Vergadering 257 (14-06-2012)

Datum: 9 juli 2012

Kenmerk: 397.837/LO (conceptversie 1)

Kort verslag

van de 257ste vergadering van het Lokaal Overleg gehouden op

donderdag 14 juni 2012 in Vleugel 100

Aanwezig Dhr. ir. K.J. van Ast (CvB, voorzitter Lokaal Overleg)

Mw. drs. M.C.J. Spit (directeur HR)

Mw. mr. E. Hooftman-van Rietschoten (HR, Secretaris)

ABVAKABO Dhr. dr. K. Poortema (lid)

Dhr. R.F. van ’t End (lid)

Dhr. M. Schuurman (adviseur)

CNV-PZ Dhr. R. Klapwijk (lid)

Dhr. ir. F. Houweling (plv. lid)

Dhr. M. van Gessel (adviseur)

1.

Opening & Mededelingen

Opening

Dhr. Van Ast opent de vergadering om 13.32 uur.

Agenda

De agenda wordt gewijzigd: agendapunt 5 (“Lijst Afbouw Reserves AVWG, voorstel bonden) zal na agendapunt 7 (“Stavaza Route 14+, Herplaatsingscommissie en Tripartitecommissie”) worden behandeld.

Mededelingen dhr. Van Ast

·

Boekjaar 2011 is afgesloten met een negatief resultaat van € 3,7 mio. Voor 2011 was een negatief resultaat van € 6,5 mio begroot. Mede daarom is besloten tot reorganisatie. Het is gelukt om het aantal met ontslag bedreigde medewerkers beperkt te houden. De korting op onderwijs vanuit OC&W was groter dan verwacht. Voor 2012 is een negatief resultaat van
€ 12,8 mio begroot. In 2012 heeft de UT € 3,4 mio extra lasten in verband met 2% ABP-pensioenlastverhoging. Daarnaast is de ziektekostenpremie verhoogd. Dit zijn niet begrote zaken die in de lopende organisatie moeten worden meegenomen. Verder is de verwachting dat de BTW per 1 oktober 2012 met 2 % wordt verhoogd; dat kost de UT een kleine € 2 mio per jaar. Voor het laatste kwartaal van 2012 is dat € 400.000 of € 500.000.

·

Medewerkersonderzoek: 56,7% van de medewerkers heeft deelgenomen aan dit onderzoek. Er komt een integraal rapport. Dit rapport zal ter informatie aan het OPUT worden toegezonden. Voor de zomervakantie vindt een terugkoppeling plaats naar alle eenheden. Na de zomervakantie zullen acties voortvloeiende uit het medewerkersonderzoek worden bepaald en uitgezet.

·

Vacature Campusmanager: Patrick Welman wordt wethouder bij de Gemeente Enschede. Tot begin juli 2012 zal hij zaken afhandelen voor de UT. Na zijn vertrek wordt deze functie tijdelijk waargenomen door David Korringa.

·

Vacature Hoofd Inkoop: Geert-Jan Westhof zal deze functie gaan vervullen.

·

ADP verzorgt de salarisbetalingen voor de UT. De mogelijkheid om over te gaan naar digitale loonstroken is grondig onderzocht door Hoofd Salarisadministratie Jos de Bot en zijn medewerkers. Inmiddels staan de loonstroken digitaal op HR-domein. Op verzoek van de medewerker worden loonstroken op papier verschaft (bij andere universiteiten was dat 2%). Het Jaaroverzicht 2012 wordt wel op papier verschaft. Voor 2013 wellicht niet meer.

·

De prestatieafspraken met OC&W zijn ingeleverd (nog geen handtekening onder de afspraken). Pad is uitgezet naar 2015 en doorkijk verder.

·

BKO: BKO wordt meegenomen in het aannamebeleid, het is een vereiste dat een medewerker BKO behaalt. Dit zal in de aanstellingsbrief worden opgenomen.

·

Indirecte kosten van de verschillende Nederlandse universiteiten zijn tegen elkaar afgezet in een benchmarkonderzoek door Berenschot. De indirecte kosten bij de UT liggen, in vergelijking met andere (technische) universiteiten, boven het gemiddelde. Met name de indirecte kosten van Communicatie en Financiën zijn hoog. Het doel is om de indirecte kosten (excl. O&O ondersteuning) van thans 21,5 % terug te brengen naar 19% in 2015 door vroegtijdige bijsturing. Niet uitgesloten wordt dat dit tot ingrepen kan leiden binnen de organisatie.

·

Ad interim secretaris Herplaatsingscommissie: Sandra Prent.

