UT-Kring is the staff association of the University of Twente. In collaboration with our sub-associations, we organize all kinds of cultural and sporting activities for our members.
- Board
ALL board positions POSITIONS ARE ON A VOLUNTARY BASIS
Chairman: Dirk de Groot, d.h.degroot@utwente.nl, 053 - 489 4542
Secretariat: Open
Treasurer: Anita van Dijk, f.a.vandijk@utwente.nl, 053 - 489 4406
Activities Committee & Publicity: Laila Tijink-Zinad, l.tijink@utwente.nl, 053 - 489 2026
GEWIS delegate: Pim Fij, pimfij@gmail.comIf you are interested in organizing an activity, please send an email to: utkring@utwente.nl. Suggestions and ideas are very welcome.
- Boerderij Bosch
The meeting point of the association is “Boerderij Bosch”.
CONTACT DETAILS
University of Twente / UT-Kring Staff Association
Bioerderij Bosch
Campuslaan 15
7522 NC EnschedeManager of Boerderij Bosch: utkring@utwente.nl
- Facebook
UT-Kring also has a FACEBOOK page, Dutch only! All our activities are announced here, after they are posted on our website. Follow us and stay up to date!
- Internal Regulations (in Dutch)
HUISHOUDELIJK REGLEMENT UT-KRING 1 NOV 2016
Huishoudelijk Reglement, vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering op 1 november 2016. Dit reglement vervangt de versie van 6 juli 1993.
DEFINITIES
Waar in dit reglement wordt gesproken over Universiteit wordt bedoeld de Universiteit Twente te Enschede.
Waar in dit reglement sprake is van een aanduiding van een mannelijk persoon wordt daarmee ook een vrouwelijk persoon bedoeld.
LEDEN
Artikel 1.
Het lidmaatschap kan worden verkregen door schriftelijke aanmelding bij de secretaris of penningmeester.
Artikel 2.
Waar in artikel 4, lid 3c van de statuten sprake is van een bijzondere persoonlijke relatie tot de Universiteit of de vereniging wordt gedoeld op individuele personen, de naar het oordeel van het bestuur bedoelde bijzondere personele relatie tot de Universiteit of de vereniging hebben.
GELDMIDDELEN/CONTRIBUTIE
Artikel 3.
1.
Voor leden in dienst van de Universiteit wordt de jaarlijkse contributie vastgesteld door de algemene ledenvergadering op voorstel van het bestuur.
2.
Voor leden die niet in dienst zijn van de Universiteit wordt de jaarlijkse contributie vastgesteld door de algemene ledenvergadering op voorstel van het bestuur.
De jaarlijks te betalen contributie dient te worden voldaan binnen twee maanden nadat het lidmaatschap is ingegaan respectievelijk nadat een nieuw verenigingsjaar is begonnen.
HET BESTUUR
Artikel 4.
1.
De voorzitter leidt de vergaderingen; bij zijn afwezigheid wordt zijn taak waargenomen door de vicevoorzitter.
2.
De secretaris notuleert alle vergaderingen, voert de ledenadministratie en correspondentie. Hij doet in de jaarvergadering verslag van het afgelopen verenigingsjaar door middel van het jaarverslag van het bestuur.
3.
De penningmeester is belast met:
a.
ontvangst, beheer en uitgave van financiële en andere middelen van de vereniging;
b.
het administreren van de ontvangsten en uitgaven op zodanige wijze, dat het te allen tijde mogelijk is de stand van financiële en andere middelen van de vereniging na te gaan;
c.
periodieke rapportage aan het bestuur inzake de stand van financiële en andere middelen;
d.
het opmaken van het financieel jaarverslag en begroting ten behoeve van de algemene vergadering.
4.
Alle overige bestuurswerkzaamheden worden in onderling overleg verdeeld.
Artikel 5.
1.
Bij een tussentijdse vacature vult het bestuur zichzelf zonodig aan. Deze actie behoeft de goedkeuring van de eerstvolgende algemene vergadering.
2.
Een tussentijdse bestuurswisseling brengt geen wijziging in het rooster van aftreden; een tussentijds benoemde bestuurder neemt de plaats in van zijn voorganger in het rooster van aftreden.
SUBVERENIGINGEN
Artikel 6.
1.
Met inachtneming van het daaromtrent in de statuten bepaalde stelt de subvereniging een huishoudelijk reglement voor haar activiteiten vast. De vaststelling behoeft een meerderheid van twee/derde deel van de tijdens de ledenvergadering van de subvereniging geldig uitgebrachte stemmen.
2.
