Zie Op onderwerp vinden

Doorschakelen secretariaat - leidinggevende

INLEIDING

Een medewerker heeft telefoonnummer 1234 en maakt gebruik van de diensten van een secretariaat. Hij/zij wil kunnen kiezen om gesprekken direct door te schakelen naar het secretariaat op nummer 5678 of om deze zelf op te nemen. In alle gevallen moet het secretariaat hem/haar wel kunnen bellen, ook als het eigen telefoonnummer doorgeschakeld is naar het secretariaat.

In Skype for Business werd hiervoor een extra private line gebruikt, maar binnen Microsoft Teams is dit niet langer nodig omdat de medewerker voor de gedelegeerde wel direct bereikbaar blijft op het eigen nummer ook al is de doorschakeling naar de gedelegeerde actief (mits de medewerker niet offline is). De private line komt bij het gebruik van Teams te vervallen.

VOOR JE BEGINT

  • De handleiding is geschreven voor Windows, Linux en Apple.
  • Bij het doorlopen van de handleiding zul je regelmatig handelingen moeten uitvoeren. Hierbij wordt een vaste schrijfwijze gehanteerd: referenties naar tekst en knoppen op schermen zijn cursief gedrukt, gegevens die je zelf moet invullen zijn vet gedrukt.

INSTELLEN AUTOMATISCH DOORSCHAKELEN

Voer de volgende stappen uit onder het account van de medewerker die de telefoon wil doorschakelen naar het secretariaat:

  • Klik in Teams rechtsboven op de profielfoto en kies Settings.
  • Ga naar het tabblad General en klik onderaan op Manage delegates.

  • Ga naar Your delegates en voeg het secretariaat toe. Het secretariaat krijgt hiervan een bericht in Teams als bevestiging.

  • Selecteer minimaal Receive Calls en klik op Add.

  • Klik op < Back to settings.
  • Ga naar het tabblad Calls, selecteer Forward my CallsForward to: My Delegates.
  • Zet bij If Unanswered de gemachtigde persoon, zodat het gesprek weer terug wordt geschakeld naar het secretariaat bij geen gehoor.

PRIORITY ACCESS

  • Voer de volgende stappen uit onder het account van de medewerker die de telefoon wil doorschakelen:
  • Druk in Teams rechtsboven op de profielfoto en kies Settings.
  • Kies het tabblad Privacy en druk op Manage priority access.
  • Vul het gemachtigde secretariaat in, zodat de berichten afkomstig van deze persoon alsnog worden getoond wanneer je zelf niet in de Available status beschikbaar bent. Er worden nu ook meldingen van deze persoon doorgelaten bij de Do not Disturb status, zodat de gedelegeerde je altijd kan bereiken.

AUTOMATISCH DOORSCHAKELEN UITSCHAKELEN

  • Klik in Teams rechtsboven op de profielfoto en kies Settings.
  • Ga naar het tabblad Calls en selecteer Calls ring me.

EEN GESPREK DOORVERBINDEN

Een doorgeschakeld gesprek kan worden herkend aan de extra informatie in de notificatiemelding. Hierin staat wie de beller probeert te bereiken.

 

RECHTSTREEKS EEN GESPREK DOORVERBINDEN:

  • Klik op het …-icoon en kies Transfer.

  • Zoek en selecteer de persoon waarmee moet worden doorverbonden en klik op Transfer.

 EEN GESPREK DOORVERBINDEN MET RUGGESPRAAK:

  • Klik op het …-icoon en kies Consult then transfer

  • Zoek en selecteer de medewerker waarmee moet worden doorverbonden.

  • Een nieuw chatvenster verschijnt. Typ een bericht of klik rechtboven op het hoorn-icoontje om de ruggespraak telefonisch uit te  voeren.