Het komt regelmatig voor dat een medewerker van de UT nevenwerkzaamheden verricht. De UT juicht dit toe. Nevenwerkzaamheden kunnen bijdragen aan de professionele ontwikkeling van medewerkers en versterken de band tussen de UT en haar omgeving. Bovendien wil de UT bedrijvigheid creëren en stimuleren. Het verrichten van nevenwerkzaamheden past hierbij.

WAT ZIJN NEVENWERKZAAMHEDEN

Onder nevenwerkzaamheden verstaat de UT alle betaalde en onbetaalde werkzaamheden die niet behoren tot de functie die je bij de UT vervult. Denk bijvoorbeeld aan een dienstverband bij een andere werkgever, een commissariaat of adviseurschap voor een externe organisatie en activiteiten als (startend) ondernemer of vrije beroepsuitoefenaar.

Niet-zakelijke nevenwerkzaamheden die overduidelijk geen weerslag kunnen hebben op belangen van de UT, hoeven niet gemeld te worden. Denk bijvoorbeeld aan een bestuursfunctie bij de school of sportvereniging van een kind. 

Bestuursfuncties en adviseurschappen die direct gekoppeld zijn aan de functie, ziet de UT niet als nevenwerkzaamheden. Dit geldt ook voor werkzaamheden in het kader van contractonderzoek of -onderwijs waarbij de UT zelf partij is en die je uitvoert binnen een dienstverband met de UT. Dit soort activiteiten maakt onderdeel uit van je functie bij de UT. Ook deelname aan een wetenschappelijke commissie of overlegorgaan, (hoofd)redactiewerk en het reviewen van artikelen zijn in de regel geen nevenwerkzaamheden. Lezingen en andere ad hoc werkzaamheden die je in het kader van het dienstverband verricht voor derden, evenmin. Het is voldoende als je over deze activiteiten werkafspraken maakt met je leidinggevende.

MELDEN VAN NEVENWERKZAAMHEDEN

Wil je nevenwerkzaamheden (blijven) verrichten, dan moet je hiervoor altijd toestemming vragen. De omvang van jouw dienstverband met de UT en de omvang van de nevenwerkzaamheden doen hierbij niet ter zake. Ook wijzigingen in nevenwerkzaamheden moet je altijd melden.

Je vraagt toestemming via MyHR AFAS – My HR – Personal Details – Ancillary Activities. Twijfel je of een activiteit onder het begrip nevenwerkzaamheden valt, dan is het verstandig deze wel te melden.

Voor nevenwerkzaamheden die geen nadelige invloed hebben op de vervulling van je functie en die de belangen van de UT niet kunnen schaden, krijg je doorgaans toestemming. Deze toestemming kan worden aangevraagd voor maximaal vier jaar. Wil je de nevenwerkzaamheden na afloop van deze periode voortzetten, dan moet je opnieuw toestemming vragen. Alleen wanneer je hoofddienstverband elders is, kun je nevenwerkzaamheden opgeven voor onbepaalde tijd. 

SPIN-OFFS

Ben je voornemens om een spin-off bedrijf (mede) op te richten en/of wil je deelnemen aan een bestaand spin-off bedrijf dan dien je dit altijd te melden via MyHR AFAS – My HR – Personal Details – Ancillary Activities. Om te kunnen beoordelen hoe de spin-off activiteiten zich verhouden tot je functie bij de UT dienen er voor spin-off activiteiten heldere afspraken te worden vastgelegd. Hoe deze afspraken eruit zien verschilt per fase waarin het spin-off bedrijf zich bevindt. Bekijk daarom, voordat je de werkzaamheden voor een spin-off bedrijf meldt, de toelichting hieronder.

  • Toelichting nevenwerkzaamheden spin-offs

    Definitie

    Spin-off bedrijf: een bedrijf dat in belangrijke mate gebaseerd is op bij de universiteit verworven kennis of technologie.  

    Melding

    Wanneer een betrokkene voornemens heeft een spin-off bedrijf (mede) op te richten en/of in een bestaand spin-off bedrijf deel te nemen, is hij verplicht dit te melden aan de universiteit. Er is meldingsplicht in alle gevallen waarin er feitelijke of juridische zeggenschap is over de spin-off (bestuursfunctie, aandelen, etc.), maar ook bij bijvoorbeeld een optiecontract of bestuursfunctie.