In dit reglement dienen de taken en verantwoordelijkheden van de penningmeester van de subvereniging op dezelfde manier te worden vastgesteld als in artikel 4 van dit huishoudelijk reglement.
3.
De subvereniging kan zich te laten inschrijven in het verenigingsregister van de Kamer van Koophandel.
4.
Indien de subvereniging statuten wil opstellen voor haar activiteiten geldt dat deze de goedkeuring behoeven van het bestuur van de vereniging en niet in strijd mogen zijn met de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging.
Artikel 7.
1.
De subvereniging brengt jaarlijks van haar activiteiten verslag uit aan het bestuur van de vereniging. Dit verslag houdt in ieder geval in de nominatieve opgave van haar leden en het overzicht van de besteding der geldmiddelen in het afgelopen jaar en het verslag van de kascommissie.
2.
Uiterlijk één maand voor de jaarlijkse algemene vergadering dient de subvereniging de begroting van inkomsten en uitgaven voor het komende jaar in bij het bestuur.
COMMISSIES
Artikel 8.
Voor speciale werkzaamheden kunnen commissies worden ingesteld. De leden hiervan worden door het bestuur benoemd, behoudens het gestelde in artikel 9.
Artikel 9.
1.
De commissie ter controle van de getrouwheid van de rekening en de verantwoording van de penningmeester wordt jaarlijks benoemd door de jaarvergadering van de ALV. De commissie bestaat uit drie leden en een plaatsvervangend lid, die geen deel mogen uitmaken van het bestuur.
2.
De commissie onderzoekt de hiervoor bedoelde stukken en brengt aan de jaarvergadering verslag uit van haar bevindingen.
3.
Het bestuur is verplicht de commissie alle door haar gewenste inzage in bescheiden en boeken van de vereniging te verschaffen.
ALGEMENE VERGADERINGEN
Artikel 10.
1.
Het bestuur maakt een agenda op voor elke algemene vergadering.
2.
Voorstellen ter toevoeging aan de agenda dienen uiterlijk tweemaal 24 uur vóór de betreffende vergadering schriftelijk bij de secretaris te zijn ingediend. Het voorstel moet zijn voorzien van een toelichting. Het bestuur beslist over plaatsing op de agenda.
3.
Voor een vergadering, bedoeld in artikel 13 lid 2 van de statuten, wordt de agenda opgemaakt door de in dat lid bedoelde leden. De secretaris is gehouden zijn medewerking te verlenen bij het verzenden van de oproep tot deze vergadering.
Artikel 11.
Ieder lid, dat een vergadering bijwoont, vermeldt zijn naam op de lijst, welke gereed ligt in de vergaderzaal.
Artikel 12.
1.
Over zaken kan mondeling, over personen moet schriftelijk worden gestemd. Per lid kan één stem worden uitgebracht. Benoemingen of verkiezingen kunnen echter ook bij acclamatie geschieden.
2.
Inzake een voorstel tot schriftelijke stemming over zaken wordt door de vergadering mondeling beslist.
3.
Stembiljetten welke niet zijn ingevuld dan wel de keuze niet duidelijk aangeven, zijn ongeldig.
4.
Indien bij de eerste stemming tussen meer dan twee alternatieven geen meerderheid wordt behaald als omschreven in de statuten vindt een tweede stemming plaats tussen die alternatieven waarop bij eerste stemming het hoogste en het op één na hoogste aantal stemmen uitgebracht werd.
5.
Bij staken van de stemmen beslist:
a.
waar het zaken betreft: het bestuur;
b.
waar het personen betreft: het lot.
6.
Het stemmen bij volmacht is niet toegestaan.
Artikel 13.
1.
Ten minste vijf stemgerechtigde leden kunnen een motie indienen. Deze motie wordt staande de vergadering schriftelijk bij de voorzitter ingediend en met onderbreking van het aan de orde zijnde onmiddellijk in behandeling genomen.
2.
Geen vergadering wordt gesloten zonder rondvraag.
VERKIEZINGEN
Artikel 14.
1.
Voor de jaarvergadering wordt door het bestuur voor een openvallende voorzittersplaats ten minste één kandidaat gesteld.
Voor de overige opengevallen plaatsen stelt het bestuur een aantal kandidaten, gelijk of groter dan het aantal plaatsen.
2.
Tegenkandidaten kunnen worden gesteld door ten minste 25 leden. De kandidaatstelling moet ten minste uiterlijk twee maal 24 uur vóór de aanvang der vergadering schriftelijk bij de secretaris worden ingediend, tezamen met een verklaring waaruit blijkt, dat betrokkene de kandidatuur aanvaardt.
