Template: UT 2016

Nieuws en evenementen plaatsen via de NEO-applicatie in WebHare

Let op: deze handleiding geldt uitsluitend voor het plaatsen van nieuws/events. Voor het plaatsen van onderwijsmededelingen is een aparte handleiding beschikbaar, zie www.utwente.nl/webhare, portals, studentenportal).

Waarom deze werkwijze?

In het verleden werden nieuws/events direct in de website geplaatst. Iemand die het bericht op zijn eigen website over wilde nemen, moest het bericht opnieuw plaatsen (of een link), en opnieuw bijbehorende foto’s uploaden. Dat was niet alleen maar meer werk, maar ook slecht voor vindbaarheid in zoekmachines.

Met deze applicatie worden berichten op één centrale plek geplaatst, en beheerders van andere sites kunnen deze berichten met een klik overnemen op hun website. Daarnaast is er op de UT steeds meer vraag naar één evenementenoverzicht voor de hele UT. Ook dit wordt bevorderd door deze applicatie, zeker als er steeds meer eenheden bij aansluiten.

Welke websites doen hieraan mee?

De volgende websites zijn aangesloten:

  • Alle vier instituten (en sub-websites van de instituten die de institutentemplate gebruiken).
  • De studentenportal en de medewerkersportal my.utwente.nl
  • De campusapp
  • Alle websites die over zijn gezet naar de nieuwe stijl van 2016 (zwart menu links).

Werken met de NEO

Inloggen

Log in via webhare.utwente.nl met je ICT-account (medewerkers- of studentennummer). Open de applicatie ‘NEO’, die je op je startscherm ziet staan als je rechten hebt hiervoor. NEO staat voor Nieuws, events, onderwijsmededelingen.

Het berichtenoverzicht

Na openen van de applicatie zie je dit scherm, met de tabbladen voor Nieuws, Evenementen en Onderwijsmededelingen en daarin alle berichten die de afgelopen 30 dagen zijn aangepast. Klik op Search/Zoeken om een zoekscherm te openen, waarmee je (andere) makkelijk berichten kan vinden.

tests

Het berichten-overzicht met geopend zoekscherm:

  1. Gebruik het zoekscherm om een bericht te vinden, door bij voorbeeld een bepaalde website te kiezen (‘Fac. TNW) of alle berichten te tonen die op de faculteitswebsite van TNW staan.
  2. Een bericht met een pijltje ervoor heeft meerdere taalversies. Gebruik het pijltje om de secundaire taalversie in te zien.
  3.  Het pen-icoontje geeft aan, dat je rechten hebt het bericht aan te passen. Bij de eigenschappen van het bericht is aangegeven welke eenheid eigenaar van het bericht is en het bericht mag aanpassen. Een bericht zonder pen kun je niet aanpassen, maar altijd (ongewijzigd) op je eigen site doorplaatsen.
  4. Publicatiestatus: een groen vinkje geeft aan dat het bericht online staat. Een bericht met een rode balk is niet gepubliceerd.
  5. Home/huisje: Het huis-icoon geeft aan dat het bericht ook op de homepagina www.utwente.nl gepubliceerd is. Om je eigen bericht voor de homepagina aan te bieden, selecteer je het bericht en kies je knop (9). De centrale redactie ontvangt dan een bericht over je verzoek.
  6. Locaties: publicatielocaties van een bericht.
  7. en 8) Add/toevoegen: Knop om een nieuw bericht toe te voegen en een vertaling te plaatsen, zie hieronder.
  8. Zie 5).

Een nieuwsbericht of evenement plaatsen

Als je een nieuw bericht wilt plaatsen, gebruik dan de knop Add/toevoegen in de bovenbalk voor het aanmaken van een nieuwsbericht of een evenement. (Als een bericht over een specifieke dag gaat, bijvoorbeeld een workshop voor promovendi op 3 mei, dan is dit een evenement, en geen nieuwsbericht.)

Kies vervolgens de taal voor je bericht, dat je (als eerste) wilt plaatsen, bij voorbeeld Nederlands.

Als je later een tweede taal (bijvoorbeeld Engels) wilt toevoegen, maak dan geen nieuw bericht aan, maar gebruik de knop translate.



TIPP: Maak Engelse berichten ook altijd in het Nederlands aan, anders komen ze niet in het evenementenoverzicht op de Nederlandse UT-website, waar alle evenementen worden getoond: minimaal een zin in het Nederlands met een doorlink daar het Engelse bericht. Houd talen strict gescheiden, plaats nooit Engelse tekst in een Nederlands bericht of andersom.

Er verschijnt een scherm, waarop informatie ingevuld dient te worden, onderverdeeld in een aantal tabbladen:

Tabblad Content

Titels: Vul de titel van je bericht in en eventueel een subtitel.
Content: Vul de content van het bericht in. De eerste paragraaf (tot aan de eerste enter) bij voorkeur vet.
Overwrite standard introduction tekst: Sommige websites (zoals instituten) tonen de introtekst op de homepage. Automatisch worden hier de eerste zinnen van het bericht getoond. Mocht dat niet wenselijk zijn en je een eigen intro willen plaatsen, vul dan dit veld in.
Video’s in het bericht: Video’s dienen op youtube of vimeo te staan, voordat ze in het bericht toegevoegd kunnen worden. Je plaatst ze in de lopende tekst van je bericht. Voor uitleg over het toevoegen van video’s is er een aparte pagina. 




