlegvergadering van

24 juni zinloos. Hij vindt dat de Raad van Toezicht serieuzer met de UR om moet omgaan. De relatie RvT-CvB lijkt erg nauw. Hoogerdijk heeft het gevoel dat het een voorbereid toneelstuk is. Het halfjaarlijks gesprek met dhr. Van Essen (vz. RvT) was een goed en kritisch gesprek.

4. Ingekomen en uitgegane post (UR 09-206)

Van der Kooij vraagt om verspreiding van (UR 09-195) de Notitie Medezeggenschap Plus van de Universiteit Utrecht. Wellicht kunnen de raadsleden hier hun voordeel mee doen in het komend jaar. Ribberink meldt dat de digitale versie van de notitie beschikbaar is en rond wordt gestuurd.

5. Actiepuntenlijst bijgewerkt t/m 24 juni 2009 (UR 09-036),

Punt 1. (pag. 2) Gesprek met dhr. Van Essen moet in het najaar gepland worden. Actie Ribberink.

Punt 2. (pag. 2) Voordracht student-lid in UCO vanuit UR. Mark Steunenberg is hiervoor benoemd.

6. Overdracht UR 08/09 naar UR 09/10 + vaststelling functies en taken (UR 09-188)

De voorzitter reflecteert kort het afgelopen jaar en dankt de studentleden voor hun werk, inzet en betrokkenheid. Stekkinger heeft hij ervaren als een loyaal en betrokken persoon en dankt hem voor zijn inbreng. Van der Kooij is zeer bevlogen en vasthoudend, een persoon met veel inzet. Helaas is Bijkerk afwezig vanwege ziekte. Kuin is vooral sterk op het gebied van Route ’14 en sportzaken. Hoogerdijk heeft zich ontpopt tot een uitstekende voorzitter commissie FVA met een menselijke kant en warme belangstelling.

Van der Meer was altijd de constante factor en op de hoogte van de stand van zaken. Daarnaast is zij ook een uitstekend notulist. Dam heeft veel ingebracht op het gebied van 3TU. Hij ging trouw naar alle 3TU vergaderingen in Utrecht. En zijn voorzitterschap voor commissie OOS wordt ook zeer gewaardeerd. Oudalov was in het begin wat stil, maar bleek later zeer betrokken, sympathiek en bevlogen. Ziehmer is een bijzonder persoon met veel inzet en belangstelling op met name internationaal gebied.

Namens UReka uit Van der Kooij zijn dank aan Frits Lagendijk. Zij hebben hem ervaren als een bevlogen persoon die zeer betrokken is bij het proces en die ook bij alle gelegenheden op de UT aanwezig was (inclusief alle borrels). Ook Jacqueline Ribberink en Laila Tijink dankt hij voor alles wat ze doen voor de UR. En tenslote dankt hij de overige raadsleden voor de prettige samenwerking. De aftredende URekanen verlaten om 14:30 uur de vergadering.

Van Alsté wil overstappen van commissie PSI naar OOS in verband met zijn nieuwe baan. Hij wil niet actief zijn op het gebied waarin hij werkt. Dit punt moet nog binnen de fractie Pro-UT besproken worden. Hetzelfde geldt voor het tijdelijk opvangen van de werkzaamheden van Telgenkamp.

De voorzitter wil op korte termijn brainstormen met de raadsleden over de resultaten van 27-8. (kennismaking/introductie nieuwe UR-leden)

Van der Kooij vraagt naar aanleiding van de vergoedingenlijst naar het voorstel jaarlijks indexactie. De voorzitter voegt hieraan toe dat het punt vergoedingen UR-leden in het presidium besproken gaat worden.

In het formatievoorstel moet het schema van de contactpersonen nog nader ingevuld worden. Afgesproken wordt het volgende schema:

MB – Peter Prins en Mark Franken, GW – Silke Kucking en Sandra Hackurtz, CTW – Nick Leone,

TNW – Oscar Bloemen, EWI – Stas Verberkt, Student Union - Nick Leone, ITC – Sandra Hackurtz.

7. Nota Reservebeleid UR 09 – 202 (UR 09-202)

De Goeijen geeft aan dat de nota reservebeleid besproken is in de commissie FVA. Lagendijk merkt op dat het een goed en transparant stuk is. Er is ook een duidelijk risicoprofiel, maar we kunnen deze nota vanwege het gebrek aan deskundigheid niet helemaal overzien. Je accepteert dat de cashflow negatief wordt en dat er hogere vermogenskosten zijn, maar wat zijn daar de risico’s van? En hoe zit het met risico nemen met vreemd vermogen en de ontwikkeling van de solvabiliteit? Pouw voegt hieraan toe dat we de deskundigheid missen om een goed advies uit te brengen. In commissieverband is er gesproken over het inhuren van expertise. De voorzitter stelt voor de 30-dagen termijn in acht te nemen totdat er een deskundige-oordeel is. Voorlopig houden we een positief advies aan. Kees van Ast en Joyce Berger moeten hierover geïnformeerd worden. De Goeijen neemt contact op met Joyce Berger. Van Alsté stelt de vraag hoe het zit met de kortdurende schulden en de langlopende schulden terwijl de reserves bij de faculteiten stijgen? Verberkt meldt dat de faculteit EWI veel winst heeft gemaakt, maar dat dit te wijten is aan de begrotingsstandaard. De Nota Reservebeleid blijft wel op de agenda staan. In verband met de afwezigheid van De Goeijen zal Pouw als woordvoerder optreden tijdens de overlegvergadering.