3.
Is het aantal kandidaten gelijk aan het aantal vacatures, dan worden de kandidaten geacht bij enkele kandidaatstelling te zijn verkozen.
Overtreft het aantal kandidaten dat der vacatures, dan wordt voor elke vacature gestemd, overeenkomstig de bepalingen van het huishoudelijk reglement.
UITLEG DER BEPALINGEN
Artikel 15.
Daar waar geen overeenstemming bestaat omtrent de uitleg der bepalingen beslist het bestuur. Komt het bestuur hierin niet tot overeenstemming, dan beslist de voorzitter.
Na deze actie dient het bestuur uitspraak van de vereniging te vragen door middel van een voorstel tot wijziging van de statuten of het huishoudelijk reglement.
SLOTBEPALING
Alle leden worden bij de aanvang van hun lidmaatschap op de hoogte gebracht van het bestaan van de statuten en het huishoudelijk reglement. Indien een lid daarom verzoekt wordt hem een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement ter hand gesteld.
Aldus vastgesteld door de algemene vergadering van de vereniging, gehouden op 1 november 2016 te Enschede.
- Statutes (in Dutch)
Statuten UT-Kring, 15 maart 1993
Hoving Notarissen
AD/OK. 13475
25955
2/12/92STATUTENWIJZIGING
Heden, vijftien maart negentienhonderd drie en negentig, verscheen voor mij, mr Meindert Jan Brugma, notaris ter standplaats Enschede: de heer mr Berend Frederik Wesseling, kandidaat-notaris, wonende 7548 CG Enschede, Robijnstraat 14, geboren te Dedemsvaart op een en twintig maart negentienhonderd zes en vijftig, gehuwd.
De comparant verklaarde:
Op acht maart negentienhonderd drie en negentig is in de algemene vergadering van de vereniging: THT-KRING, gevestigd te Enschede, kantoorhoudende 7522 NA Enschede, Drienerbeeklaan 5, besloten:
de statuten van de vereniging na wijziging opnieuw vast te stellen;
hem, comparant, machtiging te verlenen tot het verrichten van alle handelingen, welke nodig zijn om de statutenwijziging tot stand te brengen.
Van deze besluiten is mij, notaris, genoegzaam gebleken uit een uittreksel uit de notulen van de betreffende vergadering dat aan deze akte wordt gehecht,
Ter uitvoering van voormeld besluit verklaarde de comparant thans de statuten als volgt gewijzigd vast te stellen:
Definities.
Waar in deze statuten wordt gesproken over Universiteit wordt bedoeld de Universiteit Twente te Enschede.
Waar in deze statuten sprake is van een aanduiding van een mannelijk persoon wordt daarmee ook een vrouwelijk persoon bedoeld.
NAAM EN ZETEL
Artikel 1.
1.De vereniging draagt de naam: UT-KRING.
2.De vereniging is gevestigd te Enschede.
DOEL
Artikel 2.
De vereniging stelt zich ten doel:
1.het aankweken van gemeenschapszin en saamhorigheidsgevoel onder het personeel en oud-personeel van de Universiteit;
2.het scheppen van mogelijkheden tot ontspanning en veelzijdige ontplooiïng van de belangstelling van de leden op het gebied van cultuur, techniek en sport;
3.het versterken van het contact tussen de leden van de vereniging werkzaam in de verschillende beheerseenheden van de Universiteit;
4.het op beperkte schaal bieden van service, informatie en bemiddeling aan de leden bij het behartigen van hun stoffelijke belangen.
DUUR
Artikel 3.
De vereniging is opgericht op achttien maart negentienhonderd vier en zestig. Zij duurt thans voor onbepaalde tijd voort.
LIDMAATSCHAP
Artikel 4.
1.De vereniging kent leden en ereleden.
2.Leden van de vereniging zijn zij die, behorend tot één van de in het derde lid van dit artikel genoemde groeperingen, schriftelijk bij het bestuur de wens te kennen hebben gegeven als lid te willen toetreden en als zodanig door het bestuur zijn toegelaten. Bij niet-toelating door het bestuur kan de algemene vergadering alsnog tot toelating besluiten.
3.Leden van de vereniging kunnen slechts zijn:
a.zij die werkzaam zijn aan de Universiteit;
b.zij van wie het dienstverband met de Universiteit eervol is beëindigd om andere redenen dan het aanvaarden van een nieuwe werkkring alsmede hun weduwen en weduwnaren;
c.zij die, niet behorend tot het personeel van de Universiteit volgens criteria vermeld in het huishoudelijk reglement een bijzondere persoonlijke relatie tot de Universiteit of de vereniging hebben.
