Agendapunten

Evaluatie extern UR adviseur reorganisatie EMB

Evaluatie extern UR adviseurschap Philip Miedema bij de reorganisatie EMB

Concept- 22 augustus 2007


1.Aanleiding

In de zomer van 2006 gaf het nieuw aangetreden college zijn visie op de ondersteunende processen van de UT in een discussie notitie “Moderne Efficiënte Bedrijfsvoering” en kondigde een reorganisatie van de dienstverlening aan waarbij als doelstellingen “5 miljoen bezuinigen” en “centralisatie van de facultair gereorganiseerde computer- en onderwijsondersteuning golden. De Universiteitsraad adviseerde deze doelstellingen en de beoogde organisatievorm beter te onderbouwen.
Het college heeft in augustus 2006 commissies aan het werk gezet die per werkgebied organisatievorm en bezuiniging op 1 december een uitgewerkt plan dienden op te leveren. De URaad besloot ter begeleiding van het proces een adviescommissie in het leven te roepen, waarvan de leden werden voorgedragen door faculteitsraden, dienstraden en de UR zelf: alle eenheden hadden immers te maken met het reorganisatieproces, maar de formele besluitvorming lag bij de URaad. Tevens werd voorgesteld om een externe adviseur aan te zoeken om de medezeggenschap bij dit ingewikkelde proces te (helpen) begeleiden. Via contacten met ander raden diende zich de naam van Philip Miedema aan die naar tevredenheid bij een soortgelijk proces als adviseur van de OR van TUD had opgetreden.


2.Opdracht adviseur en offerte

Na een oriënterend gesprek werd Philip Miedema aangesteld als adviseur. In de offerte staan de werkzaamheden globaal omschreven als:

a.Begeleiden URaad bij het inrichten van optimale medezeggenschap bij de besluitvorming ten aanzien van de reorganisatie.

b.Beoordelen van de voorstellen met gebruikmaking van kennis binnen de medezeggenschap.

c.Adviseren van de URaad bij het bepalen, wegen en formuleren van de argumenten en het kiezen van de juiste strategie.

De offerte ging uit van een maximuminzet van 30 dagdelen tegen een bedrag van € 20.000: 12 dagdelen zouden het ondersteunen en begeleiden van de adviescommissie betreffen, 5 dagdelen het bestuderen van documenten en schrijven van notities, 3 dagdelen voor ondersteuning UR (advies aan voorzitter en bijwonen vergaderingen) en 10 optionele dagdelen voor advisering van andere medezeggenschapsorganen of organisatie gezamenlijke bijeenkomsten.


3.Werkzaamheden adviseur en kosten

Het zwaartepunt van de werkzaamheden van de adviseur lag in de periode december 2006/januari 2007, de periode dat de ingestelde UR-adviescommissie tot een advies aan de Universiteitsraad diende te geraken over het reorganisatievoorstel van het college. De werkzaamheden betroffen het bijwonen en verzorgen van inbreng bij bijeenkomsten van de UR-adviescommissie en bij informeel overleg met collegeleden, procedureel advies aan de UR (Dick Meijer, Annemiek van der Velde en Herman Poorthuis) en organisatie van de werkconferentiedag van de UR-adviescommissie op 25 januari 2007.
Over de periode tot en met februari is een bedrag van € 8233.- gedeclareerd.
Daarna heeft nog één activiteit plaatsgehad, waarover nog een declaratie volgt: op 8 juni 2007 heeft een evaluatiegesprek plaatsgehad tussen Flierman (vz CvB), Meijer (vz UR) en Miedema, waarbij de pluspunten en minpunten van de gang van zaken aan de UT werden afgezet tegen Miedema’s ervaringen als adviseur bij de TU Delft en de VU Amsterdam.
De offerte is dus slechts voor de helft daadwerkelijk met activiteiten ingevuld: dat betrof vooral de werkzaamheden van de adviescommissie en begeleiding van de “trekkers” vanuit de UR.


4.Ervaringen meest betrokken UR-leden – meerwaarde extern adviseur

Hieronder de reacties van de meest betrokken URaadsleden op het verzoek om het adviseurschap van commentaar te voorzien:

Annemiek: - De adviseur heeft zijn grootste meerwaarde gehad op 24 januari, de dag dat wij het reorganisatieplan gingen bespreken maar daarom heen heeft hij goede input gegeven in hoe wij zaken het beste aan konden pakken. Het voordeel was dat hij als buitenstaander ook de omgangsvormen tussen het CvB en de medezeggenschap kon analyseren en bespelen. Zijn input was vooral procedureel van aard en daarin lag dan ook de grootste meerwaarde.

- Aan het eind was het een beetje onduidelijk of hij er nu wel of niet meer bij betrokken was (reacties lieten op zich wachten etc.) maar op zich was de bijdrage qua tijd prima.

