Datenschutzerklärung

Der umgang mit ihren Daten bei der Universität Twente

Der Datenschutz hat für die Universität Twente höchste Priorität. In dieser Datenschutzerklärung wird unser Umgang mit Ihren persönlichen Daten erläutert. Grundlage sind das niederländische Datenschutzgesetz (Wbp, Wet bescherming persoonsgegevens) sowie die EU-Verordnung General Data Protection Regulation (GDPR) ; diese gilt ab dem 25. Mai 2018 anstelle des Wbp. Informationen auf Deutsch: https://dsgvo-gesetz.de

Diese Datenschutzerklärung ist auf Informationen anwendbar, die in automatisierten Systemen innerhalb der Universität gesammelt und verarbeitet werden. Dazu zählen auch die Internetseiten der Universität Twente. Die Datenschutzerklärung ist nicht auf Internetseiten anwendbar, auf denen die Universität Twente zwar erwähnt wird, deren Inhalt sie jedoch nicht direkt beeinflussen kann.

Speicherung Ihrer persoönlichen Daten

Die Universität Twente speichert personenbezogene Daten, wenn diese für die Erbringung von Dienstleistungen, die Durchführung von Buchungen, die Erteilung von Informationen oder die Gewährung von Zugang notwendig sind. Die von uns gesammelten Daten sind immer auf den angegebenen Zweck abgestimmt; das bedeutet, dass wir nur so viele Daten sammeln, wie es für diesen Zweck erforderlich ist. Wir können Daten über die folgenden Personenkategorien sammeln:

  • Studenten
  • Mitarbeiter, eingeschlossen Bewerber und Doktoranden
  • Neu angemeldete Studenten
  • Absolventen
  • Externe, eingeschlossen Gastmitarbeiter

Personenbezogene Angaben werden in den meisten Fällen von den beteiligten Personen selbst gemacht. Innerhalb der Universität können diese Daten nötigenfalls aus einem internen Quellensystem an ein anderes System weitergeleitet oder in dieses übernommen werden. Dabei kann es sich um geschlossene Quellensysteme wie Studielink und um offene Quellensysteme wie Twitter handeln.

Ferner können wir Ihre Daten speichern, wenn Sie diese auf den Internetseiten der Universität hinterlassen, um Sie über die verschiedenen Aktivitäten der Universität zu informieren.

Darüber hinaus können innerhalb der Universität personenbezogene Daten auch im Rahmen wissenschaftlicher Forschung gesammelt werden; dabei geht es um Daten von Personen, die an Studien teilnehmen. Für diese Daten gilt, dass die Arbeit gemäß den gesetzlichen Bestimmungen sowie dem "Verhaltenskodex für die Verwendung personenbezogener Daten in der wissenschaftlichen Forschung" des Verbands der Universitäten in den Niederlanden (VSNU) erfolgt. Geht es um Gesundheitsdaten, so gelten auch die einschlägigen Verhaltenskodizes von Federa (niederländische Arbeitsgemeinschaft medizinwissenschaftlicher Vereinigungen), und zwar der Kodex "Empfehlenswerte Vorgehensweise" und der Kodex "Empfehlenswerte Anwendung". Wo dies nötig ist, findet vor der Studie eine Prüfung durch die Ethikkommission der Universität statt.

Verwendung Ihrer persönlichen Daten

Registrierungen

Die in Bezug auf Ihre Person gesammelten Daten werden von der Universität für die Durchführung von Verwaltungsabläufen sowie die ordnungsgemäße Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben und Pflichten für Unterricht und Forschung verwendet. In der nachstehenden Übersicht werden die wichtigsten Bereiche und jeweils wichtigsten Unterbereiche beschrieben, bei denen im Zuge von Abläufen personenbezogene Daten von der Universität Twente gesammelt werden können:

  • Unterricht und unterrichtsunterstützende Maßnahmen: Anmeldung und Einschreibung, Studiengang, Registrierung von Ergebnissen und Studienfortgang, Beratung und Betreuung, Abgabe von Lernmitteln, Behandlung von Streitigkeiten, Möglichkeit zur Durchführung einer Buchprüfung, Studienabschluss, Adressen und Bilderalbum, Stundenpläne und digitales Prüfungssystem
  • Forschung und unterrichtsunterstützende Maßnahmen: Verwaltung von Unterlagen und Daten der einzelnen Studien
  • Kontaktpflege: Kampagne, Kontaktaufnahme, Verteilerlisten und Informationsblätter, Studiengang und Datum des Studienabschlusses, gerichtet an neu angemeldete Studenten, Studienabsolventen und Teilnehmer an verschiedenen Aktivitäten; Daten von Unternehmen, Organisationen und Personen, mit denen die Universität verschiedene Formen der Zusammenarbeit unterhält, etwa in Form eines Vertrags, eines Bearbeitungsvertrags oder eines Kooperationsvertrags über die Lieferung oder Abnahme von Dienstleistungen und Produkten
  • Personalwesen: Festlegung von Gehaltsansprüchen, Regelung von Leistungsansprüchen im Zusammenhang mit der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses und im Zusammenhang mit der betriebsärztlichen Versorgung sowie Innenrevision
  • Betriebsführung und Finanzen: Finanzbuchhaltung, Beschaffungswesen, Zahlungssysteme, IT-Management und Rechtsverfahren
  • Technische Einrichtungen: Zugangs- und Kontrollsysteme, Kameraüberwachung, Identitätsmanagement
  • Allgemein
    • Verwaltung von Web-Inhalten
    • Bibliotheksystem
    • Archivierung
    • Bildmaterial für Bekanntmachungen der Universität
    • Mitbestimmung/Wahlen

