“Operations Research ter ondersteuning van inkoop. Ontwerp van een gereedschapskist voor leveranciersselectie”


Dit proefschrift handelt over de mogelijke toepassing van methoden en technieken uit de Besliskunde (ook wel Operations Research of Operationele Research genoemd) in inkoopsituaties. In het bijzonder beschouwen we de toepassing van besliskundige methoden en technieken bij de keuze van de leverancier.


In hoofdstuk I bespreken we de achtergrond van en de aanleiding voor het proefschrift. We laten zien dat de inkoopfunctie reeds een belangrijke invloed uitoefent (zowel direct als indirect) op het functioneren en de prestaties van organisaties. Bovendien betogen we dat diverse internationale ontwikkelingen in de industrie en de overheid de inkoopbesluitvorming verder zullen compliceren en dat ontwikkelingen op het niveau van de strategie en structuur van individuele ondernemingen en organisaties dit verder zullen versterken. Gebruikmakend van het besturingsparadigma van De Leeuw beargumenteren we dat van de vier noodzakelijke voorwaarden voor effectieve besturing van het inkoop-’systeem’, de voorwaarde aangaande de beschikbaarheid van een model van het systeem en de situatie niet voldoende is ingevuld. Ten derde laten we zien dat de onderwaardering van de inkoopfunctie gedurende de 50-er, 60-er en 70-er jaren de ontwikkeling van dergelijke (beslis-)modellen voor inkoop in de weg heeft gestaan. Tegen deze achtergrond concluderen we aldus dat het nuttig is de ontwikkeling en de toepassing van beslismodellen voor inkoop te onderzoeken.


In hoofdstuk II definiëren we in meer specifieke zin het doel van het proefschrift als ‘het bijdragen aan de verdere professionalisering van de inkoopfunctie en met name van de inkoopbesluitvorming’. De specifieke onderzoeksprodukten worden gedefinieerd als bruikbare, expliciete beslismodellen welke kunnen dienen als hulpmiddel bij het nemen van inkoopbeslissingen. Veelal wordt voor een beslismodel in dat verband de vergelijking met een gereedschap gemaakt. Een bijbehorende gereedschapkist (een overzichtsmodel) moet de koppeling verzorgen tussen verschillende inkoopsituaties en de bijbehorende (groepen van) beslismodellen. De verschillende schappen in de gereedschapkist vertegenwoordigen verschillende inkoopsituaties en bevatten voor deze situaties geschikte gereedschappen.


Hoofdstuk III is gewijd aan besluitvorming en het ondersteunen van besluitvorming. Gegeven de doelstelling van het onderzoek stellen we dat van de verschillende ‘scholen’ en stromingen in de literatuur op het gebied van besluitvorming, de zogenaamde ‘prescriptieve benadering’ bij uitstek aansluit bij het onderzoek in dit proefschrift. De ‘normatieve benadering’ en de ‘descriptieve benadering’ beschouwen respectievelijk hoe beslissingen genomen zouden moeten worden en hoe ze daadwerkelijk genomen worden. De prescriptieve benadering richt zich op de vraag hoe besluitvorming in de praktijk verbeterd kan worden. Bovendien (in tegenstelling tot de normatieve benadering) beschouwt de prescriptieve benadering alle fasen in het besluitvormingsproces en niet alleen de uiteindelijke keuze-fase. Gebaseerd op de prescriptieve benadering ontwikkelen we een raamwerk waarmee we (in het volgende hoofdstuk) de besluitvorming in de inkoop kunnen analyseren en karakteriseren. Tenslotte definiëren we het begrip beslismodel vanuit het perspectief van de descriptieve benadering.