·

Actuele situatie UT vergt directe aandacht in verband met de korting op 1e geldstroom. Onderwijstoestroom studenten loopt redelijk, maar bedrag per student is al jaren dalend, nu sterker dalend. Daarom is het Nieuwe Onderwijsmodel ontwikkeld, waarover wij in gesprek zijn met de URaad.

Mededelingen dhr. Klapwijk

·

Het voorstel “Knelpunten in het rooster van de afdeling beveiliging a.g.v. niet beïnvloedbare omstandigheden” heeft het OPUT nog niet kunnen behandelen in het delegatieoverleg vanwege niet tijdige toezending. Dit wordt doorgeschoven naar het volgende LO.

·

Bij Operational Audit (OA) heerst onrust onder de medewerkers naar aanleiding van plannen om de organisatie te wijzigen. Wat is de status van deze wijzigingen/wat zijn de plannen van het CvB? Is er sprake van een reorganisatie?

Dhr. Van Ast geeft aan dat sprake is van een interne verkenning van heroverweging van taken. Er is nog geen besluit genomen. Uitgangspunt voor de toekomst is dat OA zich vooral zal richten op financial audit. Het is nog te vroeg om aan te geven of sprake is van een reorganisatie. De formele procedures zullen correct worden gevolgd, ook voor wat betreft het betrekken van medezeggenschap bij beslissingen hierover. Besluitvorming zal na de zomer plaatsvinden.

·

Nieuwe werkwijze: agendaplanner is onderdeel van de nieuwe werkwijze. Op verzoek van het OPUT zal de agendaplanner op de agenda van het Lokaal Overleg worden geplaatst.

·

Stukken van het Lokaal Overleg moeten voorzien worden van een kenmerk.

2.

Conceptverslag 256e vergadering

Het verslag wordt vastgesteld.

Naar aanleiding van actiepuntenlijst bij verslag 256e vergadering:

1.

Voortgang employability (OPUT op de hoogte houden): hierover komt voorlopig geen informatie vanwege de arbeidsongeschiktheid van Janneke de Sousa, trekker van dit onderwerp. Na volledige re-integratie van Janneke de Sousa volgt de verzochte informatie;

2.

3 vragen over jaarrekening decentrale AVWG 2011 beantwoorden: is beantwoord;

3.

Is begroot bedrag voor UT stimuleringsfonds correct: is beantwoord;

4.

Evaluaties voor AVWG-projecten op de agendaplanner zetten: wordt op de agendaplanner gezet;

5.

Schriftelijke informatie welke persoonsgegevens door de UT aan de NS zijn verstrekt in het kader van NS business card: nog niet beantwoord;

6.

Informatie over de bekendheid bij de groep met ontslag bedreigden over de mogelijkheid van aanvragen via de tripartite commissie: ter vergadering beantwoord door Mirjam Spit: de herplaatsingscommissie heeft hierin een belangrijke rol. Iedere herplaatsingskandidaat is door de herplaatsingscommissie gewezen op de mogelijkheid van aanvragen via de tripartite commissie;

7.

Informatie over de besluitvormingsprocedure rond het vaststellen van het personeelsplan: nog niet beantwoord;

8.

Informatie over hoe de aanvraag voor financieel advies is geregeld volgens artikel 7.2 van het sociaal plan: ter vergadering beantwoord door Mirjam Spit: daarin speelt de HR-manager/-adviseur een grote rol. Deze is eerste aanspreekpunt.

3.

Concept Jaarrekening Decentrale Arbeidsvoorwaardengelden (AVWG) 2011 & Stand van zaken Reserves AVWG per 31-12-2011 (2e herziene versie)

De Jaarrekening Decentrale Arbeidsvoorwaardengelden (AVWG) 2011 wordt vastgesteld.

Stand van zaken Reserves AVWG per 31-12-2011 (2e herziene versie) wordt vastgesteld.

4.

Project Vrouwenloop 2012

Het OPUT stemt in met het voorstel omtrent project Twentse Vrouwenloop 2012, ten bedrage van € 4.150,00 ten laste van de reserve AVWG.

OPUT: in het volgende Lokaal Overleg afspraken maken over de wijze van verantwoording over de bestede AVWG.

6.

Employability fysiek belastende functies: de afdeling Beveiliging

Het OPUT heeft dit voorstel nog niet besproken in het delegatieoverleg, aangezien dit voorstel niet tijdig was ontvangen. In het eerstvolgende delegatieoverleg zal dit voorstel worden besproken en het OPUT zal de reactie terugkoppelen.

