Wednesday 14 Juli 2021
Samen onderweg naar de bedoeling
Mark: ‘Hé Mascha, wat vond je van je gastcollege bij Vision, Strategy and Leadership?’
Mascha: ‘Dat was heel leuk om te doen. Vond het wel spannend hoor. College geven aan masterstudenten, dat doe ik niet elke dag. Maar ik denk dat het goed gelukt is. Wat ik mooi vond, is dat jij met je studenten sprak over de slag van strategie naar strategising. Van een stuk tekst uit de bestuurskamer ‘waar je iets mee moet’, naar een werkwoord; een inspirerend, ambitieus proces waaraan iedereen bijdraagt. Dat zie je in Shaping2030 ook terug. Jij hebt aan de basis gestaan van het Shaping-verhaal, hè? Kun je daar meer over vertellen?'
Mark: ‘Natuurlijk, graag zelfs. In 2019 vroeg de UT mij om inhoudelijk projectleider van Shaping2030 te worden. Mijn belangrijkste opdracht was om onze collectieve dromen en ambities op te halen en daar een toekomstvisie van te maken. Dat werd een prachtig proces; een gezelschapsspel dat een paar maanden duurde. Heel veel mensen – uit alle lagen van de UT – lieten hun hart spreken. Uiteindelijk hebben we 270 pagina’s meerstemmige input vertaald in een klinkend, kort en krachtig kernverhaal. Over wie en wat wij als universiteit willen zijn, en hoe we samen vormgeven aan de toekomst. Toen we dat verhaal presenteerden in de arena van de Gallery, gebeurde er echt iets. Mensen voelden zich gezien en gehoord. Iemand zei: “dan ben ik dus niet de enige hier die een droom heeft.” Daar ontstond zoveel energie. En de overtuiging: nu gaan we het doen ook!’
Mascha: ‘Dat kan ik me goed voorstellen. Wat ik sterk vind, is dat de UT niet alleen wil inspelen op ‘wat er in de toekomst allemaal op ons afkomt’, maar de toekomst ook vormt. Door met nieuwe kennis bij te dragen aan een betere wereld die fair, sustainable en digital is. Dat is naar mijn idee precies waar deze universiteit voor bedoeld is.
Maar, met alleen een springlevend verhaal kom je er niet. De kunst is om dat wat leeft ook te laten groeien. Dat je mensen verleidt en beweegt om hun bijdrage te leveren aan wat de bedoeling is. Daarbij is het vaak lastig om de flow en energie van het begin vast te houden. Zeker in de modus operandi van een universiteit. Voor de gemiddelde medewerker is zo’n strategietraject vaak niet goed te volgen. Ver van mijn bed, en soms zelfs stroperig. Dat willen we met Shaping2030 voorkomen.’
Mark: ‘Precies. Je ziet bij strategie- en organisatieontwikkeling vaak twee groepen ontstaan. Aan de ene kant heb je mensen die denken: het is toekomstmuziek, het zal mijn tijd wel duren. Helemaal aan de andere kant heb je mensen die zeggen: joh, dat doen we allang, vertel eens wat nieuws! Aan beide kanten stopt de ontwikkeling. Het gaat juist om de balans. Dat je elkaar tussen gisteren en morgen – vandaag dus! – ontmoet. En elkaar versterkt in wat je inderdaad al jaren goed doet, om zo samen een stap vooruit te zetten. Dan kun je de toekomstmuziek vandaag al laten klinken. Dat zie ik op de UT steeds meer gebeuren. Maar vertel eens, hoe voorkom je dat het een ver-van-mijn-bed-show wordt? Wat is jouw rol daarin?’
Mascha: ‘De afgelopen anderhalf jaar heb ik als communicatieadviseur voor Shaping2030 gewerkt, in een multidisciplinair team met mensen van HR, Strategie & Beleid, Planning & Control en vertegenwoordigers van de faculteiten. Samen helpen we collega’s, afdelingen, vakgroepen en faculteiten om Shaping concreet en praktisch te maken. Zo doen we nu een pilot met de vakgroepen. We gaan in gesprek over wat er bij hen speelt en wat ze van de organisatie nodig hebben om hun bijdrage aan Shaping te kunnen leveren. Dan gaat het dus over de inhoud en de vertaalslag naar de dagelijkse praktijk. Strategising, dus!’
