Agendapunten

4. Verslag overleg 2007-02-06

logo Universiteitsraad UT

universiteitsraad

Griffie

Spiegel – kamer 500


Uw kenmerk


Telefoon

053 - 489 2027

Ons kenmerk

UR 07-072

Fax


Datum

20 februari 2007

e-mail

j.ribberink-vanmiddelkoop@utwente.nl

Verslag van de overlegvergadering van de Universiteitsraad op dinsdag 6 februari 2007


Aanwezig:

Leden UR:

Andringa, Becht, Brinkman, Ferreira Pires, Fonville, Hoogveld, de Jong, Meijer (vz), Van Nierop, Pol, Poorthuis, Possel, Stek, Van der Velde, Visschedijk, Visser, Wormeester

College van Bestuur:

Van Ast, Flierman, Zijm

Griffie:

Ribberink, Klomp-Jongsma (Secretariaatsservice “PS” – verslag)

Afwezig:

Van Andel (z.k.)



1.Opening en vaststelling agenda

De voorzitter opent om 09.05 uur de vergadering en heet de aanwezigen welkom.

De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.


2.Mededelingen

CvB:

De werving van een directeur Facilitair Bedrijf is gestart.

Op 7 februari a.s. vindt de officiële oprichting van de 3TU.Federatie plaats door middel van de ondertekening van de Gemeenschappelijke Regeling.


3.Verslag van de overlegvergadering van 12 december 2006 (UR 06-448)

Pag. 5, r. 1: “Leefomgeving” moet zijn: “Leeromgeving”.

Pag. 5, r 55/56 wijzigen in: “… sommige onderzoeksgroepen dienen full cost te offreren maar dat lukt niet altijd, en …..”. Paginanummer 5 ontbreekt.

Met inachtneming hiervan wordt het verslag vastgesteld..


4.Samenwerkingsovereenkomst Stichting SURF - UT (UR 07-022, UR 07-044)

Zijm licht toe dat het hier primair gaat over de gebruikelijke samenwerkingsovereenkomst met SURF – de Digitale Universiteit is daar maar een klein stukje van. De DU-producten zijn voor een deel ingebracht in SURF, maar niet de producten waar geen vraag naar is.


De DU is gestopt per 1 januari 2007, alleen de stichting blijft nog een jaar bestaan om allerlei zaken af te handelen. Met ingang van 2007 wordt geen bijdrage meer aan de DU betaald.


De UR besluit conform het conceptbesluit UR 07-044 positief te adviseren over de voorgestelde samenwerkingsovereenkomst.


5.Numerus fixus TG en PSY (UR 07-023, UR 07-045)

De UR adviseert positief over de continuering van de numerus fixus bij TG en de afschaffing van de numerus fixus bij PSY.


6.Beleidsspeerpunten en Actieplan Internationalisering 2007 (UR 07-017, UR 07-047)

Het CvB in reactie op UR 07-047:

Internationalisering behoort inderdaad een kwaliteitskenmerk van de UT te zijn.

Taalkeuze: In bijna geheel universitair Nederland is het gebruik van de Engelse taal in de masterfase staand beleid (uitgezonderd een enkele opleiding waarbij dat niet logisch is). In 3TU-verband zijn daarover afspraken gemaakt, evenals over de toetsing van het Engelse taalgebruik door docenten.

Interculturele communicatie: Het CvB onderschrijft de door de UR genoemde uitgangspunten. De inzet is dat studenten die hier voor langere tijd komen, Nederlands leren en zich daarin kunnen redden. Voor alle aio’s uit het buitenland die bij de UT komen werken zullen taalcursussen geboden worden. Niettemin zal ook nader bekeken worden of er niet toch nog meer publicaties in het Engels vertaald moeten worden.

Overlegstructuur (vertegenwoordiger PA&O bij operationeel overleg): T.z.t. zullen in het cluster van de concerndiensten medewerkers uit de verschillende diensten zeer regelmatig met elkaar contact hebben, en waar dat relevant is zullen mensen aanschuiven bij het overleg. Als er aanleiding mocht zijn er anders mee om te gaan, is dat natuurlijk bespreekbaar.


7.Voortgang 3TU-proces

Zoals aangekondigd gaat op 7.2.07 de 3TU.Federatie officieel van start. Het wervingsproces voor hoogleraren verloopt met wisselend succes (Desgevraagd laat Flierman weten dat wat hem betreft de kwaliteitsnormen niet zullen worden verlaagd). Momenteel wordt gewerkt aan de jaaragenda 2007-2008, inclusief de discussie over de strategie op langere termijn.

