Agendapunten

6. Implementatienota Strategische budgetten












Implementatienota strategische budgetten 2007/ 2008



t.b.v. UR






























10 april 2007

ABZ/378.621




1Kaderstelling

1.1Inleiding

De afgelopen maanden zijn er verschillende nota’s verschenen op het gebied van onderwijs, onderzoek, HRM en internationalisering waarin diverse beleidsdoelstellingen voor de toekomst zijn gepresenteerd. Om de verschillende doelstellingen uit de nota’s te realiseren en om te voorkomen dat verschillende diensten zich beperken tot het eigen beleidsterrein heeft het college besloten om een integrale nota te schrijven waarin de belangrijkste maatregelen voor de periode 2007/ 2008 worden benoemd. Hiermee komt het College tevens tegemoet aan twee afspraken die zijn gemaakt met de UR. Enerzijds is beloofd om op het terrein van onderwijs te komen met een globale meerjarenbegroting. Anderzijds heeft het College bij de behandeling van de Ontwerpbegroting 2007 toegezegd om te komen met concrete bestedingsvoorstellen ter bestemming van de vrije beleidsruimte van M€ 5 in de Begroting 2007. Afgesproken is om deze gebundeld per beleidsterrein ter advies aan de UR voor te leggen. Daarnaast zal deze implementatienota ter informatie naar de faculteiten, instituten en diensten worden gestuurd en worden behandeld in CvB-D en CvB-WD.


In voorliggende nota zal eerst kort worden aangegeven wat het beleidskader is waarop de verschillende nota’s zijn gestoeld (zie § 1.2). Vervolgens wordt verder ingegaan op het financiële kader en meer in het bijzonder de beschikbare budgetten voor de komende periode, de verdelingsmechanismen en verantwoordelijkheidverdeling (zie § 1.3). Tot slot wordt aandacht besteed aan de per beleidsterrein gebundelde projectvoorstellen, aan de hand waarvan concreet invulling wordt gegeven aan het geformuleerde beleidskader (zie § 2).

1.2Beleidskader

‘De Universiteit Twente is een ondernemende research university met een focus op technologische ontwikkelingen in de kennissamenleving.’ Zo beginnen het Instellingsplan 2005-2010 en de Bestuurlijke Agenda 2006-2007. De Bestuurlijke Agenda 2006-2007 is een nadere uitwerking van prioriteiten uit het Instellingsplan 2005-2010. De hoofdpunten van de Bestuurlijke Agenda 2006-2007 zijn:


• Kwaliteit van Onderwijs en Onderzoek

• Internationalisering

• Groei

• Bedrijfsvoering

• Ondernemen en Samenwerking


Het afgelopen jaar is de nodige voortgang geboekt op de hoofdpunten van de Bestuurlijke Agenda. Heel concreet heeft dit geleid tot een aantal nota’s waarin de hoofdpunten uit de Bestuurlijke Agenda 2006-2007 nader zijn uitgewerkt. Dit betreft volgende nota’s: Nota Onderwijsbeleid 2006-2010, Nota Onderzoeksbeleid 2007-2010, Gestage Groei, Diversiteit, Kwaliteit en Groei en de Nota Focus in HRM Beleid.


In al deze nota’s worden prioriteiten gesteld en worden voorstellen gedaan voor projecten die vormgeven aan de implementatie van het voorgestelde beleid. Hiernaast volgen uit de nota’s enkele projecten met een meer integraal karakter, waar de terreinen van onderwijs, onderzoek, internationalisering en personeelsbeleid bij elkaar komen. De projecten die starten in 2007 worden in deze nota behandeld. Het financiële kader en wijze van verdeling van de benodigde financiële middelen komen in de volgende paragrafen van dit hoofdstuk aan de orde.


1.3Financieel kader

1.3.1Beschikbare strategische budgetten 2007- 2009


2007

Rekening houdend met de voornemens in de hiervoor genoemde beleidsnota’s is in de begroting 2007 een budget van M€ 5,2 beschikbaar voor stimulering van nieuwe activiteiten. Dit budget bestaat uit M€ 2,2 vrije ruimte Universitaire Stimulering met daarbij geteld de TCO Beleidreserve CvB van M€ 3,0.


