agendapunten

8. Octrooireglement

Reglement inzake uitvindingen van
UT Personeel, -Studenten en anderen



Gelet op de Wet op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek;


gelet op de vigerende CAO Nederlandse Universiteiten;


gelet op de afspraken die in het kader van 3TU zijn gemaakt;


gelet op de aanstellingsakten van het wetenschappelijke personeel, gelet op de inschrijvingen van studenten alsmede gelet op de overeenkomsten en/of afspraken met gastonderzoekers en/of andere derden (b.v. op detacheringbasis bij de UT werkzame personen);


gelet op het belang, dat de UT hecht aan het ontwikkelen en valoriseren van kennis, know-how en resultaten van in het kader van de eerste geldstroom uitgevoerd onderzoek, alsmede aan het tastbaar en identificeerbaar maken daarvan, waar mogelijk het beschermen daarvan, alsmede het op verantwoorde wijze exploiteren van deze kennis, know-how en resultaten;


gelet op het belang voor de UT, zowel terzake van onderzoek als terzake van onderwijs, van uitvindingen van UT-personeel en –studenten;


gelet op het feit dat de Holding Technopolis Twente (HTT) in de ‘uitvoeringsregeling octrooien UT’ het beheer voerde over het UT octrooifonds en de octrooiraad ondersteunde en er geen intentie bestaat om van het voorliggende reglement af te wijken,


besluit het College van Bestuur van de UT te komen tot het navolgende reglement inzake uitvindingen van UT-personeel en –studenten alsmede alle andere betrokkenen bij een onderzoek, waarin uitvindingen worden gedaan en/of waar specifieke kennis en know-how worden ontwikkeld en opgedaan en/of waar resultaten van onderzoek worden gegenereerd.


Artikel 1: Begripsomschrijving Innovation Lab Twente


Het Innovation Lab Twente is de Twentse uitwerking van datgene, wat in 3TU verband op alle drie de Technische Universiteiten op het gebied van kennisvalorisatie gebeurt. De drie Technische Universiteiten van Nederland - in Delft, Eindhoven en Twente - vormen de bronnen van innovatieve kennis voor toepassing in nieuwe producten, processen en diensten. Ze behoren elk tot de top-20 van Europese universiteiten. Om te voorkomen, dat elk van deze technologische kenniscentra hetzelfde wiel moet uitvinden of door gedwongen materiële keuzes niet de valorisatie van zo'n uitvinding toekomt, hebben de drie TU's gekozen voor het pad naar één Federatie van Technische Universiteiten in Nederland. Deze samenwerking in 3TU-verband moet leiden tot één centraal kennisloket voor alle vragen van het Nederlandse bedrijfsleven (grootbedrijf, MKB en startende ondernemers): het “3TU Innovation Lab”. Innovation Lab Twente vormt de Oost-Nederlandse pijler onder dit nationale platform. Bij iedere TU wordt het 3TU Innovation Lab geleid door een directeur, de “directeur Innovation Lab”. Bij de UT is deze directeur tevens directeur van Holding Technopolis Twente b.v..


Artikel 2: Doel


Doelstelling van dit reglement is de bevordering van kennisoverdracht aan derden, meer in het bijzonder aan het bedrijfsleven, alsmede het verwerven van inkomsten voor de UT en/of betrokkenen (w.o. uitvinders, faculteiten/instituten en derden). Het reglement strekt ertoe om door het beschermen van nieuwe kennis, de verhandelbaarheid van deze – in het kader van eerstegeldstroomonderzoek verkregen- kennis te vergroten.


Artikel 3: Aanvraag exploitatie van octrooien


a.Aanvraag en beslissingen in de verleningprocedure van octrooien, het beheer en exploitatie hiervan, het ondersteunen van het proces en de benodigde middelen / budgetten zijn door het College van Bestuur gemandateerd aan de dekanen van de faculteiten en de zakelijk directeuren van de onderzoeksinstituten onder regie van de directeur Innovation Lab


b.De uitvoering van het ‘Reglement inzake uitvindingen van UT personeel, -studenten en anderen’ is door het CvB gemandateerd aan de dekanen van de faculteiten en de zakelijk directeuren van de onderzoeksinstituten onder regie van de directeur Innovation Lab. In de communicatie dient door gemandateerden altijd de naam Innovation Lab Twente gehanteerd te worden.

