Agendapunten

verslag interne 2007-03-27

logo Universiteitsraad UT

universiteitsraad

Griffie

Spiegel – kamer 500



Uw kenmerk


Telefoon

053 - 489 2027

Ons kenmerk

UR 07-128

Fax


Datum

3 april 2007

e-mail

j.ribberink-vanmiddelkoop@utwente.nl

Verslag interne vergadering d.d. 27 maart 2007



Aanwezig: CC: M. Van Andel, H. Becht, G. Brinkman, L. Ferreira Pires, J. De Jong, D. Meijer, B. Pol, H. Poorthuis, F. Possel, B. Visser,

UReka: W. Andringa, H. Hoogveld, S. Van Nierop, A. Van der Velde (vz.), G. Visschedijk

Campussy: M. Fonville, P. Stek

Griffie: J. Ribberink, M. Peijster (verslag)

Afwezig: H. Wormeester (m.k.)




1. Opening 13.40 uur

De voorzitter opent de vergadering en heet allen welkom.

De agenda wordt al volgt: 11 Catering, 11b Scholarship. Dit laatste punt wordt niet in de overlegvergadering behandeld, maar wordt een schriftelijk rondvraagpunt.


2. Mededelingen

- Ontwikkelingen m.b.t. bevoegdheden UR op grond van de notitie. Samen met het college is besloten juridisch advies in te winnen inzake de verschillende standpunten. Vanuit het CvB is de naam Wouter Pors ingebracht. Vanuit de UR Erik de Groot. Nader overleg volgt. Zodra er nieuwe informatie is volgt ook deze.

- Gesprek met ITC. Gisteren heeft dit gesprek plaatsgevonden. De keuze voor de bestuurlijke structuur is een moeilijke. De keuze is nog niet gemaakt. Er volgt nog een standpunt bepaling. Nadere informatie volgt z.s.m.


3. Verslag interne vergadering 2006-01-27 (UR 07-041)

Tekstueel.

Pagina 4. Regel. 49. Zijn moet zijn Zijm. Regel 25/26 Opgemerkt wordt dat de beschreven tekst niet zo bedoeld is. Gevraagd wordt of het op deze wijze verwoord is tijdens de vergadering. Dit is zo. De tekst blijft ongewijzigd. Regel. 11. "trickeren" moet zijn "triggeren".

N.a.v.

- Jorrit de Jong vraagt naar de reactie van Anne Flierman n.a.v. punt 3 van de mededelingen. Dick Meijer geeft aan dat een en ander besproken is. Hij zal Jorrit persoonlijk nadere informatie hierover geven.

- Punt 1 mededelingen cie. Veiligheid. Is al bekend wie als studentlid afgevaardigd wordt in deze commissie. Nog niet. Voor het eind van de week zal de naam aan Dick Meijer doorgegeven worden.

Met inachtneming van bovenstaande wijzigingen wordt het verslag vastgesteld.


4. Postlijst in- en uitgaande post URaad. (UR 07-069)

070 – Is dit wel een brief voor de UR. Ja dit is een punt in het kader van de Reorganisatie.


5. Actiepuntenlijst (07-009, versie 6-2-2007)

Geen opmerkingen


6. Voorstel contactpersonen decentrale raden (UR 07-105)

Voor de medewerkers is een lijst met contactpersonen opgesteld. Dit moet ook nog gebeuren voor de studenten. Dick Meijer vraagt de voorzitter of dit eveneens deze week nog opgesteld kan worden. Het overzicht zal dan opgenomen worden in de nieuwsbrief van de URaad over deze cyclus.


7. 3TU Masteropleidingen Systems & Control en Science Education and Communication (UR 07-102)

Er zijn twee concept adviezen opgesteld. De voorzitter van de cie OOS wordt gevraagd of nadere uitleg noodzakelijk is. Ze merkt op dat de opleidingen per 1 september 2007 moeten starten, maar dat veel interne adviezen nog ontbreken. Hierdoor kan de URaad voorlopig nog geen advies geven. De advisering wordt afgewacht.