TIPP

  • Gebruik Heading 2 voor tussenkopjes.
  • Gebruik harde enters tussen alineas (dus geen shift-enter).
  • Gebruik de knop  om te zien welke stijl je gebruikt in de tekst










Tabblad Extra

Schedule [optioneel]: In principe wordt het bericht direct geplaatst. Mocht je dat niet willen, kun je dat hier aangeven.
Tags [optioneel]: Kies een aantal tags/keywoorden voor dit bericht. Bijv. CTIT, ICT, veiligheid. Deze tags worden (straks en nog niet bij alle sites) onder het bericht geplaatst.
Facebook registration: Heeft dit bericht te maken met een evenement, dat ook op Facebook te vinden is? Vul de URL van het Facebook-event dan hier in, dan toont WebHare onder het bericht een ‘Join this event on Facebook’ knop, en kunnen mensen op Facebook aangeven dat ze naar dit event gaan en krijgt dit bekend zo extra bekendheid.
Location [optioneel]: Kies hier indien van toepassing een gebouw en kamernummer, bij voorbeeld Spiegel uit de lijst en P112 als zaal. Dit wordt bij het bericht geplaatst maar is met name voor evenementen van belang. Het gebouw uit de lijst zorgt (in de nieuwe UT-template) ervoor dat er een widget onder het bericht komt te staan met een plaatje en adres van het gebouw.
Contactpersoon [optioneel]: Als je een contactpersoon (in een widget/blok) onder het bericht wilt tonen, vink hem dan hier aan. Deze functionaliteit is met name voor de UT-persafdeling. (Nieuwe contactpersonen kunnen via de M&C-servicedesk, onlinemedia@utwente.nl worden toegevoegd).

Extra velden bij een evenement:
Registratie: Optioneel kun je aangeven hoe iemand zich voor het evenement kan aanmelden. Je kan kiezen voor een kort standaardformulier (werkt met nieuwe UT-template), waarbij je de aanmeldingen via de knop ‘registratie’ in het berichtenoverzicht van de NEO kan inzien. Alternatief kun je een emailadres, link, of Facebook-event opgeven waar mensen zich kunnen aanmelden.

Tabblad General

Link to another article [optioneel]: Hier kun je een nieuwsitem en een event die over hetzelfde onderwerp gaan aan elkaar koppelen. Onder het bericht wordt dan een linkje naar het bijbehorende nieuwsbericht/event getoond.
Original main pages en changes [ter informatie]: Hier wordt aangegeven wie het bericht oorspronkelijlk heeft geplaatst, wie hem voor het laast heeft gewijzigd en wanneer.

Extra velden bij een evenement:
Date en time: Geef de datum van het event op, of als all-day even, of met een specifieke tijd. Deze wordt bij het bericht getoond.
Event type: Kies een categorie voor het evenement. Deze worden in het UT-brede evenementenoverzicht op www.utwente.nl/evenementen getoond, zodat de bezoeker kan filteren.

Tabblad Widgets

Als je bij het tabblad Extra een contactpersoon en/of een gebouw gekozen hebt om deze als widget bij het bericht te tonen, dan wordt dat hier in het widgetoverzicht getoond. Daarnaast kun je extra widgets toegeovegen (indien gewenst). Er zijn veel UT-widgets beschikbaar. Zo kun je onder een bericht van een lezing een route/plattegrond widget vinden zodat bezoekers direct de weg kunnen vinden. Als je een extra widget wilt toevoegen, klik dan op de knop Add en kies de taal EN/NL/DE van je bericht. Vervolgens zie je de beschikbare widgets staan in categorien. Voorbeelden van algemeen beschikbare widgets staan op een testsite.

Tabblad Publish

Eigenaar/editor (1): Bovenaan kies een website als eigenaar van het bericht. Iedereen die rechten voor deze website heeft, kan het betreffende bericht aanpassen. Beheerders van andere websites kunnen het alleen ongewijzigd overnemen. Je kunt kiezen uit alle websites waar je zelf rechten voor hebt.
Publicatielocaties: Kies via (2) op welke websites je het bericht wilt plaatsen. Je kunt kiezen uit alle websites waar je zelf rechten voor hebt. De gekozen locaties worden in de lijst (3) weergegeven. Als je het bericht elders wilt plaatsen, neem dan contact op met de betreffende faculteit/instituut of als je de beheerder niet kent met onlinemedia@utwente.nl. Gebruik de grote knop boven het berichtenoverzicht (na het opslaan van het bericht) om het bericht ook voor de homepagina aan te bieden

Indien er bij een bestaand bericht een slotje voor de publicatielocatie weergegeven wordt betreft dit een locatie die je zelf niet kunt aanpassen:

Let op: Indien je ook mag publiceren op de medewerkersportal, zullen een aantal extra opties beschikbaar zijn. Deze vind je in een speciale handleiding voor beheerders van de medewerkersportal.

