Onlangs sprak ik een accountmanager van een grote, bekende uitzendorganisatie, die mee deed met een e-reverse auction die door een grote vervoersorganisatie werd gehouden. Kan ik een naam onthullen? Ach, jawel, het ging om Deutsche Post die een e-reverse auction voor het inkooppakket ‘tijdelijk personeel’ hield. Tijdens de e-reverse auction kon geboden worden op verschillende percelen van het inkooppakket, die per land waren georganiseerd. De uitzendorganisatie in kwestie had al een beetje opgekeken tegen deze eigentijdse wijze van zaken doen, maar het kon niet anders: ze moest wel meedoen. Mijn mond viel letterlijk open van verbazing toen ik hoorde hoe Deutsche Post deze uitzendorganisatie benaderde. Nadat de eerste biedingen voor diverse percelen door de uitzendorganisatie waren ingediend, begon het al. Links en rechts vlogen de meldingen over het scherm: ‘You have to bid lower in Portugal!’, ‘If you don’t bid lower, you will lose this business opportunity!’ en meer van dat soort leveranciersvriendelijke meldingen. Uiteraard schoten deze meldingen bij de uitzendorganisatie in het verkeerde keelgat. Daarenboven merkte de uitzendorganisatie ook nog dat Deutsche Post -via het oude en bekende telefonische circuit- contact zocht met medewerkers binnen de uitzendorganisatie, om die nog even snel te beïnvloeden. U zult begrijpen dat deze uitzendorganisatie het meteen had gehad met e-reverse auctions. Maar pas even op om Deutsche Post nu direct leveranciersonvriendelijk te noemen. De e-reverse auction werd namelijk begeleid door een adviesorganisatie, die ook e-reverse auction services aanbiedt. Het kan dus ook aan hen liggen. (Intern heb ik het even gecheckt: wij waren het niet…)
Het bovenstaande verhaal onderstreept het belang om netjes om te gaan met e-reverse auctions. En op de vraag wat dan netjes is, geeft de Duitse zusterorganisatie van Nevat richtlijnen (www.argez.de/6-Zulieferforum.htm). Ik heb ze bekeken en moet ze absoluut complimenteren voor hun goede bedoelingen. Er zijn echter wel wat kanttekeningen. Zo wordt gesteld dat bij alle leveranciers bekend moet tegen wie zij tijdens de e-reverse auction opbieden. Dat gaat mij toch iets te ver. Natuurlijk moet je garanderen dat iedere bieder een échte en serieuze bieder is, en niet de receptioniste van de inkopende organisatie die biedingen (‘phantom bids’) indient om de marktwerking te stimuleren. Als de leveranciers weten dat alle bieders serieuze partijen zijn, weten zij meer dan genoeg: alle namen is dan beslist te veel.
Ook stellen de richtlijnen dat de tijdsduur van de veiling niet verlengd mag worden. Ook daar word ik niet gelukkiger van. Immers, als 1 minuut voor sluitingstijd nog een scherpe bieding wordt gedaan, is het uitermate zinvol om de andere leveranciers nog de gelegenheid te geven om te reageren en de duur van de e-reverse auction met bijvoorbeeld 10 minuten te verlengen. En dat kan best een paar keer achter elkaar gebeuren. Pas als ook in de laatste 5 minuten geen nieuwe biedingen zijn ontvangen, wordt de e-reverse auction gesloten.
De laatste richtlijn waar ik mijn twijfels bij heb, is dat elke e-reverse auction tot een contract of bestelling moet leiden. Tja, da’s uiteraard het beste voor de leveranciers, maar ik vind het ook erg goed verdedigbaar om soms geen contract of bestelling te plaatsen, mits je op voorhand kraakhelder hebt gecommuniceerd wanneer er wel en wanneer er geen contract of bestelling uit voortkomt.
Hoe het ook zij, er liggen nu richtlijnen, die u als basis kunt gebruiken zodra u een e-reverse auction houdt. Daar dient u zich dan aan te houden. De leveranciers, verenigd in de Duitse organisatie, willen namelijk een ‘arbitration board’ instellen, voor het geval u zich er niet aan houdt. Als er ooit zo’n ‘board’ in Nederland zou komen, zou ik daar graag een tijdje in deelnemen: leuk en leerzaam, en bovendien ben ik benieuwd wie van u ik tegenkom.