IT governance

Inleiding

Universitair Informatiemanagement (UIM) voert de regie op innovatie en beheer van de ICT-voorziening binnen de UT. UIM doet dit zodanig, dat de ambities van de UT voor onderwijs, onderzoek, valorisatie en bedrijfsvoering effectief en efficiënt worden ondersteund.

UIM adviseert het College van Bestuur over het Informatie- en ICT-beleid van de UT en ziet toe op de uitvoering ervan.

UIM is procesverantwoordelijk voor de vraagsturing van de ICT-facilitering van de UT. Zij coördineert daartoe het overleg tussen het facultair informatiemanagement, de houders van de instellingssystemen en de ICT-dienst. Jaarlijks wordt onder regie van UIM het ICT projectenportfolio opgesteld.

Introductie op “Werk maken van vraaggestuurde ICT en informatievoorziening”

Vraaggestuurde ICT-dienstverlening aan de UT, zoals beoogd met de nieuwe positionering van UIM en het verandertraject van ICTS, vereist dat de eenheden duidelijk hun ICT-behoeften en wensen vanuit onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering kunnen aangeven. Daarvoor is afstemming op tactisch niveau nodig. De aanwezigheid van een persoon met mandaat binnen elke eenheid is daarvoor een essentiële voorwaarde. Niet alleen voor een geslaagde migratie naar de nieuwe ICT-structuur, maar ook voor een permanente, effectieve afstemming tussen eenheden en de centrale ICT-organisatie. In veel organisaties (ook in het HO) wordt het overleg over operationele en tactische aspecten bij een speciale medewerker belegd: de portefeuillehouder ICT (vaak ook de decentrale of facultaire informatiemanager genoemd). Deze medewerker heeft enerzijds inzicht in de primaire en ondersteunende processen van de eenheid en anderzijds generieke kennis van de (mogelijkheden voor) inzet van ICT bij deze processen. Het gaat hierbij niet om een capaciteitsuitbreiding, maar het helder beleggen van de rol “portefeuillehouder ICT” bij een medewerker met het goede profiel en mandaat.

In de nieuwe organisatieopzet van de UT ligt de verantwoordelijkheid voor de opleidingen bij de onderwijsclusters, aangestuurd door onderwijsdirecteuren. De hoofdverantwoordelijkheid voor onderzoek ligt bij de instituten. De faculteiten zijn en blijven verantwoordelijk voor de faciliteiten voor hun medewerkers. Aangezien onderzoek vanuit de leerstoelen (faculteiten) nauw verweven is met dat vanuit de instituten wordt er gekozen voor een tweedeling in het overleg over gewenste ICT- en informatievoorzieningen: één voor onderwijs, en één voor onderzoek en bedrijfsvoering (waaronder kantoorautomatisering). Daarnaast is en blijft er het I-Beraad, waarin met de houders van de instellingssystemen afstemming over informatiesystemen en bedrijfsprocessen plaatsvindt.

Sommige onderwerpen uit het Overleg ICT & Onderzoek & Bedrijfsvoering zullen ook op de agenda van het CCI (overleg van de zakelijk directeuren van de instituten) geplaatst worden, zodat inbreng vanuit de instituten geborgd wordt (bijvoorbeeld opslag en hergebruik van onderzoeksdata).

Deze notitie is vooral gericht op het inrichten van een goede overlegstructuur tussen faculteiten en diensten over de voor onderwijs en onderzoek ag ICT en informatievoorziening. Voorgesteld wordt om met service centra en concerndirecties separaat overleg over de gewenste ICT-ondersteuning te organiseren via de accountmanagers van ICTS.

De notitie “Werk maken van vraaggestuurde ICT en informatievoorziening” is op 15 oktober 2012 door het CvB vastgesteld.

IT governance

PDF

i-Strategie UT 2016-2020 van intern naar extern gericht

Het college heeft in haar vergadering van 24 januari 2017 de bijgevoegde informatiestrategie (i-strategie) 2016-2020 vastgesteld.

De IT-Board heeft in 2016 een herijking op de i-strategie 2014 uitgevoerd. Daarbij is de inbreng uit gesprekken met de directeuren bedrijfsvoering en de bespreking in het I-Beraad (overleg van houders van instellingssystemen) meegenomen. In de i-strategie worden de ambities voor ICT en informatievoorziening geformuleerd voor de domeinen onderwijs, onderzoek, bedrijfsvoering en ICT-generiek. Bij elk van de ambities staat een toelichting en is aangegeven wat de ambitie betekent voor de faculteiten. De ambities worden gebruikt voor de prioritering en initiëring van projecten in de ICT projectenportfolio. De ambities zijn in december 2016 getoetst bij de UCO (onderwijs), CCI (onderzoek) en UCB (bedrijfsvoering).

In de IT-Board zitten vertegenwoordigers vanuit het primair proces. Daarnaast zitten de directeur S&B, directeur LISA en hoofd universitair informatiemanagement (UIM) in de IT-Board. Maarten van Steen is voorzitter van de IT-Board.

Hoofdthema van de i-strategie is “van intern naar extern gericht”. Dit betekent dat de informatie- en ICT-voorzieningen open en naar buiten gericht moeten zijn, waardoor we flexibel kunnen inspelen op (nieuwe) mogelijkheden en behoeften. Voorbeelden daarvan zijn: gebruik maken van cloudservices, Bring Your Own Device (BYOD), open data waarop studenten services kunnen ontwikkelen, een open samenwerkingsomgeving en online learning services van buiten de eigen instelling. ... lees verder

pdf

Werk maken van vraaggestuurde ICT en informatievoorziening

Vraaggestuurde ICT-dienstverlening aan de UT, zoals beoogd met de nieuwe positionering van UIM en het verandertraject van ICTS, vereist dat de eenheden duidelijk hun ICT-behoeften en wensen vanuit onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering kunnen aangeven. Daarvoor is afstemming op tactisch niveau nodig. De aanwezigheid van een persoon met mandaat binnen elke eenheid is daarvoor een essentiële voorwaarde. ... lees verder

pdf

Houderschap van een instellingssysteem

De UT heeft het houderschap van instellingssystemen belegd bij de directeuren van de diensten. Regelmatig is er bij houders onduidelijkheid over wat het houderschap van een instellingssysteem inhoudt. Dat betreft in het bijzonder de zeggenschap over de functionaliteit van en de gegevens in de systemen en de verantwoordelijkheid voor security en privacy. Deze notitie geeft daar duidelijkheid over aan de houders en hun vertegenwoordigers in het I-Beraad. Deze notitie is op 26 mei 2015 in het CDO (Centraal Directeuren Overleg) instemmend besproken. ... lees verder

pdf

IT-Sourcing & Cloud Strategie UT

Leidraad voor het sourcen van IT-services. Het doel van IT-sourcing is het leveren van IT-services met de optimale prijs/prestatie verhouding. Aspecten van prestatie zijn daarbij: kwaliteit, kwantiteit, innovatie, flexibiliteit, beschikbaarheid, integriteit, vertrouwelijkheid, authenticatie/autorisatie, tijd/plaats/device, samenhang. Deze strategie is op 25 maart 2013 door het CvB vastgesteld. ... lees verder

PDF

instellingssystemen en hun bekostiging

Wanneer zijn informatiesystemen op de UT instellingssystemen? En hoe zit het dan met de bekostiging? Hoe kan een maatwerksysteem omgezet worden in een instellingssysteem? Deze notitie zet de antwoorden op deze vragen nog eens op een rij. ... lees verder