UR 09-099 Verslag interne vergadering 25-03-2009

universiteitsraad

Griffie

Spiegel – kamer 300

Verslag interne vergadering 25 maart 2009

Aanwezig: CC: L. Franco Garcia, N. Oudalov, H. Poorthuis, C. Pouw, W. Dierkes, J. Hoogerdijk

UReka: D. Dam, R. Kuin, F.R.L. van der Meer, T. Ziehmer, R. van der Kooij, M. Stekkinger

Pro-UT: J. v. Benthem, M. Telgenkamp, J. van Alsté

Lijst Chairman: F. Lagendijk (vz)

Griffie: J. Ribberink, L. Tijink (verslag)

Afwezig: K. Bijkerk, A. Veenendaal (CC)

1. Opening en vaststelling agenda

De voorzitter opent de vergadering om 09.02 uur.

2. Mededelingen

Ribberink en Van der Zandt ontwikkelen samen een format voor het aanleveren van vergaderstukken aan de UR. Op dit format zal de status van het stuk vermeld worden en de datum wanneer het eerder behandeld is in de UR. Ook wordt het voorzien van een managementsamenvatting. Dit voorstel ligt nu ter goedkeuring bij het CvB.

De voorzitter meldt dat Route ’14, de Branding, voortgang project EMB en ITC geagendeerd worden voor de bijeenkomst op 1 april met de dienstraden. Ireen Miessen van PA&O komt toelichting geven over de rechten en plichten en de faciliteiten van dienstraden.

In het kader van herbenoeming CvB-leden heeft de UR de behoefte uitgesproken om gehoord te worden door de voorzitter van Raad van Toezicht.

Externe commissies

Poorthuis geeft aan dat de projectgroep Medewerkerstevredenheidsonderzoek enige vertraging heeft opgelopen.

Geen mededelingen vanuit UCO en WAR.

3. Verslag van de vorige vergadering UR 09-073

Er zijn geen aan- of opmerking. Het verslag wordt vastgesteld.

4. Ingekomen en uitgegane post UR 09-080

Ter kennis name.

5. Actiepuntenlijst UR 09-036

Afgehandeld in de commissie vergaderingen.

6. Werkwijze Universiteitsraad UR 09-077 A en B

Dit punt is ook al in commissie verband besproken. Van Alsté geeft zijn toelichting op het voorstel van Pro-UT. De tijd die beschikbaar is om na een commissie vergadering tot een gezamenlijk standpunt te komen is te kort. Voor de opinievorming is het van belang om met de voltallige UR aanwezig te zijn. Continuïteit in voorzitterschap leidt tot gegarandeerde professionele behandeling van de stukken. Pro-UT ziet deze rol weggelegd voor de voorzitter van de UR. Hij beschikt vaak eerder over relevante informatie. Met minder vergadermomenten zou het CvB zich beter voorbereiden op de stukken, wat nu niet altijd het geval is. Telgenkamp voegt hieraan toe dat punten op schrift kunnen worden gezet na de plenaire vergadering. Hoogerdijk vraagt welke invloed dit zou hebben op de werkdruk van de voorzitter. Pro-UT realiseert zich dat dit extra werkdruk met zich meebrengt voor de voorzitter, maar hij zou hierin ondersteuning kunnen krijgen van de griffie. De voorzitter vindt dat het voorstel persoonsonafhankelijk gezien moet worden. Van Benthem benadrukt dat het vertrouwen in de huidige voorzitter groot is en het voorstel van Pro-UT op Lagendijk afgestemd is.

