agendapunten

Verslag interne 2007-10-03

logo Universiteitsraad UT

universiteitsraad

Griffie

Spiegel – kamer 500


CONCEPT

Uw kenmerk


Telefoon

053 - 489 2027

Ons kenmerk

UR 07-345

Fax


Datum

4 oktober 2007

e-mail

j.ribberink-vanmiddelkoop@utwente.nl

Verslag interne vergadering d.d. 03 oktober 2007



Aanwezig: CC: L. Ferreira Pires, J. Hoogerdijk, J. de Jong, J. Lodewijks, D. Meijer (vz.), H. Poorthuis, F. Possel, H. Wormeester

UReka: W. Koet, R. Landheer, H. Terpoorten, E. Vogelzang, T. Ziehmer

Griffie: J. Ribberink, M. Peijster (verslag)

Afwezig: H. Becht, G. Brinkman, B. Pol, P. Vernooij (allen m.k.)



1. Opening 09.10 uur

De voorzitter opent de vergadering en heet allen welkom. Hij is blij dat het quorum gehaald wordt vanwege de ziekte van diverse raadsleden.

De agenda wordt aangevuld met punt 15a Brief Arbo studenten.


2. Mededelingen

- Het vergaderschema URaad 2008. Dit schema is via de mail aan iedereen toegezonden. De laatste wijzigingen worden doorgegeven. Iedereen is akkoord en het schema wordt vastgesteld.


3. Verslag interne vergadering 2007-09-05 (UR 07-298)

Tekstueel.

Pg.2 reg. 53 Via Annemiek van der Velde is de volgende aanvulling doorgekregen: na moeten worden" volgt ", omdat een procedure die pas gestart wordt in april sowieso niet tot een extern voorzitter kan leiden doordat het dan door tijdgebrek niet mogelijk is om een eventuele extern voorzitter te werven en in te werken." Verder zijn er geen wijzigingen.

N.a.v. geen opmerkingen

Met in achtneming van bovenstaande wijziging wordt het verslag vastgesteld.


4. Postlijst in- en uitgaande post URaad. (UR 07-145)

Geen opmerkingen


5. Actiepuntenlijst (07-009, versie 3-4-2007)

Geen opmerkingen


6. Herziene nota onderzoeksbeleid 2007-2010 (UR 07-269)

Er is een nieuwe brief gemaild. Gevraagd wordt of UReka hiermee akkoord gaat. Aangegeven wordt dat UReka haar mening al heeft gegeven en in zal stemmen met de onderzoeksnota.

Herbert Wormeester geeft aan dat de CC-fractie het jammer vindt dat er niet meer gesproken kon worden met het college over deze nota in de commissievergaderingen. In deze laatste brief versie is een punt opgenomen over de prestatie-indicatoren. Hierover wordt gesproken in de ons toegezonden nota "Beleidsrijker maken planning & control cyclus". Dit is bij “tenzij” toegevoegd. Tevens zal ook een stukje toelichtende tekst worden opgenomen. De CC-fractie wil graag zo volledig mogelijk in haar argumentatie zijn. UReka gaat akkoord met deze wijziging.

De voorzitter geeft nadere uitleg over de procedure en de werkwijze in de overlegvergadering. Gevraagd wordt hoe, wanneer de URaad niet instemt, gecontroleerd kan worden of het voorgestane beleid dan ook niet uitgevoerd gaat worden. Het is moeilijk te controleren. Misschien zou men kunnen vragen welk beleid hier nu mee tegen gehouden wordt?

De nieuwe brief incl. de zojuist gemaakte aanpassingen wordt gemaild. Op welke wijze stemmen we tijdens de overlegvergadering? Als fractie of persoonlijk? Omdat het college een stemming tijdens de interne vergadering "on-democratisch" vond zal er gestemd worden tijdens de overlegvergadering.

Er wordt een voorlopige stemming gehouden.

Vóór 8, tegen 5 (4 personen afwezig).


7. BBR 2007 (UR 07-283)

De voorliggende regeling is goed. De genoemde punten uit de conceptbrief moeten verduidelijkt worden. De commissie stelt voor dat de regeling akkoord is en dat ingestemd kan worden. Wel zijn er ondertussen al diverse naamswijzigingen bij de diensten doorgevoerd waardoor de regeling nu eigenlijk al niet meer up-to-date is. Moet evt. het Presidium gemandateerd worden?