2008 en 2009

Vooralsnog wordt ervan uitgegaan dat in het nieuwe verdeelmodel voor USow een bedrag van M€ 4,1 beschikbaar blijft en voor USoz het bedrag met M€ 0,4 verhoogd wordt tot M€ 5,7. Voor 2008 en voor het laatst in 2009 gelden echter nog lopende verplichtingen binnen de USow van respectievelijk M€ 1,9 en M€ 0,7 per jaar, met name in verband met doorlopende ontwikkel- en aanloopkosten van nieuwe opleidingen. Voor wat betreft de USoz geldt in 2008 nog een verplichting van M€ 5,7, vooral in verband met het laatste jaar van de toekenningen voor speerpunt- en potentialmiddelen in het kader van de portfolio. Net als in voorgaande jaren is om deze toekenningen mogelijk te maken een TCO Aanvulling USoz toegevoegd aan het beschikbare budget, gezien de verwachte USoz component kan volstaan worden met een TCO Aanvulling USoz van M€ 0,7 (deze was in 2007 M€ 1,2). In 2009 vervalt M€ 5,2 aan huidige commitments voor speerpuntinstituten en daarmee ook de TCO Aanvulling USoz van M€ 0,7. Per saldo bedraagt de vrije ruimte in 2008 M€ 2,8 en in 2009 M€ 8,5. Bijlage 1 geeft een meerjarenoverzicht van de huidige binnen US aangegane verplichtingen.

1.3.2Verantwoordelijkheidsverdeling en verdelingsmechanisme M€ 5

De implementatie van de beleidsvoorstellen uit de nota’s onderwijs, onderzoek, internationalisering en HRM vindt plaats in de faculteiten en instituten enerzijds en in de diensten anderzijds. Het college wil deze implementatie ondersteunen en stimuleren door middel van de inzet van de vrije beleidsruimte van M€ 5 in de Begroting 2007 en gaat in het verlengde daarvan in de komende periode na of erkenning en verankering van de in 2007 ingezette initiatieven via het zogenaamde strategisch verdeelmodel mogelijk is (zie ook § 1.3.3). Het college kiest daartoe in de onderhavige nota voor een drietal verdelingsmechanismen voor de inzet van de vrije beleidsruimte van M€ 5 in 2007:

1.In de eerste plaats worden faculteiten en instituten voor bepaalde onderwerpen uitgenodigd voorstellen in te dienen, die voor honorering in aanmerking kunnen komen. Besluitvorming naar aanleiding van de voorstellen vindt plaats door het college.

2.In de tweede plaats wordt een aantal faculteiten dan wel instituten specifiek uitgenodigd om een “pilot” in het kader van een bepaald onderwerp op te starten (bijvoorbeeld in het kader van de projecten (Engelstalige) brede bachelors en instroom op basis van competenties). Deze eenheden zullen op korte termijn worden benaderd. De betreffende faculteiten dan wel instituten stellen een plan op waarin inhoudelijk op de pilot wordt ingegaan en waarbij wordt aangegeven op welke wijze het voorstel bijdraagt aan de bereiking van de doelstellingen uit de genoemde nota’s. Het voorstel voor de pilot gaat gepaard met een begroting. Naar aanleiding van de ingediende voorstellen vindt besluitvorming door het college plaats. De pilots dienen in een later stadium “uitgerold” te worden naar de andere faculteiten en instituten om leer- en synergie-effecten te stimuleren.

3.In de laatste plaats worden ook specifieke diensten betrokken bij de implementatie van de nota’s, zoals bijvoorbeeld DUB en ITBE. Ook hiervoor worden budgetten ter beschikking gesteld, die op basis van in te dienen plannen worden toegekend.