Op 8 maart a.s. is er weer een bijeenkomst voor alle UT-medewerkers en belangstellende studenten.


8.Reorganisatieplan Efficiënte Moderne Bedrijfsvoering (UR 06-444, UR 07-046)

De UR heeft een commissie ingesteld, die bestaat uit zowel raadsleden als andere personen van binnen en buiten de UT, teneinde de raad te adviseren over het voorlopige reorganisatieplan. De commissie meent op basis van hetgeen nu voorligt nog niet tot een goed en sluitend voorlopig advies te kunnen komen. In UR 07-046 geeft de raad zijn bevindingen op hoofdlijnen weer, en in een notitie d.d. 25.1.2007 wordt nog een groot aantal vragen aan het CvB voorgelegd.


Het CvB laat weten waardering te hebben voor de betrokkenheid en inbreng van velen in het proces, evenals voor de wijze waarop de UR-commissie de discussie is aangegaan.


Reacties van het CvB op de inbreng van de UR:

Het is teleurstellend dat in UR 07-046 niet of nauwelijks inhoudelijk wordt gereageerd op het reorganisatieplan en het beeld van de nieuwe organisatie dat daarin wordt neergezet.

Het is wel begrijpelijk dat de raad graag tot in detail wil weten hoe het proces gaat verlopen. Maar dat is niet aan de orde en het is ook niet de rol van de medezeggenschap in dit proces. (Het is net als bij de kabinetsformatie: de fracties krijgen hoofdlijnen voorgelegd, waar nog heel veel vragen over te stellen zijn, maar zij moeten instemmen met de hoofdlijnen zonder de verdere uitwerking in detail te kennen).

Voor de goede orde zij nogmaals vastgesteld: De kern van de operatie is dat er meer geld nodig is voor het primaire proces. Het einddoel en het veranderingsproces moeten los van elkaar gezien worden. Natuurlijk is er niets op tegen dat de UR zorgen heeft over het proces van implementatie, daar opmerkingen bij maakt en erbij betrokken wil blijven. De UR is en blijft verantwoordelijk en heeft formele medezeggenschap tijdens het implementatieproces.

Met klem wil het college nog eens onderstrepen dat ervoor gekozen is om op één moment de nieuwe organisatie neer te zetten en de medewerkers hun nieuwe plek te geven. Dat hoeft niet te betekenen dat iedereen die boventallig is meteen op straat staat. Maar er wordt niet gewacht tot zij daadwerkelijk vertrokken zijn c.q. een andere plek gevonden hebben. De personele problematiek die uit het proces voortvloeit zal op een correcte manier worden opgelost.

Uitgangspunt in het proces is nadrukkelijk de huidige reorganisatiecode. Die code houdt onder meer in dat een reorganisatieplan géén implementatieplannen en procesbeschrijvingen bevat.

Nadat de instemmingsvraag is beantwoord zal daadwerkelijk met de implementatie begonnen worden.

Het college is het niet eens met de opvatting van de UR dat de plannen te weinig “verkocht’ en onderbouwd worden. Er zijn diverse bijeenkomsten georganiseerd, er is een consultatieronde geweest en velen zijn betrokken bij de deelplannen. Natuurlijk zal niet iedereen onmiddellijk enthousiast zijn over grote veranderingen. En draagvlak moet ook worden afgemeten bij een bredere groep mensen dan alleen degenen die bijeenkomsten bezoeken. Bovendien: de medezeggenschapsorganen vormen mede een representatie van de medewerkers. Uiteindelijk zal de raad zelf tot een eigen oordeel moeten komen – het feit dat niet iedereen het ermee eens is kan geen argument zijn.

De financiële onderbouwing is beschikbaar en zal met de definitieve adviesaanvraag worden voorgelegd. Verder zal meer aandacht worden gegeven aan de samenhang in het proces om van hier naar daar te komen.

Volgens het CvB is een cultuurverandering wel degelijk merkbaar. Er is hier en daar nog wel sprake van “eiland-denken”, maar ook zijn er signalen dat men voelt wat de nieuwe gezamenlijke richting is.

Er zijn meerdere discussierondes geweest en diverse gedane aanbevelingen zijn overgenomen. Overigens hoeft het feit dat er een goede inhoudelijke discussie gevoerd wordt natuurlijk niet te betekenen dat men het altijd met elkaar eens is.

