FAQ AVG en beeldmateriaal

Nee, de eisen hieraan zijn gelijk. Wanneer wordt gesproken over ‘UT-website’ betreft dit dus altijd zowel internet als intranet. Daarnaast maakt de UT gebruik van andere openbare kanalen zoals Twitter, Instagram en Facebook. Voor deze officiële UT-kanalen gelden dezelfde uitgangspunten.

Ja, mits wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:

• Informeer alle aanwezigen vooraf duidelijk dat er foto’s worden genomen van het event, bijvoorbeeld door dit op te nemen in de aankondiging van het event en te vermelden bij binnenkomst.
• Biedt betrokkenen de gelegenheid, afhankelijk van de omstandigheden van het event, aan te geven dat ze niet willen worden gefotografeerd. Denk aan afspraken over het niet fotograferen van bepaalde (delen van) ruimtes, of het persoonlijk doorgeven door betrokkene aan de fotograaf.
• Zorg ervoor dat kinderen niet herkenbaar worden gefotografeerd, tenzij ouders toestemming hebben gegeven voor publicatie van de foto.
• Fotografeer mensen nooit tegen hun zin.
• Op publicatie van foto’s is, naast de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ook het Portretrecht van toepassing. Publicatie van gemaakte foto’s is alleen toegestaan wanneer het ‘redelijk belang’ van de betrokkene niet in gevaar komt. Kort gezegd: publiceer geen foto waarvan je kunt verwachten dat betrokkene dit niet waardeert en verwijder de foto direct wanneer iemand bezwaar maakt tegen publicatie.
• Van sprekers, voorzitters en dergelijke kunnen portretfoto’s worden gemaakt, maar alleen indien zij hiervoor toestemming hebben gegeven.
• Gebruik de foto’s niet voor andere doeleinden dan het sfeerverslag, dus niet voor bijvoorbeeld publicatie op andere websites of in magazines. Dit mag alleen met expliciete toestemming van alle betrokkenen die op de foto staan.
• Zet bij foto’s op de UT-website contactgegevens waar iemand bezwaar kan maken tegen de publicatie. De contactgegevens moeten eenvoudig te vinden zijn en er moet snel op vragen of bezwaren worden gereageerd. Verwijder bij bezwaar tegen publicatie de foto direct.
• Er is een wettelijke grondslag vereist voor het verwerken van de foto’s. Omdat er geen toestemming is gevraagd, zal dit meestal ‘gerechtvaardigd belang’ zijn. De verwerking moet worden vastgelegd via de webtool. Een terugkerend event waarvan de verwerking telkens hetzelfde is, hoeft maar eenmalig te worden vastgelegd.

Ja, hiervoor gelden dezelfde voorwaarden als voor een openbaar event (zie vorige vraag). Aanvullend geldt voor een besloten event:

• Vraag de deelnemer bij aanmelding voor het event om toestemming voor het maken en publiceren van foto’s. Geef aan hoe deelnemers kunnen voorkomen te worden gefotografeerd en realiseer de voorwaarden hiervoor. Denk aan afspraken over het niet fotograferen van bepaalde (delen van) ruimtes, of het persoonlijk doorgeven door betrokkene aan de fotograaf.
• Het kan zijn dat het onmogelijk is te garanderen dat de betreffende deelnemer niet wordt gefotografeerd, bijvoorbeeld vanwege de omvang van het event, de ruimte of het aantal betrokken fotografen. Vervang dan de vraag om toestemming bij aanmelding door de mededeling dat er foto’s worden gemaakt, waarbij de deelnemer moet aanvinken hiervan op de hoogte te zijn. Vermeld dat wij conform de wet alle redelijke inspanning doen om ongewenste publicatie van foto’s te voorkomen. Realiseer hier de voorwaarden voor en meldt hoe hiervan gebruik kan worden gemaakt, bijvoorbeeld via persoonlijk contact voorafgaand aan publicatie.
• Er is een wettelijke grondslag vereist voor het verwerken van de aanmeldingsgegevens en de foto’s, waar mogelijk is ‘toestemming’ de grondslag. De verwerking moet worden vastgelegd via de webtool. Een terugkerend event waarvan de verwerking telkens hetzelfde is, hoeft maar eenmalig te worden vastgelegd.

Ja, voor het maken van de portretfoto’s is toestemming vereist, in dit geval van de gediplomeerde. Maar ook portretfoto’s van degene die het diploma uitreikt en van sprekers, voorzitters en dergelijke mogen alleen worden gemaakt wanneer zij hiervoor toestemming hebben gegeven.

De fotograaf houdt het auteursrecht op de foto, maar kan deze foto’s niet zonder toestemming van de opdrachtgever (dus de UT) gebruiken voor andere cliënten of andere uitingen. Wanneer de fotograaf de UT vraagt of het accoord is een bepaalde foto opnieuw te gebruiken, weigert de UT dit wanneer de betrokkene de toestemming heeft ingetrokken of bezwaar heeft gemaakt. Uitvoering hiervan verloopt via M&C of de opdrachtgever.
Wanneer een geportretteerde vraagt om verwijdering van een foto zal de UT hierover contact opnemen met de betrokken fotograaf.
De fotograaf heeft het auteursrecht op de foto, maar moet evenals de UT gevolg geven aan de rechten van de gefotografeerde deelnemer. Dit gaat niet alleen om recht op privacy, maar ook om portretrecht.
Zonder toestemming of bij bezwaar mag de foto niet meer worden gepubliceerd, tenzij de deelnemer expliciet aangeeft dat het bezwaar alleen geldt voor publicatie op de UT-website en niet voor andere publicaties. Bij het delen van de foto’s tussen fotograaf en UT moet dus ook toestemming / bezwaar worden gecommuniceerd, ook wanneer deze na verloop van tijd wijzigt.