Gevraagd wordt of er nog andere punten zijn. Opgemerkt wordt dat er een verschil in benadering zit v.w.b. de ELO pilot. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de 3TU Graduate School. Men moet niet zelf digitale ondersteuning ontwikkelen. Instellingsbreed moeten dezelfde richtlijnen aangehouden worden. Wouter Andringa formuleert deze aanvulling, dit wordt in de brief van SEC opgenomen.

Bernadette wijzigt de concept adviezen en is woordvoerder.


8. Reorganisatie Efficiënte Moderne Bedrijfsvoering (UR 07-107)

Het concept advies ligt voor. Herman Poorthuis geeft aan dat na 11 uur een nieuwe versie van dit advies is gemaild. Hij deelt deze nieuwe versie uit en licht de veranderingen toe.

Bij advies:

- de CCO wordt als overlegorgaan afgeschaft. Verzocht wordt dit niet te doen;

- er is een vraag opgenomen over de keuze van de systemen en het verdeelmodel;

- de haalbaarheid van de M€ 5;

- de inrichting van het OSC wordt opnieuw onderzocht. Dit traject loopt dan niet meer gelijk met de rest van de reorganisatie. De UR wil in een later stadium opnieuw instemmingsrecht op dit punt.

Gevraagd wordt of er nog aanvullingen of wijzigingen zijn.

Jorrit de Jong merkt op dat hij nog steeds een duidelijke onderbouwing mist waarom het college voor Shared Service Centra kiest. De huidige redenen: de andere unies doen het ook en het is de meest voor de hand liggende vorm, zijn onvoldoende. Op deze wijze heb je geen argumentatie, criteria en doelen op basis waarvan je bijvoorbeeld kunt evalueren. Hij vraagt of dit punt in de besluitvorming een hard punt wordt?

Herman Poorthuis zal dit punt opnemen in de brief.

Stefan van Nierop heeft twee punten die behoren bij de facultaire organisatie. 1) In het BBR is opgenomen dat er bij een faculteit studenten in het management zijn opgenomen. Dit punt moet er in blijven. 2) In de nieuwe taakbeschrijvingen is opgenomen dat een opleidingsdirecteur minimaal UHD moet zijn. Dit lijkt op het opschalen van een functie. Er moet echter gekeken worden naar de geschiktheid van een medewerker. Dit is belangrijker! Gevraagd kan worden naar de opvattingen van het college hierover. Afgesproken wordt dat de vragen mondeling worden gesteld tijdens de vergadering.

Gevraagd wordt of de tekst bij punt 8) van het conceptadvies wel op deze wijze vermeld moet worden? Afgesproken wordt om de tekst te wijzigen in "op zo kort mogelijke termijn afspraken ……".

Opgemerkt wordt dat dit punt misschien ook wel bij de overwegingen opgenomen moet worden. Het tekstvoorstel is "Overwegende dat een mogelijke efficiencywinst alleen te behalen is indien de feitelijke systemen operationeel zijn in de implementatiefase". Gevraagd wordt of alle systemen bekend moeten zijn voordat je beslissingen kunt nemen? Tevens is de keuze tussen zelf ontwikkelen of extern bestellen essentieel. De huidige keuze is onvoldoende gefaseerd voor de implementatie. Opgemerkt wordt dat je toch eerst een duidelijk beeld moet hebben welke systemen je gaat gebruiken voordat je de organisatie erop gaat inrichten.

Campussy heeft de volgende punten. Gehoord punt 3) De tekst "gelezen moet worden …" wordt onduidelijk gevonden. Kan dit gewijzigd worden? Punt 5) van overwegende dat, klopt niet. De nieuwe tekst wordt "…over de noodzaak van de reorganisatie en de hoogte ….".