8. Collegegeldtarieven 2010 – 2011 (UR 09–215)

In het besluit worden de collegegeldtarieven voor Gammastudies niet vermeld. Veenendaal geeft aan dat de collegegeldtarieven voor 2010-2011 nu al vastgesteld dienen te worden, omdat internationale studenten zich al in een vroeg stadium oriënteren over de studiemogelijkheden aan een opleiding van de UT. Collegegelden 2010-2011 voor gamma opleidingen moeten ter advisering aan de UR voorgelegd worden. Veenendaal zal het conceptbesluit opstellen.

9. Notitie werkgroep campusontwikkeling en onderwijsfaciliteiten (UR 09-208)

Deze notitie is opgesteld op verzoek van het college, maar vertegenwoordigt niet de visie van het CvB. Het stuk is volstrekt ter informatie. Daarbij is het nog niet besproken in de collegevergadering en ook niet in commissie FVA. Oudalov heeft het gevoel dat dit een verouderd stuk is. De actuele versie zal bij het CvB opgevraagd moeten worden. Pouw wil weten wat het CvB plan is met deze nota. Wat gaan de lopende zaken kosten en hoe past dit in de financiële begroting? De voorzitter geeft aan dat deze notitie in de volgende cyclus behandeld gaat worden. Afgesproken wordt dat De Loos woordvoerder is en dat hij alle vragen verzamelt voor de schriftelijke reactie.

10. Generiek stappenplan nieuwe opleidingen (UR 09-205)

De raad vindt dit Generiek stappenplan te vrijblijvend. Veenendaal meldt dat de rector voornemens is om de tekst redactioneel aan te passen. Hij gaat na of de tekst iets dwingender kan, maar wil geen verplichtingen opleggen, waar dit niet nodig is. De voorzitter stelt voor om de punten mondeling te bespreken in de overlegvergadering. Afgesproken wordt dat Veenendaal woordvoerder is.

11. ITC integratie (UR 09-201)

Dit punt staat ter eerste bespreking op de agenda en zal in oktober ter instemming aan de raad voorgelegd worden. In de commissievergadering PSI is een aantal vragen gesteld waarop de antwoorden inmiddels binnen zijn. Het ging om de beschrijving/opsomming van punten waarin het ITC verschilt met andere faculteiten. Dit staat vermeld in bijlage 11. Alle stukken staan opgesomd in de akte en zijn via de griffie beschikbaar. Poorthuis zorgt ervoor dat er een leeswijzer komt voor de raadsleden. De haakjes om het woord geaccrediteerd in bijlage 1. kunnen niet weggehaald worden, omdat bij ITC ook niet geaccrediteerd onderwijs aangeboden wordt zoals cursussen. Pouw verbaast zich hierover want wetenschappelijk onderwijs hoort altijd geaccrediteerd te zijn. Er loopt een discussie over de vraag hoe de medezeggenschap bij ITC geregeld gaat worden. Ribberink gaat binnenkort voor een overleg naar ITC. Omdat Poorthuis nu afwezig is, zullen we de vragen via de mail moeten doorspelen.

12. Activismenota Student Union (UR 09-214)

Oudalov geeft aan dat deze nota in commissievergadering OOS besproken is. Punt van discussie is de voorwaarde op pagina 1. (2.4.4), dat de functie in de commissie of bestuur minimaal 30 uur per week gemiddeld moet beslaan voor minimaal 40 weken. Het advies is om deze 30 uur te verlagen. Franken merkt op dat de beoordeling op basis van kwalitatieve eisen leidend moet zijn en niet de kwantitatieve eisen. Veenendaal vindt dat deze voorwaarde geschrapt moet worden dan wel vervangen door de vraag of de functie in de commissie of het bestuur substantieel bijdraagt aan de door de UT geformuleerde doelstellingen van activisme. Het doel moet zijn activisme stimuleren en dit wordt te krap geformuleerd. Er zou nagedacht moeten worden over alternatieve certificering van ander activisme. Er zou een mogelijkheid moeten zijn om met meerdere kleine commissies en besturen aan de kwalitatieve en eventuele kwantitatieve eisen te kunnen voldoen. Brinksma gaat dit punt deze week met Student Union bespreken. Afgesproken wordt dat Prins en Franken het ongevraagd advies gaan opstellen.