4.Ereleden zijn zij die wegens hun buitengewone verdiensten jegens de vereniging in het algemeen door de algemene ledenvergadering op voordracht van het bestuur daartoe zijn benoemd.
5.Waar in deze statuten sprake is van leden en lidmaatschap zijn daaronder begrepen de ereleden en hun lidmaatschap tenzij kennelijk anders is bedoeld.
EINDE VAN HET LIDMAATSCHAP
1.Het lidmaatschap eindigt:
a.door het overlijden van het lid;
b.door opzegging door het lid;
c.door opzegging door de vereniging;
d.door ontzetting.
2.Opzegging door het lid kan geschieden zonder opgaaf van redenen.
3.Opzegging door de vereniging geschiedt door het bestuur en is slechts mogelijk:
a.wanneer een lid zijn verplichtingen jegens de vereniging niet nakomt;
b.wanneer een lid heeft opgehouden aan de vereisten van het lidmaatschap, bij deze statuten gesteld, te voldoen;
c.wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren.
4.Opzegging van het lidmaatschap kan slechts schriftelijk geschieden.
Opzegging door het lid kan slechts geschieden tegen het einde van een verenigingsjaar waarbij een opzegtermijn van ten minste vier weken in acht moet worden genomen. In afwijking van het vorenstaande kan een lid zijn lidmaatschap met onmiddellijke ingang beëindigen:
a.op het moment dat het dienstverband met de Universiteit wordt beëindigd;
b.indien van het lid redelijkerwijs niet verlangd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren;
c.alsmede binnen een maand nadat hem een besluit is meegedeeld tot omzetting van de vereniging in een andere rechtsvorm of tot fusie.
Een lid is niet bevoegd zijn lidmaatschap met onmiddellijke ingang op te zeggen in het geval van wijziging van geldelijke rechten verplichtingen.
5.Ontzetting geschiedt door het bestuur en kan slechts plaatsvinden indien een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de verenging handelt, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt.
6.Het bestuur brengt een besluit tot opzegging van het lidmaatschap door de vereniging en een besluit tot ontzetting onder opgaaf van redenen ten spoedigste ter kennis van het betrokken lid. Hem staat binnen een maand na ontvangst van bedoelde kennisgeving beroep open op de algemene vergadering.
Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst.
LEDENREGISTER
Artikel 6.
Het bestuur houdt een register waarin de namen en adressen van de leden zijn opgenomen. De leden zijn verplicht er voor te zorgen dat hun adres bij het bestuur bekend is.
DONATEURS
Artikel 7.
1.Donateurs zijn zij, natuurlijke of rechtspersonen, die hebben toegezegd de vereniging financieel te steunen met een jaarlijkse bijdrage waarvan het minimum bedrag door de algemene vergadering wordt vastgesteld.
2.Donateurs hebben geen andere rechten en verplichtingen dan die hun bij of krachtens deze statuten zijn toegekend en opgelegd.
3.Het bestuur beslist omtrent de toelating van donateurs.
4.De rechten en verplichtingen van een donateur kunnen te allen tijde door de donateur en door de vereniging worden beëindigd door opzegging. Opzegging door de vereniging geschiedt door het bestuur.
Indien de rechten en verplichtingen in de loop van een verenigingsjaar eindigen blijft niettemin de jaarlijkse bijdrage voor het geheel verschuldigd behoudens ontheffing van deze bepaling door het bestuur.
GELDMIDDELEN/CONTRIBUTIE
Artikel 8.
1.De geldmiddelen van de vereniging bestaan uit:
a.contributie van de leden;
b.bijdragen van donateurs;
c.overige baten.
2.De leden zijn gehouden tot het betalen van een contributie waarvan de hoogte jaarlijks door de algemene vergadering zal worden vastgesteld. Zij kunnen daartoe in categorieën worden ingedeeld die een verschillende bijdrage betalen. Betaling van deze contributie dient te geschieden binnen de daarvoor in het huishoudelijk reglement gestelde termijn. Ereleden zijn vrijgesteld van het betalen van contributie.
3.In bijzondere gevallen kan het bestuur aan leden geheel of gedeeltelijk ontheffing verlenen tot het betalen van een bijdrage.
BESTUUR
Artikel 9.
1.Het bestuur bestaat uit ten minste vijf en ten hoogste elf personen en wordt door de algemene vergadering uit de leden benoemd.