Punt 2) van het advies. Kan dit anders geformuleerd worden? Evt. speciale functies benoemen of verwijzen naar teksten in het reorganisatieplan? Tekst in korte zinnen opbreken?

Punt 10) advies. Niet voorstellen om te onderzoeken het archief onder te brengen bij het Service Centrum Wetenschappelijke Informatievoorziening (SCWI) maar dit te adviseren.

Punt 14) advies. Tekst "points of no return" te wijzigen in "nadere besluitvorming" of anders te formuleren. Het moet concreter beschreven worden.

Punt 15) advies. Hier worden twee punten beschreven die uit elkaar gehaald moeten worden. De dienstverlening en de reorganisatiekosten. Punt 17) advies. Moet dit wel opgenomen worden?

Bij punt 15. Om de kwaliteit van de dienstverlening op peil te houden moeten de vrijgekomen functies wel ingevuld kunnen worden. Personeel van herplaatsing moet voorrang krijgen (capaciteit en financiën). Tijdelijke invulling van functies is ook mogelijk. Jorrit de Jong formuleert dit punt.

Herman Poorthuis zal de wijzigingen verwerken incl. aanvullingen van diverse leden.

Herman Poorthuis is ook eerste woordvoerder.


9. Nota voorbereiding Voorjaarsoverleg 2007 (UR 07-096)

Tijdens de commissievergadering is geconstateerd dat tijdens dit voorjaarsoverleg meer gepraat gaat worden over het beleid (op de langere termijn) van de faculteiten en diensten. Dit wordt een goede zaak gevonden. Het is niet noodzakelijk dit punt in de overlegvergadering te bespreken. Kan van de agenda af.


10. Intentieverklaring Saxion Hogescholen – UT m.b.t. Sport en cultuur (UR 07-104)

In voorliggend stuk wordt de intentie uitgesproken om op gebied van sport en cultuur samen te gaan werken. Men ziet t.z.t. graag de overeenkomst.

Gevraagd wordt hoe de sport ervoor staat. Op dit moment is er op diverse punten ondercapaciteit geconstateerd (personeel en faciliteiten). Hoe wordt hier mee omgegaan? Een tweede punt is de Afstudeervergoeding voor studenten die in bestuursorganen actief zijn. Studenten vanuit Saxion krijgen geen vergoeding hiervoor (vanuit de UT). Opgemerkt wordt dat dit door Saxion geregeld moet worden.

Er moet een brief opgesteld worden waarin de volgende punten opgenomen worden: 1) Capaciteit (van zalen en faciliteiten); tevens moet gevraagd worden of de overeenkomst geldt voor studenten en personeel. 2) Afstudeersteun 3) de termijn waarop de raamovereenkomst beschikbaar zal komen.

Martijn van Andel zal de brief opstellen en woordvoerder zijn.


11. Catering (UR 07-111)

De stukken zijn veel te laat aangeleverd, waardoor het eigenlijk niet goed mogelijk is om dit punt te behandelen. Aangegeven wordt dat dit stuk een bevestiging is van de keuzes die nog gemaakt moesten worden na de vorige versie van november.

Gevraagd wordt of alle verenigingen het eens zijn met dit voorstel? Is dit onderzocht?

De financiën en gepresenteerde cijfers zijn "met een slag om de arm" geraamd om een externe cateraar te kunnen binnenhalen. Volgens Herman Poorthuis zijn de keuzes die gemaakt zijn voor de diverse onderdelen wel akkoord. De UR kan hierover een positief advies geven. Zijn er nog vragen?

Gevraagd wordt of Apollo hierover nog geconsulteerd kan worden? Wouter Andringa zal dit nagaan.

