Template: UT standaard

Nieuws en evenementen plaatsen via de NEO-applicatie in WebHare

Let op: deze handleiding geldt uitsluitend voor het plaatsen van nieuws/events. Voor het plaatsen van onderwijsmededelingen is een aparte handleiding beschikbaar, zie www.utwente.nl/websites > portals > studentenportal).

Nieuwe functies in de actuele versie (sinds september 2017)

In de NEO-applicatie:

  • Snelheid van het systeem erg verbeterd
  • Filter bovenaan NEO om alleen je eigen berichten te tonen i.p.v. alle UT-berichten, specifieke categorien te tonen, etc.
  • Je filter wordt onthouden voor de volgende keer. 
  • Verwijderen van meer dan 1 bericht tegelijkertijd
  • Bericht opent niet meer als pop-up maar als volledig scherm, daardoor meer ruimte
  • Meerdere NEO-berichten tegelijkertijd kunnen openen
  • Een specifiek bericht kan maar door een persoon tegelijkertijd worden geopend, om te voorkomen dat mensen elkaars wijzigingen overschrijven.  Als iemand anders het bericht opent krijg de bewerker de vraag of hij het bericht wil overdragen aan de tweede bewerker.
  • Alle bewerkers sinds het aanmaken van het bericht zijn te zien, niet alleen de persoon die het aangemaakt en de persoon die het voor het laatst heeft bewerkt.
  • In een bericht verwijzen naar de andere taal van het bericht, zonder handmatig een link erin te moeten plakken; 'link' knop aanklikken en dan de categorie 'NEO link' kiezen en een bericht aanwijzen 
  • Events dupliceren i.p.v. dubbel invoeren
  • Tags bij een nieuwsitem worden niet alleen getoond, maar zijn ook aanklikbaar
  • Zichtbaarheid van items medewerkersportal: berichten die uitsluitend op de medewerkersportal stonden waren voor andere NEO-gebruikers niet zichtbaar. Dit was een stukje zekerheid, om te voorkomen dat anderen interne berichten openbaar doorpubliceerden. Nieuwe situatie: berichten zijn standaard door te plaatsen door anderen, tenzij dat expliciet aangewinkt is dat het niet mag (tabje publiceren)
  • Zichtbaarheid van items intranetten: items die alleen op intranetten stonden konden door andere gebruikers doorgeplaatst en daarmee ongewenst publiekelijk geplaatst worden.  Nieuwe situatie: je kan bij een bericht aanvinken dat dit bericht in NEO alleen zichtbaar is voor beheerders van de betreffende website
  • Medewerkersportal-instellingen: zitten nu allemaal samen onder het tabje 'medewerkersportal'

Op je website: 

  • FIlter boven nieuwsoverzicht pas getoond bij 10 of meer items
  • Er is een link beschikbaar bovenaan je event-overzicht, waarmee je kan switchen naar een lijst events uit het verleden
  • Als een eventlijst leeg is (omdat er geen aankomende events zijn), dan switcht de pagina automatisch binnen een seconde naar een lijst van events uit het verleden (en geeft dat bovenaan ook aan)
  • Nieuws- en eventwidget: titel is nu vrij instelbaar, kan dus ook 'agenda' zijn of iets anders.
  • Een website kan nu meerdere nieuwsmappen hebben of meerdere eventmappen. Bij een nieuws- of eventwidget (of bij een nieuws- en event inline component) kun je nu zelf kiezen uit welke folder de berichten getoond moeten worden
  • Inline component nieuws/events: toonde eerder altijd drie berichten, aantal berichten is nu zelf instelbaar
  • News/events: moesten eerder verplicht in hoofdmenu als je de widget op startpagina wilde hebben. Dat hoeft niet meer, je kan de nieuws- en eventmappen nu op elk willekeurige plek zetten in de website, en alsnog de berichten in widgets op de homepagina inladen.

Waarom deze werkwijze?

In het verleden werden nieuws/events direct in de website geplaatst. Iemand die het bericht op zijn eigen website over wilde nemen, moest het bericht opnieuw plaatsen (of een link), en opnieuw bijbehorende foto’s uploaden. Dat was niet alleen maar meer werk, maar ook slecht voor vindbaarheid in zoekmachines.

Met deze applicatie worden berichten op één centrale plek geplaatst, en beheerders van andere sites kunnen deze berichten met een klik overnemen op hun website. De berichten worden wel binnen die specifieke websites aangeboden. Daarnaast is er op de UT steeds meer vraag naar één evenementenoverzicht voor de hele UT. 

Welke websites doen mee met NEO?