In alle gevallen geldt dat de betreffende eenheden een duidelijk en concreet plan moeten formuleren om in aanmerking te komen voor de beschikbare middelen. Dit plan moet uiteraard concreet te bereiken doelstellingen omvatten, opdat ook nagegaan kan worden in hoeverre het betreffende voorstel een bijdrage levert aan de geformuleerde beleidsdoelstellingen in de nota’s onderwijs, onderzoek, internationalisering en HRM. Zo mogelijk worden de te bereiken doelstellingen ook nader gekwantificeerd aan de hand van streefwaarden ten aanzien van de prestatie indicatoren op de betreffende resultaatgebieden. Het voorstel gaat gepaard met een begroting. Het college kent de in de in § 2.3 gereserveerde middelen toe op basis van de ingediende plannen. Bij deze toekenning zal het college ook aandacht besteden aan de overweging dat de inzet van tijdelijke middelen niet tot structurele verplichtingen mag leiden.


De implementatie moet niet alleen financieel ondersteund, maar ook gemonitord worden gedurende het jaar. De verantwoording van deze budgetten dient plaats te vinden in het kader van de planning & control cyclus: de betreffende eenheden nemen de implementatievoorstellen op in hun jaarplannen en verantwoorden zich vervolgens in hun jaarverslag over de bereikte doelen in relatie tot de ingezette middelen. Een en ander is onderwerp van gesprek tijdens voor- en najaarsoverleggen. Gedurende het jaar wordt ten aanzien van de voortgang de vinger aan de pols gehouden door de accountmanagers van de betreffende concerndirecties, tijdens de regulier te voeren werkoverleggen met de directeuren bedrijfsvoering van de faculteiten en de zakelijk directeuren van de instituten.


De resultaten van de pilots, zoals weergegeven onder het tweede verdeelmechanisme, zullen in de voor- en najaarsoverleggen worden geïnventariseerd en ter beschikking worden gesteld aan de UMT-leden. Zo nodig worden er door het college bijeenkomsten en workshops georganiseerd waarin de opgedane kennis kan worden gedeeld.


1.3.3Universitaire Stimulering in 2009 en verder

Tot en met 2008 is de vrije ruimte in het budget Universitaire Stimulering beperkt als gevolg van de bestaande commitments en de in deze nota opgenomen projectvoorstellen (zie § 2.3).


Het college gaat na in hoeverre de beschikbare universitaire stimuleringsmiddelen binnen USow en USoz vanaf 2009 kunnen worden ingezet op basis van (i) modelstimulering (het verankeren van beleid) en (ii) projectstimulering (het aanjagen van beleid). Vooralsnog wordt hierbij gedacht aan een budgetverdeling van 2/3 respectievelijk 1/3 van de beschikbare Universitaire Stimuleringsmiddelen. In beide gevallen blijft het net als nu het geval is gaan om stimulering van beleidsmatige speerpunten, waarbij uiteraard sprake is van een duidelijke relatie tussen aanjagen en verankeren.


In het compartiment “modelstimulering” worden middelen toegewezen op basis van gerealiseerde prestaties (bijvoorbeeld aantallen gerealiseerde internationale uitwisselingsstudenten, Vernieuwings­impulsscores en andere wetenschappelijke prijzen) om op die manier bestuurlijk gewenste ont­wikkelingen te stimuleren. Hierbij wordt aangesloten bij de prioriteiten zoals benoemd in het Instellings­plan en de Bestuurlijke Agenda. Goede prestaties ten aanzien van de in Instellingsplan en Bestuurlijke Agenda benoemde bestuurlijke prioriteiten leiden op deze manier tot een groter budget voor de betreffende faculteiten en instituten; wanneer een bepaalde prestatie is verricht kan men automatisch rekenen op extra budget. Op deze wijze wil het college nagaan of verankering van beleidsmatige speerpunten mogelijk is. De toewijzing onderscheidt zich van het reguliere verdeelmodel omdat er sprake is van een expliciete koppeling aan de prioriteiten in het Instellingsplan.