13. Jaarverslag UTSP (UR 09-211)

Dit jaarverslag is in de commissievergadering PSI besproken. De voorzitter mist in het stuk de begroting van 2008. Uit het stuk blijkt dat er ruim 4 ton aan beurzen over is gebleven. Het college gaf aan dat echt goede studenten vaak de keuze hebben uit meerdere beurzen. De UT kan niet voorkomen dat studenten uiteindelijk voor een andere universiteit kiezen als ze daar ook een beurs kunnen krijgen. De komende jaren hebben ze nog een klus om beurzen verder uit te zetten. Lagendijk vraagt of de beurzen naar wens lopen en of deze studenten het er goed van af hebben gebracht? Hoeveel studenten hebben een AIO plaats gekregen en hoeveel studenten zijn teruggegaan naar huis/buitenland? Wat is het beurzenbeleid? Deze vragen zullen via de mail doorgespeeld worden aan Poorthuis. Dit agendapunt wordt mondeling afgehandeld in de overlegvergadering.

14. Evaluatiecriteria pilot BSA (UR 09-204)

Veenendaal merkt op dat het geen criteria zijn maar indicatoren. Alle studenten zouden geïnterviewd moeten worden en niet alleen studenten met een negatief BSA-advies. Veenendaal vindt dat de interviews nodig zijn, om te achterhalen of mensen op de goede plek zijn beland. Enquêtes zullen over de hele cohort uitgevoerd worden, maar als het niet nodig blijkt, dan moet de mogelijkheid bestaan de interviews te stoppen. De UR vindt dat er gemeten moet worden of er een studiedip komt na het eerste jaar. Studieadviseurs zijn erop gewezen dat de studiedip kan optreden en zij zullen studenten hierover informeren. Er zou nog tekstueel naar het stuk gekeken worden, maar Veenendaal verwacht geen grote wijzigingen. Afgesproken wordt dat Veenendaal woordvoerder is.

15. Procedure evaluatie gezamenlijke introductie (UR 09-213)

Deze brief is niet de procedure zoals deze op de agenda stond. Het gaat hier niet om een besluit.

De evaluatie is toegezegd door het college. Dit agendapunt wordt naar de actiepuntenlijst verplaatst.

16. Medewerkerstevredenheidsonderzoek (UR 09-212)

Het medewerkerstevredenheidsonderzoek is niet ter instemming voorgelegd aan de raad, omdat het in dit stadium over de uitvoering gaat. Op basis van de uitkomsten van het onderzoek zal er een plan van aanpak opgesteld worden. Dit plan van aanpak zal wel ter instemming voorgelegd worden. Lagendijk is zeer tevreden met het afzonderlijke thema de universiteitsraad. Het thema dienstverlening ontbreekt nog, maar dit wordt nog toegevoegd aan de lijst. Dit punt kan van de overlegagenda af.

17. Nota Namenbeleid ICT - domeinen UT, (UR 09-210)

Hoogerdijk meldt dat de nota in de commissievergadering FVA behandeld is. Deze versie voldoet beter dan de vorige versie aan de wensen van de UR. Uitgangspunt van het beleid is dat er uniformiteit ontstaat. De oude adressen met faculteits- of instituuttoevoeging zullen uiteindelijk verdwijnen. Hiervoor wordt een termijn van vijf jaar aangehouden. Mailadressen van medewerkers en studenten zijn zelf te wijzigen, maar zal wel gecontroleerd worden door ICTS zodat er geen rare mail-adressen ontstaan. De voorzitter stelt voor om dit punt van de overlegagenda af te halen.

18. Budgetrapportages t/m juni

De voorzitter geeft aan dat dit stuk nog niet aangeleverd is, maar dat het wel op de agenda blijft staan. De stand van zaken krijgen we in de overlegvergadering te horen.

19. Twente Technology Fund (UR 09-209)

Hoogerdijk meldt dat dit stuk wel is besproken in de commissievergadering FVA, maar dat men niet tot een conclusie is gekomen. Ondersteuning van spin-offs is belangrijk voor de UT. Maar participeren als aandeelhouder brengt grote risico’s met zich mee. Men zou 3 miljoen gaan beleggen met geleend geld. Als de UT hieraan gaat deelnemen, welke rol speelt de UR hier in? De voorzitter stelt voor om in de overlegvergadering naar de standpunten van de fracties te vragen. Afgesproken is dat Van Benthem de woordvoerder is.

20. Voortgang Route ’14

De voorzitter merkt op dat hij verbaasd was over de coulante houding van Minister Plasterk.

21. Schriftelijke Rondvraagpunten (UR 09-200)

Veenendaal vraagt naar de status van de bursale promovendi. De UT zou samen met de Universiteit Maastricht en Rijks Universiteit Groningen, een verkenning uitvoeren naar de mogelijkheden van introductie van de beurs(aal)- promovendi in de WHW.

Pouw merkt op dat de werkgroep “Verbetering kwaliteit en efficiency ondersteunende processen’ de opdracht heeft gekregen om een onderzoek in te stellen naar de organisatie van de ondersteunende processen van de UT. En hoe verhoudt zich deze opdracht tot het project EMB en de toegezegde evaluatie hiervan? En op welk moment wordt de UR hierover geïnformeerd?

Met betrekking tot de bekostiging van de 2e studie vraagt Oudalov of het Instellingsplan op dit punt gaat veranderen.

22. Rondvraag

Stand van zaken instituutsraden zal op de overlegvergadering door de voorzitter ingebracht worden.

23. Sluiting

De voorzitter sluit om 16:36 uur de vergadering.

*****