In hoofdstuk IV analyseren we inkoopbesluitvorming aan de hand van het raamwerk ontwikkeld in het vorige hoofdstuk. Nadat we eerst ook het begrip inkoop zelf hebben gedefinieerd concluderen we dat verschillende gebieden en niveaus van inkoopbeslissingen kunnen worden onderscheiden. Op de eerste plaats kunnen beslissingen worden gerelateerd aan de verschillende activiteiten in inkoopprocessen. Vervolgens kunnen we onderscheid maken tussen inkoopbeslissingen en inkoopmanagementbeslissingen. Een derde onderscheid kan aangebracht worden tussen initiële beslissingen en daaropvolgende ‘verbeteringsbeslissingen’. Voorafgaand aan het verdere verloop van het onderzoek dienen we een afbakening te maken in termen van de inkoopbeslissingsgebieden en –niveaus. Op basis van diverse overwegingen concluderen we dat leveranciersselectie een relevante en passende afbakening vormt. In de volgende stap hanteren we het in hoofstuk III ontwikkelde raamwerk bij de analyse van de literatuur aangaande leveranciersselectie. De analyse laat zien dat leveranciersselectie beslissingen sterk kunnen verschillen in termen van de aard en het niveau van complexiteit. Bovendien varieert ook de impact van deze beslissingen en dit bepaalt mede de wijze waarop het beslissingsproces wordt ingericht en doorlopen. Op basis van de analyse concluderen we dat we verschillende (typen) beslismodellen nodig hebben ter ondersteuning van de besluitvorming in verschillende leveranciersselectie-situaties. Het gehele arsenaal aan gereedschappen dient te kunnen omgaan met verschillende vormen en niveaus van complexiteit terwijl het gebruik van de gereedschappen tevens praktisch moet blijven in relatie tot het belang van de aankoop.


In hoofstuk V analyseren we de literatuur met betrekking tot de reeds beschikbare beslismodellen voor leveranciersselectie. De hoofdconclusie is dat tot dusverre onderzoekers op het gebied van Inkoopmanagement en Besliskunde zich voornamelijk hebben gericht op een-dimensionale (kwantitatieve) en compensatorische beslismodellen voor de uiteindelijk keuze-fase in het leveranciersselectieproces. Van de beschikbare modellen noemen we in deze samenvatting kort de hoofdcategorieën. Zogenaamde Categorical Models en Neurale Netwerk toepassingen zijn keuze-modellen waarbij de onderliggende beslisregels (afwegingen) echter impliciet blijven. Cost-ratio, Total Cost of Ownership (TCO) en Decision Analysis modellen bevatten uitsluitende kwantitatieve (financiële) criteria. Zogenaamde Linear Weighting modellen hanteren volledig compensatorische beslisregels. Tenslotte bevatten de toepassingen van Mathematisch Programmeren, Cluster Analysis en DEA ook uitsluitend kwantitatieve criteria. Zeer weinig bestaande beslismodellen voor leveranciersselectie ondersteunen de fasen voorafgaand aan de uiteindelijke keuze: de probleemdefinitie en de voorselectie van acceptabele leveranciers. In het voorgaande hoofdstuk concludeerden we echter dat deze fasen wel degelijk ook in aanmerking komen voor ondersteuning.


Hoofdstuk VI bevat de resultaten van een uitgebreide doorlichting van de Besliskunde- literatuur op de aanwezigheid van mogelijk nuttige beslismodellen voor leveranciersselectie. Samengevat concluderen we dat de Besliskunde-literatuur veel nuttige methoden en technieken bevat die tot dusverre niet in leveranciersselectie zijn toegepast. Op de eerste plaats troffen we verschillende beslismodellen en technieken aan die gebruikt kunnen worden bij de fase van probleemdefinitie in leveranciersselectie. Dergelijke modellen kunnen ondersteuning bieden bij het nader onderzoeken van de noodzaak tot selectie, het genereren van mogelijke alternatieve oplossingen of het formuleren en evalueren van selectie-criteria. Bovendien vonden we ook voor de uiteindelijke keuzefase in leveranciersselectie diverse beslismodellen met eigenschappen die niet of nauwelijks aanwezig waren in de reeds bestaande keuzemodellen voor leveranciersselectie. Enkele van deze eigenschappen zijn: gebruik van non-compensatorische beslisregels, groepsbesluitvorming en omgaan met vage en onnauwkeurige informatie. Al met al concluderen we dat het Besliskundig kennisbestand nog veel nuttige, aanvullende beslismodellen voor leveranciersselectie bevat. Deze modellen zullen samen met de reeds bestaande modellen worden ondergebracht in de gereedschapkist.


