Mark van Vuuren is kerndocent van de Masterclass Digitale Transformaties in de publieke sector. Hij waakt voor mystificatie van het onderwerp. “Vaak lijkt het dat we het bij digitale transformaties over science fiction-achtige toestanden hebben. Maar dat is natuurlijk helemaal niet zo. We zitten er middenin.”
Digitale transformaties eindigen gemakkelijk in een tijdrovend en geldverslindend drama. De voorbeelden zijn alom bekend: boven budget, onder de maat en een grote bak frustratie. Waar ligt het aan dat dit soort processen regelmatig uit de klauwen loopt? Mark van Vuuren vertelt: “Een digitale transformatie is een fundamentele verandering die je bovendien moet vertalen in nullen en enen. Dat zijn complexe processen waarin verschillende opvattingen van het probleem en de oplossing bestaan. Vaak is het de vraag of de gekozen technologie überhaupt in staat is om de gewenste oplossing te leveren. En je moet allerlei verschillende mensen bij elkaar brengen die samen die oplossing moeten realiseren.”
Vertaalproblemen en begripsverwarring
“Een strategisch veranderproces bestaat uit verschillende fases. In elk van die fases kan ruis ontstaan”, geeft Van Vuuren aan. “Ergens in de vertaalslag tussen het formuleren van de strategische visie en de implementatie van de oplossing gaat het mis. Vergelijk het met een kring van mensen die een zin aan elkaar doorvertellen, iedereen heeft zo’n oefening wel eens gedaan. Het is zelden of nooit zo zo dat de laatste in de kring de originele zin exact navertelt.
Zo is het ook met deze processen. Dat komt vaak door misinterpretatie of begripsverwarring. Neem een eenvoudig woord als model. Voor de één is dat een fysiek prototype terwijl de ander denkt aan een causaal model op papier. Ze gebruiken hetzelfde woord maar bedoelen er iets totaal anders mee. In complexe digitale transformaties treedt dit soort begripsverwarring helemaal snel op. Het zijn betrekkelijk nieuwe en vaak complexe termen. Wat versta je precies onder veelgebruikte termen als datagedreven transformatie? Wat is een smart city eigenlijk? Als je drie mensen vraagt een definitie te geven van blockchain, krijg je waarschijnlijk drie verschillende antwoorden.”
Voorwaarden voor succes
Genoeg uitdagingen dus. Maar wat werkt wel? Een mooi voorbeeld van een geslaagde digitale transformatie is volgens Van Vuuren de toepassing van blockchain in de gemeente Zuidhorn.
Zuidhorn gebruikt blockchain bij het verstrekken van het kindgebonden budget. Zo’n 80 huishoudens ontvangen het krediet in een digitale portemonnee. De ouders laten een QR-code scannen door een winkelier als ze een product willen aanschaffen. Een blockchaindatabase controleert of de transactie aan alle voorwaarden voldoet. Heeft de ouder nog voldoende tegoed? Voldoet het gekochte product aan de eisen? Als de transactie wordt goedgekeurd kan de ouder het product direct meenemen zonder foutgevoelige papieren rompslomp. “In dit voorbeeld is het duidelijk dat de transformatie voor procesoptimalisatie zorgt: alle deelnemers zijn tevreden en het doel – vereenvoudiging van de verstrekking van het kindgebonden budget - is behaald. Blockchain zorgt in dit geval dat er geen ruis ontstaat door misinterpretatie van de regels. Daarnaast blijkt dat de maatregel werkt omdat de klanten er gebruik van maken. Dat is cruciaal bij geslaagde transformaties: als inwoners, de klanten, de voordelen niet zien en niet mee gaan in jouw verandering behaal je het doel ook niet.”
Moedige managers
Wat vereist dit van managers? “Leidinggevenden of projectleiders moeten generalistische verbinders van specialisten zijn. Een directeur van een gemeente hoeft geen blockchainexpert te zijn. Hij moet wel weten welke beloftes zijn medewerkers waar kunnen maken. Het is arrogant om te denken dat een manager alles begrijpt op het niveau van een technologische professional. Andersom onderschat een specialist vaak hoe complex het is om het overzicht te houden. Een succesvolle digitale transformatie vraagt om moedige managers. Het gaat vaak om spannende projecten die onder een vergrootglas liggen. Leiders moeten vanaf het begin het proces toch durven opengooien en feedback blijven ophalen van de uitvoerders en gebruikers.
Zonder het contact tussen iemand die de organisatievisie en het einddoel in de gaten houdt, de professionals die het uitvoeren en de burger die ermee moet werken, is een transformatie gedoemd om te mislukken. Managers en bestuurders moeten ook een helder beeld hebben van wat de bijdrage van technologie kan zijn. Dat vereist een kritische opstelling. Het kan namelijk zijn dat die bijdrage helemaal niet groot is en dat je dus juist niet kiest voor digitale transformatie. Techniek is een middel en geen doel. Digitale transformaties zijn ook helemaal niet eenvoudig. Zeker niet voor publieke organisaties. Overheden erven vaak de problemen die de markt niet kan en wil oplossen. Dat zijn lastige klussen. Als het dan lukt, is dat echt een prestatie van formaat. Het digitale succes van de overheid moet veel zichtbaarder zijn en meer worden gevierd.”
Masterclass Digitale Transformaties
Welke handvatten biedt de Masterclass Digitale Transformaties in de publieke sector volgens Van Vuuren voor succesvolle digitale innovaties?
“We gaan vooral laten zien hoe je zo’n proces nu effectief vorm geeft als publieke leider. Op de eerste dag van de masterclass bezoeken we een club die een smart city ontwikkelt. We gaan letterlijk de straat op om de mogelijkheden te ervaren. Dan komen de goede vragen direct naar boven: wat levert technologie op? Welke problemen zijn er? Wat kunnen we oplossen zonder dat we nieuwe technologie gebruiken en waarin zit nu eigenlijk de echte transformatie die moet worden ondergaan?
In de masterclass gaan we veel in gesprek over de concrete cases waar de deelnemers mee bezig zijn. Zo bouwen we een portfolio van de specifieke politiek-bestuurlijke context waarbinnen transformatie moet plaatsvinden. We halen daarnaast ongelofelijk veel kennis naar binnen over zaken als blockchain, smart cities en Internet of Things. Daarbij laten we kenners aan het woord die de materie begrijpen maar die ook duidelijk uitleggen. Vervolgens kijken we wat deze kennis betekent voor de concrete uitdaging waar de deelnemers in hun organisatie voor staan. Daarna gaan we eigenlijk vooral veel oefenen. Je kunt een miljoenenproject pas echt in goede banen leiden als je genoeg vertrouwen hebt getankt op het droge.”