- Voor een volgende keer zou een meer inhoudelijke bijdrage misschien ook goed zijn omdat je als medezeggenschapper niet altijd evenveel inzicht hebt. Dan kan de medezeggenschap nog steeds de afweging maken of zij het met de inhoudelijke conclusie eens is maar het kan misschien soms wel verhelderend werken.

Herman: In het begin had ik grote twijfels bij het inhuren van een adviseur tegen een relatief hoog bedrag. Op voorhand kon ik de afweging meerwaarde vs. kosten niet goed maken. Achteraf stel ik vast dat onze adviseur een zeer positieve bijdrage heeft geleverd in het vormgeven van de discussie over het reorganisatieplan, het betrekken van medewerkers bij de advisering over het plan en het schriftelijk vastleggen van onze bevindingen binnen de adviescommissie. Het modereren van de discussie bijeenkomst van 24 Januari was ook een waardevolle bijdrage. Mijn teleurstelling richt zich op het eind van het proces, waarbij de adviseur zich eigenlijk in alle stilte heeft teruggetrokken en geen inbreng meer heeft gehad in de verdere procesgang. De consequentie is weliswaar dat er toen geen uren meer gefactureerd werden en daardoor het totaalbedrag voor zijn ondersteuning fors minder bleef dan eerder geoffreerd is. Voor mij is daarmee de verhouding toegevoegde waarde vs. kosten op een redelijk niveau uitgekomen.

Al met al was het prettig om Miedema erbij te hebben en met hem van gedachten te wisselen over de aanpak van een en ander. Op de juiste moment heeft hij een impuls gegeven die de commissie op stoom heeft gehouden. Voor mijn gevoel is hij daarmee net iets te vroeg en helaas zonder verdere toelichting gestopt.

Jorrit: Ik ben te weinig bij de vergaderingen geweest om een goed oordeel te kunnen vellen. Maar voor mijn gevoel is het wel handig geweest een externe adviseur aan te trekken. Vooral om de dossierkennis in andere vergelijkbare zaken en de onpartijdigheid t.o.v. het college maar ook de commissie zelf. Dat betekent dat voor beide partijen duidelijk kan worden waar ze onnodig moeilijk doen en waar ze een punt hebben. Nadeel is wellicht dat de adviseur de precieze situatie en voorgeschiedenis op de UT niet kent. Maar ik heb het idee dat de meeste problemen niet UT-specifiek zijn, en dat dit dus minder belangrijk is.

Wat betreft de rol van de adviseur: als je toch extern zoekt zou ik vooral iemand willen hebben die kennis van zaken heeft en dus ook inhoudelijk kan reageren. De meeste medezeggenschappers zijn niet erg bekend met de principes achter organisatieveranderingen en baseren hun mening dus op boerenverstand en praktisch inzicht. Daarnaast: als het college zijn plannen in het vervolg weer zo slecht onderbouwt als bij de vorige reorganisatie dan is het prettig als er iemand deskundig genoeg is om ons uit te kunnen leggen waarom het college iets wil. Voor de goede orde: het 'shared service' verhaal is nog steeds bijzonder vaag en klopt niet met de kenmerken zoals die in de literatuur te vinden zijn!

Dick: -Een groot deel van de procedure en tijdsplanning lag helaas al vast op het moment dat we in zee gingen met de adviseur. Als het college hierover overleg had willen voeren, kan een adviseur als Phillip Miedema een belangrijker rol spelen.

-Ten aanzien van de formulering/wegen van de adviezen van de URaad had ik meer input verwacht.
-Zijn rol als begeleider/adviseur van de adviescommissie voldeed aan de verwachtingen.

-Meerwaarde is ook de acceptatie van zijn inbreng door het college en ambtenaren. Voorbeelden: zijn inbreng bij de discussie over de vraag of reorganisatieaspecten (instemming) en bedrijfsvoeringaspecten (advies of info) onderscheiden zouden moeten worden en het evaluatiegesprek met Flierman.

Hanneke: ik heb niet veel aan bovenstaande toe te voegen. Ik heb zijn aanwezigheid als positief ervaren, vaak was hij in staat om discussies vlot te trekken en de daadwerkelijke issues te benoemen




5.Conclusie

De URaad ziet duidelijke voordelen (meerwaarde) in van een extern adviseur bij ingewikkelde processen als een grote reorganisatie. Ervaring met en een duidelijke visie op de rol van medezeggenschap bij dit soort processen zijn daarbij noodzakelijk. De voordelen van het inhuren van een extern adviseur moeten dan afgewogen worden tegen de kosten en de mogelijkheden om intern capabele mensen vrij te maken om de medezeggenschap op het reorganisatieproces te organiseren.
Inhuren van een extern adviseur kan het beste plaatsvinden voordat de procedure/tijdspad van het proces is vastgelegd. De rol van de adviseur (procedureel, organisatorisch, inhoudelijk) dient daarbij duidelijk worden afgesproken.


6.Reactie Philip Miedemawordt nagezonden indien beschikbaar


Augustus 2007