    Om te kunnen beoordelen hoe de nevenwerkzaamheden voor een spin-off zich verhouden tot de universitaire functie en de belangen van de universiteit, moeten de universiteit en de betrokkene heldere afspraken maken. Deze afspraken worden vastgelegd in een document dat onderdeel uitmaakt van de registratie nevenwerkzaamheden via MyHR AFAS – My HR – Personal Details – Ancillary Activities. Over onderstaande onderwerpen worden afspraken vastgelegd:

    • Scheiding van activiteiten en verantwoordelijkheden
    • Tijdsbesteding
    • Gebruik van universitaire infrastructuur en materialen en daaraan verbonden kosten
    • Intellectueel eigendom
    • Positionering en profilering van de spin-off (inclusief beoogde producten en diensten)
    • Een eventuele leverancier-afnemer relatie met de universiteit
    • Gevolgen voor het dienstverband
    • Tijdschema voor het spin-off proces
    • Periodieke evaluatiemomenten
    • Gevolgen voor collega’s binnen de eigen afdeling

    Toestemming

    De werknemer heeft voor het oprichten van een spin-off bedrijf en/of het deelnemen in een bestaand spin-off bedrijf toestemming nodig van de universiteit. Toestemming wordt verleend, tenzij de organisatiebelangen van de universiteit geschaad kunnen worden. Onder organisatiebelangen worden in ieder geval verstaan de in artikel 11 genoemde criteria van de sectorale regeling nevenwerkzaamheden.

    Overige informatie

    Een spin-of proces doorloopt grofweg 5 fasen:

    • Onderzoeksfase: identificatie vercommercialiseerbare onderzoeksresultaten
    • Evaluatiefase: beoordeling haalbaarheid, besluitvorming en bescherming rechten.
    • Prestartfase: planvorming en verwerving resources.
    • Startfase: intellectuele eigendomsrechten en daadwerkelijke start spin-off
    • Groeifase: business- en productontwikkeling 

    Elk spin-off proces kent zijn eigen dynamiek. Daarom is het onmogelijk om op voorhand nauwkeurig vast te stellen waar grenzen liggen. Van geval tot geval bepaalt het bevoegd gezag na een zorgvuldige afweging van belangen hoeveel ruimte de universiteit de betrokkene kan en wil bieden. Het onderstaande schema kan hierbij als leidraad dienen.

     


     

    Doorlooptijd

    Tijdsbesteding in relatie tot dienstverband met universiteit

    Gebruik universitaire resources

    Leverancier-afnemer relatie met universiteit

    Onderzoekfase

    Afhankelijk van oordeel leidinggevende

    Werkzaamheden behoren tot de universitaire functie

    Toegestaan

    N.v.t.

    Evaluatiefase

    Afhankelijk van oordeel leidinggevende

    Werkzaamheden behoren tot de universitaire functie

    Toegestaan.

    N.v.t.

    Pre startfase

    Afhankelijk van oordeel leidinggevende

    Werkzaamheden behoren tot de universitaire functie

    Toegestaan

    N.v.t.

    Startfase

    Maximaal 1 jaar. Verlenging mogelijk mits universitaire functie en werkzaamheden voor spin-off goed te scheiden zijn.

    Verlofopname, onbezoldigd verlof of (tijdelijke) vermindering arbeidsduur

    Tegen integrale kostprijs

    Denkbaar, mits strikte scheiding taken en verantwoordelijk-heden

    Groeifase

    Maximaal 1 jaar. Verlenging mogelijk mits universitaire functie en werkzaamheden voor spin-off goed te scheiden zijn.

