Template: UT standaard

Webformulieren (de opvolger van WebPack)

VANAF MEI 2018 IS ER EEN NIEUW TYPE WEBFORMULIER BESCHIKBAAR. GEBRUIK ALSJEBLIEFT DIT NIEUWE TYPE FORMULIER EN GEBRUIK WEBPACK NIET MEER.

De documentatie van de leverancier is hier beschikbaar: docs.webhare.nl/formulieren/.

HOE HET WEBFORMULIER WERKT

  1. Ga naar de map waar je een formulier wilt aanmaken.
  2. Klik 'nieuw bestand'/'new file' (eerste knop bovenaan) en klik op 'formulier/'form'. Vul een naam en een titel in (of laat de titel leeg om zeker te weten dat het formulier nog niet zichtbaar is op jouw website). Sla het bestand op.
  3. Klik dubbel op het formulier om het te openen en bewerken. Voeg de vragen aan het formulier toe, inclusief optionele afhankelijkheden zoals (verberg deze vraag als..).
  4. Voeg formulierhandelaars toe zoals 'verstuur resultaten naar', 'stuur de bezoeker een bevestigingsmail', etc.
  5. Jouw formulier is nu beschikbaar op het internet en zal automatisch resultaten online opslaan, die beschikbaar zijn als Excel bestand (csv of xlsx) om te downloaden.

Voordelen vergeleken met de vorige WebPack module: 

  • Wanneer een map/site verwijderd is, is het formulier ook automatisch weg. Deze manier van werken helpt ons om meer gebruikersdata te verwijderen en deze niet eindeloos op te slaan. Hierdoor helpt het nieuwe webformulier ons om ons eer aan de GDPR (EU privacy regulatie) te houden.
  • Het is niet meer nodig om gebruikersrechten aan collega's te geven, omdat alle admins voor een website waar het formulier staat al rechten hebben voor die website en daardoor ook rechten hebben voor het formulier dat binnenin die website staat.
  • Je kan nu een of meer vragen op een bepaalde pagina verbergen gebaseerd op een antwoord van een andere vraag m.b.h. van de afhankelijkheidsoptie (de oude WebPack module kon alleen pagina's (met vragen) verbergen, maar niet enkele vragen).

WEB FORM OPTIES

Er zijn een heleboel opties beschikbaar binnen het nieuwe webformulier. De meest gevraagde opties zijn:

  • Automatisch een mail versturen naar degene die het formulier invult
  • Automatisch een mail versturen naar degene die het formulier beheert 
  • Resultaten worden verzameld in WebPack, deze kan je downloaden als Excel (or .csv) bestand met alle inschrijvingen
  • Formulierafhankelijkheden zoals 'verberg vraag X als op vraag Y 'ja' is geantwoord'.

TIPS VOOR WEBFORMULIEREN

  1. Houd jouw formulier zo kort mogelijk. Wanneer formulieren te lang zijn, is men minder geneigd deze in te vullen.
  2. Om een bestaaand formulier te dupliceren, selecteer het bestand (dubbel klik), klik met de rechtermuisknop op 'dupliceren'. Als het eerste bestand 'formulier' heet, dan heet de gedupliceerde versie 'formulier-1'. Verander de naam via de eigenschappenknop (properties). 
  3. Knoppen in jouw formulier zullen automatisch aangepast worden aan de taal van de website waar het formulier staat. 
  4. Er is een complete Webform handleiding beschikbaar op dewebsite van de WebHare company.
  5. Bevestigingsmails verzonden naar de admin van het formulier worden automatisch verzonden door 'no-reply@utwente.nl'. Voor bevestigingsmails naar de bezoekers kan je jouw eigen mailadres kiezen. Dit moet een bestaand mailadres zijn, anders wordt de mail niet verzonden.
  6. Emails hebben geen ongelimiteerde grootte voor bijlages. Wanneer men een bestand uploadt naar het formulier, dan mag de bestandsgrootte niet groter zijn dan 30 MB. Anders zal je geen bevestigingsmail ontvangen van deze inschrijving.

VERSTUUR AUTOMATISCH BEVESTIGINGSMAILS

Er zijn verschillende types automatische bevestigingsmails die verstuurd kunnen worden:

BEVESTIGING NAAR ORGANISATOR OF BEZOEKER/INSCHRIJVING:

Gebruik de knop om toe te voegen 'Add' (1) en kies een 'form handler' (formulier handelaar), om een overzicht van de beschikbare types te krijgen:

  • Voor de organisator van het evenement: om een mail te verzenden naar jou (de organisator) voor elke inschrijving, de verstuurder van deze mail staat automatisch op 'no-reply@utwente.nl'. 
  • Voor de bezoeker/inschrijving van het evenement: de bezoeker/inschrijving kan ook een bevestigingsmail ontvangen. 

Selecteer een van de twee opties om meer beschikbare instellingen te zien. 

Wanneer je 'Email response to visitor' (Email antwoord naar bezoeker) selecteert, zal het volgende scherm alle opties weergeven:

Je moet ten minste invullen: 

  • Instelling tab (1): Selecteer in het 'sent to' (verstuur naar) veld alsjeblieft de vraag waar men hun emailadres hebben ingevuld. Voeg jouw eigen naam en mailadres (de verstuurder van de bevestigingsmail) en een onderwerp voor de mail toe:
     
  • Email bericht tab (2): 'Compose the email message below' (stel hieronder een mailbericht op), type hier jouw bericht en gebruik de aanvinkbox onder de tekst om ook de resultaten (welke velden men heeft ingevuld) te versturen.

ANDERE MAILS VERSTUREN GEBASEERD OP BEPAALDE ANTWOORDEN

Door de tweede tab 'afhankelijkheden' te gebruiken, kan je verschillende mailberichten opstellen gebaseerd op de antwoorden die men geeft. Selecteer een vraag die je aan bezoekers hebt gesteld. In dit geval stellen we een bevestigingsbericht op voor degenen die staan ingeschreven voor de workshop op woensdag:

Tips:

  • Verstuur automatische mails naar meerdere mensen door een komma tussen emailaddressen te plaatsen.
  • Verstuur een mail vanaf het 'no-reply@utwente.nl' adres University of Twente <no-reply@utwente.nl> in het verzendveld in te vullen. 'University of Twente' kan vervangen worden door jouw eigen naam of organisatie.

PERSONALISEER JOUW EMAILS

Het personaliseren van bevestigingsmails is nog niet beschikbaar, maar dit zal in de toekomst worden toegevoegd. 

SPAM VOORKOMEN

Om spam te voorkomen (denk aan een geautomatiseerd programma dat je formulier 100x per minuut gaat invullen om je te irriteren) wordt onder elk formulier automatisch een spam-check ingebouwd. Dit is een element waarin je moet aanvinken 'I am not a robot'. Op het netwerk van de UT en als je ingelogd bent met je s- of m-nummer-account zul je deze verificatiemethode niet zien, maar daarbuiten wel.

VOORBEELDFORMULIER

Bedankt voor het invullen