Hoofdstuk VII is gewijd aan de ontwikkeling van deze gereedschapkist voor leveranciersselectie zoals gedefinieerd in de doelstellingen van het onderzoek. Het ontwikkelingsproces volgt vier fasen. In de eerste fase definiëren we uitgangspunten en ontwerpspecificaties. De uitgangspunten omvatten fundamentele aannamen over de factoren die de keuze van een beslismodel in een bepaalde inkoopsituatie bepalen en de karakteristieken van de situaties waarin de gereedschapkist gebruikt kan worden. De ontwerpspecificaties geven de gewenste functionaliteit en karakteristieken van de gereedschapkist aan. In de tweede stap brengen we (hoofd-)compartimenten aan in de (dan nog lege) gereedschapkist. Deze compartimenten vertegenwoordigen verschillende typen leveranciersselectie-situaties en tegelijkertijd verschillende niveaus van complexiteit en belang van de situatie. Binnen ieder hoofdcompartiment construeren we vervolgens sub-compartimenten welke overeenkomen met de verschillende fasen in een leveranciersselectieproces: probleem definitie, formulering van criteria, kwalificatie van acceptabele leveranciers en uiteindelijke selectie. We bespreken tevens hoe de onderverdeling in sub-compartimenten gebruikt kan worden om leveranciersselectieprocessen te plannen en organisatorisch in te bedden. Tenslotte wijzen we de in hoofdstuk V en VI in kaart gebrachte beslismodellen (de ‘gereedschappen’) toe aan de verschillende sub-compartimenten in de gereedschapkist. Hiermee zijn voor de diverse fasen in verschillende leveranciersselectie-situaties passende beslismodellen geidentificeerd.


Hoofdstuk VIII behandelt de vraag hoe het nut en de bruikbaarheid van de gereedschapkist en de beslismodellen erin kan worden gemeten. In feite betreft de discussie drie methodologische aspecten. Ten eerste definiëren we na studie van de literatuur over methodologie de te hanteren criteria bij het evalueren van de beslismodellen. Op de tweede plaats beschouwen we de mogelijke onderzoeksstrategieën. Gegeven het doel van het onderzoek concluderen we dat een zogenaamde (pre-test post-test) experimentele aanpak het meest passend is. Tenslotte schenken we aandacht aan de validiteit en de betrouwbaarheid van de gekozen onderzoeksaanpak en resultaten die eruit voort zullen vloeien.


In hoofdstuk IX beschrijven we in detail de praktische toepassing van de gereedschapkist in vier experimenten gebaseerd op vier verschillende in de praktijk reeds doorlopen leveranciersselectie-trajecten (cases). In de experimenten reconstrueren we dus reeds genomen leveranciersselectie-beslissingen en doorlopen deze opnieuw, echter nu met behulp van de gereedschapkist.

Het eerste experiment vond plaats bij de Grolsche Bierbrouwerij Nederland B.V. De case betrof de kwalificatie van leveranciers van flessen. Consultatie van de gereedschapkist voor deze situatie resulteerde in de identificatie van een aantal voor de case geschikt geachte beslismodellen. Deze beslismodellen werden vervolgens uitgevoerd. De zogenaamde WWS-analyse werd gebruikt om de noodzaak voor het kwalificeren van de leveranciers expliciet uiteen te zetten en te analyseren. Vervolgens gebruikten we Brainstorming en de zogenaamde Rough Sets methode om kwalificatie-criteria te genereren en evalueren. Tenslotte werden de AHP en Promethee methoden gebruikt om de kwalificatie daadwerkelijk uit te voeren.

Het tweede experiment werd uitgevoerd bij Honeywell Combustion Control Center Europe en handelde over de kwalificatie van een tweede leverancier voor spoelen. In dit experiment werd de zogenaamde Value Focused Thinking methode gebruikt om de noodzaak voor deze tweede leverancier grondig te analyseren. Vervolgens gebruikten we wederom Brainstorming om kwalificatie- en selectie criteria te identificeren. Tenslotte pasten we de zogenaamde SMART methode toe om de kwalificatie uit te voeren en gebruikten we een Goal Programming model om het ordervolume te verdelen over de (twee) leveranciers.

Het derde experiment werd uitgevoerd bij het Facilitair Bedrijf van de Universiteit Twente en betrof de aankoop van een nieuwe telefooncentrale. Raadpleging van de gereedschapkist voor deze situatie resulteerde in eerste instantie in het gebruik van de WWS-analyse ter beoordeling van de noodzaak tot de aanschaf (en de daarmee gepaard gaande leveranciersselectie). Vervolgens werden Brainstorming en de zogenaamde ISM-methode gebruikt om selectie-criteria te identificeren en te analyseren. Tenslotte werd een AHP model gebruikt om de uiteindelijke selectie uit te voeren.

Het vierde experiment vond plaats bij het Centraal Militair Hospitaal in Utrecht. De case had betrekking op de aanschaf van een verwarmingskast voor dekens. Opnieuw werden op basis van de gereedschapkist een aantal beslismodellen geidentificeerd en toegepast. De zogenaamde FFA-analyse werd uitgevoerd om mogelijke alternatieven voor de aankoop te genereren. Brainstorming werd opnieuw gebruikt om selectie-criteria te identificeren. Tenslotte werd een zogenaamd Linear Assignment model gebruikt bij de uiteindelijke selectie op deze criteria.


