Invloed van corona op sollicitatieproces

Zie Alle vacatures

Evenementencoördinator (0,8 fte)

Functieomschrijving

Als evenementencoördinator (EC) maak jij het verschil. Je adviseert, je begeleidt en organiseert evenementen op de campus van de universiteit. Je bent mede verantwoordelijk voor de voorbereiding, de organisatie en de daadwerkelijke uitvoering van evenementen (congressen, festivals, corporate events etc.) waarbij je vaak als projectleider van het evenement optreedt. Je bent de spin in het web en zorgt er samen met de organisatie van het evenement voor dat het evenement een succes wordt, waarbij rekening gehouden wordt met veel verschillende facetten: veiligheid, parkeer- en slaapgelegenheid, de benodigde vergunningen, horeca, etc. Als EC denk je mee met de organisatie in het vinden van een geschikte locatie, de opzet, invulling, juiste aankleding en de uitvoering van het evenement. Om dit alles te kunnen regelen werk je vaak in een team, zeker bij grotere evenementen, waarbij bovendien veelvuldig wordt samengewerkt met studenten. Tijdens de organisatie en uitvoering heb je contact met de beheerder van de locatie, de cateraar en verschillende leveranciers. Je rapporteert aan de manager Facility Services of aan de opdrachtgever (directeur, projectleider, College van Bestuur, etc.)

Taken:

  • Je bent projectleider, project lid of adviseur voor de organisatie van evenementen en activiteiten op de campus. Leidt of begeleidt evenementen al dan niet van externe partijen.
  • Hebt contact met leveranciers en stelt voorwaarden en begrotingen op. Doet dit op basis van verkregen offertes.
  • Bereidt vergunningen voor of beoordeelt deze en bent contactpersoon voor de politie en brandweer voor en tijdens evenementen. Maakt duidelijke afspraken over wat te doen bij calamiteiten.
  • Overlegt met interne afdelingen zoals Arbo, milieu, beveiliging, contractmanager terrein, facilitair teamleiders e.d.
  • Overlegt met externe contacten zoals gemeente, politie, evenementenbeveiliging, collega organisatoren, sponsoren en leveranciers.
  • Adviseert en begeleidt studentenorganisaties bij de voorbereiding en realisatie van hun evenement en beoordeelt hun aanvragen.
  • Stuurt medewerkers aan voor en tijdens evenementen.
  • Schrijft/verbetert /beoordeelt draaiboeken en veiligheidsplannen voor evenementen.
  • Plant evaluaties en doet verbetervoorstellen.
  • Regelt of coördineert facilitaire zaken o.a. op het gebied van zaalreserveringen, catering, muziek, techniek en gerelateerde zaken.
  • Neemt zo nodig de productiecoördinatie voor zijn/haar rekening zoals (de coördinatie van) op- en afbouw, technische doorloop, opvang van sprekers en artiesten e.d.
  • Houdt de informatievoorziening actueel.
  • Bewaakt processen rondom evenementen en activiteiten op de campus

Competenties:

  • Je bent enthousiast, hebt een hands-on mentaliteit en toont initiatief
  • Je bent een echte teamplayer, maar kunt ook goed zelfstandig werken
  • Je bent inventief en creatief
  • Je bent communicatief en accuraat
  • Je hebt een flexibele, professionele instelling en bent oplossingsgericht
  • Je bent een ster in het bewaken van de hoofdlijnen én het perfect laten verlopen van de details
  • Je bent sterk in plannen en organiseren, resultaatgericht en stressbestendig
  • Je bent representatief, klantvriendelijk en gastvrij maar ook (informeel) toegankelijk voor studenten.

Profiel

  • Je hebt een Hbo-diploma op het gebied van evenementenmanagement of je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met het effectief plannen en organiseren van evenementen met diverse stakeholders binnen gegeven deadlines.
  • Je beheerst het Nederlands en Engels (minimaal B1) goed, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Je bent flexibel: evenementen in het weekend, ’s avonds, 's nachts of tijdens de schoolvakanties zijn geen probleem.
  • Je bent bekend met wet- en regelgeving m.b.t. evenementen.
  • Je kunt goed omgaan met werkdruk en je bent sterk en sensitief in de omgang met (internationale) studenten en medewerkers.
  • Je bent in het bezit van rijbewijs B.