Jan Lodewijks vraagt of de nieuwe nota onderwijs en onderzoek met deze regeling spoort? Dit is niet door de UR gecontroleerd.

Voorgesteld wordt om bij ons besluit "oktober" toe te voegen.

De brief is akkoord en wordt door Jacqueline Ribberink afgehandeld. Woordvoerder is Herman Poorthuis.


8. Overeenkomst SU-UT (UR 07-307)

Aan voorliggende conceptbrief moet nog een inleidende tekst toegevoegd worden o.a. over het up-to-date houden van de site voor wat betreft de klachtenprocedure. Gevraagd wordt in welke mate de eigen inkoopvrijheid van studieverenigingen en SU conflicterend is met het vorig jaar vastgestelde cateringbeleid hierover? Wouter Koet merkt op dat hierover al in de commissievergadering gesproken is en geeft aan dat het niet conflicterend is. De inkoop is vrij maar de inkoop en verkoop is gelimiteerd. Dit is vastgelegd in het contract Catering en gebeurt ook al in de praktijk. Er zal een vraag hierover worden opgenomen in het inleidende gedeelte. Tevens kan worden gevraagd of het alleen om goederen gaat of ook om diensten.

Gevraagd wordt op welke wijze met de mitsen omgegaan wordt tijdens de overlegvergadering indien er niet op ingegaan wordt? Afgesproken wordt dat bij problemen altijd geschorst kan worden.

Frank Possel wijzigt de brief en is woordvoerder.


9. Reorganisatieplan OSC (UR 07-308)

De laatste versie van de brief is gisteravond laat pas toegezonden. Hij is aan iedereen uitgereikt. Er volgt een kleine leespauze.

De bespreking tijdens de commissievergadering is eigenlijk open afgesloten. Er zijn nog veel onduidelijkheden (nieuwe onderwijsinformatiesystemen, client charters, accountgroepen) die in het voorliggende plan niet beantwoord worden. Om de voortgang niet tegen te gaan heeft de UR drie punten (verwoord in de toezeggingen) waarover met het college gesproken moet worden.

Door de studenten wordt gevraagd wat een client charter is. Dit is een contractvorm. Hierin worden de afspraken met de faculteiten beschreven. O.a. Wat mag ik verwachten aan dienstverlening / (basispakket) diensten. Ook worden de rechten van de klant beschreven. Hierdoor is een client charter beter dan een service level agreement.

Belangrijk hierbij is hoe de accountgroep in de organisatie zit. Hierdoor is nu nog niet duidelijk waar de mensen ingedeeld worden, en welke functies en taken ze krijgen. Indien de URaad nu akkoord gaat met het reorganisatieplan moet de Dienstraad in een later stadium dit goedkeuren. Hierover moet veel overleg zijn.

De meningen over het plan verschillen wel maar over het algemeen willen ze zo snel mogelijk duidelijkheid hebben. Klachten moeten zo snel mogelijk geïnventariseerd/geëvalueerd worden om een goede werksituatie te creëren.

De voorzitter geeft aan dat er nog twee toevoegingen aan de voorliggende brief zijn.

1. De opmerking dat dit in strijd is met de reorganisatiecode

2. De verschillende bevoegdheden van de personeelsleden en studentgeleding.

De studenten merken op een eigen advies te zullen schrijven. Ze onderschrijven het besluit van het personeel maar willen enkele specifieke studentenzaken benadrukken in hun advies (bijv. een digitale balie). De studenten overleggen over het advies.

De notitie Smit/Van Egmond wordt alsnog aan iedereen toegezonden. De status van deze notitie is onbekend. Hoe staat het met de menselijke aspecten hierbij. Bepaalde kwaliteiten van het personeel zijn nodig voor de nieuwe functies. Het is nog niet mogelijk om dit op dit moment in te vullen. Hierdoor kan de situatie ontstaan dat straks onvoldoende of over gekwalificeerd personeel op functies benoemd is.

Door diverse raadsleden zijn de BOZ's geconsulteerd. De meningen verschillen. EWI is akkoord, MB is akkoord, CTW is vooralsnog niet akkoord, GW vindt centrale systemen en regels akkoord maar ziet het niet zitten om ver van de faculteit zelf af te zitten.