Wat de reacties van de werkvloer betreft: Zaken die naar voren zijn gebracht zullen op het intranet worden gezet. Daarbij zullen niet direct de reacties van de zijde van het CvB gevoegd worden, omdat die niet altijd breed geldend zijn. Er is waar nodig ook individueel naar personen teruggekoppeld.

Hoe gaat het nu verder? Wat het CvB betreft is het van groot belang dat er een reorganisatieplan ligt dat voldoet aan de reorganisatiecode en waarop de UR advies/instemming geeft. Vervolgens, na instemming, wordt in de loop van het proces ook gesproken met de lokale medezeggenschap (en wordt de UR uiteraard ook bij een en ander betrokken).

In de loop van de komende week zal aan de UR een document worden aangeboden waarin uitvoerig wordt ingegaan op de gestelde vragen voor zover ze passen bij hetgeen in de reorganisatiecode staat (“globaal inzicht”). Daarbij zit ook een financiële onderbouwing en een verslag van de consultatierondes. Verder zal worden aangegeven wat er met eerder door de UR gemaakte opmerkingen is gebeurd, zodat uiteindelijk een document op tafel ligt dat de UR voldoende handvatten moet bieden om tot een afgewogen raadsbesluit te komen.


Vervolgens wordt op enkele vragen nog wat specifieker ingegaan:

In het OSC zullen zeker nog randvoorwaarden ingevuld moeten worden. Maar dat betekent niet dat niet alvast een vertaling kan worden gemaakt en helderheid gegeven kan worden aan de mensen die erbij betrokken zijn. Maar de nieuwe werkprocessen moeten wel opgebouwd worden en daar zijn de betrokken medewerkers wel bij nodig. Een en ander zal dus nog wel een tijdje gaan duren.

Wat de bezuinigingsdoelstelling betreft: die is hard. M€ 5 zal verschoven worden naar het primaire proces, er wordt M€ 15 bezuinigd op de nieuwbouwplannen, en dan is er nog de in gang zijnde reorganisatie van drie faculteiten.

Met de reorganisatie zijn ca. 50 fte’s gemoeid. Uiteraard is dat ingrijpend voor individuele medewerkers – het college beseft dat terdege. Afhankelijk van het overleg met het OPUT zal bekeken worden welke maatregelen daarvoor nodig zijn.

Om de doelstellingen te bereiken wordt van de organisatie gevraagd om samen met het college een aantal ondersteunende processen in te richten en naar efficiency te zoeken. Gekozen wordt voor de vorm van servicecentra. (Hier zal overigens nog wat meer toelichting op worden gegeven).

Servicecentra zijn geen centrale eenheden die van alles aan faculteiten gaan opleggen. Ze moeten midden in de UT staan en worden beïnvloed door studenten en medewerkers die vragen aan hen hebben (ze kunnen dus maatwerk leveren). Het idee is om de centra te voorzien van een budget om noodzakelijke infrastructuur te ontwikkelen en te onderhouden. Er zal gedurende enkele jaren sprake zijn van gedwongen winkelnering, want de centra moeten wel de kans krijgen om zich goed in te richten en iets goeds neer te zetten.


Een rondje langs de fracties:

Campussy:

In principe overtuigd van de noodzaak van de reorganisatie.

Dat M€ 5 naar het primaire proces gaat is een goede zaak.

Ook Campussy denkt dat het efficiënter kan.

Servicecentra zijn een goed idee. Fijn dat er meer uitleg komt.

Ook is het goed dat er binnenkort een nadere financiële onderbouwing komt.

Waar het om gaat is hoe de uitvoering vorm krijgt. Het is positief dat de medezeggenschap betrokken wordt bij de uitvoering.

Kortom: Campussy heeft vertrouwen in de reorganisatie.


UReka:

UReka is overtuigd van nut en noodzaak van de reorganisatie, en ook van de servicecentra.

Maar het is nog niet helemaal duidelijk hoe de plannen zullen slagen; wellicht zal dat blijken uit de onderbouwing in het bijgestelde reorganisatieplan.

Goed dat er financiële onderbouwing komt.

Een koppeling tussen ICT, OSC en SWI is erg belangrijk.

Het is verstandig afspraken te maken over gedwongen winkelnering.

Er wordt geen rekening gehouden met de gewenste groei van de UT. En er is geen koppeling gemaakt met de onderwijs- en onderzoeksnota, terwijl zij wel invloed kunnen hebben op de dienstverlening.