Websites en templates die mee doen met NEO:

  • WebHare: 
    • Standaard UT-template (zoals www.utwente.nl/sport) 
    • Institutentemplate en subtemplates (zoals www.utwente.nl/mesaplus)
  • Studentenportal (my.utwente.nl) en medewerkersportal (employees.utwente.nl)
  • De campusapp

Inloggen en rechten

Log in via webhare.utwente.nl met je ICT-account (medewerkers- of studentennummer). Als je rechten hebt om op een websites nieuws of events te plaatsen, dan zie je de applicatie NEO op je startscherm staan. NEO staat voor Nieuws, events, onderwijsmededelingen.

Het berichtenoverzicht

Na openen van de applicatie zie je het berichtenoverzicht. Gebruik het filter bovenaan om een keuze te maken welke berichten je wilt zien. Dit kan zijn

  • Alleen je eigen berichten (waar je rechten voor hebt om ze aan te passen)
  • Alle berichten van de UT (omdat je berichten van iemand anders over wilt nemen
  • Alle recent gewijzigde berichten (om te zien wat er nieuw toegevoegd is)
  • ...

De onderste filteroptie biedt een gevorderd zoekscherm aan, waar je berichten kan vinden zoals:

  • Berichten met bepaalde zoekwoorden
  • Berichten van een specifieke website (of meerdere websites)
  • Berichten die in een bepaalde periode gewijzigd of aangemaakt zijn
  • ...

Het berichten-overzicht met geopend zoekscherm:

  1. Gebruik de knoppenbalk om een nieuw bericht toe te voegen (add/toevogen), een of een bestand bericht te bewerken (edit). Ook kun je hier aanmeldingen (registrations) inzien of een bericht in de browser bekijken.
  2. Filter voor selectie van berichten: kies zelf welke berichten je wilt tonen; alle recent gewijzigde berichten (hele UT), alleen je eigen berichten, etc. Bevat ook een uitgebreide zoekfunctie (laatste optie in de lijst). 
  3. Het berichtenoverzicht geeft aan welke berichten bij jouw gekozen filter horen. In het scherm zie je ook een aantal eigenschappen:
    1. De landen-vlaggetjes geven aan in welke taal het bericht beschikbaar is. Staat er een pijl voor de vlag, dan zit er nog een tweede of derde taal bij.
    2. De iconen geven aan wat voor type bericht het is:
      Evenement (agenda-icoon): 
      Nieuws (krant-icoon): 
      Onderwijsmededeling (bachelor-hoedje): 
      Cultuurvoorstelling (maskers): 
      Pre-U activiteit (schijf): 
    3. Data van laatste wijziging, wanneer het event is, wanneer het aangemaakt is. 
    4. Publicatiestatus: een groen vinkje geeft aan dat het bericht online staat. Een bericht met een rode balk is niet gepubliceerd. De publicatie kun je apart regelen voor elke taalversie.
    5. Homepage: het huisje () geeft aan of het bericht op de homepage www.utwente.nl staat. Om je eigen bericht aan te dragen voor publicatie op de homepage selecteer je het bericht en kies je bovenaan in grote knoppenbalk (1) de optie 'show on homepage'. De centrale redactie ontvangt dan je verzoek. 
    6. De laatste kolom (publication) geeft aan op welke websites het bericht gepubliceerd is. 
  4. Het pen-icoontje geeft aan, dat je rechten hebt het bericht aan te passen. Bij de eigenschappen van het bericht is aangegeven welke eenheid eigenaar van het bericht is en het bericht mag aanpassen. Een bericht zonder pen kun je niet aanpassen, maar altijd (ongewijzigd) op je eigen site doorplaatsen.


Tip: klik op de kolommen om op die kolom te sorteren, bijv om op event-datum te sorteren. 

Een nieuwsbericht of evenement plaatsen

Als je een nieuw bericht wilt plaatsen, gebruik dan de knop add/toevoegen in de bovenbalk voor het aanmaken van een nieuwsbericht of een evenement. (Als een bericht over een specifieke dag gaat, bijvoorbeeld een workshop voor promovendi op 3 mei, dan is dit een evenement, en geen nieuwsbericht.). Als je een bestaand bericht wilt bewerken, klik dan de knop edit/bewerken.

Kies vervolgens de taal voor je bericht, dat je (als eerste) wilt plaatsen, bij voorbeeld Nederlands.

