Zie Template: UT standaard

Webformulieren (de opvolger van WebPack)

De algemene documentatie van de leverancier is hier beschikbaar: docs.webhare.nl/formulieren/

HOE HET WEBFORMULIER WERKT

  1. Ga naar de map waar je een formulier wilt aanmaken.
  2. Klik 'nieuw bestand'/'new file' (eerste knop bovenaan) en klik op 'formulier/'form'. Vul een naam en een titel in (of laat de titel leeg om zeker te weten dat het formulier nog niet zichtbaar is op jouw website). Sla het bestand op.
  3. Klik dubbel op het formulier om het te openen en bewerken. Voeg de vragen aan het formulier toe via de grote add/toevoegen knop bovenaan, inclusief optionele afhankelijkheden zoals (verberg deze vraag als..).
  4. Voeg formulierhandelingen toe zoals 'verstuur resultaten naar', 'stuur de bezoeker een bevestigingsmail', etc. Ook dit doe je via de add/toevoegen knop.
  5. Jouw formulier is nu beschikbaar op het internet en zal automatisch resultaten online opslaan, die beschikbaar zijn als Excel bestand (csv of xlsx) om te downloaden.

WEB FORM OPTIES

Er zijn een heleboel opties beschikbaar binnen het nieuwe webformulier. De meest gevraagde opties zijn:

  • Automatisch een mail versturen naar degene die het formulier invult
  • Automatisch een mail versturen naar degene die het formulier beheert 
  • Resultaten worden verzameld in WebPack, deze kan je downloaden als Excel (or .csv) bestand met alle inschrijvingen
  • Formulierafhankelijkheden zoals 'verberg vraag X als op vraag Y 'ja' is geantwoord'.

TIPS VOOR WEBFORMULIEREN

  1. Houd jouw formulier zo kort mogelijk. Wanneer formulieren te lang zijn, is men minder geneigd deze in te vullen of halverwege af te haken.
  2. Om een bestaaand formulier te dupliceren, selecteer het bestand (enkele klik), klik met de rechtermuisknop op het bestand en vervolgens op 'dupliceren'. Als het eerste bestand 'formulier' heet, dan heet de gedupliceerde versie 'formulier-1'. Verander de naam via de eigenschappenknop (properties). 
  3. Knoppen in jouw formulier zullen automatisch aangepast worden aan de taal van de website waar het formulier staat. 
  4. Er is een complete Webform handleiding beschikbaar op de website van de WebHare-leverancier.
  5. Bevestigingsmails verzonden naar de admin van het formulier worden standaard verzonden door 'no-reply@utwente.nl'. Uitzonderingen zijn door de admin aan te maken en worden afgeraden, omdat mails dan vaak niet aankomen, bijvoorbeeld door spelfouten. Voor bevestigingsmails naar de bezoekers kan je jouw eigen mailadres kiezen. Dit moet een bestaand mailadres zijn, anders wordt de mail niet verzonden. 
  6. Via de 'form settings' knop bovenaan je formulier kun je een aantal instellingen doen. Bijvoorbeeld:
    1. de bewaartermijn van de antwoorden aanpassen (standaard 800 dagen; voor medische gegevens aub op 1 dag zetten)
    2. voor alle vragen de vraag boven het antwoordveld zetten i.p.v. links voor het veld. Dat is handig als je formulier veel lange vragen bevat, maar heeft als nadeel dat je formulier langer kan worden.
    3. Het formulier offline halen en in plaats van het formulier een vervangende tekst tonen. Bijvoorbeeld: aanmelding is vol.

VERSTUUR AUTOMATISCH BEVESTIGINGSMAILS

Er zijn verschillende types automatische bevestigingsmails die verstuurd kunnen worden:

BEVESTIGING NAAR ORGANISATOR OF BEZOEKER/INSCHRIJVING:

Gebruik de knop om toe te voegen 'Add' (1) en kies een 'form handler' (formulier handelaar), om een overzicht van de beschikbare types te krijgen:

  • Voor de organisator van het evenement: om een mail te verzenden naar jou (de organisator) voor elke inschrijving, de verstuurder van deze mail staat automatisch op 'no-reply@utwente.nl'. 
  • Voor de bezoeker/inschrijving van het evenement: de bezoeker/inschrijving kan ook een bevestigingsmail ontvangen. 

Selecteer een van de twee opties om meer beschikbare instellingen te zien. 

Wanneer je 'Email response to visitor' (Email antwoord naar bezoeker) selecteert, zal het volgende scherm alle opties weergeven:

Je moet ten minste invullen: 

  • Instelling tab (1): Selecteer in het 'sent to' (verstuur naar) veld alsjeblieft de vraag waar men hun emailadres hebben ingevuld. Voeg jouw eigen naam en mailadres (de verstuurder van de bevestigingsmail) en een onderwerp voor de mail toe:
     
  • Email bericht tab (2): 'Compose the email message below' (stel hieronder een mailbericht op), type hier jouw bericht en gebruik de aanvinkbox onder de tekst om ook de resultaten (welke velden men heeft ingevuld) te versturen.

ANDERE MAILS VERSTUREN GEBASEERD OP BEPAALDE ANTWOORDEN

Door de tweede tab 'afhankelijkheden' te gebruiken, kan je verschillende mailberichten opstellen gebaseerd op de antwoorden die men geeft. Selecteer een vraag die je aan bezoekers hebt gesteld. In dit geval stellen we een bevestigingsbericht op voor degenen die staan ingeschreven voor de workshop op woensdag:

Tips:

  • Verstuur automatische mails naar meerdere mensen door een komma tussen emailaddressen te plaatsen.
  • Verstuur een mail vanaf het 'no-reply@utwente.nl' adres University of Twente <no-reply@utwente.nl> in het verzendveld in te vullen. 'University of Twente' kan vervangen worden door jouw eigen naam of organisatie.

PERSONALISEER JOUW EMAILS

Om een mail te personaliseren (Dear John, thank you for your registration...), kun je eerst de tekst typen die je in je bevestigingsmail wilt tonen. Zie hiervoor onderstaand scherm. Zet je muis vervolgens op de plek waar je een gepersonaliseerd element wil tonen, bijvoorbeeld achter 'Dear', om daar de voornaam te plaatsen. Klik vervolgens op de knop 'inline component' (stap 1) en kies in het vervolgscherm de optie 'merge field' uit de lijst. Nu (stap 2) zie je alle vragen uit je formulier die je voor personalisatie kunt gebruiken. Kies het veld dat je nodig hebt en klik OK. 

SPAM VOORKOMEN

Om spam te voorkomen (denk aan een geautomatiseerd programma dat je formulier 100x per minuut gaat invullen om je te irriteren) wordt onder elk formulier automatisch een spam-check ingebouwd. Dit is een element waarin je moet aanvinken 'I am not a robot'. Op het netwerk van de UT en als je ingelogd bent met je s- of m-nummer-account zul je deze verificatiemethode niet zien, maar daarbuiten wel. Via de knop 'form settings' bovenaan het formulier kun je de spamcheck ook voor externen uitzetten. Dit wordt niet geadviseerd.

VOORBEELDFORMULIER