Er moet meer duidelijkheid komen over het ontwerp van front- en back-office. 80% van de vragen moet kunnen worden beantwoord, dus is er zowel een OSC-er, een ICT-er als een FB-er nodig in het front-office. Verder wordt aangeraden het back-office centraal aan te sturen.

Het is belangrijk om bij de reorganisatie van het OSC niet te snel te veel te laten afhangen van een studentinformatiesysteem dat er nog niet is.

Goed om het maken van roosters en het beheren van poolruimtes te centraliseren. Maar bedenk wel hoe in te grijpen bij onvoorziene situaties zoals verplaatsing van een college; dat zou decentraal opgelost moeten kunnen worden.

Wees duidelijk over hoe om te gaan met adviesorganen en laat alle gebruikersgroepen daarin goed vertegenwoordigd zijn.

In de plannen is geen aandacht voor een inhoudelijke aansturing vanuit de faculteiten voor de wetenschappelijke informatievoorziening.

Meer duidelijkheid over de tijdfasering is gewenst.


CampusCoalitie:

Het plan en de keuzes daarin moeten beter financieel onderbouwd worden. (Ook ontbreken er bijvoorbeeld verbanden. In de financiële onderbouwing zou bijvoorbeeld iets te vinden moeten zijn over investeringen e.d. en over hoe lang het duurt voordat die weer zijn terugverdiend).

CC gaat niet zo maar akkoord met een plan als daarmee gedwongen ontslagen als conclusie op voorhand worden uitgewerkt.

CC signaleert gebrek aan draagvlak voor de voorliggende invulling van de plannen, maar ziet ook wel degelijk bereidheid om aan efficiëntere dienstverlening te werken.

Advies is een plan op te stellen waarin wordt aangegeven wat de samenhang tussen de veranderingsplannen is. Dat plan dient nadrukkelijk te worden gepresenteerd als een gefaseerd stappenplan waarin duidelijk wordt aangegeven waar naar toe gewerkt wordt, in samenhang met de haalbaarheid van veranderingen in systemen en werkwijzen.

Het draagvlak kan worden vergroot door eerst de ontslagdreiging weg te nemen en de reorganisatie te beginnen met de huidige medewerkers.

Als het college niet aan deze punten tegemoetkomt is er een reële kans dat CC tegen het reorganisatieplan zal stemmen.

De Jong merkt op dat een reorganisatieplan dat om financiële redenen ingezet gaat worden moet aantonen dat er werkelijk een financieel voordeel te halen valt. Met het verzoek van de raad om een financiële onderbouwing te geven wordt daarom niet zozeer het uitsplitsen van de besparingskosten bedoeld, maar het geven van een investeringsraming voor de kosten van de reorganisatie als geheel en de bijbehorende terugverdientijd. Van Ast zegt toe deze punten in het finale plan op te laten nemen.


De voorzitter constateert dat over de facultaire organisatie niet gesproken is. Ook daar gaat echter het een en ander veranderen. Een stukje dienstverlening wordt erbuiten geplaatst, maar ook de managementstructuur zal volgens het voorstel moeten veranderen. Worden deze veranderingen centraal opgelegd, of gaat het om wijzigingen van het faculteitsreglement (hetgeen in overeenstemming met de faculteitsraad dient te gebeuren)?

Flierman kan daar geen exact antwoord op geven. Gestreefd wordt naar één uniform faculteitsreglement. Of dat door de afzonderlijke FR’en moet worden behandeld of door de UR weet hij zo niet. Maar natuurlijk zal de wijziging van het faculteitsreglement correct moeten gebeuren. Overigens hoeft een deel van de facultaire reorganisatie niet per definitie in het faculteitsreglement te worden verwerkt.


Tot slot constateert Flierman dat er veel waardering is voor de inzet van het college om geld voor het primaire proces beschikbaar te maken. De UR heeft nog wel een aantal vragen – die zullen zoveel mogelijk beantwoord worden. Maar op dit moment kan niet worden toegezegd dat de dreiging van gedwongen ontslagen van tafel gaat. En hoewel dat misschien niet zo aardig klinkt: de ervaring leert dat in een organisatie ook dingen op gang komen juist omdat die dreiging boven de markt hangt (mensen gaan nadenken over hun toekomst). Uiteraard is het van groot belang dat er een fatsoenlijk sociaal plan is. Met het OPUT zal overlegd worden over de personele gevolgen en zal in kaart gebracht worden hoe daarmee op een goede manier om te gaan.


9.Rondvraag

Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt.


10.Sluiting

Om 10.35 uur sluit de voorzitter de vergadering.


*****