2.Indien het bestuur tijdelijk uit minder dan vijf personen bestaat blijft het niettemin bevoegd onder de verplichting zo spoedig mogelijk een algemene vergadering bijeen te roepen waarin in die vacature(s) wordt voorzien.
3.Het bestuur maakt voor elke vacature een niet bindende voordracht op. Tegenkandidaten kunnen worden gesteld door ten minste vijf en twintig leden.
4.De voorzitter van het bestuur wordt in functie benoemd.
Het bestuur wijst uit zijn midden een vice-voorzitter, een secretaris en een penningmeester aan.
5.De bestuurders worden voor een periode van twee jaar benoemd.
6.Het bestuur stelt een rooster van aftreden vast waarbij, zo mogelijk, jaarlijks een gelijk aantal bestuurders aftreedt. Aftredende bestuurders zijn terstond herbenoembaar.
7.Een bestuurder kan te allen tijde door de algemene vergadering worden ontslagen of geschorst.
BESTUURSBEVOEGDHEID/VERTEGENWOORDIGING
Artikel 10.
1.Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging.
2.Het bestuur is mits met goedkeuring van de algemene vergadering bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding of bezwaring van registergoederen en tot het aangaan van overeenkomsten, waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerstelling voor een schuld van een ander verbindt.
Het ontbreken van goedkeuring als bedoeld in dit lid kan tegen derden worden ingeroepen.
3.Het bestuur vertegenwoordigt de vereniging, voor zover uit de wet niets anders voortvloeit.
De bevoegdheid tot vertegenwoordiging komt bovendien toe aan de voorzitter tezamen met de secretaris. De voorzitter en de secretaris kunnen aan (een) andere bestuurder(s) schriftelijk volmacht verlenen namens hen de vereniging te vertegenwoordigen.
BESTUURSBESLUITEN
Artikel 11.
1.Het bestuur kan alleen besluiten nemen indien de meerderheid van de bestuurders ter vergadering aanwezig is.
2.Iedere bestuurder heeft het recht tot het uitbrengen van één stem.
3.Alle besluiten worden genomen met volstrekte meerderheid van stemmen.
ALGEMENE VERGADERINGEN
JAARVERGADERING
Artikel 12.
1.Jaarlijks wordt door het bestuur een algemene vergadering, de jaarvergadering bijeengeroepen en wel binnen twee maanden na afloop van het verenigingsjaar.
2.In de jaarvergadering komen in ieder geval de volgende onderwerpen aan de orde:
a.het jaarverslag van het bestuur;
b.de balans en de staat van baten en lasten over het afgelopen verenigingsjaar;
c.het verslag van de commissie ter controle van de rekening en verantwoording van de penningmeester over het afgelopen verenigingsjaar;
d.de goedkeuring door de vergadering van de rekening en verantwoording van de penningmeester over het afgelopen verenigingsjaar;
e.décharge van de penningmeester en het bestuur over de werkzaamheden inzake de rekening en verantwoording over het afgelopen verenigingsjaar;
f.goedkeuring door de vergadering van de begroting van baten en lasten over het lopende verenigingsjaar;
g.benoeming van een commissie ter controle van de rekening en verantwoording van de balans en de staat van baten en lasten over het lopende verenigingsjaar;
h.statutaire verkiezingen;
i.goedkeuring van de notulen van de vorige algemene vergadering.
ANDERE ALGEMENE VERGADERINGEN
Artikel 13.
1.Andere algemene vergaderingen worden gehouden zo dikwijls het bestuur dit wenselijk oordeelt.
2.Voorts is het bestuur verplicht een algemene vergadering bijeen te roepen op een termijn van niet langer dan vier weken indien ten minste een/tiende van de stemgerechtigde leden dit schriftelijk verzoekt.
Indien het bestuur binnen drie weken aan dit verzoek geen gevolg heeft gegeven kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan.
3.De oproep en agenda voor een algemene vergadering worden ten minste veertien dagen van tevoren ter kennis gebracht van de leden.. Aan leden die daartoe de wens te kennen geven worden ook de overige vergaderstukken ter beschikking gesteld.
TOEGANG EN STEMRECHT
Artikel 14.
1.Toegang tot een algemene vergadering hebben de leden die niet zijn geschorst. Een geschorst lid heeft toegang bij de behandeling van zijn schorsing.
2.De leiding van een algemene vergadering berust bij de voorzitter van het bestuur. Bij diens afwezigheid wijst het bestuur een vervanger aan. Indien het bestuur niet aanwezig is wijst de vergadering een voorzitter aan.
