Projecten eerste call 2016

innovatie op het gebied van ruimtegebruik en roostering

De manier waarop roosters worden geproduceerd, is al decennia lang niet veranderd. Het is ouderwets. Natuurlijk is het “gemoderniseerd” met connected computers met heel veel verwerkingskracht, netwerken, internet, cloud en web, maar daarmee is de onderliggende onhandigheid niet weg. Het leidt tot discussie, verspilling en ontevredenheid.

Om een schets te geven: Het is voor een roostermaker niet duidelijk wanneer een rooster het beste is wat hij kan produceren, of dat er alternatieven zijn waardoor de algemene prestatie wordt verbeterd. Kan het switchen van een lokaal, een docent, een dag of een tijd helpen om uiteindelijk aan meer wensen te voldoen? Het is niet duidelijk, de roostersoftware geeft hooguit aan dat het een ‘toelaatbare’ oplossing is en zwijgt. De docent levert gegevens aan, daarna gaat het in de black box van de roostering, en daaruit volgt dan het UT rooster. Maar is dat nou het beste wat we kunnen? Is dat een geïntegreerd geheel dat de prestaties en middelen zo eerlijk mogelijk verdeelt?

Het proces waarmee roosters tot stand worden gebracht, is net zo onduidelijk. Waar moet je nu precies zijn als er iets verandert in het curriculum? Of als een docent een dag in de week minder gaat werken, moet hij dat dan doorgeven aan de roostermaker? Welke functionaris is nu precies verantwoordelijk voor de aanlevering van gegevens en waarom worden precies die 4 deadlines per jaar gehanteerd? Waarom voelt de ene docent zich geroepen om alle gegevens zeer precies aan te leveren na heel veel werk, en kunnen andere docenten volstaan met een globale richtlijn voor de roostermakers? Komen daar dezelfde prestaties uit? Het is vaak voer voor discussie en, bovenal, onderlinge strijd en ontevredenheid.

De hoeveelheid ruimtes die de UT gebruikt voor het onderwijs, is enorm. Net als iedere universiteit in Nederland, overigens. De UT heeft in 2013 en 2014 onderzoek gedaan naar het daadwerkelijke gebruik van onderwijsruimtes. Dat bleek in piektijden nog geen 30% te zijn! Daarmee doet de UT het niet eens slecht; de VU doet continu handmatig onderzoek naar het gebruik van ruimtes en daar blijkt uit dat zij gemiddeld op 25% zitten. Saxion claimt dat zij een veel hogere bezetting hanteren, namelijk 65%, maar dat blijkt sterk afhankelijk van de manier van tellen en gaat ook alleen op voor de geplande bezetting van onderwijsruimtes. Onderwijsruimtes die centraal worden geroosterd, want een heleboel onderwijsruimtes vallen buiten de telling, zoals computerzalen, laboratoria, academie-eigen ruimtes, etc.

Er is geen feedback beschikbaar voor het onderwijs en/of de roostermaker. Stel dat een docent aangeeft dat hij 80 studenten verwacht en daarvoor 8 projectruimtes nodig heeft voor het komende half jaar. Daarvan staan er dan, met gemak, 3 of 4 leeg na de eerste bijeenkomst. Die ruimtes zijn vervolgens niet meer te gebruiken, omdat ze gepland vol zitten. De roostermaker krijgt niet te horen dat ze hergebruikt kunnen worden. Ook als een ruimte telkens maar voor een klein deel wordt gebruikt, is er geen terugkoppeling aan de roostermaker of aan het onderwijs. We zijn als blinden in een helder verlichte ruimte. Alles is voorhanden om er een geweldig succes van te maken maar we slagen er niet in door het continue gebrek aan terugkoppeling.

Kortom, roosters en ruimtegebruik hangen niet alleen onlosmakelijk met elkaar samen in hoger onderwijs, ze zijn ook sterk voor verbetering vatbaar. Als je maar durft, en een heleboel intelligente en gedreven mensen samen kunt brengen. Als het ergens kan, is het hier, op de UT.

Stel je het volgende voor: in plaats van zuinig, ‘als het past is het al goed’, onduidelijke prestaties, onduidelijke normen, geen feedback, geen reflectie op de eigen productie, en veel ontevredenheid, kunnen we over naar roostering als vehikel om maximaal toe te bedelen aan het onderwijs. Maximaal! Met duidelijke prestaties en normen, waarbij we die maximalisatie van de prestaties kunnen aantonen in het model, door gebruik te maken van metingen op het rooster. Duidelijke prestatie indicatoren geven een score aan het rooster. Als de roostermaker geen hogere score kan krijgen door wijzigingen toe te passen, is dat blijkbaar het maximale wat op dat moment kan worden toegewezen aan het onderwijs. Dat betekent heldere prestaties, volledig transparant en een eerlijkere verdeling van middelen.