Als je later een tweede taal (bijvoorbeeld Engels) wilt toevoegen, maak dan geen nieuw bericht aan, maar gebruik de knop add translation, dat je na opening van het bericht ziet: 

Er verschijnt een scherm, waarop informatie ingevuld dient te worden, onderverdeeld in een aantal tabbladen:

Tabblad Dutch (eerste taal)

Verplichte velden:

  • Titels: Vul de titel van je bericht in
  • Content: Vul de content van het bericht in. De eerste paragraaf (tot aan de eerste enter) bij voorkeur vet. Bij nieuwsberichten maakt WebHare de eerste paragraaf (tot aan de eerste enter) automatisch vet. Je tekst heeft het formaat 'normal', maar tussenkoppen zijn altijd 'kop 2/heading 2' (zie knoppenbalk onderaan je subtitel).

Optionele velden:

  • Subtitel
  • Overwrite standard introduction tekst: Sommige websites (zoals instituten) tonen de introtekst op de homepage. Automatisch worden hier de eerste zinnen van het bericht getoond. Mocht dat niet wenselijk zijn en je een eigen intro willen plaatsen, vul dan dit veld in.
  • Overwrite introduction text for Twitter: als je berichten automatisch op Twitter geplaast worden, kun je hier een alternatieve tekst voor de tweet invullen.

Opties binnen de content

Boven je content heb je een aantal knoppen beschikbaar (vet, schuin, linkje), die je vanuit Word als het goed is al kent. Een aantal opties lichten we kort uit:

  • Foto's in de lopende tekst: Via de foto-knop () kun je foto's invoegen vanuit je computer. Je kan ze ook vanuit documenten copy-pasten (via de op gebruikelijke combinatie ctrl+c; ctrl+v). 
  • Video’s in het bericht: Video’s dienen op youtube of vimeo te staan, voordat ze in het bericht toegevoegd kunnen worden. Je plaatst ze in de lopende tekst van je bericht. Voor uitleg over het toevoegen van video’s is er een aparte pagina. 
  • Inline componenten: Via de knop inline component () kun je ook andere elementen in de lopende tekst toevoegen, zoals aanmeldknoppen, quotes, etc. Voor details zie de instructiepagina over inline-componenten.



TIPP

  • Gebruik Heading 2 voor tussenkopjes.
  • Gebruik harde enters tussen alineas (dus geen shift-enter).
  • Gebruik de knop  om te zien welke stijl je gebruikt in de tekst


Een tweede taalversie plaatsen

Om een tweede taalversie (meestal Engels) te plaatsen, open je het bericht en gebruik je de knop 'translation'. Kies je taal, dan verschijnt er een tweede tabblad, waar je alle inhoud in het Engels kan plaatsen. De overige tabbladen (general, publish, images) zijn taalonafhankelijk en veranderen niet. 

Het kan voorkomen dat je voor het Nederlandse bericht geen tekst heb. Dan kun je 1 zin plaatsen met een linkje naar het Engelse bericht, zodat je het bericht in ieder geval op de Nederlandse website (als je die hebt) kunt publiceren. Linken naar een andere taalversie doe je eenvoudig met de link-knop (), waar je de optie 'NEO-bericht' kiest en vervolgens een bericht uit de lijst aanwijst.

Tabblad General

Verplichte velden:

  • Datum: bij evenementen is een datum verplicht, bij nieuws vervalt dit veld
  • Changes: hier geef je aan wie de eigenaar is van het bericht (welke website). Beheerders van die betreffende website mogen wijzigingen aanbrengen, anderen niet. Anderen mogen wel ongewijzigd doorplaatsen naar hun eigen site.

Optionele velden:

  • Location: alleen bij evenementen. Kies een gebouw uit een lijst, en zet handmatig het kamernummer/zaal erachter. Dit toont een widget (blokje) bij het bericht met de locatie.
  • Event type: alleen bij evenementen en alleen relevant bij berichten voor cultuursite, Pre-U of centrale UT-site.
  • Link to article: verwijs naar een nieuwsbericht, bijvoorbeeld naar een nieuwsbericht dat achteraf als verslag geplaast is.
  • Changes: toont wie het bericht aangemaakt heeft en voor het laatst gewijzigd heeft. Als je op de knop 'History/geschiedenis' klikt zie je ook all personen die tussendoor nog wijzigingen hebben aangebracht. 
  • Registration: alleen bij evenementen. Indien je een aanmeldformulier nodig hebt, kun je hier een basisformulier activeren. De resultaten kun je inzien via de knop 'registrations' bovenaan het berichtenoverzicht. Alternatief kun j een andere link opgeven die onder het bericht geplaast moet worden, of een link naar een Facebook-event:

  • Contactpersoon: toont een contactpersoon uit deze lijst onderaan je bericht. Dit komt vooral voor bij officiele persberichten die op de UT-website staan. Nieuwe personen kunnen via de M&C-servicedesk, onlinemedia@utwente.nl worden toegevoegd.

