Boer, L. de, Breng structuur aan in het proces, interview for BIZZ, Dutch magazine for SME’s, 2001 (interview)

Beslissen kan beter Uiteindelijk neemt in uw onderneming maar één persoon de beslissingen, en dat bent u. Maar beslissen kan beter. Wie structuur aanbrengt in zijn beslissingen, kan achteraf ook makkelijker zijn keuzes verantwoorden of uitleggen. En - zo nodig - achterhalen waar het mis ging. Paulien Bakker

Uw magazijn dijt steeds meer uit, zoals het hoort bij een groeiende onderneming. Zo langzamerhand vraagt u zich af of u het magazijn zelf moet blijven bevoorraden en hoe u daarin dan structuur kunt aanbrengen. Het alternatief is uit handen geven. Dat is weliswaar een stuk duurder, maar scheelt u veel tijd en werk. Of kiest u ervoor intern het magazijn te laten beheren door iemand in uw bedrijf?

Hoofdrekenen
Beslissen is net als hoofdrekenen. Simpele sommetjes doet u moeiteloos uit het hoofd. Maar zodra de vraag iets ingewikkelder wordt, heeft u hulp nodig. Zeker bij beslissingen voor de langere termijn. Beslissingen worden namelijk op drie verschillende niveaus genomen; op operationeel (de dagelijkse beslissingen: wel of niet meer pennen bestellen), tactisch (voor de middellange termijn: hoe richten we het magazijn in?) en strategisch niveau (magazijn zelf blijven doen of uitbesteden?). Strategische beslissingen beïnvloeden uw bedrijfsvoering de komende drie tot vijf jaar en zijn vaak complexer. Het zijn beslissingen die extra aandacht vergen en waarvan de gevolgen niet meteen zijn te overzien.

Beslissingsproces
In de universitaire wereld houden hele onderzoeksscholen zich bezig met beslissen. Luitzen de Boer van de Universiteit Twente is zo’n beslissingsdeskundige. Hij doet onderzoek naar beslissen op het gebied van inkoop. De Boer stelde onlangs zelf een klein beslissingsboompje op, bij de aankoop van een huis. "In een ongestructureerde discussie krijgt vaak één criterium de overhand. Andere criteria worden uit het oog verloren. Of mensen praten volledig langs elkaar heen, omdat ze gericht zijn op één criterium, voor ieder anders. Een beslissingsboom brengt het gehele besluitvormingsproces in kaart." De Boer bouwt momenteel aan een model om het optimale aantal aanbieders bij een aankoop te bepalen. Met het opstellen van een beslissingsmodel maakt u uw beslissingsproces zichtbaarder. Hoe u tot een beslissing bent gekomen, is dan ook na te gaan voor derden. En u kunt achteraf terugzien hoe u tot uw beslissing bent gekomen. Een gestructureerd besluitvormingsproces kent daarom drie fases: beeldvorming, oordeelvorming en daarna de besluitvorming.

Ongebruikelijke oplossingen

De eerste stap is een goede definitie van het probleem. Luitzen de Boer: "We zijn geneigd in bestaande kaders te denken en direct naar bekende oplossingen te grijpen. Maar neem eerst eens een stap terug: waar ligt het probleem?" Hoewel computerprogramma’s u kunnen ondersteunen bij het nemen van beslissingen, staat u op dit punt alleen. Door discussies met anderen of door zelf van een afstand naar het probleem te kijken, komt u tot een heldere verwoording.