    Vermindering arbeidsduur, zo nodig afspraken over beëindiging dienstverband

    Tegen integrale kostprijs

    Denkbaar, mits strikte scheiding taken en verantwoordelijk-heden

NEVENWERKZAAMHEDEN (ADJUNCT)HOOGLERAREN

De samenleving vraagt van organisaties in het publieke domein transparantie en integriteit rond nevenwerkzaamheden. De UT wil graag aan deze wens voldoen. Met het Ministerie van OCW en de VSNU is afgesproken dat de UT externe partijen inzicht geeft in nevenwerkzaamheden waarvoor toestemming is verleend. Dit betreft informatie over de aard van de nevenwerkzaamheden en de instantie voor wie het wordt verricht. Tevens tonen alle hoogleraren hun nevenwerkzaamheden op hun profielpagina. Nevenwerkzaamheden waarvoor toestemming is verleend worden automatisch getoond op de people pages van de UT.

INVENTARISATIE NEVENWERKZAAMHEDEN

Vanwege het grote belang van integriteit en transparantie vragen we je, ook als je geen relevante nevenwerkzaamheden verricht, jaarlijks een bevestiging te doen van de actuele situatie van je nevenwerkzaamhedenregistratie. Zodra je hiervoor een taak in je workflow krijgt, kun je de "verklaring nevenwerkzaamheden" doen via MyHR AFAS .

Ook in je jaargesprek bespreek je met je leidinggevende of de afspraken die je gemaakt hebt rond je nevenwerkzaamheden nog actueel zijn en voldoen, danwel bijstelling behoeven.

REGELS EN PROCEDURES

De regels voor nevenwerkzaamheden kun je nalezen in de Sectorale regeling nevenwerkzaamhedenDeze regeling geldt voor alle Nederlandse Universiteiten.

FAQ

  • Zijn alle werkzaamheden die niet tot de universitaire functie behoren nevenwerkzaamheden?

    Ja, alle werkzaamheden die niet tot de universitaire functie behoren zijn nevenwerkzaamheden. Niet alle nevenwerkzaamheden hoeven echter gemeld te worden.

    Nevenwerkzaamheden die niet gemeld hoeven worden, zijn nevenwerkzaamheden die klaarblijkelijk geen relatie hebben met de werkzaamheden bij de universiteit, en waarvan het evident is dat zij het belang van de universiteit niet kunnen schaden én

    • (a) Die een goede en volledige functievervulling niet in het gedrang kunnen brengen én 
    • (b) die buiten werktijd worden verricht én
    • (c) waarvoor geen beloning in welke vorm dan ook wordt ontvangen. 

    Hierbij valt te denken aan het bestuurslidmaatschap van een amateursportvereniging of een schoolbestuur. Indien je twijfelt of bepaalde nevenwerkzaamheden gemeld moeten worden, neem dan altijd contact op met je leidinggevende.

  • Wat valt onder je “functie en/of opgedragen taak”?

    De taken en werkzaamheden die je als medewerker dient uit te voeren worden bepaald door datgene dat je door de werkgever is opgedragen. Je functieprofiel (UFO-profiel) wordt hieruit afgeleid. Mocht je vragen hebben over opgedragen taken of het UFO -profiel, dan kun je terecht bij je leidinggevende of de HR-adviseur van de faculteit of dienst. 

    De regeling geldt ook voor bepaalde personen die geen dienstverband hebben met de UT. Denk bijvoorbeeld aan bijzonder hoogleraren. Onder opgedragen taken van deze personen vallen de met hem/haar gemaakte afspraken over het verrichten van bepaalde werkzaamheden. 

  • Wat valt er onder “nevenwerkzaamheden”?

    Is deelname aan een wetenschappelijke commissie of overlegorgaan een nevenwerkzaamheid?

    Nee, in eerste instantie niet. Dit zijn werkzaamheden die behoren tot de universitaire functie. Maar er kan sprake zijn van een 'grijs' gebied, dus je doet er goed aan bij twijfel voor de zekerheid toestemming aan te vragen, zodat de decaan (bij wetenschappelijk personeel) of (dienst)directeur (bij ondersteunend beheerspersoneel), hierbij eventueel ondersteund door de afdeling Human Resources, mee kunnen denken over mogelijke risico's aangaande belangenverstrengeling en wetenschappelijke integriteit. Wanneer de deelname aan jou is opgedragen, is het zonder meer onderdeel van je functie en geen nevenwerk. Zorg dat activiteiten zoals deelname aan commissies of overlegorganen wel op je openbaar toegankelijke webpagina staan.

