Jeroen Harink (former PhD student)

Harink, J.H.A., Purchasing intelligence komt eraan!, Column Inkoop & Logistiek, 2002 (column)

Wat zit er nog in het e-procurement vat, nu de hype eruit is? Wat mij betreft nog heel veel en op diverse terreinen.


De bestaande mogelijkheden van e-procurement worden door veel organisaties nog nauwelijks benut. Ik begrijp bar weinig van de redenen om zo terughoudend met de bestaande mogelijkheden van e-procurement om te gaan. Een e-reverse auction draaien kost drie keer niets en levert vaak veel op, dus wat houdt inkopend Nederland tegen? Een recent en aansprekend voorbeeld van het draaien van e-reverse auctions stond op19 maart j.l. in Het Financieele Dagblad. De KLM past e-reverse auctions toe en heeft daarbij zelf geen software gekocht, maar kan via het Internet gebruik maken van de software van een aanbieder (Procuri in dit geval). Er wordt niet gemeld wat de kosten zijn, maar –geloof mij- die zijn erg beperkt. En de gerealiseerde besparingen op het geveilde inkoopvolume bedragen gemiddeld 20%! Toch zijn deze en andere mogelijkheden van e-procurement nog lang geen gemeengoed in inkopend Nederland. De bestaande mogelijkheden worden nog zwaar onderbenut. Laten wij daar eens mee beginnen.


Ik zie ook een aantal nieuwe ontwikkelingen in het e-procurement vat. Zo zal e-procurement zich in de toekomst meer en meer gaan richten op primair inkoopvolume, waar –van oudsher- de nadruk lag op facilitair inkoopvolume. Daarnaast zal e-procurement zich weer (!) op het informatie-vlak gaan begeven. Vijf jaar geleden begon het in feite met informatie (‘surfen op het web’), nu zitten wij duidelijk op het transactie-vlak (contracten sluiten, bestellingen plaatsen, et cetera) en over een paar jaar zitten wij weer op het informatie-vlak, maar fundamenteel anders dan vijf jaar geleden. De kreet die in deze context vaak wordt genoemd, is ‘purchasing intelligence’.


Kort geformuleerd, behelst purchasing intelligence de cyclus van gegevens naar informatie en naar actie. Door het gebruik van allerlei e-procurement systemen worden zeer veel gedetailleerde gegevens vastgelegd (zonder dat de gebruiker het merkt of daar last van heeft). Deze gegevens bieden een vruchtbaar aanknopingspunt om een feitelijk en objectief beeld te krijgen van de wijze waarop de inkoopfunctie wordt uitgevoerd. Daartoe worden deze gegevens omgezet in informatie (prestatie-indicatoren). Op basis van deze informatie kan vervolgens de juiste actie worden uitgezet, bijvoorbeeld het opstarten van een inkooptraject.


Velen van u zullen wellicht denken: ‘well, what’s new?’. Er zijn zeker verschillen met het oude tijdperk van gegevensverwerking op basis van Excel-spreadsheets! Purchasing intelligence begint bij de inkoopvisie, die u heeft op de inkoopfunctie van uw organisatie. Hoe ziet in uw dromen uw inkoopfunctie er over drie jaar uit? Afgeleid hiervan worden dan inkoopdoelstellingen geformuleerd, die vervolgens worden geconcretiseerd met prestatie-indicatoren, waaraan streefwaarden worden toegekend. Door streef- en realisatiewaarden met elkaar te vergelijken én door kennis toe te voegen, kan dan de juiste actie worden opgestart. Cruciaal hierbij is dat er ook kennis wordt ingebracht. Dat kan ‘interne kennis’ zijn, maar het kan even zo goed gaan om ‘externe kennis’ die bij e-marketplaces of ‘info-intermediaries’ wordt gehaald. Zo worden bijvoorbeeld acties uitgezet die ook rekening houden met de stand van zaken in de supply chain of met voorraadstanden bij uw leveranciers. Bovendien maakt purchasing intelligence uw inkoopprestaties real-time zichtbaar. U hoeft niet te wachten totdat -twee weken na de maandafsluiting- uw inkoopcontroller klaar is met zijn berekeningen van uw inkoopprestaties.


Grote verschillen met vroeger zijn dus de uitgesproken relatie tussen inkoopvisie, inkoopdoelstellingen en prestatie-indicatoren (en die relatie is nu bij veel organisaties zoek), de interne én externe kennistoevoeging en het real-time karakter van de informatie. Purchasing intelligence zal daarom bij uitstek geschikt zijn om gericht te werken aan de realisatie van uw inkoopdoelstellingen en daarmee uw inkoopvisie. En daar ging het u toch om?