U heeft bijvoorbeeld een bouwbedrijf en uw personeel komt naar u toe met het verzoek een nieuwe voorman aan te nemen. U kunt onmiddellijk een advertentie opstellen, maar verstandiger is het u af te vragen of een nieuwe voorman inderdaad nodig is. Functioneert de huidige niet? Of neemt hij te veel taken op zich die eigenlijk niet bij een voorman horen? Stap twee is het verzamelen van mogelijke oplossingen. Net als bij een brainstorm geldt dat u eerst de oplossingen formuleert en ze pas dan evalueert. In eerste instantie schieten u vooral oplossingen te binnen die u het laatst heeft gebruikt. Als u wat verder denkt, komt u tot minder gebruikelijke wegen. U voorkomt zo dat u voor ieder probleem dezelfde oplossing aandraagt. Dat u bijvoorbeeld iedere keer dat een werknemer klaagt over te hoge werkdruk, op zoek gaat naar nieuw personeel, in plaats van zich af te vragen wat de oorzaak van die hoge werkdruk is. Misschien is met een andere indeling van werkzaamheden wel veel aan efficiëntie te winnen.

Nieuwbouw
Stap drie: het opstellen van de beoordelingscriteria. Bij het beoordelen van de alternatieven heeft u criteria nodig waarop u de varianten beoordeelt. Deze criteria hoeven niet meteen in geld uit te drukken te zijn. Bij het aannemen van een nieuwe voorman, bijvoorbeeld, kunnen ook emotionele aspecten als ‘maakt goede eerste indruk’ belangrijk voor u zijn. Luitzen de Boer: "Hoe beoordelen we mogelijke oplossingen? In de praktijk verloopt dit proces vaak impliciet, maar daardoor kun je ook niet overleggen met anderen of terugredeneren hoe je tot een bepaalde keuze bent gekomen." Door naar stap vier. Stel vast hoe zwaar ieder criterium weegt. Als uw nieuwe bedrijfslocatie per openbaar vervoer bereikbaar moet zijn, vallen gebouwen op industrieterreinen af. Wellicht wilt u dit jaar nog veel investeren en kiest u daarom voor nieuwbouw. Grond kopen is echter moeilijk binnen de stad. Het is aan u om aan te geven hoe belangrijk dat voor u is. Het opstellen en wegen van de criteria is in feite belangrijker dan de uiteindelijke beoordeling. Als u eenmaal weet wat u wilt en waarom, kunt u gemakkelijker de oplossing vinden. Stap vijf is simpelweg matchen. Aan de hand van uw criteria loopt u de lijst alternatieven na en kijkt u welk alternatief het hoogst scoort. Als u in de voorgaande stappen echt alle belangrijke criteria in kaart heeft gebracht, zult u zich waarschijnlijk goed in de uitkomst kunnen vinden. Het is aan te raden uw lijstjes te bewaren als u denkt in de toekomst vaker voor dezelfde beslissing te staan. Stel dan in een draaiboek vast hoe u tot uw beslissing bent gekomen, zodat u dat de volgende keer weer kunt gebruiken.

Beslissen per computer

Er is ook beslissingsondersteunende software te koop. Decide Wise in Amsterdam is toonaangevend op dat gebied in Europa. De computerprogramma’s van Decide Wise hebben veel weg van uw Excel- of Word-programma. In de computer voert u in welke criteria van belang zijn en welke alternatieven er zijn. Het programma berekent welke optie het hoogst scoort.

Het computerprogramma kent een multiple choice-evaluatiemethode en de mogelijkheid twee alternatieven te vergelijken. Er kunnen ook randvoorwaarden worden ingesteld die bij de eindevaluatie apart worden meegenomen. Decide Wise ontwikkelde kort geleden een speciaal programma voor het mkb: Decysion® Light. Het zal voor ongeveer ƒ 2.450,- (exclusief BTW) te koop zijn. Decide Wise-oprichter Jules Vos: "We gebruiken het programma zelf ook. We hebben er bijvoorbeeld een personeels-beoordelingssysteem aan gekoppeld." Het bedrijf voerde allerlei criteria in om het functioneren van medewerkers te beoordelen. Medewerkers krijgen zo’n uitdraai ieder half jaar voorgelegd en geven aan hoe zij menen daarop te hebben gescoord. Twee collega’s doen hetzelfde voor die medewerker en de uitkomsten worden vergeleken. Zo ontstaat er een gestandaardiseerde methode. In de toekomst wordt beslissen nog makkelijker. Dan zullen databases via internet te koppelen zijn aan beslissingssoftware."