Tabblad Publish

Op dit tabblad geef je aan waar het bericht gepubliceerd moet worden:


Verplichte velden:

  • Publicatielocaties: Kies via de knop 'add' de websites waar je het bericht op wilt plaatsen. Je kunt kiezen uit alle websites waar je zelf rechten voor hebt. De gekozen locaties worden in de lijst weergegeven. Als je het bericht elders wilt plaatsen, neem dan contact op met de betreffende faculteit/instituut of als je de beheerder niet kent met onlinemedia@utwente.nl. Gebruik de grote knop boven het berichtenoverzicht (na het opslaan van het bericht) om het bericht ook voor de homepagina aan te bieden

Optionele velden:

  • Schedule: Geeft aan wanneer het bericht ingepland is voor publicatie. In dit geval staat er al een publicatiedatum achter, maar bij een niet gepubliceerd bericht kun je op de knop 'edit' klikken om het publiceren voor een later moment in te plannen of een reeds gepubliceerd bericht offline te halen. 
  • Publicatielocaties: Kies via de knop 'add' de websites waar je het bericht op wilt plaatsen. Je kunt kiezen uit alle websites waar je zelf rechten voor hebt. De gekozen locaties worden in de lijst weergegeven. Als je het bericht elders wilt plaatsen, neem dan contact op met de betreffende faculteit/instituut of als je de beheerder niet kent met onlinemedia@utwente.nl. Gebruik de grote knop boven het berichtenoverzicht (na het opslaan van het bericht) om het bericht ook voor de homepagina aan te bieden
  • Other publication options:
    • Only visible for...: hier geef je aan of een bericht in NEO 'geheim' moet zijn, dus onzichtbaar voor de rest van de NEO-beheerdres van andere afdelingen. 
    • Campus app: zet je event in de evenementenlijst van de campus app van de UT 
    • Meer: afhankelijk van je rechten kunnen hier meer en specifieke opties staan

Indien er bij een bestaand bericht een slotje voor de publicatielocatie weergegeven wordt betreft dit een locatie die je zelf niet kunt aanpassen, omdat je er zelf geen beheerder van bent:

Let op: Indien je ook mag publiceren op de medewerkersportal, zullen een aantal extra opties beschikbaar zijn. Deze vind je in een speciale handleiding voor beheerders van de medewerkersportal.

Tabblad Images

Op dit tabblad kun je foto's toevoegen die niet in de lopende tekst van het bericht staan: 

  • In de header (bovenaan het bericht)
  • Foto in overzicht (klein icoontje in nieuwsoverzichten)

Foto's zijn niet verplicht, maar worden wel aangeraden voor een mooiere uitstaling. Zorg er wel voor dat je foto's van voldoende kwaliteit zijn.

  1. Upload foto's (meerdere tegelijkertijd mogelijk) via de 'add' knop. Je krijgt dan per foto nog een foto-editor te zien, waarin je je foto's aan kunt passen. Klik voorlopig gewoon op OK, de foto-editor wordt hieronder toegelicht.
  2. De foto's komen in dan in het overzicht te staan en zullen voor de header worden gebruikt (groot vlak bovenaan je bericht). Als je meerdere foto's plaatst komt er een slider, alle foto's wisselen langzaam door.

    Daarnaast komt de eerste foto ook bovenaan het overzicht van je nieuws/events en wordt daar bij de bovenste twee berichten gebruikt:

    Heb je geen foto ingevuld, dan wordt er een standaard UT-foto getoond. 
  3. Als je een foto selecteert zie je een voorvertoning rechts ernaast heel klein. 
  4. Hier wordt de eerste foto uit je lijst getoond. Deze eerste foto komt in als klein icoontje in nieuwsoverzichten:
     

Controleer of je foto-afmedingen voldoende zijn om korrelige foto's te voorkomen: 

  1. Dit veld geeft aan hoe groot de foto minimaal moet zijn als je hem in de header wilt gebruiken. Als je onderaan bij (3) aanvinkt dat je een gegenereerde achtergrond wilt hebben (bij foto's die niet breed genoeg zijn, dan kun je deze afmetingen negeren.
  2. Dit veld geeft de naam van het bestand weer en rechts hoe groot de foto is. Deze foto is groter dan de gevraagde minimale afmeting en kan dus gebruikt worden. 
  3. Hier kun je instellen dat je een achtergrond wilt genereren, als je foto niet breed genoeg is voor de header.