3.Van het verhandelde in een algemene vergadering worden door de secretaris of diens vervanger notulen gemaakt. De notulen worden in de eerstvolgende algemene vergadering ter goedkeuring voorgelegd aan de vergadering.
4.Voorzover de statuten geen grotere meerderheid voorschrijven besluit de algemene vergadering bij volstrekte meerderheid van stemmen.
VERENIGINGSJAAR
Artikel 15.
1.Het verenigingsjaar loopt van één september van enig jaar tot en met één en dertig augustus van het daarop volgende jaar.
2.Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de vereniging zodanige aantekening te houden dat daaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen van de vereniging kunnen worden gekend.
3.Het bestuur is verplicht jaarlijks binnen twee maanden na afloop van het verenigingsjaar een balans en een staat van baten en lasten op te maken.
SUBVERENIGING
Artikel 16.
1.Indien een aantal leden gezamenlijk een bepaalde activiteit in verenigingsverband wil uitoefenen, verzoeken zij het bestuur om als subvereniging te mogen optreden.
2.Het bestuur beslist over dit verzoek.
3.Een subvereniging maakt als vereniging met beperkte dan wel volledige rechtsbevoegdheid deel uit van de organisatie van de vereniging.
4.Toetreding als lid tot een subvereniging is slechts mogelijk voor leden van de vereniging, alsmede de partners en minderjarige kinderen van leden van de vereniging.
Artikel 17.
1.De subvereniging is gerechtigd, boven de contributie aan de vereniging, contributie te innen van haar leden.
2.De contributie van de leden van de subvereniging dient te worden vastgesteld in overleg met en na goedkeuring van het bestuur van de vereniging.
Artikel 18.
De financiële middelen van een subvereniging bestaan uit:
a.contributies van leden van de subvereniging;
b.bijdragen van de leden van de subvereniging;
c.eventuele bijdragen uit de kas van de vereniging;
d.overige baten.
Artikel 19.
Een subvereniging kiest een bestuur bestaande uit ten minste drie en ten hoogste elf personen.
Artikel 20.
1.Indien het bestuur van de vereniging dit nodig acht wordt één van de bestuurders van de vereniging aangesteld als gedelegeerd lid van het bestuur van de subvereniging. Hij brengt desgevraagd of uit eigener beweging verslag uit omtrent de activiteiten en de stand der financiën van de betreffende subvereniging.
2.Het gedelegeerd lid ziet erop toe, dat de activiteiten van de (leden van de) subvereniging niet strijdig zijn met het belang van de vereniging in zijn geheel.
Artikel 21.
1.Telkens wanneer het bestuur van de vereniging zulks nodig acht en in ieder geval wanneer bij een subvereniging ten minste vijftig leden zijn aangesloten, dient de subvereniging een huishoudelijk reglement voor haar activiteiten vast te stellen.
2.Dit reglement behoeft de goedkeuring van het bestuur van de vereniging en mag niet in strijd zijn met de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging.
Artikel 22.
Indien de activiteiten van een subvereniging naar het oordeel van het bestuur van de vereniging of van de algemene vergadering van de vereniging het voortbestaan van die subvereniging niet rechtvaardigen, kan het bestuur van de vereniging haar leden verzoeken de desbetreffende subvereniging te ontbinden.
HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Artikel 23.
Een door de algemene vergadering vast te stellen huishoudelijk reglement geeft nadere regels omtrent het lidmaatschap, het bedrag der contributie, de werkzaamheden van het bestuur, de vergaderingen en de wijze van uitoefening van het stemrecht. Voorts regelt het huishoudelijk reglement het ontstaan van subverenigingen en de verhouding van deze subverenigingen ten opzichte van de vereniging.
Het huishoudelijk reglement mag niet in strijd zijn met de wet noch met de statuten. Op een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement is het in artikel 24 bepaalde van overeenkomstige toepassing.
Tenzij anders wordt besloten treedt een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement onmiddellijk in werking.
WIJZIGING VAN STATUTEN
Artikel 24.
1.Een besluit tot wijziging van de statuten kan slechts worden genomen door een algemene vergadering, welke is opgeroepen met de mededeling dat de betreffende wijziging zal worden voorgesteld.
2.Wijzigingen kunnen alleen worden voorgesteld door het bestuur of door ten minste vijftig leden.
3.Een afschrift van het voorstel, waarin de voorgestelde wijziging woordelijk is opgenomen, moet op een daartoe geschikte en kenbaar gemaakte plaats ter inzage liggen voor de leden vanaf ten minste vijf dagen vóór de desbetreffende algemene vergadering tot na afloop van de vergadering.