Het deel “projectstimulering” binnen de stimuleringsmiddelen wordt ingezet voor de bekostiging van beleidsrijke aanjaagprojecten. Toekenning van budgetten geschiedt op basis van ingediende projectvoorstellen. Voor deze stimuleringsvorm geldt dat nadrukkelijk aandacht dient te worden besteed aan het feit dat de inzet van deze middelen niet mag leiden tot het aangaan van structurele verplichtingen anders dan (op termijn) door faculteiten gedekt.


In dit kader wordt voorgesteld om de beleidsvoorbereiding ten aanzien van de nadere verdeling van US in een deel “modelstimulering” en een deel “projectstimulering” in de loop van 2007 in samenspraak met de faculteiten en instituten en de betreffende servicecentra vorm te geven. Deze vormgeving dient als voorbereiding op de Bestuurlijke Agenda 2009 en verder. Het college wenst al in juni 2008 in de nota Kaderstelling 2009 de budgetten voor de modelstimulering en de projectstimulering concreet te maken, opdat de eenheden tijdig de mogelijkheid tot implementatie krijgen.

2Projectvoorstellen

2.1Toelichting projectvoorstellen

Zoals reeds aangegeven in § 1.2 kunnen de projectvoorstellen gebundeld worden aan de hand van de volgende beleidsterreinen:

A.Integratieve projecten;

B.Onderwijs;

C.Onderzoek;

D.Groei;

E.Internationalisering;

F.Bedrijfsvoering;

G.Ondernemen en samenwerken.


In deze paragraaf worden de projecten per beleidsterrein kort toegelicht. In de navolgende paragrafen wordt het budgettaire beslag van de projectvoorstellen nader toegelicht (per beleidsterrein zie § 2.2 en per projectvoorstel zie § 2.3).


Ad A) Integratieve projecten

In dit kader worden enkele projecten met een meer integraal karakter voorgesteld, waar de terreinen van onderwijs, onderzoek, internationalisering en personeelsbeleid bij elkaar komen. Concreet worden de volgende projecten voorgesteld:

Tijdelijke extra inzet MISUT/Institutional Research om de globale domeinbeschrijvingen van de benodigde managementinformatie op de terreinen onderwijs en onderzoek in kaart te brengen en om de onderliggende informatieprocessen te organiseren, te stroomlijnen en administratief op orde te brengen;

Onderzoek om de internationale samenwerkingsverbanden en netwerken in kaart te brengen;

Tijdelijke extra inzet 3TU ondersteuning in verband met toegenomen werkzaamheden in het 3TU-proces.


Ad B) Onderwijs

Ter nadere uitwerking van de onderwijsnota worden de volgende projecten voorgesteld:

Vergroten flexibiliteit onderwijs door inzet ICT (in eerste instantie specifiek wiskunde ten behoeve van aansluiting VO-HO en het toepassen binnen HBO premasters);

Verkenning, keuze en implementatie van een nieuwe Digitale Leer- en Werkomgeving ter vervanging van de huidige DLWO TeleTOP;

Beschrijven van opleidingen in termen van competenties, op basis waarvan (internationale) studenten zouden kunnen worden toegelaten tot de masterfase (pilot bij faculteit MB en protocollering daarvan ten behoeve van overige opleidingen);

Verkennen van de mogelijkheden van één en zo mogelijk twee brede, engelstalige bachelors (opstellen van een strategisch plan en vormgeven van belangstellingsonderzoek onder aspirantstudenten, kannibalisatieonderzoek en een uit- en doorstroom kwalificatieonderzoek);

Vormgeven van een instellingsbrede aanpak van mentoraat en studiebegeleiding en bijbehorende verbetermaatregelen;

Invoering van een instellingskwaliteitszorgsysteem (een integraal systeem op instellingsniveau dat tot doel heeft processen en werkwijzen zodanig in te richten en te monitoren dan de kwaliteit van het onderwijs wordt gewaarborgd en de administratieve lasten voor de opleidingen/faculteiten gelijkblijven danwel afnemen).