Tabblad Images

Upload optioneel foto’s voor het bericht (1), ook meerdere foto’s in een keer mogelijk. De eerste foto wordt vaak als klein plaatje in het nieuws/eventoverzicht geplaatst en/of bovenaan het bericht (bij de nieuwe website-template). Je kan meerdere foto plaatsen, die vervolgens in het lijstje (2) worden weergegeven. Als je een foto aanklikt, zie je een preview bij (3).

  • Institutensites: Tonen uitsluitend de eerste foto uit dit rijtje in het nieuws/eventoverzicht. (De institutentemplate zal in de toekomst worden aangepast zoals alle foto’s boven het bericht worden getoond).
  • Centrale berichten UT: Tonen de eerste foto als klein icoon op de homepagina, maar bij het bericht zelf alle foto’s boven in een foto-header.
  • Nieuwe template algemeen (faculteiten/bachelor/master, etc): Eerste foto in berichtenoverzicht, alle foto’s in slider boven het bericht.



TIPP: Foto's passend maken: 

  • Als je een afwijkend formaat (vierkant of staand) wilt tonen in de header, dan is dat mogelijk. Bij het uploaden van de foto zie je een vinkje waar je dit kan activeren. De foto wordt dan passend in de header gezet, met een schaduw erachter.
  • Indien hoofden op de header foto 'afgesneden' worden op sommige schermen, dan heb bij het editen van de foto de optie om een referentiepunt op te geven, bijvoorbeeld het hoofd. Dit punt zal bij de foto altijd centraal staan.



  • Klik op OK om het bericht op te slaan.
  • Dubbelklik een bericht in het berichtenoverzicht om het bericht aan te passen. 

Hoe pas je de twee highlights in het nieuws- en event overzicht aan?

Standaard worden hier de meest actuele items gekozen. Wil je dit niet, dan kun je hier andere berichten bovenaan vastzetten:

Dit doe je op de eigenschappen van de nieuws/events map in je website. Open de eigenschappen van de map (Engels: properties) en stel deze op het laatste tabblad ('focus items') in.


Hoe zijn de rechten geregeld?

Een beheerder van een website heeft niet automatisch rechten voor news/events. Deze kunnen per website apart uitgedeeld worden en dienen daarom aangevraagd te worden.

Een gebruiker met rechten voor NEO:

  • Kan alle berichten van de hele UT in de NEO zien (tenzij het afgeschermde berichten uit de medewerkersportal betreft).
  • Kan alle berichten doorplaatsen naar zijn eigen pagina’s waar hij rechten voor heeft. Hij kan de berichten echter niet inhoudelijk aanpassen.
  • Kan binnen zijn eigen website (bijv. Instituut MESA+) nieuwe berichten aanmaken (die anderen dan weer over kunnen nemen).
  • Kan zijn berichten aan de centrale redactie aanbieden voor plaatsing op de homepagina (optie tijdens het plaatsen van bericht).
  • Kan de hoofdlocatie/eigenaar van een bericht aanpassen (tabblad publish, eerste optie), indien hij zelf rechten voor zowel de oude als de nieuwe locatie heeft.
  • Iedereen met NEO-rechten voor de hoofdlocatie/eigenaar (tabblad publish, eerste optie) van het bericht kan het bericht aanpassen (bijvoorbeeld iedereen met NEO rechten voor MESA+).

Om duidelijker zichtbaar te maken dat een lokaal bericht van bijvoorbeeld een faculteit of instituut is overgenomen door de centrale redactie krijgt het bericht een ‘home’ icon (zie plaatje hieronder) in de locatiekolom zodat visueel duidelijker is dat hij (ook) daar staat.



Het centrale persteam van de UT kan berichten op alle websites doorplaatsen die daarvoor toestemming hebben gegeven.

Voor het UT-persteam: berichten op de homepagina

Ga naar de publisher en daar naar de map Corporate website 2015. Hierin vind je de website Corporate Homepage NL  en Corporate website EN. Selecteer de betreffende website in het linker scherm en open (dubbelklik) vervolgens in het rechter scherm het index-bestand (met pijltje ervoor).

Caroussel en nieuws-highlight

De opties spreken in principe voor zich. Gebruik bij voorkeur een liggend caroussel. Foto formaten worden gemeld bij het uploaden van de foto.

Als je naar beneden scrolt vind je helemaal onderaan dit scherm de optie om de nieuws-hightlight (grootste nieuws-item) in te stellen.

News/events highlighten met grote foto op homepage

Onderaan het scherm kun je 1 event en een nieuwsbericht highlighten. Wat je hier kiest komt groter op de homepage te staan:

  • Nieuws: bovenste nieuwsitem op de homepage met grote foto
  • Events: groot event naast de overige events op de homepage

De opties op  tabblad 1 en 3 worden uitsluitend in overleg aangepast, hiervoor dienen extra plaatjes opgemaakt te worden.