Het is één van de grootste uitdagingen in de zorg: het personeelstekort en de druk die mede daardoor op zorgmedewerkers komt te staan. Veel ziekenhuizen kampen met capaciteitsproblemen, zo ook Gelre Ziekenhuizen in Apeldoorn en Zutphen. Bij een bezoek aan het ziekenhuis samen met Erwin Hans, hoogleraar Operations Management in de Zorg, raakte student Nienke aan de praat met een cardioloog over de planningsproblematiek, die toevallig nog een afstudeerder zocht op dit gebied.
De afstudeeropdracht paste goed bij de opleiding Technische Bedrijfskunde. Het heeft namelijk alles te maken met Operations Management, een belangrijke module binnen de bachelor. “Daarin leer je veel over wiskundige modellen die kunnen helpen om optimale beslissingen en processen binnen een organisatie te bepalen. Bijvoorbeeld op het gebied van planning, maar ook op het gebied van voorraadbeheer of logistiek.”
Veel praten
En zo begon Nienke haar afstudeerstage met het inzicht verkrijgen in de huidige processen binnen het ziekenhuis. In het begin is dat vooral een kwestie van veel praten, zegt ze. “Ik probeerde met heel veel mensen in gesprek te gaan en erachter te komen wat ieders rol is en hoe de huidige processen lopen. Ik kwam tot de conclusie dat het artsenrooster de basis is van heel veel processen binnen het ziekenhuis. En als dat al niet efficiënt is ingericht, dan merk je dat op heel veel andere plekken binnen de organisatie. Ik besloot me dus daarop te focussen in mijn afstudeeropdracht.”
Het samenstellen van zo’n artsenrooster blijkt een behoorlijke puzzel, dat bovendien tot op heden nog altijd handmatig werd uitgevoerd. En dat is behoorlijk complex: “ik probeerde het zelf ook handmatig na te gaan, maar dat lukt gewoon niet zonder fouten te maken: je hebt zoveel factoren om rekening mee te houden.”
Slimme algoritmes
Gelukkig kan het anders, weet Nienke. “Binnen de studie Technische Bedrijfskunde leer je wiskundige modellen te gebruiken die, dankzij slimme algoritmes, heel snel allerlei opties kunnen doorrekenen. Zo kun je snel de meest efficiënte oplossing berekenen.”
Het is bij zo’n model belangrijk om vast te leggen wat de voorwaarden zijn. Daarbij kun je onderscheid maken tussen harde en zachte voorwaarden. “Harde voorwaarden zijn dingen die écht moeten gebeuren en dus eigenlijk niet onderhandelbaar zijn. Er moet bijvoorbeeld altijd een arts aanwezig zijn op bepaalde afdelingen, en er zijn taken die altijd moeten gebeuren. Maar er zijn ook zachte voorwaarden, die niet per se een must zijn, maar wel in overweging moeten worden genomen. Een voorbeeld daarvan is reistijd. Het ziekenhuis heeft twee locaties en je wilt niet dat een arts onnodig heen en weer moet rijden. Het gevolg van al die zachte randvoorwaarden is dat het model een meervoudige doelfunctie krijgt, en dat maakt het oplossen extra complex.”
Puzzelwerk
Vervolgens is het de bedoeling dat je die voorwaarden verwerkt in vergelijkingen. “Al die vergelijkingen definieer je in een programma, zoals Python of – in mijn geval – AIMMS, en dan rolt uiteindelijk de beste oplossing eruit binnen enkele seconden.”
Zo klinkt het misschien best simpel: een paar voorwaarden stellen en de algoritmes doen zijn werk. Toch blijft het puzzelwerk, óók als je het niet handmatig uitvoert. “Mijn model liep meerdere keren vast. Ik vroeg me steeds af: wat heb ik nou fout gedaan? Maar het antwoord was simpel: de voorwaarden waren zo streng dat het model geen uitkomst kon tonen. Logisch natuurlijk! Als twee harde eisen elkaar tegenspreken kom je natuurlijk niet tot een oplossing. Een arts kan zich tenslotte niet in tweeën splitsen!”
“Het was op die manier niet alleen wiskundig een leerproces, maar ook organisatorisch. Je gaat steeds opnieuw in gesprek met betrokkenen om te achterhalen: is dit écht een harde eis, of kunnen we het ook versoepelen? Ik merkte dat dit de organisatie ook veel nieuwe inzichten opleverde, en daar doe je het natuurlijk voor.”
Een 10
Het resultaat van Nienke’s afstudeeropdracht, naast het uitzonderlijke cijfer van een 10, is een werkend model dat momenteel getest wordt binnen Gelre Ziekenhuizen. Al zou zo’n model natuurlijk ook in een heleboel andere organisaties kunnen worden toegepast, denkt Nienke. Haar werk werd opgepikt door landelijke media als het Algemeen Dagblad en De Nieuws BV van Radio1, en sindsdien stromen de berichtjes binnen. “Er zijn veel organisaties die me vragen of een dergelijk model ook voor hun zou kunnen werken. En ja, ik denk dat dat in de meeste gevallen inderdaad zo is. Maar het definiëren van die voorwaarden is natuurlijk bij elke organisatie anders – zowel binnen de zorg als daarbuiten – en dat blijft mensenwerk.”
Kansen genoeg dus op de arbeidsmarkt. Al blijft Nienke zich voorlopig nog even focussen op haar masteropleiding Technische Bedrijfskunde (Industrial Engineering & Management) aan de Universiteit Twente. “In mijn master krijg ik nog meer inzicht in de algoritmes achter de wiskundige modellen die je tijdens de bachelor leert. Ik begrijp mijn afstudeeropdracht nu eigenlijk nóg beter!”