Die maximale toewijzing kan prospectief worden berekend voordat het definitieve rooster wordt gepubliceerd. Daarvoor zijn simulatiemodellen nodig en moet een heleboel meer worden gemeten dan we nu doen:

  • We kunnen het daadwerkelijke gebruik van onderwijsruimtes (alle voor het onderwijs geschikte ruimtes) meten. Daarmee krijgen de roostermakers live feedback op het gebruik van ruimtes en dus op de prestatie van het rooster. Niet alleen wordt gekeken of een ruimte wordt gebruikt, maar ook hoeveel stoelen er bezet zijn ten opzichte van het maximum. Dit vergt sensortechnologie, maar dan niet het duurste maar juist goede, goedkope en goed verkrijgbare technologie.
  • Deze gegevens moeten vervolgens gematcht worden met alle roosters om te komen tot zinvol inzicht. Dat vergt veel OR.
  • De gegevens moeten dan worden opgeslagen ten behoeve van trendanalyse. Als een ruimte télkens leeg staat, kan die wellicht structureel worden hergebruikt. Als een ruimte télkens slechts deels wordt gebruikt, kan de groep wellicht naar een andere, kleinere en/of meer geschikte ruimte worden herplaatst. Dit vergt OR, wiskunde en deels bedrijfskunde.
  • De optie om bezetting en benutting live te meten geeft ook de mogelijkheid om bijv. projectruimtes beter te benutten, bijv. door te joinen als nog niet de maximale capaciteit is bereikt.
  • We kunnen loopafstanden meten tussen alle collegezalen, om deze mee te kunnen nemen in de prestaties van het rooster. Loopafstanden zijn zowel over de weken (telkens in een andere zaal kan leiden tot hogere ontevredenheid) als schouder-aan-schouder tussen 2 colleges (als docent samen met je studenten naar een ander gebouw lopen terwijl je gewoon had kunnen blijven zitten). Dit vergt bedrijfskunde en wiskunde, en kan bijdragen aan bijv. de Campus-app door de optimale route naar je eerstvolgende college te kunnen projecteren. Zo weten veel mensen niet hoe ze op Vrijhof 5e etage moeten komen, of Waaier 3, en met deze toevoeging aan de campus-app kan dat wel.
  • We kunnen de geschiktheid van onderwijsruimtes meten voor het onderwijs. Daarmee krijg je een indicatie van de prestaties van ruimtes. In samenwerking tussen BA, EPA en Onderwijskunde kan worden gekeken naar het beleid van nieuwbouw en verbouw van ruimtes voor hoger onderwijs, en naar de daadwerkelijke voorkeuren en prestaties. Alles ten behoeve van het creëren van de optimale leeromgeving voor studenten. Gekeken kan worden naar temperatuur, (dag)licht, CO2, fijnstof, maar ook naar andere kenmerken als relatieve afstand tot de vakgroep of studievereniging, het kleurgebruik, de inrichting, etc.
  • We kunnen vragen wat een goed rooster is. Door een gestructureerde enquête kan worden achterhaald waar een rooster aan moet voldoen om als robuust en prettig te worden ervaren. Hoeveel uren colleges, waarvan hoeveel hoorcolleges, mogen op een dag? Of in een week? Hoeveel tussenuren? Etc. etc. Wat is rooster 2.0?
  • Telkens kan retrospectief worden bekeken hoe goed het rooster heeft gescoord aan alle eisen en aan ruimtegebruik. Dat geeft de feedbackloop waar zo naarstig naar wordt gezocht om te komen tot prospectieve maximalisatie van roosters.

Door al deze metingen kan middels een rooster maximale resourcing worden toebedeeld aan het onderwijs. Dat is een wezenlijk andere manier van roosteren dan nu mogelijk is door wereldwijd gebruikte roostersoftware, waarin de onderliggende algoritmes niet meer zijn aangepast sinds de jaren 90.

In samenwerking met Saxion wordt al een onderzoek uitgevoerd onder 21.000 studenten naar hun voorkeuren voor roosters. In de nieuwbouw in Apeldoorn komen sensoren te hangen die aanwezigheid meten. In samenwerking met Omix en met SURF wordt onderzoek gedaan naar een logistiek model om de onderwijsondersteuning beter te laten verlopen. Je kunt immers wel sensoren ophangen, maar je moet er slimme dingen mee doen en de zaak goed besturen wil het echte winst opleveren voor de organisatie. Het UK bedrijf Semestry levert roostersoftware en wil graag met ons komen praten over mogelijke samenwerking. Zo zijn er vele partijen oprecht geïnteresseerd in wat wij kunnen, en hopelijk gaan, doen.

Het effectieve ruimtegebruik van de instelling kan tientallen procenten worden verbeterd, wat vele euro’s aan kosten kan schelen, maar vooral de achterliggende gedachte van maximale toebedeling aan onderwijs maakt de paradigma-shift die het onderwijs al wel, maar de ondersteuning nog niet helemaal heeft kunnen maken. Wellicht kunnen daarmee de ondersteuning en het primaire proces een stuk nader tot elkaar komen.