Ad C) Onderzoek

Ter nadere uitwerking van de onderzoeknota worden de volgende projecten voorgesteld:

Belonen van excellente onderzoekers (Spinozaprijs-winnaars en VIDI- en VICI-winnaars) om het mogelijk te maken dat deze onderzoekers excellente groepen kunnen opbouwen en kunnen bijdragen aan de wetenschappelijke resultaten van de UT;

Verbetering van de kwaliteitszorg onderzoek en het onderzoekinformatiesysteem, hetgeen tot verhoogde service richting de gebruikers van de systemen en tot meer betrouwbare managementinformatie moet leiden;

Verbetering van de profilering van de UT-kern gezondheid (interne verkenning van verschillende onderzoek- en onderwijsactiviteiten op het terrein van de gezondheid en externe verkenning van relevante omgevingsontwikkelingen, hetgeen moet leiden tot voorstellen voor verbetering van de profilering en interne samenhang op het gebied van de gezondheidsgerelateerde onderwijs- en onderzoeksactiviteiten).


Ad D) Groei

In het kader van de nota Kwaliteit, Diversiteit en Groei en de nota Gestage groei wordt met name ingezet op het onderzoeken van de positionering van het merk Universiteit Twente. Dit onderzoek wordt in twee fasen uitgevoerd, een intern en een extern onderzoek. Begin juni 2007 zal, op basis van de resultaten van het onderzoek, een besluit worden genomen over de mate en de richting waarin eventuele herpositionering wenselijk is.


Ad E) Internationalisering

In het kader van de internationaliseringsdoelstellingen van de UT en de nota’s Diversiteit, Kwaliteit en Groei en Beleidsspeerpunten en Actieplan Internationalisering 2007 worden de volgende projecten voorgesteld:

Verbeteren van de mogelijkheden voor UT-bachelorstudenten om hun taalniveau Engels te laten toetsen en bijspijkeren door het ter beschikking stellen van cursussen voor derdejaars bachelorstudenten (vanaf 2009) en door het invoeren van engelstalige componenten bij de bacheloropleidingen;

Tijdelijke versterking van de ondersteuning ten behoeve van de werving van externe beurzenfondsen in de vorm van een pilot gericht op het benaderen van het bedrijfsleven om te onderzoeken wat de bereidheid en mogelijkheden zijn om middelen in het beurzenfonds UTSP te storten ten behoeve van de ondersteuning van studenten;

Internationalisering van het onderwijs door (i) versterken van het internationale karakter van de opleidingen; (ii) aangaan van internationale samenwerking en (iii) stimuleren van exchange.


Ad F) Bedrijfsvoering

Tot slot worden ter verbetering van de bedrijfsvoering de volgende projecten voorgesteld:

Ontwikkelen van talent (tenure tracks voor wp en inschakelen obp voor brede projecten);

Managementontwikkeling (ontwikkelen van een UT-visie op leiderschap, jaargesprekken voor leidinggevenden uitbreiden met een 360 graden feedback, introductieprogramma nieuwe leidinggevenden, etc.);

Bevorderen van de in- en doorstroom van vrouwen in hogere wp- en obp-functies;

Vernieuwing van het instituut ELAN, hetgeen moet leiden tot een verhoogde instroom in de lerarenopleidingen, een toename van het aantal publicaties en meer activiteiten op het gebied van professionalisering en vernieuwing voor docenten;

Ontwikkeling van personeel (m.n. via opzet van een loopbaan-/opleidingscentrum).


Ad G) Ondernemen en samenwerken

In dit kader is de door het Innovatieplatform Twente vastgestelde Twente Innovatieroute van belang, die moet leiden tot de versterking van het concurrerend vermogen van de regio Twente. In het kader van de Twentse Innovatieroute zijn door de regio concrete projectvoorstellen geformuleerd, waarbij ook de UT nadrukkelijk betrokken is. Het college wil in het kader van de verdere ontwikkeling van Kennispark en in samenwerking met het Innovatieplatform Twente en de provincie Overijssel deze projectvoorstellen uitvoeren, hetgeen de inzet van middelen met zich meebrengt.