In hoofdstuk X besteden we uitgebreid aandacht aan de evaluatie van het gebruik van de gereedschapkist in de experimenten. De evaluatie kwam tot stand door middel van (gestructureerde) interviews met de bij de experimenten (en oorspronkelijke cases) betrokken inkopers cq. beslissers. De structuur van de interviews werd gevormd door de te hanteren criteria voor de evaluatie van de gereedschapkist zoals gedefinieerd in hoofdstuk VIII. In alle fasen van de diverse experimenten, beschouwden de inkopers de concrete uitkomsten of resultaten van de beslismodellen als acceptabel en nuttig. Wat betreft de aggregatie en bewerking van informatie in de modellen gaven de inkopers aan dat alleen de modellen voor ondersteuning van de fase van probleemdefinitie in leveranciersselectie meer uitleg en structuur behoefden. De evaluatie gaf aan dat de beslismodellen in de experimenten in voldoende mate gebruik maakten van de beschikbare informatie en voldoende ruimte boden voor de inbreng van (verschillende) meningen. Bovendien beschouwden de inkopers de beslismodellen als voldoende flexibel en de vereiste inspanningen en investeringen voor het gebruik ervan werden als te rechtvaardigen beoordeeld. Echter, niet alle beslismodellen werden voldoende gebruikersvriendelijk bevonden. Tenslotte liet de evaluatie zien dat de inkopers betrokken bij de experimenten van mening waren dat de beslismodellen een bijdrage leverden aan de ‘beslissingsvaardigheden’ van de betrokkenen alsmede de communicatie over en de rechtvaardiging van de beslissingen.


In hoofdstuk XI trekken we algehele conclusies over het onderzoek.

Op de eerste plaats concluderen we dat de in het proefschrift ontwikkelde gereedschapkist bruikbare en brede ondersteuning kan bieden bij leveranciersselectie. Meer specifiek geformuleerd: de gereedschapskist kan ondersteuning bieden in de verschillende fasen van het leveranciersselectie-proces in verschillende (typische) inkoopsituaties. De bruikbaarheid van de gereedschapkist omvat meerdere dimensies. De kist kan de inkoper ondersteunen in het genereren en evalueren van alternatieven voor het kiezen van een (of meer) leverancier(s) en de hierbij gehanteerde criteria. De gereedschapkist kan ook bijdragen aan een meer transparant, objectief en consistent besluitvormingsproces en kan tevens helpen bij het effectief benutten van de beschikbare informatie. De inkoper kan de gereedschapkist ook gebruiken bij het verbeteren van de rechtvaardiging van en de communicatie over de leveranciersselectie. Bovendien stelt de gereedschapkist de inkoper in staat dit te bereiken tegen te rechtvaardigen kosten. Tevens concluderen we dat het gebruik van de gereedschapkist niet beperkt is tot bepaalde inkooppakketten of soorten industrieën en sectoren.

Ten tweede concluderen we dat beperkt herontwerp de gereedschapkist verder zou kunnen verbeteren. In bepaalde beslismodellen voor de fase van probleemdefinitie zou meer structuur kunnen worden aangebracht en aanvullende aanwijzingen voor het praktisch toepassen van gereedschapkist zouden kunnen worden toegevoegd. Een mogelijke invulling van laatstgenoemde aspect is overigens reeds in de bijlage van dit proefschrift aangegeven.

Op de derde plaats concluderen we dat voor een effectief en zelfstandig gebruik van de gereedschapkist een (beperkte) training van de inkopers nodig is om deze bekend te maken met enkele basisbegrippen en concepten uit de Besliskunde. Tevens is een bescheiden investering in software benodigd.

Tenslotte concluderen we dat het proefschrift ‘en passant’ enkele nuttige wetenschappelijke bijproducten heeft opgeleverd. Het proefschrift voorziet in een uitvoerig en state-of-the-art overzicht van bestaande beslismodellen voor leveranciersselectie in de literatuur en levert een nieuwe manier voor het modelleren van inkoopprocessen en beslissingen. Bovendien, het in dit proefschrift geintroduceerde Leverancier-Selectie-Beslissings-Ontkoppelings-Punt concept, kan ook buiten de inkoop gebruikt worden bij de ondersteuning van besluitvorming in andere managementgebieden. Tenslotte vormen de in het proefschrift beschreven experimenten een nuttige aanvulling op de gevestigde onderzoektradities in de Besliskunde en met name op het gebied van de Multi-Criteria Decision Making.