Zie Op onderwerp vinden

Vacaturesysteem Talentsoft

De UT zal vanaf Q4 2020 het systeem Talentsoft voor het wervings- en selectieproces van nieuwe medewerkers gaan gebruiken. 

LINK naar TALENTSOFT: Klik hier.


Waarom een nieuw systeem?

Het huidige systeem PeopleXS is verouderd en aan het eind van zijn houdbaarheid gekomen. Dit systeem bood geen mogelijkheden om aan te sluiten bij de nieuwe strategie van de UT. Met behulp van het nieuwe systeem Talentsoft kunnen we dat wel! Hiermee wordt de UT in staat gesteld om de strategie ook door te voeren in het werving- en selectieproces en hiermee een bijdrage te doen om de ultieme People-first University of Technology te worden.

Waarom Talentsoft?

In een uitgebreid aanbestedingstraject is Talentsoft als beste naar voren gekomen. Talentsoft is een specialistisch ‘best of breed’ pakket, specifiek gericht op werving en selectie. Hierdoor heeft het veel voordelen op het gebied van werving en selectie die andere HR pakketten niet hebben. Denk hierbij aan het instellen van selectievragen. Deze voordelen gaan ons helpen het proces rondom werving en selectie te versimpelen, de kwaliteit van de sollicitanten te verbeteren en de doorlooptijd voor de sollicitant te verkorten.

Welke voordelen heeft het nieuwe systeem?

  • Eenvoudiger sollicitatieproces met behulp van CV parsing waarbij bepaalde informatie automatisch wordt ingevuld o.b.v. het CV van de sollicitant;
  • Goede online media mogelijkheden voor de sollicitant;
  • Betere selectie mogelijkheden van sollicitanten door middel van selectievragen;
  • Makkelijker zoeken naar sollicitanten en vacatures;
  • Mogelijkheid tot maken van vacaturetemplates voor eenduidige communicatie binnen alle vacatures
  • Efficiënter en makkelijker beoordelen van sollicitaties via de document reader. Deze zorgt er voor dat alle losse bestanden die de sollicitant aanlevert worden gebundeld tot een makkelijk doorbladerbaar bestand;
  • Betere samenwerkingsmogelijkheden met andere commissieleden via een gezamenlijk kladblok direct in de document reader;
  • Tijdsbesparing op de administratieve handelingen;
  • Meer regie over je eigen proces en meer verantwoordelijkheden;
  • Betere mogelijkheden om een talentpool van talentvolle kandidaten te beheren;
  • Meer en betere management- en stuurinformatie.

Instructievideo's

Instructies commissielid


Veelgestelde vragen

Op basis van vragen die we na livegang verwachten te ontvangen worden hier hieronder Veelgestelde vragen geplaatst. Deze vragen worden bijgewerkt indien nodig. Staat je vraag er niet bij, neem dan contact met ons op via recruitment@utwente.nl.

FAQ
Hoe maak je een vacature aan in Talentsoft?
  • Dit doe je door op het plusje te klikken bij “mijn follow up van de vacatures” of via recruitment – vacatures – aanmaken
  • Kies de taal: Engels of Nederlands
  • Kies de entiteit: de afdeling/onderdeel waar je voor werkt
  • Kies het type sollicitatieformulier (WP/OBP/PhD)
  • Kies uit een vacature zonder template of met template

    - Een vacature maken zonder template:
  • Vul alle verplichte (gemarkeerd met een *) velden in mbt de vacature
  • Commissieleden toevoegen (zie punt 3 voor uitleg) 
  • Als het een WP vacature betreft -> opslaan als concept of WP publiceren
  • Als het een OBP vacature betreft -> OBP beoordeling (Inge/Rachel publiceren)
  • Als het een PhD vacature betreft -> opslaan als concept of WP publiceren

    - Kies uit een vacature met template:
  • Kies de vacaturetaal Nederlands/Engels
  • Kies het sollicitatieformulier (WP/OBP/PhD)
  • Zoek vacaturetemplate en klik daarna weer op de button zoeken
  • Hierna vind je een lijst met templates die je kunt gebruiken voor je eigen vacature
  • Klik op “gebruiken” om de vacature eventueel te bewerken
Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag
Welke vacatures kun je aanmaken in Talentsoft?
  • WP vacature -> deze mag je zelf publiceren (vergeet niet de einddatum van de publicatie toe te voegen in het tabje publicatie)
    - Kenmerken van een WP vacature: pré selectievragen toevoegen, eerst dien je de vacature als concept op te slaan. Dan kun je via de actieknop -> aanvullende vragen toevoegen kiezen.

  • OBP vacature -> deze gaat via de herplaatsingscommissie en UFO check, daarna wordt deze gepubliceerd door Inge/Rachel.

  • PhD vacature -> deze mag je zelf publiceren (vergeet niet de einddatum van de publicatie toe te voegen in het tabje publicatie). In deze vacature heb je extra vragen voor de sollicitant die betrekking hebben op hun opleiding/afstuderen.
Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag
Hoe voeg je commissieleden toe?

Aan elke vacature kan je commissieleden toevoegen, deze kun je vinden door de naam in de zoekbalk te typen. Je kunt tot max 10 commissieleden toevoegen. Let op: de rol van de voorzitter moet ook gekozen worden. Als de voorzitter een emailnotificatie wil als er 2/5/10 sollicitanten zijn bij een vacature, kun je dit aangeven. Vink de namen aan die deze notificatie zouden willen ontvangen.