Toestemming verlenen of intrekken geldt altijd vanaf het moment waarop dit wordt aangegeven, nooit met terugwerkende kracht. Wanneer betrokkene de foto’s ook verwijderd wil hebben, weeg dan het nadeel voor de UT af tegen het verzoek.
In het quitclaim formulier laat de opdrachtgever vooraf ondertekenen of degene die wordt gefotografeerd toestemming geeft voor gebruik van de foto in alle UT-producten of uitsluitend voor een specifiek product.
Let op, het gaat hier om foto’s die met toestemming zijn gepubliceerd, dat is een andere situatie dan bezwaar maken tegen foto’s waarvoor geen expliciete toestemming is verleend. In dat geval moet altijd gehoor worden gegeven aan het verzoek foto’s te verwijderen.
Het intrekken van toestemming geldt voor toekomstig (her-)gebruik van de foto’s in welke vorm dan ook. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan een nieuwe webpagina te maken met gebruik van dezelfde foto’s of deze op te nemen in een folder of magazine. Bij herdruk van een folder of magazine is het fatsoenlijk de betreffende foto niet langer te gebruiken.

Maak bij contactgegevens of smoelenboek gebruik van de gegevens uit PeoplePages. Elke medewerker geeft hier zelf aan of een foto voor intern en / of extern gebruik beschikbaar is. Door naar deze contactgegevens te verwijzen worden automatisch dezelfde instellingen voor openbaarheid / afscherming van de foto gevolgd.

Ja, hiervoor zijn foto’s opgenomen in de beeldbank van M&C en van UToday (zie beeldbank). Bij elke foto is het copyright opgenomen, de meeste foto’s mogen worden gebruikt voor publicatie op de UT-website of in andere formele UT-publicaties. Interne opdrachtgevers zorgen vooraf voor toestemming van geportretteerden, zodat deze betrokkenen op de hoogte van mogelijk vervolggebruik. Voorbeeldformulieren voor het vragen van toestemming zullen worden opgenomen in het diensten ABC door M&C. Let op: in het verleden is niet altijd om toestemming gevraagd. Wees zo zorgvuldig mogelijk bij het gebruik van dit materiaal.

Voor videomateriaal gelden dezelfde eisen als voor foto’s, de voorgaande vragen en antwoorden zijn dan ook van toepassing voor het maken en publiceren van video’s.
In praktijk is er echter een belangrijk verschil. Waar het verwijderen van één of enkele foto’s waarop een persoon staat die geen toestemming geeft of achteraf bezwaar maakt tegen publicatie meestal geen probleem is, is het lang niet altijd mogelijk om de beelden van een specifieke persoon te verwijderen uit een video-opname zonder de hele opname onbruikbaar te maken. Hou hier dus rekening mee bij het vragen van toestemming of het informeren over de opnames en het doel ervan.

Kort antwoord (uitleg onder): Bekijk goed wat het doel van de foto's/het beeldmateriaal is. Is het doel niet het maken van onderscheid op basis van de bijzondere persoonsgegevens (bijv. ras of etniciteit)? Ligt het ook niet voor de hand dat iemand op basis daarvan onderscheid zal maken? En is het onvermijdelijk dat bij het maken van foto’s of filmpjes bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt? Dan merk je de foto's/het beeldmateriaal niet aan als bijzondere persoonsgegevens.  

Het verbod op de verwerking gaat dan dus niet op. De overige vereisten van de AVG gelden natuurlijk nog wel (zo moet er bijvoorbeeld een doel en grondslag zijn).

Uitleg: Onder de AVG geldt een verbod op de verwerking van bijzondere persoonsgegevens, tenzij daarvoor in de wet een uitzondering is.

Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over iemands:

• ras of etnische afkomst;
• politieke opvattingen;
• godsdienst of levensovertuiging;
• lidmaatschap van een vakbond;
• genetische of biometrische gegevens met oog op unieke identificatie;
• gezondheid;
• seksuele leven;
• strafrechtelijk verleden.

Uit foto's/camerabeelden kun je bijvoorbeeld mogelijk iemands ras of etnische afkomst afleiden. Zijn foto's/camerabeelden daarmee bijzondere persoonsgegevens? Dat zou betekenen dat er in beginsel een verbod geldt op de verwerking van foto's/camerabeelden.

De AP zegt:
U verwerkt gewone - en dus géén bijzondere - persoonsgegevens met uw foto’s of filmpjes als alle 3 de volgende punten gelden:

• De foto’s of filmpjes zijn niet gericht op bijzondere persoonsgegevens of het maken van onderscheid op basis van deze gegevens.
• Het is voor u redelijkerwijs ook niet te voorzien dat iemand onderscheid zal maken op basis van uw foto’s of filmpjes.
• Het is onvermijdelijk dat u bijzondere persoonsgegevens verwerkt als u de foto’s of filmpjes maakt. 

Van gewone persoonsgegevens zal doorgaans sprake zijn bij bijvoorbeeld een smoelenboek op intranet van de werkgever, een klassenfoto of het promoten van een (algemeen) evenement.