2.2Samenvatting projectvoorstellen per beleidsterrein


In de bovenstaande tabel wordt, gebundeld per beleidsterrein, een samenvatting gegeven van het budgettaire beslag van de verschillende in § 2.1 beschreven projectvoorstellen. In dit kader zijn de volgende opmerkingen te maken:

Zoals in § 1.3.1 is toegelicht is de vrije ruimte voor nieuwe projecten in de periode 2007 t/m 2009 sterk wisselend; in 2007 is de TCO Beleidsreserve CvB van M€ 3,0 eenmalig toegevoegd aan het budget Universitaire Stimulering en in 2009 vervalt M€ 1,2 aan huidige commitments voor aanloopkosten nieuwe opleidingen en M€ 5,2 voor speerpuntinstituten en daarmee ook de TCO Aanvulling USoz (in 2008 gesteld op M€ 0,7).

Ook de hoogte van de budgetaanspraken in de projectvoorstellen is wisselend; een belangrijk deel van de voorstellen zal pas v.a. medio 2007 tot uitgaven leiden, het benodigde budget is daardoor in 2007 lager dan in 2008.


In 2007 resteert na aftrek van de projectvoorstellen een saldo vrije ruimte van M€ 2,2 terwijl in 2008 sprake is van een overschrijding van het budget met M€ 1,9. Voorgesteld wordt daarom dat het budget 2007 wordt doorgeschoven naar 2008 waardoor in 2008 een beperkte vrije ruimte resteert van M€ 0,2.


Benadrukt wordt overigens dat de voor 2008 en verder opgenomen projectvoorstellen/budgetten een indicatief karakter hebben, wijzigingen en aanvullingen zijn dus nog mogelijk. Wanneer in de loop van 2007 blijkt dat in 2008 behoefte bestaat aan meer dan M€ 0,2 budget voor nieuwe projecten, kan ervoor gekozen worden dit extra budget te onttrekken aan de centrale reserve Universitaire Stimulering. (Per einde 2006 bedraagt deze reserve M€ 10,1. Door te kiezen voor een onttrekking uit de reserve wordt voorkomen dat in 2008 extra middelen voor Universitaire Stimulering aan de lopende middelen onttrokken dienen te worden).


De projectvoorstellen betreffen voor het grootste gedeelte budgetaanspraken in de periode 2007-2009.

2.3Projectvoorstellen: budget per project


In het volgende overzicht is een samenvatting van de benodigde budgetten per project opgenomen.




Voor de budgetten 2007 geldt dat de in de kolom “budget” genoemde eenheden verzocht worden een concreet plan te formuleren, op basis waarvan het college de hoogte van de budgetten definitef vaststelt en akkoord gaat met de in de projectvoorstellen opgenomen personele en materiële inzet. De budgethouders ontvangen hierover een toekenningsbrief.


Onder “Budget” genoemde eenheden zijn verantwoordelijk voor de realisatie van het project inclusief de financiële budgetbewaking. De budgethouder kan delen van de projectuitvoering uitzetten bij andere eenheden of externe organisaties (“Uitvoering”). De inhoudelijke afstemming over de voortgang en afronding gebeurt tussen budgethouder en de eenheden genoemd onder “Monitoring”


De uiteindelijke verantwoording vindt plaats in het kader van de P&C-cyclus, zie § 1.3.2.


2.3.1Inzet tijdelijk personeel per project


Voor een deel wordt in de projectvoorstellen zoals vermeld in de vorige paragraaf rekening gehouden met budget ten behoeve van de inzet van tijdelijk personeel. In het volgende overzicht is deze beoogde inzet gespecificeerd. Daarin wordt een onderscheid gemaakt tussen de inzet van studentassistenten, een tijdelijke aanstelling op projectbasis, inhuur van externen en interne uren (compensatie voor zittend personeel).





Bijlage 1 Meerjarenprognose Universitaire Stimulering