Registrierungen werden von der zuständigen Einheit (Fakultät oder Dienst) an das Team "Datenschutzbeauftragter" (Functionaris Gegevensbescherming, FG-Team) gemeldet. Die Universität Twente verfügt auf diese Weise über eine lückenlose Übersicht der Registrierungen.

Internetseiten (und Internetsysteme)

Die Universität Twente setzt verschiedene Hilfsmittel ein, um die optimale Funktion ihrer Internetseiten zu gewährleisten und den Bedienungskomfort zu verbessern. Dazu zählt die Erfassung des Surfverhaltens durch die Erstellung von Webstatistiken und andere, in die Internetseite integrierte Systeme, um in aktiver Weise Benutzermeinungen einzuholen oder mit unterschiedlichen Versionen von Internetseiten Untersuchungen anzustellen.

Um dem Nutzer relevantere Inhalte anzuzeigen, die auf seine Situation zugeschnitten sind, können die Informationen in bestimmten Bereichen der Internetseiten anhand der zuvor von Ihnen gemachten Angaben, anhand Ihres Standorts oder Landes oder anhand anderer, auf der Internetseite getroffener Auswahlentscheidungen personalisiert sein.

Kontaktaufnahme per E-Mail

Man unterscheidet im Wesentlichen zwei Arten von automatisierten E-Mail-Nachrichten: Transaktionsmails, die von Ihnen selbst initiiert oder angefordert wurden, und Werbemails. Transaktionsmails bilden ein Kernbestandteil der von Ihnen gewählten Dienste, wie zum Beispiel das Zurücksetzen von Passwörtern oder die Bestätigung einer Anmeldung oder eines Auskunftsverlangens. Für E-Mail-Nachrichten dieser Art können Sie sich deshalb nicht austragen lassen.

Wenn Sie dem Versand von Werbemails wie etwa Infoblättern oder Einladungen zu Veranstaltungen zustimmen, können Sie diese Zustimmung widerrufen. Derartige E-Mail-Nachrichten enthalten Möglichkeiten zur Abbestellung des betreffenden Rundschreibens. Wegen des dezentralen Charakters der E-Mail-Kommunikation steht dafür keine universitätsweite Abmeldemöglichkeit (Opt-out) zur Verfügung.

Ebenso wie bei Internetseiten setzt die Universität Twente Analysetools ein, um das Lese- und Klickverhalten bei Informationsblättern zu analysieren und so die Infoblätter verbessern zu können. Wir können diese Daten mit Ihren persönlichen Daten verknüpfen, um den E-Mail-Austausch oder interessenbezogene Informationen besser auf Sie abzustimmen.

Cookies

Cookies sind kleine Textdateien, die bei einem Besuch unserer Internetseiten automatisch auf Ihrem Rechner, Tablet, Mobiltelefon oder anderen Geräten abgelegt werden. Es gibt verschiedene Arten von Cookies. Funktions-Cookies, die dem störungsfreien Betrieb unserer Internetseiten dienen, werden in jedem Fall abgelegt. Bei anderen Cookies (wie Tracking-Cookies) informieren wir Sie vorher darüber, wie sich diese deaktivieren lassen. Wenn Sie auf unseren Internetseiten weitersurfen, werden diese Cookies gespeichert. Die Informationen, die wir mit Hilfe dieser Cookies erhalten, nutzen wir für den Versand oder die Präsentation von Angebote und Anzeigen, die zu Ihnen passen. Sie lesen mehr darüber in unseren Cookie-Richtlinien.

Speicherdauer

Ihre persönlichen Daten werden nur so lange gespeichert, bis der Zweck erfüllt ist, zu dem die Daten gesammelt und verarbeitet werden. Ausnahmen von dieser Regel sind möglich, wenn die Speicherung zu historischen, statistischen oder wissenschaftlichen Zwecken oder aufgrund einer gesetzlichen Bestimmung erforderlich ist.