c.De werkzaamheden van de dekanen, zakelijk directeuren en de directeur Innovation Lab bevatten ondermeer de uitvoering en implementatie van kennis, waaronder uitvindingen. De directeur Innovation Lab rapporteert hierover in de reguliere lijn aan het College van Bestuur.

d.De UT heeft een financieel octrooifonds in het leven geroepen, waarvan het beheer door het College van Bestuur aan de directeur Innovation Lab is gemandateerd. Jaarlijks legt de directeur Innovation Lab aan het College van Bestuur rekening en verantwoording af terzake van het beheer van het Octrooifonds.

Artikel 4: Octrooiraad


a. Het College van Bestuur houdt de Octrooiraad in stand. De raad bestaat uit een wetenschappelijk directeur, drie zakelijke directeuren (MESA+, CTIT en IMPACT), de directeur Innovation Lab en een (juridisch) deskundige op het gebied van octrooien. Elk lid kent, indien voorhanden, een plaatsvervanger.


b. De Octrooiraad wordt voor onbepaalde tijd door het College van Bestuur van de UT ingesteld.


c. De leden van de Octrooiraad worden steeds voor een periode van 3 jaar benoemd. Na deze termijn eindigt het lidmaatschap van rechtswege. Herbenoeming door het College van Bestuur is mogelijk. Het College van Bestuur kan tussentijds één of meerdere leden uit de Octrooiraad ontslaan, mits gemotiveerd en schriftelijk.


d. De Octrooiraad wijst uit haar midden de voorzitter aan voor minimaal een periode van één (1) jaar. De Octrooiraad wordt tevens secretarieel ondersteund door HTT.


Artikel 5: Taken van de Octrooiraad:


a. De Octrooiraad heeft de taak om het College van Bestuur van advies te dienen omtrent alle onderwerpen, die de bescherming van kennis, know- how en/of de bescherming van resultaten uit onderzoek betreffen, alsmede omtrent onderwerpen die de exploitatie hiervan betreffen. De adviserende taak van de Octrooiraad is niet beperkt tot alle onderwerpen die octrooiaanvragen en/of exploitatie daarvan betreffen, maar strekt zich ook uit tot andere intellectuele eigendomsrechten zoals b.v. auteursrechten, niet gepubliceerde know-how en tekening- en modelrechten.


b. De Octrooiraad draagt er zorg voor om terzake van haar adviserende taak, zoals omschreven in sub 5a, steeds tijdig hoor en wederhoor toe te passen van alle belanghebbenden. Zij zal hiervan schriftelijk verslag leggen, welke verslaglegging via de directeur Innovation Lab aan het College van Bestuur op haar verzoek wordt overgelegd.


c. De adviezen van de Octrooiraad aan het College van Bestuur zijn schriftelijk en openbaar, tenzij de aard en/of bijzondere omstandigheden om beslotenheid vragen. De directeur Innovation Lab geeft namens het College van Bestuur bij afwijking van een advies van de Octrooiraad, schriftelijk motivatie bij het afwijkende besluit.


Artikel 6: Werking van dit reglement


Het onderhavige reglement geldt voor alle te ontwikkelen en ontwikkelde kennis en know-how en/of gegenereerde resultaten alsmede voor alle uitvindingen gedaan door wetenschappelijk personeel en studenten van de UT in het kader van hun werkzaamheden alsmede voor alle bij een project betrokken derden. In het kader van een schriftelijk gesloten overeenkomst, meer in het bijzonder in geval van een project in opdracht van een derde tegen betaling, kan voorzover dit schriftelijk is vastgelegd, van dit reglement worden afgeweken ten behoeve van de personen en/of rechtspersonen, die met zoveel woorden in de overeenkomst zijn genoemd. In dat geval geldt primair de inhoud van de door de UT gesloten overeenkomst met de desbetreffende derde en heeft dit reglement slechts aanvullende werking. Ingeval geen schriftelijke overeenkomst als in deze bepaling genoemd, met (een) derde (is) gesloten, geldt dit reglement onverkort voor de desbetreffende derden .