    Is (hoofd)redactiewerk en reviewen van artikelen een nevenactiviteit?

    Nee, in eerste instantie niet. Dit zijn werkzaamheden die behoren tot de universitaire functie. Maar er kan sprake zijn van een 'grijs' gebied, dus je doet er goed aan bij twijfel voor de zekerheid wel toestemming aan te vragen, zodat de decaan (bij wetenschappelijk personeel) of (dienst)directeur (bij ondersteunend beheerspersoneel), eventueel ondersteund door de afdeling Human Resources mee kunnen denken over mogelijke risico's aangaande belangenverstrengeling en wetenschappelijke integriteit. Wanneer dit werk aan jou is opgedragen, is het zonder meer onderdeel van de functie en geen nevenwerk. Zorg dat activiteiten zoals redactiewerk in ieder geval op jouw openbaar toegankelijke webpagina staan.

  • De omvang van mijn werkzaamheden elders is groter dan die bij de universiteit, wat zijn dan de nevenwerkzaamheden?

    Werkzaamheden elders zijn nevenwerkzaamheden, bijvoorbeeld omdat je deeltijdhoogleraar bent bij de UT. Dit betekent dat toestemming en (voor hoogleraren) publicatie op je openbaar toegankelijke webpagina aan de orde zijn. Dit klinkt mogelijk onlogisch, omdat de aanstelling elders jouw hoofdactiviteit is. Om de (wetenschappelijke) integriteit van de universiteit te waarborgen, is toestemming (en publicatie) echter essentieel. Voor deze werkzaamheden volg je de regeling en vraag je, wanneer van toepassing, toestemming. Ben je (adjunct)hoogleraar, dan worden de aard van je nevenwerkzaamheden en de organisatie waarvoor je ze verricht, automatisch gepubliceerd op people pages.

  • Ik ben voor maximaal 6 maanden werkzaam bij de universiteit, moet ik dan ook mijn nevenwerkzaamheden melden?

    Nee, om betrokkenen voor zo’n korte termijn niet onnodig te belasten, hoef je nevenwerkzaamheden in deze situatie in beginsel niet te melden, tenzij de nevenwerkzaamheden:

    a.    De wetenschappelijke, organisatorische en/of zakelijke belangen van de universiteit 
           kunnen schaden of; 
    b.    een goede en volwaardige uitoefening van de universitaire functie 
           kunnen belemmeren of;
    c.    strijdig zijn met het aanzien van de instelling of;
    d.    belangenverstrengeling met universiteitswerkzaamheden als gevolg
           kunnen hebben. 

    Je draagt zelf de verantwoordelijkheid voor het maken van deze afweging. Je doet er goed aan bij twijfelgevallen contact op te nemen met je leidinggevende of de HR adviseur van jouw faculteit of dienst.

  • Ik krijg geen inkomsten voor mijn nevenwerkzaamheden. Hoef ik de werkzaamheden dan niet te melden?

    Geen inkomsten betekent niet automatisch dat de nevenwerkzaamheden niet gemeld hoeven te worden. Behalve geld, kunnen er andere redenen zijn waarom de (wetenschappelijke) belangen van de universiteit of een goede uitoefening van de functie worden geschaad, bijvoorbeeld door een te groot tijdsbeslag. 

    Zo kan ook het oprichten van een rechtspersoon of het betrokken zijn als bestuurder, toezichthouder of aandeelhouder bij een andere organisatie reden zijn om het te melden bij de universiteit. Er kan immers sprake zijn van een uitgestelde beloning of van een mogelijke belangenverstrengeling. 

  • Hoe vraag ik toestemming voor nevenwerkzaamheden of wijzigingen daarin?

    Je vraagt toestemming voor het verrichten van nevenwerkzaamheden door deze te registreren in MyHR AFAS – My HR – Personal Details – Ancillary Activities. De procedure gaat als volgt:

    Met je leidinggevende bepreek je de nevenwerkzaamheden die je gaat verrichten of de veranderingen in (aspecten van) de nevenwerkzaamheden die je al verricht. Dit doe je voordat je met de nevenwerkzaamheden begint of de veranderingen zich voordoen. Vervolgens meld je de nevenwerkzaamheden officieel via MyHR AFAS – My HR – Personal Details – Ancillary Activities.