4.Een besluit tot wijziging kan slechts worden genomen met ten minste twee/derde deel van de geldig uitgebrachte stemmen.
5.Een statutenwijziging treedt eerst in werking, nadat hiervan een notariële akte is opgemaakt. Tot het doen verlijden van die akte is iedere bestuurder bevoegd.
ONTBINDING
Artikel 25.
1.De vereniging kan worden ontbonden door een besluit van de algemene vergadering, welke speciaal voor dit doel is bijeengeroepen. Het besluit daartoe kan door de algemene vergadering slechts worden genomen indien ten minste twee/derde deel van de stemgerechtigde leden aanwezig is; het besluit tot ontbinding moet worden genomen met een meerderheid van drie/vierde deel van de geldig uitgebrachte stemmen. Is minder dan twee/derde deel van de stemgerechtigde leden aanwezig, dan wordt binnen een maand een nieuwe vergadering bijeengeroepen, waarin – ongeacht het aantal aanwezige leden – tot ontbinding kan worden besloten met een meerderheid van drie/vierde deel van de geldig uitgebrachte stemmen. Bij het besluit tot ontbinding wordt een bewaarder van de boeken en bescheiden aangewezen.
2.Voor zover de algemene vergadering geen andere vereffenaars benoemt treden de bestuurders als zodanig op ter vereffening van het vermogen van de vereniging.
3.De vereffenaars dragen hetgeen na voldoening van de schuldeisers van het vermogen is overgebleven gelijkelijk over aan de leden. Bij het besluit tot ontbinding kan echter ook een andere bestemming aan het overschot worden gegeven.
4.Na afloop van de vereffening dienen de boeken en bescheiden van de vereniging gedurende tien jaren te worden bewaard door de in lid 1 benoemde bewaarder.
SLOTBEPALING
Artikel 26.
In alle gevallen, waarin de statuten of het huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur.
De comparant ……..
- Privacy regulations (in Dutch)
Privacyreglement personeelsvereniging UT-Kring
Versie van 24 mei 2018
1. Grondslag
De personeelsvereniging UT-Kring is een vereniging van en voor personeelsleden van de Universiteit Twente. De vereniging heeft voor het vervullen van zijn taken persoonlijke gegevens van zijn leden nodig. In dit privacyreglement informeren wij u over hoe wij uw gegevens gebruiken en op welke manier u daar invloed op kunt uitoefenen. Leidend daarbij zijn de eisen die de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AGV) aan ons stelt als het gaat om persoonlijke informatie van de leden, nodig voor de doelen die de vereniging nastreeft. In de statuten van de UT-Kring zijn die doelen als volgt vastgelegd. De UT-Kring stelt zich ten doel:
· het aankweken van gemeenschapszin en saamhorigheidsgevoel onder het personeel en oud-personeel van de Universiteit
· het scheppen van mogelijkheden tot ontspanning en veelzijdige ontplooiing van de belangstelling van de leden op het gebied van cultuur, techniek en sport
· het versterken van het contact tussen de leden van de vereniging werkzaam in de verschillende beheerseenheden van de Universiteit
· het op beperkte schaal bieden van service, informatie en bemiddeling aan de leden bij het behartigen van hun stoffelijke belangen.
De UT-Kring is als personeelsvereniging van de Universiteit Twente op grond van zijn doelstelling nauw gelieerd aan de universiteit, maar beschikt over een eigen rechtspersoonlijkheid. De UT-Kring is daarom gehouden een eigen privacy beleid te formuleren. De vereniging heeft immers voor het vervullen van zijn taken persoonlijke gegevens van zijn leden nodig. In dit privacyreglement informeren wij u over hoe wij uw gegevens gebruiken en op welke manier u daar invloed op kunt uitoefenen. Leidend daarbij zijn de eisen die de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) aan ons stelt als het gaat om persoonlijke informatie van de leden, nodig voor de doelen die de vereniging nastreeft.
In die gevallen waarin dit reglement niet voorziet zal de vereniging zich conformeren aan de privacy statement van de Universiteit Twente (te vinden op https://www.utwente.nl/over-de-website/)
2. Rechten en plichten
In dit privacyreglement maken wij duidelijk welke gegevens wij verzamelen en met welk doel en dat we niet meer verzamelen dan nodig is. Verder moet u als lid toestemming geven voor het verstrekken van persoonlijke gegevens aan derden. Behalve inzagerecht en recht op correctie hebt u het recht op ‘vergeten’ dat wil zeggen het geheel verwijderen van al uw persoonsgegevens uit de administratie van de vereniging. Persoonsgegevens worden bovendien breder gedefinieerd. Zij omvatten bijvoorbeeld nu ook internetadressen, wachtwoorden, DNA-profielen en vingerafdrukken.
