Zie Op onderwerp vinden

Aanvraag digitaal werken (machtiging vervanging)

Omschrijving

De meest verregaande vorm van digitaal werken is het afscheid nemen van papier. De UT beschikt over een set van afspraken waarmee papieren documenten vervangen kunnen worden door digitale reproducties. De kwaliteit en duurzaamheid van de digitale versie is hierbij dan gegarandeerd. De afspraken zijn te vinden in het Handboek Vervanging dat door het College van Bestuur is vastgesteld.

Veel zaken rondom digitaal werken zijn op de UT al goed geregeld. Denk aan instellingen van multifunctionals die voldoen aan de kwaliteitseisen en de aanwezigheid van een gecertificeerd Document Management Systeem (JOIN).

Afdelingen die volledig digitaal willen werken kunnen bij Archive een Machtiging tot Vervanging aanvragen. Het papieren document wordt daarbij vervangen door een digitaal exemplaar die dezelfde juridische status heeft als het papieren exemplaar. In de aanvraagprocedure worden de set van afspraken getoetst aan uw dagelijkse bedrijfsvoering en of het proces voldoet aan de gestelde eisen van vervanging. Deze toetsing is het advies aan LISA om een machtiging te verstrekken.

Kwaliteitskader

Het Handboek Vervanging is hier te vinden. Wij lichten dat graag toe in een gesprek. Centraal staat de dagelijkse bedrijfsvoering bij de aanvrager, de papieren documenten die nog opgemaakt en ontvangen worden en of deze omgezet kunnen worden in digitale reproducties.

Contact

Neem voor het gebruik van deze dienst contact op met Steven Schulenberg.

Voorwaarden

Om inzicht te krijgen in de verwerking van papieren documenten kan het noodzakelijk zijn om één of meerdere gesprekken te voeren met betrokkenen.