Ons aanbod

Het betreft een (parttime) functie voor 32 uren per week, in eerste instantie voor de periode van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
Het salaris bedraagt, afhankelijk van je opleiding en ervaring, minimaal € 2.700,- en maximaal € 3.606,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband, conform schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten.
De UT biedt een inspirerende, uitdagende, flexibele en duurzame omgeving om in te werken. Daarnaast wordt een uitstekend pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden geboden, zoals een dertiende maand, Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden, een breed pakket aan interne opleidingsmogelijkheden en de mogelijkheid om thuis te werken.

Informatie en aanmelding

Voor informatie over deze vacature kan contact opgenomen worden mevrouw C. Hilgeholt, manager facility services via telefoonnummer 053 489 1168 of via mail c.hilgeholt@utwente.nl

Opvragen van referenties kan onderdeel uitmaken van de procedure.

Belangstelling voor deze functie kun je vóór 12 december 2021 kenbaar maken door je sollicitatiebrief, voorzien van een actueel CV, te sturen via onderstaande link naar het sollicitatieformulier.

Over de afdeling

Events & Booking Office is onderdeel van de afdeling Facility Services en zij begeleiden en organiseren evenementen. Veel activiteiten en evenementen worden georganiseerd voor, maar ook door studenten. Waar nodig begeleidt of faciliteert Events interne en externe organisatoren bij hun evenementen, o.a. met betrekking tot vergunningen, veiligheidsaspecten en risicoanalyses. Events & Booking Office verwerken bovendien alle reserveringen binnen de universiteit - die niet aan het onderwijsrooster gerelateerd zijn - als ook buitenlocaties.

Geïnteresseerd? Kijk voor meer informatie op onze website: www.utwente.nl/cfm

Over de organisatie

Campus & Facility Management

De dienst Campus & Facility Management (CFM) heeft als doel het optimaal ondersteunen, benutten en ontwikkelen van de campus en huisvesting. Daarbij horen de volgende kerntaken: zorgdragen voor ontwikkeling en beheer van de gebouwen en infrastructuur op het campusterrein, ondersteunen van de onderwijs- en onderzoeksprocessen, faciliteren van evenementen op de campus, en bijdragen aan de academische vorming van studenten door sport en cultuur. De dienst CFM bestrijkt zes deelgebieden: Facility Services, Onderhoud & Vastgoed, Inkoop, Sport & Cultuur en Staf, Beleid & Projecten en Secretariaat.

Vanuit onze doelstelling werken wij aan een inclusieve, gezonde en duurzame campus. Om onze ecologische voetafdruk te verkleinen, zijn we continu op zoek naar duurzame oplossingen op het gebied van voedsel, water, afval, reizen en energieverbruik. Met onze ultramoderne faciliteiten streven we daarnaast naar teamgericht werken, baanbrekend onderzoek en een gezonde levensstijl. Onze mooie, groene campus is een ecosysteem om te experimenteren en uniek in Nederland.

Universiteit Twente (UT)

Universiteit Twente (UT) is het nieuwe decennium ingegaan met een ambitieuze, nieuwe visie, missie en strategie. Als ‘de ultieme people-first technische universiteit' breiden we onze High Tech Human Touch-filosofie en de unieke rol die deze ons in de samenleving toekent snel uit. Alles wat we doen is gericht op maximale impact op mens, samenleving en verbindingen door duurzaam gebruik van wetenschap en technologie. Met onze open, inclusieve en ondernemende houding willen wij bijdragen aan de ontwikkeling van een eerlijke, digitale en duurzame samenleving. Deze houding doordesemt alles wat we doen en is aanwezig in alle afdelingen en faculteiten van de UT. Voortbouwend op onze rijke traditie in het samenvoegen van technische en sociale wetenschappen, richten we ons op vijf onderscheidende onderzoeksdomeinen: Gepersonaliseerde ‘healthtech'; Intelligente productiesystemen; Slimme materialen; De digitale samenleving; en Een weerbare, veerkrachtige wereld.

Als werkgever biedt Universiteit Twente werk dat ertoe doet. Wij rusten je toe om nieuwe mogelijkheden te creëren voor jezelf en voor onze samenleving. Je wordt bij ons deel van een toonaangevende technische universiteit met toenemende, positieve maatschappelijke impact. We bieden een open, inclusieve en ondernemende sfeer, waarin we je stimuleren om gezonde keuzes te maken, bijvoorbeeld via onze flexibele, aanpasbare arbeidsvoorwaarden.

Evenementencoördinator (0,8 fte)
Klik hier om te solliciteren