aandachtspunten

Aandachtspunten 2007-05-15

Aandachtspunten uit de overlegvergadering van de Universiteitsraad van 15 mei 2007




Reorganisatieplan Efficiënte Moderne Bedrijfsvoering


INSTEMMINGSBESLUIT :

(formulering vastgesteld tijdens de overlegvergadering)

De personeelsgeleding van de Universiteitsraad


gezien:

-de brief “Instemmingsvraag” d.d. 1 mei 2007, kenmerk 378.790 met als bijlage:

-Sociaal convenant in het kader van de reorganisatie Efficiënte, Moderne bedrijfsvoering d.d. 24 april 2007

-de brief “Advies UR” d.d. 18 april 2007, kenmerk 378.639

-de adviezen van de zittende dienstraden over de gewenste vorm voor medezeggenschap

-het Reorganisatieplan Efficiënte, Moderne Bedrijfsvoering d.d. 15 maart 2007, kenmerk 378.360;


overwegende dat:

-de beoogde personeelsreductie kan worden gerealiseerd door gebruik te maken van “natuurlijk verloop”

-het college in haar brief “Advies UR” de argumenten heeft opgesomd die hebben geleid tot de keuze voor Shared Service Centra en

-daarbij de randvoorwaarden en succescriteria op een dermate hoog abstractie niveau zijn aangegeven dat het vooralsnog onmogelijk lijkt om deze reorganisatie vanaf september 2008 jaarlijks te evalueren

-er in de randvoorwaarde, die zegt dat de Service Centra vraaggestuurd moeten werken, onvoldoende is aangegeven binnen welke financiële kaders de vraaggestuurde dienstverlening geïmplementeerd kan worden, nú en in de komende jaren

-een dergelijke inkadering kan plaatsvinden via het opnemen van budgetten voor centrale faciliteiten in de meerjarenbegroting.

-de rol van de CCO zoals beschreven in de brief “Advies UR” onvoldoende recht doet aan het belang van dit adviesorgaan en

-onduidelijk is of de vertegenwoordiging van studenten in de CCO wordt gecontinueerd

-de regel is dat “medezeggenschap volgt zeggenschap”

-het beter is om voor elk Service Centrum een aparte dienstraad in te stellen om daarmee beter overleg te kunnen voeren over onderwerpen die typisch binnen het domein onderwijs, wetenschappelijke informatie, facilitaire dienstverlening, dan wel ICT thuishoren en

-het daarbij meteen duidelijk is met welke functionaris deze dienstraden kunnen overleggen

-de zittende dienstraden en de dienstraad ICTS i.o. hebben aangegeven dat zij bereid zijn om onderwerpen die alle Share Service Centra en het Facilitair Bedrijf betreffen ook gezamenlijk te willen bespreken;


gehoord:

-de beraadslagingen op de overlegvergadering van 15 mei 2007

- de toezegging dat de genoemde "criteria voor succes" (zie brief CvB: reactie advies CvB, 378.639, d.d.18 april 2007) vertaald worden in toetsbare criteria op basis waarvan een nul meting gedaan kan worden en evaluatie in 2008 kan plaatsvinden. Deze criteria zullen in oktober 2007 ter advisering aan de UR voorgelegd worden.

-de toezegging dat de CCO onveranderd kan blijven functioneren zoals nu vastgelegd in het BBR

-de toezegging dat voor elk Service Centrum en het Facilitair Bedrijf een eigen dienstraad zal worden ingesteld en dat bij de evaluatie in 2008 ook het functioneren van de medezeggenschap wordt betrokken

-de toezegging dat in de meerjarenbegroting zal worden aangegeven binnen welke financiële kaders de verschillende Service Centra zich kunnen ontwikkelen m.b.t. het verbeteren van de dienstverlening

-de toezegging dat de archieffunctie zal worden ondergebracht bij het SWI

-de toezegging dat het onderzoek naar de onderwijskundige dienstverlening gericht is op de taakvelden van de OD en niet zal leiden tot extra boventalligheid binnen dit onderdeel van het OSC

-de toezegging dat er voor het Onderwijs Service Centrum een nieuw plan wordt opgesteld dat in oktober 2007 zal worden opgenomen in een nieuw integraal Reorganisatieplan EMB en

