Jeroen Harink (former PhD student)

Harink, J.H.A., Uitbesteding van inkoop wordt feit, Column Inkoop & Logistiek, 2002 (column)

Tijdens de laatste decennia is duidelijk geworden dat vergaande specialisatie (back to core business) vereist is om als organisatie blijvend toegevoegde waarde te kunnen leveren. Redenen hiervoor zijn een toenemende drang om kosten te reduceren en te variabiliseren, en snel te kunnen reageren op veranderende omstandigheden. Daarbij komt dat organisaties –onder andere met het internet- leveranciers, concurrenten, ‘plaatsvervangers’ en klanten sneller en beter kunnen overzien. De transparantie van de markt neemt toe, maar daarmee ook de kwetsbaarheid van individuele organisaties in die markt. Meer dan voorheen zal ook bij uw organisatie de vraag zich opdringen waar zij werkelijk zo goed in is dat zij zich daarmee blijvend kan onderscheiden van de concurrenten. Alle overige processen -of deze nu ondersteunend of primair zijn- moeten in feite worden uitbesteed, omdat er klaarblijkelijk andere organisaties zijn die het beter (goedkoper, sneller) kunnen. Ook uitbesteding van het inkoopproces zal aan de orde zijn. En aangezien uitbesteden op zich al een inkoopproces is, is er in feite sprake van ‘inkoop van de inkoop’. En internet-technologie heeft er voor gezorgd dat er nu meer mogelijkheden zijn -in vergelijking met enkele jaren geleden- om uitbesteding goed te realiseren.


Uitbesteding van het tactische inkoopproces betekent dat organisaties er vaker voor zullen kiezen om –voor bepaalde inkooppakketten- een gespecialiseerde derde in te schakelen, die ervoor zorgt dat voor zo’n inkooppakket een optimale ‘supply base’ wordt gecreëerd en onderhouden (contract management). Uiteraard zal dit gelden voor facilitaire inkooppakketten, maar ook voor diverse primaire inkooppakketten zal het tactische inkoopproces worden uitbesteed. Deze gespecialiseerde derde zal uiteraard ook gebruik maken van eigentijdse middelen, zoals e-reverse auctioning en e-sourcing. Het resultaat dat zo’n gespecialiseerde derde oplevert (in de zin van geselecteerde leveranciers, afgesloten contracten, vastgesteld assortiment, bedongen prijzen, enzovoort) zal -met gebruikmaking van internet-technologie- worden ontsloten voor medewerkers van de inkopende organisatie. Soms zullen assortimenten en prijzen via het internet gedownload worden naar de inkopende organisatie in een ordering catalog system, soms kunnen medewerkers toegang krijgen tot systemen van de gespecialiseerde derde, soms worden contracten gedownload in contractmanagementsystemen van de inkopende organisatie, enzovoort.


Ook het operationele inkoopproces kan door een organisatie worden uitbesteed, op zijn minst voor een deel. Het operationele inkoopproces wordt altijd getriggerd door een operationele behoefte. Die behoefte is afkomstig uit een bepaalde behoefteplanning (voor primaire producten en diensten) of het is een ad hoc behoefte van een medewerker (voor facilitaire producten en diensten). Zo’n behoefte zal in de meeste gevallen ontstaan binnen de organisatie zelf, alhoewel het natuurlijk niet uitgesloten is dat in de toekomst een gespecialiseerde derde ook uw behoefteplanning maakt en bijhoudt. Uitbesteding van het operationele inkoopproces zal op korte termijn vaak betekenen dat organisaties de gehele crediteurenadministratie uitbesteden. Dan zorgt een gespecialiseerde derde er voor dat –op basis van bestellingen en ontvangsten van de organisatie- de bijbehorende facturen netjes worden afgewikkeld. Dit kan er tevens toe leiden dat ook de bijbehorende systemen van een gespecialiseerde derde worden gebruikt. Dit kan een ERP-systeem van de gespecialiseerde derde zijn (ERP-service), maar de gespecialiseerde derde kan ook het gebruik van een ordering catalog system aan de organisatie aanbieden (ordering catalog service). Op die wijze kunnen bestelaanvragen netjes door de organisatie worden afgewikkeld en heeft de gespecialiseerde derde alle informatie die zij nodig heeft, om facturen af te wikkelen.


Ik denk dat veel organisaties uitbesteding van het inkoopproces nog de ‘ver-van-mijn-bed-show’ vinden, voortkomend uit een beperkt beeld bij de waarde ervan. Onbekend maakt onbemind. Toch heb ik met een aantal organisaties concreet gesproken over uitbesteding van het inkoopproces en dan blijkt dat het heel snel ‘dichter bij het bed’ komt. Over een paar jaar zal het -naar mijn mening- bij veel inkoop- of financieel directeuren gewoonweg ‘in het bed’ liggen. En –net als bij elk inkoopproces- moet ook bij uitbesteding van het inkoopproces de juiste partner gezocht worden. U zult dus ook dit keer voor een groot deel bepalen met wie u (of uw inkoop- of financieel directeur) ‘het bed deelt’.