Gevraagd wordt waarop de keuze voor (on)bemande kantines tussen Cubicus en Spiegel gebaseerd is? Alleen op lunches? De Spiegel ligt als gebouw buiten het O&O gebied en heeft diverse functies. Het is een kantoorgebouw en er worden eveneens colleges gegeven. Tevens vangt dit gebouw gedeeltelijk de voorzieningen vanuit het Capitool op. In de Vrijhof zijn diverse culturele activiteiten die niet alleen voor en door studenten(verenigingen) zijn . Hoe is de organisatie hiervan geregeld?

De vragen die nog leven moeten in een brief opgenomen worden. Tevens moet het concept advies opgesteld worden.

Wouter zal de brief en het concept advies opstellen. Hij is ook woordvoerder.


12. Bevoegdheden Herplaatsingscommissie (UR 07-109)

De toegezonden informatie van de herplaatsingscommissie is voor kennisgeving aangenomen. Het is meer een zaak van de vakbonden (OPUT). Het komt niet op de overlegagenda.


13. Voortgang 3TU proces

Vrijdag 23 maart is de gezamenlijke 3TUM vergadering geweest. Er is niet veel nieuws.

- De 3TU medezeggenschap inventariseert de cursussen die gegeven worden binnen de 3TU's aan de diverse medezeggenschapsorganen. Verzocht wordt de beschikbare informatie door te spelen aan Dick Meijer.

- Er zijn op dit moment geen nieuwe plannen in ontwikkeling. De ontwikkelingen op het gebied van onderwijs lopen. Men probeert bijvoorbeeld wel alle jaarroosters op elkaar af te stemmen. Dick Meijer zal de informatie hierover die bij de Onderwijsjaarcirkel UT zat doorgeven.


14. Schriftelijke rondvraagpunten.

1. Martijn van Andel heeft nog enkele vragen over het scholarship programme. Het is de bedoeling om financiën hiervoor binnen te halen vanuit het bedrijfsleven en alumni (naar Amerikaans model). Dit loopt nog niet. Op dit moment wordt het gefinancierd uit de gelden van de tuition fees. Hoe lang zijn deze betalingen van de tuition fees er nog? Hoe is de structurele financiering geregeld en per wanneer? Kunnen er wel beurzen beschikbaar gesteld worden als de financiering niet zeker is?

Martijn zal de vragen opstellen en aan Jacqueline mailen.


15. Rondvraag

Jorrit de Jong. Naar aanleiding van enkele grotere georganiseerde evenementen afgelopen weekend is geconstateerd dat de parkeervoorzieningen rondom het sportcentrum en de Bastille absoluut onvoldoende zijn. Over enkele maanden worden in dit gebied twee wooncomplexen opgeleverd. Hoe is berekend hoeveel parkeervoorziening noodzakelijk is in dit gebied? Zijn de berekeningen nog wel actueel? Komen de gegevens uit het Masterplan of Vastgoedplan?

Aangegeven wordt dat deze vragen voorbereid moeten kunnen worden. Het wordt een schriftelijk rondvraagpunt. Jorrit de Jong zal de vragen opstellen en aan Jacqueline mailen.

Dick Meijer. Heeft een tekst gemaild over begrotingen en reorganisatie. Hij hoort graag een reactie hierop van de UR leden. Het is vooral een intern stuk. Het wordt door diverse leden als schokkend ervaren om de financiële stand van zaken zo op een rijtje te zien. Er wordt gevraagd of wij als URaad niet een extra financieel expert in de raad moeten hebben (evt. een extern deskundige)? De connectie met de huidige reorganisatie wordt niet gezien. Dick licht dit toe. Opgemerkt wordt dat misschien de financiële trainingen voor nieuwe URaadsleden dieper op de materie in moet gaan. Dit zal meegenomen worden.

Pieter Stek. Is naar een bijeenkomst geweest van de Student Union over het Strategisch Plan. Hij vraagt of de UR nog invloed kan of wil uitoefenen op dit plan? De URaad heeft geen rechten om invloed hierop uit te oefenen. Er kan alleen invloed uitgeoefend worden op het convenant.

Verder geen vragen.


16. Sluiting 15.30 uur