Afwijkende weergave van beelden: 

  • Institutensites: Tonen uitsluitend de eerste foto uit dit rijtje in het nieuws/eventoverzicht en heeft geen grote header-foto. (De institutentemplate zal in de toekomst worden aangepast zoals alle foto’s boven het bericht worden getoond).


TIPP: Foto's passend maken: 

  • Foto verkleinen: op je Windows-computer kun je met 1 muisklik foto's verkleinen om ze passend te maken voor het web. 
  • Als je een afwijkend formaat (vierkant of staand) wilt tonen in de header, dan is dat mogelijk. Bij het uploaden van de foto zie je een vinkje waar je dit kan activeren. De foto wordt dan passend in de header gezet, met een schaduw erachter.
  • Indien hoofden op de header foto 'afgesneden' worden op sommige schermen, dan heb bij het editen van de foto de optie om een referentiepunt op te geven, bijvoorbeeld het hoofd. Dit punt zal bij de foto altijd centraal staan. Je bereikt de foto-editor door een foto op de lijst te dubbelklikken. Zie verder onze uitleg-pagina over de foto-editor voor details en opties.


  • Klik op OK om het bericht op te slaan.
  • Dubbelklik een bericht in het berichtenoverzicht om het bericht aan te passen. 

Twee items als highlight kiezen

Standaard worden hier de meest actuele items gekozen. Wil je dit niet, dan kun je hier andere berichten bovenaan vastzetten:

Dit doe je op de eigenschappen van de nieuws/events map in je website. Open de properties/eigenschappen van de map en stel deze op het laatste tabblad ('focus items') in.

Hoe zijn de rechten geregeld?

Een beheerder van een website heeft niet automatisch rechten voor news/events. Deze kunnen per website apart uitgedeeld worden en dienen daarom aangevraagd te worden.

Een gebruiker met rechten voor NEO:

  • Kan alle berichten van de hele UT in de NEO zien (tenzij de eigenaar van het bericht onder het tabje 'publish' dit geblokkeerd heeft).
  • Kan alle berichten die hij in NEO kan zien doorplaatsen naar zijn eigen pagina’s waar hij rechten voor heeft. Hij kan de berichten echter niet inhoudelijk aanpassen.
  • Kan binnen zijn eigen website (bijv. Instituut MESA+) nieuwe berichten aanmaken (die anderen dan weer over kunnen nemen).
  • Kan zijn berichten aan de centrale redactie aanbieden voor plaatsing op de homepagina (knop bovenaan startscherm NEO).
  • Kan de hoofdlocatie/eigenaar van een bericht aanpassen (tabblad 'general' onder het kopje 'changes'), indien hij zelf rechten voor zowel de oude als de nieuwe locatie heeft.
  • Iedereen met NEO-rechten voor de hoofdlocatie/eigenaar (tabblad 'general' onder het kopje 'changes' ) van het bericht kan het bericht aanpassen (bijvoorbeeld iedereen met NEO rechten voor MESA+).

Om duidelijker zichtbaar te maken dat een lokaal bericht van bijvoorbeeld een faculteit of instituut is overgenomen door de centrale redactie krijgt het bericht een ‘home’ icon (zie plaatje hieronder) in de locatiekolom zodat visueel duidelijker is dat hij (ook) daar staat.



Het centrale persteam van de UT kan berichten op alle websites doorplaatsen die daarvoor toestemming hebben gegeven. 

Voor het UT-persteam: berichten op de homepagina

Ga naar de publisher en daar naar de map Corporate website 2015. Hierin vind je de website Corporate Homepage NL  en Corporate website EN. Selecteer de betreffende website in het linker scherm en open (dubbelklik) vervolgens in het rechter scherm het index-bestand (met pijltje ervoor).

Caroussel en nieuws-highlight

De opties spreken in principe voor zich. Gebruik bij voorkeur een liggend caroussel. Foto formaten worden gemeld bij het uploaden van de foto. Tegeltjes zijn ook in te plannen (automatisch online/offline gaan). Als je naar beneden scrolt vind je helemaal onderaan dit scherm de optie om de nieuws-hightlight (grootste nieuws-item) in te stellen. 

News/events highlighten met grote foto op homepage

Onderaan het scherm kun je 1 event en een nieuwsbericht highlighten. Wat je hier kiest komt groter op de homepage te staan:

  • Nieuws: bovenste nieuwsitem op de homepage met grote foto
  • Events: groot event naast de overige events op de homepage

De opties op  tabblad 1 en 3 worden uitsluitend in overleg aangepast, hiervoor dienen extra plaatjes opgemaakt te worden.