Poorthuis geeft zijn toelichting op het voorstel Campus Coalitie. Door een 2e cyclus in te bouwen krijgt een UR-lid voldoende tijd om de stukken beter voor te bereiden. Vergaderstukken waarbij er snel een gezamenlijk standpunt gevormd wordt kunnen in dezelfde cyclus behandeld worden. Stukken die meer tijd in beslag nemen om tot een gezamenlijk standpunt te komen worden doorgeschoven naar de volgende cyclus. Dam geeft aan dat deze werkwijze nu ook al gehanteerd wordt. Stukken worden nu ook over meerdere cycli verspreid als dat het geval is. Deze situatie is al op een natuurlijke manier ontstaan. Daarnaast is het voor CC belangrijk om als UR-lid herkenbaar op te treden. Van der Kooij licht het standpunt van UReka toe. Zij hebben geen voorstel ingediend, omdat de huidige werkwijze niet veranderd hoeft te worden. Het agendaoverleg aansluitend aan de overlegvergadering zou wel de voorkeur hebben. Vergaderstukken dienen dan al beschikbaar te zijn, en mocht dat niet het geval zijn, dan worden ze niet behandeld in die cyclus. Een goede managementsamenvatting is daarbij een vereiste. Stekkinger ziet graag dat UR-leden zich beter voorbereiden op de commissievergadering en niet tijdens dit overleg het stuk nog lezen en dan vragen formuleren. Van der Meer pleit voor studentenvoorzitterschap in commissieverband. Deze belangrijke leerervaring zou gehandhaafd moeten blijven. De voorzitter schorst de vergadering tot 10.05 om de fracties tot een standpunt te laten komen.

10.05 uur heropening vergadering.

Standpunt fractie Chairman. Lagendijk onderscheidt de belangrijkste punten: daadkrachtig optreden, herkenbaarheid, efficiënt en kwalitatief. Reorganiseren om het reorganiseren heeft geen zin. Lagendijk vraagt zich af of je niet in de huidige vorm de werkwijze op bepaalde punten kunt aanpassen om deze doelen te bereiken. Hij vraagt of er überhaupt belangstelling is voor ad-hoc commissies. Je zou dan selectiever en efficiënter te werk gaan. Ten aanzien van voorzitterschap van de commissievergaderingen wil hij de huidige situatie handhaven. De voorzitter en de griffie hebben een verantwoordelijkheid tot het aanleveren van de stukken. Zij streven ernaar om alerter om te gaan met stukken die aangeleverd worden. Van Alsté vindt dat er niet te veel vergaderd moet worden, maar binnen de cyclus moet er voldoende tijd zijn om het stuk goed voor te bereiden. Hij kan zich goed vinden in het voorstel om aansluitend aan de overlegvergadering het agendaoverleg te houden en in een afzonderlijke vergadering belangrijke onderwerpen te behandelen, zoals bijv. Route ’14. Zodat je de diepte in kunt gaan en tot een mogelijk standpunt kunt komen. Commissievergaderingen uit de cyclus halen. Starten met overlegvorm op onderwerp, een topic overleg. Als voorbeeld haalt hij de Vastgoedbijeenkomst met de presentatie van Florijn aan. Pouw sluit zich hierbij aan. Dam ziet meer pluspunten in de huidige structuur van de cie. vergaderingen waarin een standpunt gevormd wordt en gerichte vragen aan de CvB-leden/beleidsmedewerker gesteld worden. Hij is geen voorstander van een topic vergadering. Lagendijk wil de cie. vergaderingen niet afschaffen omdat deze gelieerd zijn aan portefeuillehouders. Beleidsmedewerkers hebben geen bestuurlijke verantwoordelijkheid.

Pouw merkt op dat in cie. vergaderingen niet alle onderwerpen behandeld worden vanwege tijdsgebrek. Stekkinger vindt juist dat je tijdens de cie. vergaderingen tot nieuwe inzichten gebracht wordt. Voorzitter van de UR zal met huidige voorzitters van de cie. vergaderingen tot betere afstemming komen. Ribberink wijst op de voorliggende agenda. Zij haalt deze als voorbeeld aan: Opheffen Telematica, Topsport- en cultuurregeling, Tijdschema Risicomanagement. Dit zijn geen onderwerpen waaraan je een topic vergadering gaat koppelen, maar er wordt wel verwacht dat de UR ze behandelt.