-dit reorganisatieplan OSC als onderdeel van het integrale reorganisatieplan in oktober 2007 ter instemming aan de UR zal worden voorgelegd

-de herhaalde toezegging van het college zich tot het uiterste in te zullen spannen om de gehele reorganisatie met behulp van “natuurlijk verloop” te realiseren;


besluit:

in te stemmen met het reorganisatieplan Efficiënte, Moderne bedrijfsvoering met uitzondering van de onderwijsondersteuning, zoals deze nu binnen de faculteiten is georganiseerd, en met de instelling van een “OSC i.o.” voor de reeds centraal gepositioneerde OSC-onderdelen.


ADVIES :

(formulering vastgesteld tijdens de overlegvergadering)

De studentgeleding van de Universiteitsraad


gezien:

-de brief “Instemmingsvraag” d.d. 1 mei 2007, kenmerk 378.790 met als bijlage:

-Sociaal convenant in het kader van de reorganisatie Efficiënte, Moderne bedrijfsvoering d.d. 24 april 2007

-de brief “Advies UR” d.d. 18 april 2007, kenmerk 378.639

-het Reorganisatieplan Efficiënte, Moderne Bedrijfsvoering d.d. 15 maart 2007, kenmerk 378.360;



overwegende dat:

-de beoogde personeelsreductie kan worden gerealiseerd door gebruik te maken van “natuurlijk verloop”

-het college in haar brief “Advies UR” de argumenten heeft opgesomd die hebben geleid tot de keuze van Shared Service Centra en

-daarbij een randvoorwaarden en succescriteria heeft aangegeven waarmee het mogelijk is om deze reorganisatie te zijner tijd te evalueren

-deze randvoorwaarden en criteria geen nul meting bevatten noch voldoen aan het SMART model

-de rol van de CCO zoals beschreven in de brief “Advies UR” onvoldoende recht doet aan het belang van dit adviesorgaan en

-onduidelijk is of de vertegenwoordiging van studenten in de CCO wordt gecontinueerd.

-het wenselijk is studenten invloed te behouden in het facultair management.

-er een gebruikersraad opgericht wordt voor het ICTS en het OSC.

-er in deze gebruikersraad ook studenten zitting zullen nemen.

-het wenselijk is dat voor elke SSC een eigen dienstraad opgericht wordt.

-het aantal werkplekken voor studenten op dit moment beperkt is.


gehoord:

-de beraadslagingen op de overlegvergadering van 15 mei 2007

-de toezegging dat de CCO onveranderd kan blijven functioneren zoals nu vastgelegd in het BBR

-de toezegging dat er voor het Onderwijs Service Centrum een nieuw plan wordt opgesteld dat in oktober 2007 zal worden opgenomen in een nieuw integraal Reorganisatieplan EMB en

-dit document in september 2007 ter instemming aan de UR zal worden voorgelegd

-de herhaalde toezegging van het college zich tot het uiterste in te zullen spannen om de gehele reorganisatie met behulp van “natuurlijk verloop” te realiseren

-de toezegging dat het niveau van de diensten niet achteruit zal gaan

-de toezegging dat er geen student werkplekken zullen verdwijnen als gevolg van deze reorganisatie.

-de toezegging dat het college in oktober met specifieke evaluatiecriteria komt die voldoen aan het SMART model en een nul meting hebben.

-de toezegging dat het college zorg zal dragen voor een goed werkende medezeggenschap.


besluit:

positief te adviseren over het reorganisatieplan Efficiënte, Moderne bedrijfsvoering



Tevens hebben het college en de Universiteitsraad afgesproken in een informele bijeenkomst met elkaar te praten over zaken die niet goed verlopen zijn tijdens het algehele proces rondom deze reorganisatie.


