Vaak wordt mij gevraagd of de Nederlandse overheid op het gebied van e-procurement achterloopt bij het bedrijfsleven. Het feit dat in de vraag het woord ‘achterlopen’ reeds wordt genoemd, geeft al aan hoe er over wordt gedacht. Toch is de vraag niet simpelweg te beantwoorden met ‘ja’ of ‘nee’. Het hangt er immers maar net vanaf op welk aspect van e-procurement wordt ingezoomd. Vanaf het allereerste begin heeft de Nederlandse overheid het belang ingezien van internet-technologie. Ook heeft zij onderkend dat internet-technologie prima kan worden ingezet in de inkoopfunctie. Aan de stimulerende kant is er door de Nederlandse overheid absoluut werk verzet op het gebied van e-procurement. Kijk maar eens naar het initiatief ECP.NL, waar ook EP-NL onderhangt. Als ik kijk naar de praktijkgerichte kant van e-procurement en mij afvraag waar e-procurement al operationeel werkt bij de overheid, dan gaat dat ook de goede kant op. De eerste ministeries zijn nu bezig met (voorbereidingen op) een pilot. Aansprekende voorbeelden waarbij e-procurement al concreet wordt toegepast, zijn nog steeds schaars. Maar gelukkig heb ik er wel vertrouwen in dat daar vrij snel verandering in komt.
Zoals wel vaker, zijn ze bij de Amerikaanse overheid iets verder. De Amerikaanse overheid heeft al vrij uitbundig kennis gemaakt met de praktijkgerichte kant van e-procurement. Een heel interessant voorbeeld in dit kader is te zien op de website www.buyers.gov. Deze website wordt in de lucht gehouden door een combinatie van overheidsinstanties en een IT-organisatie (GSA (General Services Administration), FTS (Federal Technology Service) en Exodus). De website www.buyers.org richt zich nadrukkelijk op inkopers bij Amerikaanse overheidsinstanties. Deze inkopers kunnen op deze website diverse zaken doen. Op hoofdlijnen worden drie functies onderscheiden:
§reverse auctioning: een inkoper kan zijn behoefte op een website kenbaar maken, zodat (door de inkoper geselecteerde) leveranciers aanbiedingen kunnen uitbrengen om die behoefte te leveren;
§eFast volume purchasing: een inkoper kan – op basis van een serie ICT-inkooppakketten- besluiten om mee te doen aan een ‘pool’. Als er nog geen ‘pool’ actief is, kan de inkoper zien welke ‘pool’-verzoeken er zijn en besluiten of hij daar aan mee wil doen. Uiteraard kan de inkoper ook zelf een ‘pool’-verzoek aanmaken. Het maken van een deal met een leverancier voor een actieve ‘pool’ gebeurt met reverse auctioning.
§quick quote: in dit geval start een inkoper met het specificeren van hetgeen deze wil kopen. Vervolgens wordt een lijst met producten (met prijzen van laag naar hoog) getoond en kan de inkoper daar een selectie uit maken. Nadat de inkoper dat gedaan heeft, kan deze overgaan tot het bestellen overgaan. FTS zet de bestelling dan door naar de leveranciers en draagt zorg voor de betaling.
Van de drie functies zijn op dit moment de eerste twee functies operationeel. Sinds midden vorig jaar wordt er al met reverse auctioning gewerkt. De op de website genoemde besparingspercentages variëren van 7 tot 31%. Er staat helaas niet bij vermeld hoe deze percentages zijn berekend. Los daarvan zijn het aantrekkelijke percentages, ook al zou het feitelijk af en toe eens een procentje minder zijn.
Misschien is het iets voor de Nederlandse overheid om ook een dergelijke website voor inkopers bij Nederlandse overheidsinstanties op te zetten. Als een dergelijke website operationeel is, is de vraag, waar ik mee begon, ook veel eenvoudiger te beantwoorden. En om het de Nederlandse overheid gemakkelijk te maken, staat op www.buyers.org een Guide To Best Practices: 27 pagina’s met erg bruikbare informatie!