Er ontstaan nu twee mogelijkheden:

1. Nu instemmen i.v.m. de voortgang en duidelijkheid voor de medewerkers zodat het traject verder kan. Wel moeten er dan duidelijke afspraken over dit vervolgtraject afgesproken worden.

2. Niet instemmen.


Zijn er nog vragen of opmerkingen over de brief?

UReka vindt het belangrijk om een vinger aan de pols te houden. Tevens omdat diverse activiteiten nog nader uitgewerkt moeten worden. Misschien dat deze brief nog ter informatie/consultatie aan de betrokkenen gezonden moet worden.

Frank Possel merkt op dat er een tijdsbepaling bij het punt bij "overwegende dat" opgenomen zou moeten worden.

Herbert Wormeester past de brief aan. Eventuele aanvullende teksten kunnen bij hem ingeleverd worden.

Jorrit de Jong vraagt of er nog controle met vorige brieven van de UR is geweest over aandachtspunten die de UR heeft gesteld. Misschien moeten nog extra punten opgenomen worden. Dit is niet gebeurd, maar is een belangrijk punt.

Hanneke Becht geeft aan dat er nog steeds zorgen over de centralisatie van deze dienst(en) bij de medewerkers zijn. Deze zorgen moeten naar voren gebracht worden in de brief.

Tevens zou in het besluit naar voren moeten komen "gehoord" dat de meningen gepeild zijn. Dick Meijer levert een zin hiervoor aan.

Moet nog in de brief opgenomen worden dat de voorgestelde kolommen binnen het OSC er twee i.p.v. drie zouden kunnen zijn door samenvoeging van de laatste twee. Hierdoor zijn er ook minder hoofden enz. nodig. Deze opmerking wordt als suggestie opgenomen.

Moet er nog een vraag gesteld worden over de plaats van Studium Generale? De plaatsing van Studium Generale gebeurt op historische gronden en is tevens afhankelijk van één persoon. Dit wordt niet opgenomen.

In dit nieuwe hoofdstuk staat niets meer over de gezamenlijkheid met de andere service centra. Tevens staat er niets meer over client charter, de systemen en de meerwaarde van centralisatie. Poorthuis merkt op dat deze toezegging door het college gedaan is. Hierover zal nog een opmerking gemaakt worden. Misschien moet opgemerkt worden dat "de UR ervan uitgaat dat deze punten in de implementatiefase nog uitgevoerd zullen worden." Herman formuleert een tekst hiervoor.

De brief en het besluit worden aangepast. Alle informatie moet naar Herbert Wormeester.

Herman Poorthuis is woordvoerder.

Tevens wordt aangegeven dat de achterban nog geconsulteerd wordt over de definitieve brief.


10. 3TU Code of Conduct (UR 07-300)

De opgestelde concept brief spreekt voor zich en is akkoord. Men vraagt zich af wat de meerwaarde van deze Code of Conduct is. Hierna zal gevraagd worden in de vergadering.

Herman Poorthuis is woordvoerder.


11. Planning & Controlcyclus (beleidsrijker maken (UR 07-309)

Herbert Wormeester merkt op dat het voorgestelde beleid akkoord is. Wel moet betere medezeggenschap mogelijk zijn binnen deze planning. Enkele opmerkingen over de notitie zullen mondeling in de vergadering behandeld worden.

Herbert Wormeester is woordvoerder.


12. Tussentijdse financiële rapportage t/m augustus 2007 (UR 07-332)

Herbert Wormeester merkt op dat hierover enkele vragen gesteld zijn tijdens de commissievergadering. Omdat hierop onvoldoende antwoord is ontvangen zullen de vragen over:

"Open posities" en "negatieve prognoses in projecten UT en CBE" schriftelijk worden gesteld.

Herbert Wormeester is woordvoerder.


13 Uitgangspunten financieel verdeelmodel

Geen informatie ontvangen.


14. Voortgang 3TU proces

De voorzitter stelt voor om tijdens dit onderwerp de Code of Conduct te behandelen. Opgemerkt wordt dat er tijdens de vorige vergadering naar cijfers is gevraagd n.a.v. het verslag. Omdat nog geen informatie ontvangen is zal de vraag wederom gesteld worden.