Nota Onderzoeksbeleid 2007-2010


De Universiteitsraad,

gezien:

De Nota Onderzoekbeleid, Universiteit Twente 2007 – 2010, d.d. 24 april 2007

De discussie in de UR van 14 november 2006 op de eerste versie van de Onderzoeknota

De discussie in en de gegeven antwoorden in de commissievergadering door de Rector Magnificus, d.d. 24 april 2007 op de tweede versie

De additionele informatie ABZ/378.756/me, d.d. 25 april 2007


gehoord de beraadslagingen tijdens de overlegvergadering van 15 mei 2007


overwegende dat:
in algemene zin:

ØAl het onderzoek in de instituten wordt ondergebracht, waardoor de instituten van karakter veranderen en breder worden

ØWD’s verantwoordelijk zijn voor het onderzoekbeleid

ØDe onderzoekmiddelen worden toegekend aan de instituten

ØDecanen verantwoordelijk zijn voor onderwijs

ØDe onderwijsmiddelen worden toegekend aan de faculteiten

ØHet personeel wordt aangesteld bij de faculteit

ØHet belang van de relatie tussen onderzoek en onderwijs wordt herkend maar niet verankerd in een formele structuur of mechanisme

ØEr geen sprake meer is van integraal management, doordat onderzoek-, onderwijs- en personeelsplannen alleen kunnen worden afgestemd nadat WD’s en decanen overeenstemming op strategisch en financieel gebied hebben bereikt

ØOp één na alle faculteiten participeren in meerdere instituten

ØWD’s en decanen wederzijds afhankelijk worden van elkaar

Ømedezeggenschapsorganen (FR- en Instituutsraden) geen inspraak kunnen uitoefenen op het integrale beleid vanwege het fragmentarische karakter van de besluitvorming rond onderzoek- en onderwijsbeleid

t.a.v. de structuur

ØAdequaat bestuur in de nota afhankelijk is gemaakt van persoonlijke ‘bestuurlijk redelijkheid’ en persoonlijke ‘onderlinge afhankelijkheid’ en niet gebaseerd is op formele afspraken

ØPlannen van WD’s tegenstrijdig kunnen zijn aan onderwijsdoelstellingen van decanen

ØUitvoering van HRM-beleid bemoeilijkt wordt door genoemde tegenstrijdige belangen

ØLeerstoelen/onderzoekers hun focus mogelijk zullen (moeten) bijstellen ten behoeve van de realisatie van instituutsdoelstelling

ØGegeven de gekozen structuur, onderzoek gemakkelijk sturend kan worden voor het onderwijs waardoor de balans tussen onderzoek en onderwijs wijzigt

oHet onderwijs zich mogelijk gaat aanpassen aan de onderzoekgebieden om daarmee de leerstoelen in de lucht te houden

oDe zorg voor de kwaliteit van met name bachelor onderwijs mogelijk zwaar onder druk kan komen te staan

ØHet CvB weliswaar streeft naar eenduidige bestuurs- en eindverantwoordelijkheid, maar de nota enkel spreekt over gedeelde verantwoordelijkheid zonder verantwoorde medezeggenschap

t.a.v. de onderzoek financiering:

ØHet financieringsmodel wordt bijgesteld om:

oDe O&O component volledig over te hevelen naar de instituten

oCentrale stimulering te behouden

oDe grote verschillen tussen gamma en bèta voor wat betreft de 2e en 3e geldstroom financiering te verkleinen

oBeleidsruimte te creëren voor WD’s binnen compartiment D (Convenantbijdragen)

ØEventueel toegekende centrale stimuleringsmiddelen aan instituten na afloop van de toekenningperiode structureel zullen moeten indalen in het betreffende instituut

De medezeggenschap:

ØDe medezeggenschaporganen in de vorm van FR- en instituutsraden, qua structuur en onderwerpen, volledig gescheiden zijn

ØNaast afstemming tussen WD’s en Decanen adequate medezeggenschap noodzakelijk is

ØDe medezeggenschap in zijn huidige vorm geen adequate inspraak kan plegen op de snijvlakken onderzoek, onderwijs en personeelsbeleid, als onderwerpen die inhoudelijk gerelateerd/afhankelijk zijn

ØOnderzoek- , onderwijs en personeelsplannen wederzijdse instemming behoeve van FR- en instituutsraden



adviseert:

ØDe relatie tussen WD's en decanen zodanig aan te passen dat deze niet alleen berust op ‘bestuurlijke redelijkheid’, maar ook voorziet van mechanismen die integraal en adequaat bestuur bevorderen

ØEen adequaat medezeggenschapsplan ter instemming wordt voorgelegd waarin inspraak op de snijvlakken van onderzoek, onderwijs en personeelsbeleid wordt afgedekt.