Artikel 7: Geheimhouding


a. Medewerkers van de UT, en/of betrokken derde personen, die niet zijn aan te merken als wetenschappelijk personeel van de UT, dienen alvorens zij bij een onderzoeks- of ander project in opdracht van een derde partij worden betrokken, afstand te doen van mogelijke intellectuele eigendomsrechten, w.o. octrooirechten op uitvindingen


b. Studenten dienen alvorens zij worden betrokken bij een door de UT uit te voeren onderzoeks project in opdracht van een derde partij, voorzover aan de student enige rechten zouden kunnen toekomen, een verklaring te ondertekenen waarbij zij afstand doen van aanspraken op intellectuele eigendomsrechten, w.o. aanspraken op octrooi, auteursrechten en dergelijke.


c. Alle partijen, w.o. studenten, wetenschappelijk personeel, ondersteunende mensen en/of derden zijn in het kader van de onder sub a. en b. genoemde onderzoeksprojecten verplicht tot geheimhouding terzake van alle informatie, die deze projecten betreft, behoudens uitzonderingen. Hiertoe dienen zij een schriftelijke verklaring te ondertekenen


d. Betrokkenen, w.o. studenten en/of promovendi, dienen in het kader van een onderzoeksproject in opdracht van een derde partij, desgewenst, een eventuele publicatie uit te stellen, voorzover de bescherming van de kennis en/of resultaten en/of uitvindingen in de vorm van het aanvragen van een intellectueel eigendomsrecht (zoals een octrooi) dit met zich meebrengt.

Artikel 8: Melding


a. Degene, die vermoedt een uitvinding te hebben gedaan waarvoor octrooi zou kunnen worden aangevraagd, is verplicht (eventueel door tussenkomst van de desbetreffende dekaan respectievelijk zakelijk directeur) de uitvinding te melden aan de directeur Innovation Lab en de juridisch deskundige.


b. Indien meldingen als bedoeld in het vorige lid binnen komen bij dekaan respectievelijk zakelijk directeur, zijn deze verplicht om zo spoedig mogelijk de directeur Innovation Lab en juridisch deskundige schriftelijk te informeren.


Artikel 9: Indienen van de octrooiaanvrage, uitbreiding en instandhouding octrooi


a. De desbetreffende dekaan of zakelijk directeur vraagt zo spoedig mogelijk na overleg met de directeur Innovation Lab en juridisch deskundige al dan niet octrooi aan voor een gedane uitvinding. Indien besloten wordt tot het aanvragen van een octrooi, zal dat bij voorkeur een Nederlandse octrooiaanvraag zijn. De UT heeft als vast beleid, dat getracht wordt om een octrooiaanvraag binnen twaalf (12) maanden te valoriseren i.e. in commerciële uit te baten middels de verkoop van de desbetreffende octrooiaanvraag.


b. .De desbetreffende dekaan, zakelijk directeur dan wel directeur Innovation Lab hebben te allen tijde het recht zich door een derde deskundige, zoals een business developer, te laten adviseren aangaande de vraag of een octrooi moet worden aangevraagd


c. Indien een octrooi is aangevraagd hebben de desbetreffende dekaan, hoogleraar dan wel zakelijk directeur het recht om de aanvraag schriftelijk voor te leggen aan de Octrooiraad. Deze zal zo spoedig mogelijk bijeen komen teneinde te bezien of de octrooiaanvraag ten laste van het zogenaamde octrooifonds gefinancierd kan worden.

d.. De Octrooiraad adviseert het College van Bestuur zo spoedig mogelijk over de al dan niet financiering van de desbetreffende octrooiaanvraag. Het College van Bestuur bericht de directeur Innovation Lab zo spoedig mogelijk dienaangaande. Bij een positieve beslissing van het College van Bestuur verstrekt de directeur Innovation Lab de desbetreffende middelen zo spoedig mogelijk aan het desbetreffende organisatie onderdeel. Indien de UT geen octrooiaanvraag indient, heeft de uitvinder het recht om zelf een octrooiaanvrage in te dienen en om zelf over te gaan tot exploitatie van het octrooirecht / aanvrage.


e. Onder nader overeen te komen voorwaarden kan de aanspraak op octrooi worden overgedragen aan de uitvinder of een derde. Hierover beslist de desbetreffende dekaan respectievelijk zakelijk directeur onder regie van de directeur Innovation Lab.


f. De desbetreffende dekaan respectievelijk zakelijk directeur beslist na advies door de directeur Innovation Lab gedurende welke termijn een octrooi in stand zal worden gehouden


Artikel 10: Medewerking


De uitvinder is verplicht naar vermogen mee te werken aan de procedure ter verkrijging van een octrooiaanvrage, alsmede aan de verlengingsprocedure. De uitvinder is verplicht informatie te verstrekken aangaande de uitvinding wanneer de desbetreffende dekaan, zakelijk directeur dan wel directeur Innovation Lab en/of de Octrooiraad dit vraagt.