Schutz Ihrer persönlchen Daten

Maßnahmen

Die Universität Twente legt großen Wert auf den Schutz Ihrer Privatsphäre und sorgt zu diesem Zweck für geeignete Maßnahmen. Wir treffen Vorkehrungen organisatorischer und technischer Art, damit Ihr Besuch auf unseren Internetseiten sicher verläuft. Darüber hinaus wird mit den dafür zur Verfügung stehenden Mitteln die Gefahr, dass sich Unbefugte Zugang zu Ihren Daten verschaffen oder Ihre Daten unrechtmäßig genutzt oder veröffentlicht werden, auf ein Mindestmaß beschränkt.

Zugang durch Universitätsmitarbeiter/Dritte

Die Daten, welche die Universität Twente über Sie sammelt, sind nicht für alle zugänglich. Nur Mitarbeiter und Personen, die Tätigkeiten im Auftrag der Universität ausführen, haben Zugang zu den Daten, und zwar auch nur dann, wenn dies für die Ausübung ihrer Funktion erforderlich ist. Durch einen Zugangsschutz mit Namen und Passwort erhalten die betreffenden Personen die Befugnis, auf die Daten zuzugreifen. Alle zugangsberechtigten Mitarbeiter unterliegen gemäß dem Tarifvertrag für niederländische Universitäten einer Geheimhaltungspflicht.

Herausgabe an Dritte

Nur in bestimmten Fällen erhalten Dritte von der Universität Twente Einsicht in Ihre persönlichen Daten. Dies geschieht zum Beispiel, wenn das Gesetz es verlangt oder wenn die betreffende Person ihre Zustimmung erteilt hat. Beispiele für Parteien, an die wir Daten übermitteln, sind Studielink, das niederländische Ministerium für Erziehung, Kultur und Wissenschaft, die Rentenversicherunganstalt ABP, die Einwanderungsbehörde IND und das Finanzamt. Die Universität Twente stellt Ihre Daten nur dann bereit, wenn diese ihrer Meinung nach vorgelegt werden müssen, um:

  • gesetzlichen Verordnungen oder Rechtsverfahren in Bezug auf die Universität Twente oder die Internetseiten gerecht zu werden;
  • die Rechte und das Eigentum der Universität Twente und verwandter Internetseiten zu schützen;
  • unter kritischen Umständen Ihre persönliche Sicherheit zu gewährleisten.

Die Universität Twente schaltet regelmäßig andere Unternehmen ein, um in begrenztem Umfang Leistungen für die Universität Twente zu erbringen, wie etwa Versand und Zustellung von Informationen (Direktmarketing) und die Beantwortung von Fragen. An diese Unternehmen übermitteln wir nur jene persönlichen Daten, die für die Erbringung der betreffenden Dienstleistungen benötigt werden. Die Universität Twente schließt zu diesem Zweck Bearbeitungsverträge mit diesen Unternehmen ab, in deren Rahmen die Unternehmen dazu verpflichtet werden, die Angaben vertraulich zu behandeln und nicht für andere Zwecke zu nutzen.

Daten, die nicht einzelnen Personen zuzuordnen sind, können zu statistischen und historischen Zwecken an Dritte übermittelt werden.

Speicherung Ihrer Daten

Daten, die wir zu Ihrer Person gesammelt haben, können in den Niederlanden oder jedem anderen Land in der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet werden. In Ausnahmefällen findet eine Datenverarbeitung in einem Land außerhalb der Europäischen Union statt, was von uns nur gestattet wird, wenn dabei die gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen erfüllt werden.

Ihre Rechte

Einsichtnahme

Wenn die Universität Twente Ihre persönlichen Daten verarbeitet, haben Sie ein Recht auf Einsichtnahme in diese Daten. Wenn Sie diese Möglichkeit nutzen möchten, können Sie unter fg@utwente.nl Verbindung mit dem Datenschutzbeauftragten aufnehmen.

Korrektur

Sind Sie der Meinung, dass die Daten, die wir über Sie aufgezeichnet haben, fehlerhaft oder unvollständig sind? Dann können Sie uns um eine Änderung dieser Angaben bitten. Sie können uns auch bitten, Daten zu löschen oder abzuschirmen, wenn diese zum Beispiel ohne Bedeutung für den Zweck sind, zu dem sie gesammelt wurden. Auch in diesem Fall können Sie unter fg@utwente.nl Verbindung mit dem Datenschutzbeauftragten aufnehmen.

Auskunft

Mit dieser Datenschutzerklärung werden Sie über die Art und Weise informiert, in der die Universität Twente mit Ihren persönlichen Daten umgeht. Möchten Sie mehr zu diesem Thema wissen? Besuchen Sie dann einmal unsere Internetseite: www.utwente.nl/en/cybersafety.

Änderung der Datenschutzerklärung

Die Datenschutzerklärung kann von uns geändert werden, wenn es in unserer Arbeitsweise zu neuen Entwicklungen kommt oder Änderungen in der diesbezüglichen Gesetzeslage oder Rechtsprechung stattfinden. Informieren Sie sich deshalb von Zeit zu Zeit über Änderungen. Die letzte inhaltliche Änderung dieser Datenschutzerklärung erfolgte am 18. Oktober 2017.