Samengevat nieuwe voorstel werkwijze UR:

Overlegvergadering > aansluitend Agendaoverleg met de hele raad > evt. topic vergadering> commissie vergadering> interne vergadering. De voorzitter wil overgaan tot stemmen, 2 stemmen tegen en 13 voor het nieuwe vergadervoorstel. De commissievergaderingen worden vooralsnog gehandhaafd, maar kunnen vaak efficiënter en korter. Poorthuis vraagt naar de rol van de voorzitter. Kan hij meediscussiëren of gaat het om alleen om technisch voorzitterschap. Lagendijk is van mening dat een voorzitter moet meediscussieëren. Dit nieuwe voorstel wordt verder uitgewerkt en doorgestuurd door de griffier en voorzitter. De komende drie maanden wordt er volgens deze opzet vergaderd, gevolgd door een evaluatie in juni.

7. Aantrekkelijker maken medezeggenschap UR 09-082

Van Alsté geeft toelichting op het stuk. In essentie is de belangstelling om voor de URaad te werken te gering. Daarom pleit Pro-UT voor een verhoging van 10% van het salaris. Geld zou een middel kunnen zijn om geïnteresseerden te prikkelen en over de streep te halen. Al die extra inspanningen zouden dan extra beloond worden. Stekkinger stelt de vraag of je met deze prikkel de juiste mensen op de post krijgt. De voorzitter stelt voor om de stemmen te tellen: 5 voor, 7 tegen en 4 leden onthouden zich van stemmen. Voorstel wordt verworpen.

Ziehmer wil een ander voorstel indienen om medezeggenschap aantrekkelijker te maken. Het zou voor EU-studenten interessant worden als deze groep in aanmerking komt voor studiefinanciering. Hiervoor moeten ze een arbeidsverklaring van 32 uur per maand kunnen aantonen. Deze verklaring zou bijvoorbeeld afgegeven kunnen worden door de griffie. Hoogerdijk is niet tegen dit voorstel, maar hij vind extra geld geen goede prikkel voor dit werk. Studenten zijn niet in loondienst, maar krijgen een maandelijkse vergoeding voor hun werkzaamheden. Ziehmer gaat dit voorstel als schriftelijke rondvraagpunt in brengen bij het CvB.

8. Gedragscode e-mail en internetgebruik UR 09-086

Dit agendapunt wordt nu niet behandeld en gaat daarmee van de agenda af.

9. Topsport- en cultuurregeling UR 09-085

Deze Topsport- en Topcultuurregeling zijn ook in commissie WAR behandeld en daar is een positief advies uitgebracht. Op advies van commissie OOS heeft het college een nieuw voorstel ingediend. De UR vindt het een goed stuk en stemt hier mee in. Dam zal een conceptbesluit hiervoor opstellen.

10. Tijdschema opleiding Risicomanagement UR 09-079

Ter informatie. Punt gaat van de agenda af.

11. Opheffen Telematica: schriftelijke evaluatie UR 09-081

Ter informatie. Punt gaat van de agenda af.

12. Schriftelijke Rondvraagpunten

Naamswijziging Electrical Engineering moet ter instemming voorgelegd worden aan de UR.

Van Alsté plaatst zijn kanttekening bij de Engelse naamswijzingen van UT-opleidingen.

Nederlandstalige Bacheloropleidingen met een Engelstalige naam zouden mogelijk tot verwarring kunnen leiden bij studenten. Er lijkt geen duidelijk beleid of structuur te zijn in dit soort naamswijzigingen. Er moet beleid zijn dat ook consequent doorgevoerd wordt en in het kader van de Branding past. Ziehmer ziet de positieve kanten van deze Engelse naamswijzigingen. Volgens hem zou vooral Duitse studenten aanspreken.

De voorzitter peilt bij de UR-leden of er belangstelling is voor een nieuw voorstel Tenure Track en het vervroegd recht tot promotie. De UR is in principe geïnteresseerd in dit nieuwe voorstel.

Met betrekking tot het boekje Route ‘14 is het Telgenkamp opgevallen dat de tekstwijzigingen waar overeenstemming over was in de overlegvergadering niet toegepast zijn. Alles was in principe afgekaart en nu zie je deze veranderen niet meer terug. Telgenkamp verbaast zich hierover. Punt wordt meegenomen in de schriftelijke rondvraagpunten. Pouw wil weten hoe het staat met de Engelse vertaling van Route ’14.

14. Sluiting

De voorzitter sluit om 11.40 uur de vergadering.

*****