Artikel 11: Exploitatie


a. De desbetreffende dekaan respectievelijk zakelijk directeur maakt onder regie van de directeur Innovation Lab een plan met de betrokkenen (waaronder meer in het bijzonder de uitvinders en business developer(s)) voor de exploitatie van de octrooiaanvraag. Eerstgenoemden spannen zich gezamenlijk in om één of meer partijen te interesseren voor exploitatie van de octrooiaanvrage en/of het octrooi, hetzij middels overdracht, hetzij middels inbreng in( een) start-up compan(y)ies in ruil voor participatie.


b. Alle overeenkomsten, die met inachtneming van het gestelde in sub a van dit artikel gesloten worden, worden getekende door het College van Bestuur.


Artikel 12: Mededeling


a. De desbetreffende dekaan respectievelijk zakelijk directeur brengt het College van Bestuur onverwijld op de hoogte van genomen beslissingen gebaseerd op het aan hen verleende mandaat.


b. De onder sub a genoemde personen beslissen niet dan nadat zij overleg hebben gevoerd met de directeur Innovation Lab.


Artikel 13 Vergoedingenstructuur:


a.Bij besluit tot aanvraag van een octrooi wordt, ongeacht de realisatie van beoogde latere exploitatie, aan de uitvinder(s) persoonlijk een bonus bedrag van een jaarlijks door de directeur Innovation Lab aan te passen (bruto) bedrag uitgekeerd als incentive om octrooibewustzijn te stimuleren en resultaat ook op dit vlak te belonen. De hoogte van dit bedrag is ten tijde van. de inwerkingtreding van dit reglement (bruto) € 1.500,--. Indien er sprake is van meerdere betrokken uitvinders, wordt dit bedrag verdeeld onder die uitvinders.


b. De vergoeding, die HTT ontvangt bij overdracht van een octrooiaanvrage/octrooi of gedeelte daarvan aan derden dan wel revenuen uit een andere exploitatievorm worden als volgt verdeeld:

i.het bedrag ter hoogte van de kosten (waaronder ook advieskosten zoals terzake van commerciële mogelijkheden) verbonden aan de aanvraag- en verleningsprocedure en instandhouding van het octrooi, worden op de vergoeding in mindering gebracht. Deze bedragen komen ten goede aan de organisatieonderdelen die de desbetreffende octrooikosten gemaakt hebben;

ii.het eventuele meerdere van de opbrengsten wordt verdeeld volgens de hieronder volgende uitgangspunten:

33 ⅓ % voor de uitvinder(s) (individueel of gezamenlijk, onderling in overleg te verdelen)

33 ⅓ % voor de faculteit / het onderzoeksinstituut / de capaciteitsgroep van de uitvinder(s) voor financiering van nieuwe onderzoeksactiviteiten

33 ⅓ % voor in het octrooifonds van HTT;

c. Het College van Bestuur kan desgewenst op advies van de directeur Innovation Lab, de Octrooiraad, de desbetreffende dekaan of zakelijk directeur van deze uitgangspunten afwijken, mits uitdrukkelijk gemotiveerd en mits met inachtneming van de belangen van alle betrokken partijen.


d. De directeur Innovation Lab draagt, in nauw overleg met de desbetreffende dekaan respectievelijk zakelijk directeur, zorg voor een correcte uitvoering van de verdeling.


Het bepaalde sub 14a t/m 14d geldt mutatis mutandis ook terzake van de exploitatie van andere rechten van intellectueel eigendom.


Artikel 14:


a. Het College van Bestuur kan bij gemotiveerd besluit van dit reglement afwijken.


b.Bij de inwerkingtreding van dit reglement vervalt de “uitvoeringsregeling octrooien“.


c.Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na vaststelling door het college van bestuur.



Aldus vastgesteld door het College van Bestuur d.d. ……………..