Implementatienota Strategische Budgetten

De Universiteitsraad,

gezien:

De implementatienota strategische budgetten 2007/2008, ABZ/378.727, UR 07-143

gehoord

De beraadslagingen in de commissievergadering FVA d.d. 26 april 2007 en het overleg op 15 mei 2007

overwegende dat:

1.De implementatienota een kader biedt voor projecten in het kader van de besteding van de strategische budgetten 2007/2008. De keuze om de besteding voor een langere periode te schetsen biedt een beter inzicht in de uitwerking van de voorgestelde projecten.

2.Een oordeel over de situatie 2009 en verder pas gegeven kan worden als het complete beeld van het nieuwe verdeelmodel duidelijk is. Deze duidelijkheid wordt in de juni cyclus verwacht bij de begrotingsrichtlijnen 2008.

3.Projecten voor centrale beleidsontwikkeling in principe niet binnen de strategische budgetten passen, maar binnen de reguliere stafomvang moeten worden gerealiseerd.

4.De inbedding van projecten na afloop van de stimulering bij toekennen geregeld moet zijn.

5.Van langjarige stimuleringsprojecten bij begroting en jaarverslag een update van de status gewenst is.

6.De interessante suggestie van het College in het kader van de onderwijsnota om op grote schaal student-assistentschappen uit te zetten niet via een pilot op mogelijkheid wordt onderzocht.

7.In tegenstelling tot de toezegging van het College in december 2006 toch nog niet bestemde middelen in 2007, M€ 2.2, worden overgeheveld naar de begroting 2008.


Gehoord de toezegging van het college dat:

1.De wijze van inbedding na ommekomst van een stimuleringsproject bij de toekenning van een project geregeld is.

2.Binnen de begrotings- en verslagcyclus de status van meerjarige stimuleringsprojecten wordt aangegeven.

3.De omvang van de centrale beleidstaf in principe voldoende moet zijn om vragen van het College te beantwoorden, zonder extra ondersteuning vanuit de centrale stimuleringsprojecten.

4.Binnen de centrale stimulering ruimte moet zijn voor verdere uitwerking van met name initiatieven in het kader van de onderwijsnota.

5.In de regel geen reserves voor centrale stimulering worden aangehouden.

6.Alsnog wordt bezien of binnen de centrale stimulering een project wordt geformuleerd waarmee de uitbreiding van het aantal student-assistenten wordt onderzocht.


adviseert:

positief ten aanzien van de implementatienota strategische budgetten 2007/2008


Ten aanzien van de toezeggingen 4) en 6) is afgesproken dat hierover in de commissievergaderingen van de Universiteitsraad nader gesproken zal worden.


Nota Branding UT

De Universiteitsraad,

gezien:

De notitie Project Branding,

De vergadering van de commissie PSI d.d. 24 april 2007


overwegende dat:

1.Het logo van de UT nu een herkenbaar logo is.

2.Zowel studenten als medewerkers van de UT het eens zijn met de naam Universiteit Twente en de slogan de Ondernemende Universiteit.

3.Het eventueel veranderen van het logo veel tijd, geld en moeite kost.

4.Het imago van de universiteit niet plotsklaps verandert door een nieuw logo.

5.Het specifiek benaderen van doelgroepen waarschijnlijk meer effectief is voor het imago van de universiteit.

6.Het wenselijk is om uniform naar buiten op te treden.


adviseert:

- het logo van de universiteit niet te veranderen

- de huisstijl te standaardiseren (www.utwente.nl/huisstijl) en op de uitvoering controle uit te oefenen.


Het College van Bestuur neemt nota van dit advies en zal een schriftelijke reactie hierop geven.



Voortgang 3TU proces

Er is door de voorzitters binnen 3TU verband een bestuurlijke jaaragenda 2007-2008 opgesteld en met 3TU.M (afvaardigingen van de 3TU-medezeggenschapsraden) besproken. Na vaststelling in 3TU-verband zal dit aan de verschillende Universiteitsraden aangeboden worden ter bespreking.