7.

Stavaza Route 14+, Herplaatsingscommissie en Tripartite commissie

Herplaatsingscommissie: met alle herplaatsingskandidaten heeft een intakegesprek plaatsgevonden. Inmiddels zijn er nog 6 medewerkers waar de herplaatsingscommissie mee in gesprek is over herplaatsing. Met de overige medewerkers is een andere oplossing gevonden (buiten of binnen de UT).

Tripartiete commissie: er is 1 voorstel bij de tripartite commissie bekend, maar dat betreft nog geen definitief voorstel.

Bezwaren: op dit moment zijn er 10 bezwaarzaken aanhangig (het waren er 11, er is er 1 ingetrokken). De bezwaartermijnen zijn inmiddels verstreken.

Dhr. Van Ast: de reorganisatiebesluiten worden gemonitord op personeel gebied.

5.

Lijst Afbouw Reserves AVWG, voorstel bonden

Dhr. Van Ast: de verwachting is dat circa € 400.000,00 van de begrote uitgaven AVWG voor 2012 niet zal worden uitgegeven. Het is daarom raadzaam om de projecten als opgenomen op de lijst afbouw reserves AVWG (deels) toe te voegen aan het lopende jaar 2012. Bijvoorbeeld de projecten Twentse Vrouwenloop en Employablity fysiek belastende functies: de afdeling beveiliging zouden kunnen worden toegevoegd aan de begroting AVWG 2012. Anders wordt nu voorzien dat circa € 400.000,00 van de huidige begroting AVWG 2012 niet zal worden benut. De gewoonte is dat het niet bestede geld wordt bijgeschreven aan de reserve AVWG. Dat bedrag loopt enkel op (per 1 januari 2012 ruim € 5,8 mio), terwijl dat geld feitelijk niet beschikbaar is. Er staat geen geld klaar om uitgaven van de reserve AVWG te bekostigen. Elke uitgave van deze reserve AVWG heeft een groter verlies tot gevolg. Dhr. Van Ast heeft daarom liever dat het beschikbare budget jaarlijks wordt besteed en er geen gelden meer worden toegeschreven aan de reserve AVWG. Er is ook niet voorgeschreven dat het niet gebruikte geld apart moet worden weggezet.

OPUT: er is wel een schriftelijk stuk, waarin staat dat het geld een doelbestemming heeft en die doelbestemming moet het geld wel blijven houden. Verder hebben wij afgesproken dat wij de reserves zouden gaan afbouwen.

Dhr. Van Ast: het heeft mijn voorkeur om de onbestede ruimte van dit jaar (circa
€ 400.000,00) ook voor dit jaar te benutten. Verder gaat mijn voorkeur ernaar uit om tijdig afspraken te maken over de besteding van de AVWG-en voor de periode na 1 januari 2013.

Het geschatte bedrag aan onbenutte ruimte AVWG 2012 zal worden doorgegeven aan het OPUT. Mijn voorkeur heeft het om de kerstpakketten 2012 te bekostigen van de onbestede ruimte 2012.

OPUT: problematiek over reserve/onderbesteding moet op het volgend Lokaal Overleg op de agenda komen. Vrouwenloop is akkoord voor 2012 (€ 4.150,00). De kosten onderzoek Beveiliging (voorstel Employability fysiek belastende functies: de afdeling Beveiliging) is akkoord (€ 50.000); de jaarlijkse health check van € 5.000 per jaar wordt nog besproken.

Voor het Lokaal Overleg in september 2012 zal een uur extra tijd worden ingeroosterd voor de problematiek rond de reserve AVWG.

8.

Rondvraag

Geen opmerkingen.

9.

Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering om 15:03 uur.

-0-0-0-

Actiepunten van 257e LO

1

Voortgang employability (OPUT op de hoogte houden)

2

Rapport n.a.v. medewerkersonderzoek aan OPUT toesturen ter informatie

3

Knelpunten in rooster beveiliging (reactie OPUT na delegatieoverleg)

4

Stukken LO voorzien van een LO-kenmerk

5

Terugkoppeling voorstel employability fysiek belastende functies: de afdeling Beveiliging (door OPUT)

6

Schriftelijke informatie welke persoonsgegevens door de UT aan de NS zijn verstrekt in het kader van de NS business card

7

Informatie over de besluitvormingsprocedure rond het vaststellen van het Personeelsplan

8

Evaluaties voor AVWG-projecten op de agendaplanner

9.

Geschatte bedrag onbenutte ruimte AVWG 2012 doorgeven aan OPUT