Moet er een nieuw commissielid toevoegd worden? Stuur dan een e-mail naar recruitment@utwente.nl met daarin de naam, e-mailadres en M-nummer van het nieuwe commissielid.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag
Hoe voeg je pré-selectievragen toe?
  • Let op: eerst als concept opslaan voordat je de selectievragen toevoegt. Rechtsboven in vind je de knop “actie”, via de drop down menu ga je naar “aanvullende vragen toevoegen”.
  • Dubbelklik op de vraag die je wilt toevoegen -> vul daarna in wat het gewenste antwoord zou moeten zijn -> maak de vraag verplicht en actief (zodat de vraag ook zichtbaar wordt voor de sollicitant). Klik op bevestigen. Ga naar het tabje publicatie om de vacature te kunnen publiceren. Vergeet niet om de einddatum te vullen.
  • Mocht je een vraag missen, geef dit aan Inge/Rachel door via recruitment@utwente.nl, dan kunnen zij dit voor je toevoegen in Talentsoft.
Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag
Waarom moet je een WP vacature als concept opslaan als je pré-selectievragen wil toevoegen?

Omdat de vacature gelijk gepubliceerd wordt op de site, is de kans groot, dat er sollicitanten gesolliciteerd hebben zonder dat de pré-selectievragen zichtbaar waren.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag
Waarom zie je jouw gepubliceerde vacature niet?

Je moet de einddatum gevuld hebben, anders wordt je vacature niet gepubliceerd.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag
Hoe meld je externe commissieleden aan?

Heb je een commissielid die geen UT medewerker is, stuur dan een bericht met de volgende informatie naar recruitment@utwente.nl: volledige naam en emailadres, dit nieuwe account wordt dan aangemaakt. Let op: de verwerkingstijd is maximaal 2 werkdagen.

Commissielid zal na verwerking een mail ontvangen met zijn of haar inloggevens en een link naar de instructiefilm en website.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag
Hoe zie je welke emails er vanuit Talentsoft naar sollicitanten zijn gestuurd?

Ga naar de betreffende sollicitant, scroll omlaag, links onderin zie onder het kopje “log” -> verzonden berichten. Hier zie je alle correspondentie die verstuurd is.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag
Hoe kan je in bulk sollicitanten afwijzen?

Vink alle sollicitanten aan die je wilt afwijzen, ga naar de knop uitvoeren en kies versturen afwijzing, druk daarna op de play knop. Selecteer de taal van het bericht. En klik op versturen.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Wie zijn hierbIJ BETROKKEN?

Testpanel

Op woensdag 8 en donderdag 9 april vinden de laatste online gebruikerstesten plaats door collega's die deelnemen aan het testpanel. Hieronder vind je een deel van het testpanel die vanaf het begin betrokken is geweest bij het test- en implementatieproces. Dank aan iedereen die heeft deelgenomen!

  • Stefano Stramignoli - EWI-RAM
  • Eefke Bril - LISA-STAFF
  • Sofia Boekholt- HR-DIR
  • Gert-Willem Römer - ET-OPMTR
  • Evelien Schulenberg - ET-BH
  • Alice Kragt - BMS-CSO
  • Marleen Blijleven- BMS-HR
  • Joost oude Heuvel - TNW-HR
  • Lidy Harryvan - TNW-HR
  • Carin Krijnen-Smid - TNW-XUV
  • Henk Swaters - LISA-DSM
  • Jose Vroom-van Gorcum - LISA-STAFF
  • Netty Kollen - HR-ADVIES
  • Mandy Lokken - HR-ADVIES
  • Nadine van Wijchen -TNW-HR
  • Inge Meeuwenoord - EWI-HR
  • Susan Emde - BMS-HR
  • Liset Werkman - BMS-HR
  • Rita Schoonbeek - ET-HR
  • Miranda van Wijk - ET-HR
  • Erwin Reudink - CFM, CES-HR
  • Wim Somsen - HR - FIN, M&C, SP
Stuurgroep

Het project wordt aangestuurd door een multidisciplinaire stuurgroep. Leden zijn:

  • Tanya Bondarouk (Hoogleraar HRM, voorzitter vakgroep HRM)
  • Anja Smit (HR-manager faculteit EEMCS)
  • Erik van den Bosch (afdelingshoofd Projecten en Ontwikkeling LISA)
  • Netty Kollen (HR-manager diensten en HR-MT lid)
  • Hans Oeloff (directeur HR)
Projectgroep
  • Mette Strubbe (beleidsadviseur HR Recruitment & Internationalisation)
  • Inge Busschers (HR-assistent)
  • Rachel Santos (HR-assistent)
  • Christine Maas (HR-assistent)
  • Daniëlle de Vries-Luisman (Functioneel Beheer)
  • Rick Mos (M&C online marketing, koppeling online/Webhare)
  • Saloa Omari (M&C communicatie)
  • Marcella Claase (projectmanager)
Aanbesteding
  • Arjen Grinwis - LISA
  • Rick Mos  – M&C
  • Mette Strubbe - HR
  • Christine Maas - HR
  • René Belt - CFM
  • Inge Busschers-Lohuis - HR
  • Marja Roelofs-Kamphuis - HR

Contact

Heb je vragen en/of opmerkingen, neem dan contact op met een van de projectleden via recruitment@utwente.nl.