Zie Op onderwerp vinden

Richtlijnen en procedures communicatie-uitingen op de campus

Faculteiten, diensten, opleidingen, instituten willen graag op de campus evenementen communiceren of hun eigen eenheid profileren. UT-breed  doen we dit ook. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van gebouwgevels, spandoeken en andere communicatiemogelijkheden op de campus. De uitingen zijn altijd in huisstijl opgemaakt. Marketing & Communication (hierna MC) is hiervoor eindverantwoordelijk: MC beoordeelt en maakt dergelijke communicatie-uitingen om regie op de huisstijl en uitvoering te houden. Ook om ervoor te zorgen dat het geen chaos wordt aan communicatie-uitingen op onze campus. Heb je een verzoek hierover? Lees dan hieronder wat je moet doen.

1. PROCESAANVRAAG NIEUWE UITINGEN

Fase 1: indienen

Een aanvraag wordt ingediend bij MC via dit aanvraagformulier. Deze vul je volledig in zodat MC over de juiste informatie beschikt om de aanvraag te beoordelen.

Fase 2: beoordeling

  • De aanvraag wordt in 3 stappen getoetst aan de hand van de vastgestelde criteria (zie hieronder onder kopje 2)
  • Wanneer de uiting voldoet aan de criteria van fase 1, volgt toetsing op criteria fase 2. Bij tegenstrijdigheid is de doorslaggevende factor de mate waarin de uiting bijdraagt aan de profilering van de UT.
  • Met de criteria uit fase 3 komen de technische communicatie randvoorwaarden tot stand.

Fase 3: terugkoppeling

De aanvrager ontvangt een onderbouwde terugkoppeling waaruit blijkt of de aanvraag is goed- of afgekeurd.

2. CRITERIA aANVRAAG NIEUWE UITINGEN

Er zijn vier partijen betrokken bij het proces: Campus & Facility Management, de architect, (de welstandsnota van) gemeente Enschede en afdeling Marketing & Communication. Randvoorwaarde is het budget. In de aanvraag geef je duidelijk aan of er wel of geen budget beschikbaar is binnen eigen eenheid. Hieronder lees je welke criteria worden gehanteerd bij de aanvraag van nieuwe communicatie-uitingen op de campus.

Criteria Fase 1: Marketing en Communicatie

Afzender en boodschap

  1. Het gebouw of object waar de communicatie-uiting aan verbonden is, is niet de afzender van de uiting.
  2. De boodschap is van toepassing op, of afkomstig van, het merendeel van de UT-populatie, draagt bij aan de beleving van een bruisende campus of aan onze pay-off High Tech Human Touch.
  3. De duur en belang van de boodschap: geveldoeken zijn uitzonderlijk en mogen alleen als er vanuit communicatiedoeleinden reden is om te plaatsen. Denk aan kortstondige acties om grote evenementen aan te kondigen waarmee een grote populatie wordt bereikt of dat de uiting bijdraagt aan het versterken van de profilering van Universiteit Twente.

Identiteit

  1. Uitstraling van gevelcommunicatie en campus zijn conform onze huisstijl en identiteit en dragen bij aan het versterken van onze profilering.
  2. Uitstraling en lay-out: in één oogopslag is het duidelijk dat het een UT-uiting is.  
  3. De uiting geeft beleving op de campus weer om zo invulling te geven aan de campusvisie.

Criterium Fase 2: architect en gemeente Enschede

  1. De uitingen zijn in lijn met de uitstraling van de campus. 

Criteria Fase 3: Marketing en Communicatie, technische communicatie

  1. Er wordt gekeken naar tekstgebruik, tekstgrootte en afstand voor zichtbaarheid.
  2. De uiting heeft een beeld wat zowel overdag als ’s nachts zichtbaar is (indien mogelijk).
  3. De uiting komt op een juiste positie op de campus zodat optimaal gebruik en zichtbaarheid volgt. Denk aan plaatsen als de UT-entree, de boulevard, het O&O-plein etc.
  4. Gevelcommunicatie wordt op de juiste hoogte en positie geplaatst om optimaal rendement te verkrijgen.

Algemene critera: Campus & Facility Management

Voor alle uitingen geldt dat de eisen vanuit Campus & Facility Management over houdbaarheid, duurzaamheid, bevestiging, onderhoud en veiligheid in acht zijn genomen. Daarbij geldt ook dat aan de buitengevel van UT-gebouwen geen uitingen zijn toegestaan anders dan die waarvoor de secretaris van onze universiteit schriftelijk toestemming geeft.

 De eindbeslissing van plaatsing, vormgeving en uiting ligt bij afdeling Marketing en Communicatie. Zie ‘Procesgang Aanvraag’

 3. Zonder aanvraag iets plaatsen?

Wanneer er zelfstandig een uiting wordt bevestigd aan een gebouw of geplaatst op de campus, dan wordt de verantwoordelijke hierop aangesproken. Gezamenlijk kijken we of de communicatie-uiting voldoet aan het beleid en mag blijven of dat de uiting verwijderd wordt. Kosten voortkomend uit onrechtmatige plaatsing zijn voor rekening van de plaatser. Hieronder vallen de kosten voor verwijdering, herstelwerkzaamheden etc.