Zie Op onderwerp vinden

Zakelijk reizen & reiskosten

Zakelijk reizen

WOON-WERKVERKEER

Wanneer je voor je functie binnen of buiten Nederland moet reizen, dan is sprake van een dienstreis. Woon-werkverkeer, verkeer op de campus en verkeer tussen de campus en het ITC, beschouwt de UT niet als dienstreis. Ook een tijdelijke tewerkstelling elders in Nederland of het buitenland is geen dienstreis.

TOESTEMMING

Een dienstreis maak je in overleg met jouw leidinggevende en/of de budgethouder. Heb je toestemming voor een dienstreis, dan komen de noodzakelijke reis- en verblijfkosten voor rekening van de UT. Meer informatie over de voorwaarden die je daarbij in acht moet nemen, vind je in het Declaratievoorschrift Universiteit Twente.

BINNENLANDSE DIENSTREIZEN

Binnenlandse dienstreizen leg je waar mogelijk af met het openbaar vervoer. Hiervoor gebruik je een NS Business Card van de UT. Is reizen per openbaar vervoer niet mogelijk of doelmatig, dan mag je per auto reizen. In dat geval heb je recht op een onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer. Reis je met één of meer collega’s samen per auto, dan heeft alleen degene wiens auto wordt gebruikt recht op deze vergoeding.

BUITENLANDSE DIENSTREIZEN

Vliegtickets voor buitenlandse dienstreizen boek je via de zakelijke reisagent van de UT; VCK Travel.

BOEKEN

Simpele vluchten kunnen worden geboekt door het secretariaat van je faculteit of dienst. Dit verloopt via AirGo, de online boekingstool van VCK. Hotelboekingen kunnen worden gemaakt via AirGo, maar alleen met eigen creditcard. Internationale treinreizen zijn te boeken via de log-in van de eigen NS Business Card op Mijn NS Zakelijk.

Voor complexe dienstreizen (combinatiereizen, groepsreizen, speciale bestemmingen, aanpassingen van boekingen etc.) kun je contact opnemen met de Travel Unit van de Universiteit Twente.

Ook voor het maken van hotelreserveringen, treinreizen die niet te boeken zijn via de log-in van de NS Business Card, afwezigheid secretariaat en advies en/of problemen bij het gebruik van AirGo kun je gebruik maken van de dienstverlening van de UT Travel Unit. De UT Travel Unit kan ook adviseren bij de aanvraag van visa.

In noodgevallen buiten kantooruren kan contact worden opgenomen met VCK Travel op telefoonnummer 074-3771188. Hieraan zijn echter wel kosten verbonden.

AANMELDEN VOOR COLLECTIEVE REISVERZEKERING

Ga je op dienstreis naar het buitenland, dan is het belangrijk dat je je tijdig aanmeldt voor de collectieve reisverzekering van de UT. Via de medewerkersportal, mijn declaraties en dienstreizen/registratie buitenland en reisverzekering registreer je de reisgegevens en leg je de reisverzekering vast. Voor meer informatie kan contact worden opgenomen met de dienst Finance. 

VOOR LANGERE TIJD WERKEN IN HET BUITENLAND

Werk je voor een langere tijd in het buitenland (meer dan 10 weken) dan wordt dit niet gezien als een dienstreis, maar als “tewerkstelling in het buitenland”. Het is dan, naast het aanmelden voor de collectieve reisverzekering, belangrijk dat je een aantal zaken regelt o.a. op het gebied van sociale zekerheid en zorgverzekering. Ga hiervoor naar de webapplicatie “outgoing staff”. Neem daarnaast contact op met je leidinggevende en HR-adviseur om je verder te informeren. 

PRAKTISCHE INFORMATIE

Reiskosten

Heb je tijdens een dienstreis kosten gemaakt die voor vergoeding in aanmerking komen, dan kun je deze na afloop declareren. Vergoeding vindt als regel plaats op basis van originele facturen. Als de decaan of directeur meent dat - gezien de omstandigheden - redelijkerwijs niet van jou kan worden verwacht dat je bewijsstukken overlegt, dan kan hij besluiten dat je mag volstaan met een schriftelijke opgave van gemaakte kosten.

Reisdeclaratie

Je kunt een reisdeclaratie indienen tot zes maanden na het einde van een dienstreis. Daarna vervalt de aanspraak op vergoeding van gemaakte kosten. Reis- en verblijfkosten van dienstreizen kun je declareren via het daarvoor bestemde declaratiesysteem voor medewerkers, te vinden via de medewerkersportal, mijn declaraties en dienstreizen. 

Voorschot kosten dienstreis

Moet je tijdens een dienstreis naar verwachting meer dan € 200,-- betalen voor reis- en verblijfkosten, dan kun je voor deze kosten een voorschot aanvragen via de medewerkersportal, mijn declaraties en dienstreizen/voorschot aanvraag.

Normvergoeding

Voor dienstreizen naar landen in Afrika, Azië, Midden- en Zuid Amerika en Oost-Europese landen (niet zijnde EU landen), hanteert de UT een afwijkende vergoedingssystematiek. Maak je een dienstreis naar een van deze landen? Dan heb je recht op een normvergoeding voor verblijfkosten, met uitzondering van de kosten van overnachtingen. Voor overnachtingen geldt ook voor deze bestemmingen de regel dat alleen werkelijke kosten worden vergoed, op basis van originele facturen.

De normvergoeding is opgebouwd uit diverse componenten. Voor het bepalen van de hoogte van de normvergoeding maken we gebruik van dezelfde bedragen als in de cao Rijk (bijlage 7) worden gehanteerd. Elke component wordt uitgedrukt in een percentage van het bedrag voor overige kosten dat voor de bestemming is opgenomen in bijlage 8 van de cao van het Rijk: Tarieflijst verblijfkosten buitenlandse dienstreizen 2021.

Componenten 

De componenten met bijbehorende percentages vind je hieronder:

  • Urencomponent (kleine uitgaven): voor ieder uur dat de dienstreis duurt 1,5 % van het bedrag voor overige kosten.
  • Ontbijtvergoeding :voor iedere periode van 6.00 uur tot 8.00 uur die binnen de dienstreis valt 12% van bedrag voor overige kosten.
  • Lunchvergoeding: voor iedere periode van 12.00 uur tot 24.00 uur die binnen de dienstreis valt 20% van het bedrag voor overige kosten.
  • Dinervergoeding: voor iedere periode van 18.00 uur tot 21.00 uur die binnen de dienstreis valt 32% van het bedrag voor overige kosten.

Let op: Het is mogelijk dat het declareren van normvergoedingen voor een specifiek project niet is toegestaan vanwege subsidievoorschriften. In dat geval geldt de reguliere vergoedingssystematiek en vergoedt de UT alleen kosten die je aantoonbaar hebt gemaakt.