Mark: ‘Goed zeg. Ik zie vaak dat organisaties het ene doel op het andere speerpunt stapelen, totdat medewerkers er niet meer overheen kunnen kijken. De UT heeft daar ook een handje van. Zelf geloof ik sterk in ‘stop, start en strengthen’. Waar ga je mee stoppen, waar begin je mee en wat ga je versterken? Hoor jij die keuzes ook terug in die gesprekken?’
Mascha: ‘Zeker. Starten vinden we allemaal leuk. Daar zijn we ook goed in. Maar stoppen is vaak moeilijk. Je trekt niet zomaar ergens de stekker uit. Dat hebben we ook gezien bij de nieuwe prioriteitstelling. Daarbij heeft het college van bestuur goed geluisterd naar de organisatie. Want we hebben te veel hooi op onze vork. Maar als je prioriteert, dan maak je andere dingen automatisch minder belangrijk. En daar zijn we dan weer niet zo goed in. Waar ik wel benieuwd naar ben: hoe vind jij dat de implementatie tot nu toe verloopt?’
Mark: ‘Wat ik om me heen zie en hoor is dat we veel meer bezig zijn met de impact die we willen maken. Ons werk is vaak heel specialistisch en inhoudelijk. Het is dus niet zo vreemd dat we soms het grotere plaatje of ‘de buitenwereld’ uit het oog verliezen. Dat hebben we weten te keren. Dat we nu een actiegericht, idealistisch verhaal hebben, is wat mij betreft de grootste winst. Ook al noemt niet iedereen het ‘shaping’, we zijn er wel mee bezig. En nee, we liggen waarschijnlijk niet op schema met de strategische doelstellingen. Maar dat vind ik eerlijk gezegd ook niet zo belangrijk. Implementeren doe je niet met een boodschappenlijstje. Wel denk ik dat we in 2022 goed moeten kijken naar wat corona nu echt betekend heeft. Om vervolgens - met de kennis van dan – keuzes te maken.’
Mascha: ‘We hebben inderdaad een heleboel strategische doelen geformuleerd. Dat is best spannend. Want hoe houden we zicht op de voortgang? Wanneer hebben we ze bereikt? Dat kun je niet van tevoren vastleggen, maar moet je steeds bijstellen. Dat vraagt om een andere kijk op leiderschap en verantwoordelijkheid. Van controleren naar vertrouwen. Die beweging zie je ook bij de Shaping Dialogues. Daarin gaat het college in gesprek met de faculteitsbesturen over hoe zij met Shaping bezig zijn. Vragend, onderzoekend. Dat is voor iedereen even wennen. Want je hebt een traditie van verantwoording afleggen over cijfers. Met Shaping willen we niet alleen vinken en tellen, maar vooral vertellen. Natuurlijk gaat dat ook over fte’s en euro’s. En over de dingen die niet volgens plan zijn gegaan. Daar open met elkaar over praten, vraagt veel onderling vertrouwen en nieuwe gespreksvaardigheden. Ik hoop dat de UT daarin blijft oefenen en groeien. Als het lukt om de gesprekken in de top zo te kantelen, dan sijpelt dat vanzelf door naar de rest van de organisatie.’
Mark: ‘Interessant Mascha! We zijn nog lang niet uitgepraat volgens mij. Maar ik begreep dat je gaat stoppen bij de UT, klopt dat?
Mascha: ‘Ja. Ik ben nu als ‘externe’ anderhalf jaar bezig, en het laatste halfjaar ook projectleider geweest. Vanaf 1 juli neemt Leontien Kalverda het projectleiderschap over. Daar ben ik heel blij mee. Het is belangrijk dat iemand van de UT het stokje overneemt en de lijn doorzet.’
Mark: ‘Leuk, ik heb binnenkort een afspraak met haar staan! Laatste vraag. Wat gun jij de UT?
Mascha: ‘Dat steeds meer collega’s gaan voelen en ervaren hoe zij bijdragen aan Shaping. Dat ze elkaar daarin bemoedigen, bekrachtigen en versterken. Want dan lukt het om de collectieve beweging naar de bedoeling te maken. Dat hoeft niet groots, meeslepend of ingewikkeld te zijn. Integendeel. Maak het behapbaar en concreet: doe wat nodig is en help elkaar daarbij.’