    Jouw leidinggevende voorziet de melding van een advies.  Het bevoegd gezag (decaan of dienstdirecteur) geeft toestemming, weigert toestemming of verleent toestemming onder voorwaarden. Deze beslissing wordt opgeslagen in je persoonsdossier. Ben je het niet eens met deze beslissing dan dien je dit met je leidinggevende te bespreken. Als het geschil zich blijft voordoen kun je het formeel aan de orde stellen via de geschilprocedure.

  • Een werknemer komt nieuw in dienst of is nieuw binnen de universiteit, hoe start dan de toestemmingsprocedure?

    Van een leidinggevende wordt verwacht dat hij/zij in het laatste stadium van de selectieprocedure, waarin ook wordt gekeken of partijen het arbeidsvoorwaardelijk eens kunnen worden, aftast of er nevenwerkzaamheden zijn die problemen kunnen veroorzaken.

    In het arbeidsvoorwaarden/introductiegesprek wordt de betrokkene erop gewezen dat hij/zij de eventuele nevenwerkzaamheden vlak na indiensttreding invult via MyHR AFAS – My HR – Personal Details – Ancillary Activities.

  • Ik doe veel kleine klussen, daar kun je toch onmogelijk telkens toestemming voor aanvragen?

    Om de (wetenschappelijke) integriteit zo goed mogelijk te bewaken, is het essentieel dat je zo transparant mogelijk rapporteert over nevenwerkzaamheden. Om die reden is toestemming voor nevenwerkzaamheden, ook in het geval van kleine klussen, essentieel. Probeer zo veel mogelijk vooraf te melden.

    Stel dat het wegens bijzondere en niet aan jou te wijten omstandigheden niet lukt vooraf toestemming te vragen, dan is het essentieel dat je dit zo spoedig mogelijk achteraf vraagt. Mocht je verzoek afgewezen worden, dan dien je deze nevenwerkzaamheden te staken.

  • Worden posities in openbaar bestuur toegestaan door de werkgever als nevenwerkzaamheid?

    De universiteit geeft altijd toestemming voor de uitoefening van verkozen functies in openbaar bestuur, zoals bijvoorbeeld de gemeenteraad. Dit is een democratisch recht. Wel moeten deze functies gemeld worden.

  • Ik heb nevenwerkzaamheden waar ik inkomsten uit ontvang, moet ik dit melden aan de universiteit?

    Ja, als je een beloning ontvangt voor nevenwerkzaamheden, moet je dit melden aan de universiteit (artikel 14 van de regeling). Onder neveninkomsten worden ook uitgestelde inkomsten verstaan (artikel 3). Hierbij valt te denken aan aandelen en andere financiële belangen. Het primaire belang van het melden is het in kaart brengen van (mogelijke) belangenverstrengeling; het is niet zo dat gemelde neveninkomsten automatisch ten goede komen aan de universiteit. 

    (Neven)inkomsten kunnen in drie categorieën worden onderverdeeld. Afhankelijk tot welke categorie de inkomsten behoren, komen ze ten goede van de werkgever, de jou of kunnen ze verdeeld worden: 

    • Inkomsten die niet samenhangen met de functie bij de universiteit komen toe aan jou. 
    • Inkomsten die direct samenhangen met de functie bij de universiteit en die binnen werktijd worden verricht, komen toe aan de universiteit.
    • Inkomsten die indirect voortvloeien uit de functie bij de universiteit kunnen na overleg met jou ter bepaling van de werkgever geheel of gedeeltelijk worden toegevoegd aan het budget van de afdeling of toekomen aan jou. In de voorwaarden voor het verlenen van toestemming van de nevenwerkzaamheden wordt dit nader ingevuld. Afspraken over welke inkomsten en de hoogte van de inkomsten die terugvloeien naar de universiteit en op welke wijze dit gebeurt, worden schriftelijk vastgelegd en opgeslagen in je persoonsdossier.