Herman Poorthuis of Pieter Vernooij zullen woordvoerder zijn.


15a Brief Arbo voor studenten

Wouter Koet geeft aan dat het Arbobeleid op de UT voor medewerkers en voor studenten geldt. Er is echter geen informatie beschikbaar in het Jaarverslag over hoe het bij de studenten zit qua werkgerelateerde problemen (bijv. RSI), psychische problemen en arbotechnische problemen. De studenten zouden graag informatie hierover in het jaarverslag willen hebben zodat er evt. ook beleid voor opgesteld kan worden. De concept brief is akkoord. Aangegeven wordt dat RSI tegenwoordig KANS heet. Dit zal worden aangepast.

Wouter is woordvoerder.


15. Schriftelijke rondvraagpunten.

De voorzitter vraagt of er nog schriftelijke rondvraagpunten in voorbereiding zijn? Herman Poorthuis en Frank Possel hebben punten.

- Herman Poorthuis merkt op dat hij gelezen heeft dat de fysiotherapeut en huisarts plannen hebben voor nieuwbouw op de Campus. Nu is zojuist de nieuwbouw van de Arbodienst gereed. Waarom wordt er niet naar gestreefd dat alle medische diensten op de Campus in één gebouw gehuisvest zijn. Aangegeven wordt dat deze vraag namens de gehele URaad gesteld kan worden.

- Frank Possel wil nogmaals het onderwerp onderwijsruimten op de UT aankaarten. In het verleden heeft het college toegezegd hier onderzoek naar te doen. De resultaten zouden bij nieuwbouwplannen meegenomen worden. Omdat enkele nieuwbouwplannen uitgesteld worden is het misschien beter om dit onderzoek uit te voeren los van de plannen. Het liefst dit jaar nog. Frank stelt een vraag hierover op.

- Frank Possel wil ook een vraag stellen over het weghalen van de Sintelbaan. Aangegeven wordt dat Pieter Vernooij hierover eveneens een vraag had. De studenten overleggen met elkaar en stellen gezamenlijk een tekst op.

Opgemerkt wordt dat men inzake de evaluatie van de Student Union een vertrouwelijk bestuurlijk verslag wil achterhalen. Jacqueline Ribberink probeert via Anneke Luijten inzage in dit verslag te krijgen. Tot op heden heeft men niets ontvangen. Zodra dit gebeurt, zal het verslag doorgezonden worden aan alle raadsleden.


16. Rondvraag

- Frank Possel heeft geconstateerd dat hij sommige mailtjes niet ontvangt. Hij vraagt iedereen te controleren of hij wel op de verzendlijst staat.

- Jorrit de Jong merkt op dat hij een brief heeft ontvangen over gratis sporten op de Campus. Aangegeven wordt dat deze brief is teruggetrokken. Dit staat op de UT-site. Het blijkt dat er nog geen overeenkomst hierover is tussen UT en SU.

- Jorrit de Jong heeft een vraag om informatie n.a.v. berichtgeving over de Catering in het UT-Nieuws. Herman Poorthuis geeft nadere informatie. De afhandeling van deze problematiek ligt nu bij de Dienstraad FB en bij het OPUT. De URaad blijft geïnformeerd maar bemoeit zich er niet verder mee.

- Jorrit de Jong is aangesproken door een Turkse masterstudent die problemen heeft omdat ze niet binnen de gestelde twee jaar afgestudeerd is. Dit komt doordat ze op basis van verkeerde informatie haar masterstudie is gestart. De gehele master zou in het Engels aangeboden worden. Dit blijkt niet het geval te zijn. Vele vakken zijn in het Nederlands en voor vijf vakken moest ze zelfstudie verrichten. Hij merkt op dat deze masterstudenten veel geld betalen voor hun studie maar hier geen kwaliteit voor krijgen. Er worden nog enkele voorbeelden gegeven. De UT wil een internationale universiteit zijn maar blijkt dit in vele gevallen niet te zijn. Dit geeft slechte reclame voor de UT. Luis Ferreira Pires wil dat dit onderwerp wel aangekaart wordt bij het CvB.

Jorrit de Jong zal navraag doen over dit specifieke onderwerp en bekijkt of er nog een schriftelijke rondvraag hierover komt.


17. Sluiting 11.20 uur