Best practices voor contractbeheer voor inkoop
Carolina Belotti Pedroso en Martin Beaulieu
Over de hoofdauteur
Carolina Belotti Pedroso is universitair docent Healthcare Procurement & Purchasing aan de Universiteit Twente. Ze heeft ervaring met de volgende onderwerpen: Zorginkoop, Overheidsopdrachten, Value-based Healthcare en Healthcare Innovation.
Korte samenvatting
Contractbeheer is een cruciaal onderdeel van het inkoopproces en heeft een aanzienlijke invloed op de algehele prestaties. Het bereiken van betere prestaties op het gebied van contractbeheer kan worden vergemakkelijkt door de implementatie van best practices. Deze best practices zijn echter nog niet volledig gekarakteriseerd, met name binnen de gezondheidszorg, die voor unieke uitdagingen staat in vergelijking met andere sectoren. Het doel van deze studie is om de best practices te identificeren die worden toegepast in de contracteringsprocessen van zorgorganisaties. De gegevens werden verzameld door middel van casestudy-onderzoek waarbij 15 zorgorganisaties uit verschillende regio's over de hele wereld betrokken waren. De bevindingen presenteren best practices voor elke stap van het contracteringsproces en benadrukken de cruciale rol van enablers bij het ondersteunen van de invoering van deze praktijken.
Uitgebreide samenvatting
Deze studie onderzoekt de best practices voor inkoopcontractbeheer van geneesmiddelen, medische benodigdheden en apparatuur in de gezondheidszorg. De onderzoekers analyseerden gegevens die waren verzameld bij verschillende zorgorganisaties in Europa, Noord-Amerika, Brazilië en Nieuw-Zeeland om een best practices-model voor inkoopcontractbeheer te genereren. Het voorgestelde definitieve model kan organisaties in de zorgsector helpen de kosten te verlagen en de efficiëntie van het beheer van inkoopcontracten te maximaliseren.
Er werden verschillende best practices geïdentificeerd die de beste resultaten opleveren. Deze praktijken verschillen van die welke over het algemeen door de meerderheid van de respondenten worden genoemd. Uit het onderzoek bleek dat een best practice superieure prestaties moet aantonen. De best practices werden vervolgens vergeleken met de bestaande praktijken van partnerorganisaties om een natuurlijke relatie tussen procesgeleiding en de verkregen resultaten te detecteren.
Het artikel bespreekt verschillende best practices op het gebied van zorginkoop op basis van de wereldwijde gegevens die zijn verzameld bij zorgorganisaties. Hier zijn enkele van de best practices bij de inkoop van gezondheidszorg:
1. Voer een kansbeoordeling uit: Voer een uitgebreide studie uit naar de behoeften en vereisten voordat u de leveringsstrategie ontwikkelt.
2. Uitgavenanalyse: Onderzoek welke leveranciers uitgaven ontvangen. Voer een diepgaande analyse uit van de gebruikte producten om mogelijkheden voor kostenreductie te identificeren.
3. Voer een analyse van de aanbodmarkt uit: Bestudeer de aanbodmarkt om beschikbare leveranciers en nieuwkomers te identificeren, met als doel het concurrentievermogen tussen leveranciers te verbeteren. Evalueer en rangschik de best presterende leveranciers.
4. Ontwikkel een inkoopstrategie: Beperk de omvang van commissies door alleen klinische leiders erbij te betrekken. Gebruik deze commissies om de strategie te valideren die door supply managers is geformuleerd.
5. Een Request for Proposal (RFP) of Request for Quotation (RFQ) uitgeven en onderhandelen: Organiseer industriële bezoeken voor leveranciers die betrokken zijn bij het aanbestedingsproces voordat u een RFQ uitbrengt.
6. Prestaties implementeren en beheren: Zorg ervoor dat het informatiesysteem rechtstreeks is geïntegreerd met het besturingsprogramma.
De best practices zijn afgeleid van succesvol contractmanagement in verschillende wereldwijde zorgorganisaties. Deze praktijken zijn niet universeel; De internationale reikwijdte benadrukt dat effectieve praktijken uit verschillende omgevingen kunnen voortkomen. Managers moeten niet simpelweg de best practices van andere organisaties kopiëren, maar de best practices beoordelen en aanpassen die aan hun behoeften voldoen.
Aanvullend/verder lezen
· Link naar het artikel (vrij beschikbaar): https://www.inderscienceonline.com/doi/abs/10.1504/IJPM.2024.138361
· LinkedIn: Klik op deze link
· Website: https://www.utwente.nl/en/bms/el-ips/