3. Persoonsgegevens en noodzakelijke bewerkingen
De basis van de gegevensverzameling is de verleende toestemming van elk individueel lid voor gebruik van de persoonsgegevens in de verschillende administratieve stromen die nodig zijn om als vereniging te kunnen functioneren. Die zijn:
- Alle informatie rond het lid worden, lid zijn en opzeggen lidmaatschap (naam, adres, e-mail, portret in smoelenboek, hoe te wijzigen etc.)
- Alle gegevens nodig voor het organiseren van activiteiten van de vereniging (informatie evenement zelf, aan/afmeldingsprocedure, deelnemers, wachtlijst etc.)
- Alle gegevens nodig voor de financiële huishouding (contributie, andere inkomsten en uitgaven, periodiek en incidenteel.
Als u lid bent of wordt van de UT-Kring, dan stemt u in met het verstrekken aan het bestuur van de UT-Kring van de volgende persoonsgegevens, nodig om als vereniging te kunnen functioneren:
· Voorletters, voornaam en achternaam
· Geslacht
· Geboortedatum
· Faculteit of dienst
· Huisadres (plaats, straat, huisnummer, postcode)
· Telefoon vast
· Telefoon mobiel
· E-mailadres
· Betaalgegevens (bank, giro) i.v.m. inning contributie en eigen bijdragen
De volgende bewerkingen passen wij op uw gegevens toe:
· Verzamelen en registreren
· Opslaan
· Wijzigen
· Opvragen
· Raadplegen
· Gebruiken
· Verstrekken
· Wissen en vernietigen.
4. Uw rechten als gegevensverstrekker
Als lid van de UT-kring hebt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming een aantal rechten waarvan de volgende relevant zijn voor u als lid van de vereniging:
· U hebt inzagerecht in uw gegevens
· Het recht op correctie van gegevens als die niet kloppen.
· Het recht op verwijdering van uw gegevens en het recht om “vergeten te worden”, (d.w.z. dat alle informatie over u wordt geschrapt uit de registraties in de administratie.
· het recht op informatie over de bewerkingen op uw persoonlijke gegevens
· het recht op beperking van gegevensverwerking
· het recht op verzet tegen de gegevensverwerking.
Wilt u een beroep doen op uw rechten op grond van de AGV dan kunt u zich wenden tot het bestuurslid belast met de ledenregistratie van de UT-Kring. Dat kan door een mail te sturen naar utkring@utwente.nl Bent u niet tevreden met het resultaat dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 9337, 2509 AJ Den Haag.
5. Hoe gaan wij te werk
De Algemene Verordening Gegevensbescherming stelt eisen aan onze omgang met uw persoonlijke gegevens. Hieronder volgen de aanwijzingen van de AVG die relevant zijn voor een vereniging als de onze. De tekst van de volledige verordening kunt u raadplegen op https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/algemene-informatie-avg.
Wij zullen de verzameling en bewerking van persoonsgegevens transparant maken door ze te beschrijven en documenteren. Het resultaat wordt vastgelegd in een actueel bewerkingsregister.
Wij zullen zo min mogelijk gegevens van u verzamelen, bewerken en bewaren. De verwerking van gegevens moet gebonden zijn aan specifieke verzameldoelen.
De persoonsgegevens moeten toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is
Wij moeten garant staan voor de juistheid van uw gegevens.
Wij zijn gehouden uw gegevens niet langer te bewaren dan nodig is en wij zijn tevens gehouden uw gegevens goed te beveiligen.
De verwerking van gegevens moet aantoonbaar rechtmatig, behoorlijk en zorgvuldig zijn
6. Behandeling klachten en bezwaren
Als u over de bescherming van uw gegevens vragen hebt, of inzage wilt in de informatie die de vereniging over u bijhoudt, of als u die wilt wijzigen, neem dan contact op met het bestuurslid belast met de ledenregistratie. Dat kan door een mail te sturen naar utkring@utwente.nl
Zoals al aangegeven, als u een beroep wilt doen op uw rechten op grond van de AGV dan kunt u zich eveneens wenden tot het bestuurslid belast met de ledenregistratie van de UT-Kring. Dat kan door een mail te sturen naar utkring@utwente.nl Bent u niet tevreden met het resultaat dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 9337, 2509 AJ Den Haag.