Recruitment Weternschappelijk personeel

Op deze pagina geven we een overzicht van het proces van werving en selectie voor Wetenschappelijk personeel (WP) en Ondersteunend en Beheerspersoneel (OBP). We geven je links naar de benodigde tools, wat achtergrondinformatie en handleidingen. Dit geeft je inzicht in de stappen die jij als leidinggevende moet ondernemen om een vacature open te stellen en vervuld te krijgen. Daarnaast verricht HR op de achtergrond ook verschillende handelingen. 

  • 1. Vacature melden

    Om het wervingsproces te versnellen vraag je goedkeuring aan door het melden van de vacature in de applicatie HR-Mutaties of aan te vragen bij het Managementteam van de faculteit. Bij het ITC gaat de vacaturemelding rechtstreeks naar HR-ITC. 
    Neem ook contact op met HR om dit kenbaar te maken.

  • 2. Vacature opstellen
    • Stel de vacaturetekst op in dit format. Er zijn in de applicatie Textio ook voorbeeldteksten van vacatures beschikbaar om je verder op weg te helpen. Daarnaast kan HR ondersteuning bieden bij het opstellen van een goede tekst en het toevoegen van de juiste arbeidsvoorwaarden.
    • Stel het juiste functieprofiel en niveau vast. Hierbij moet ook al nagedacht worden over een passend UFO-profiel en niveau van de werkzaamheden en de duur van de aanstelling. Met behulp van de functieniveaumatrix kan hier vervolgens een salarisschaal bij worden gevonden.
    • Bepaal vooraf of screening noodzakelijk is met behulp van de screeningstool en handleiding en of een assessment onderdeel uitmaakt van de selectieprocedure.
    • Bepaal eveneens welke informatie de sollicitanten mee dienen te sturen bij hun sollicitatie en hoe lang de vacature open blijft.
    • Ook moet vastgesteld worden welke commissieleden in de BAC zullen deelnemen en dus toegang nodig hebben tot de sollicitanten. Eisen die worden gesteld aan een BAC of sollicitatiecommissie kunnen verschillen per type functie.
    • In de recruitmentguideline wordt duidelijk of de vacature in het Engels of Nederlands opgesteld moet worden en de wijze waarop het niveau Engels wordt opgenomen in de vacaturetekst.
    • Stuur de vacaturetekst per mail naar de HR-assistent van je eenheid of voeg deze toe in applicatie HR-mutaties.
    • Raadpleeg voor meer achtergrondinformatie de cao NU.
  • 3. Start werving
    • De vacaturetekst wordt door de afdelingssecretaresse of HR-assistent in het vacaturesysteem AFAS geplaatst.
    • De vacature wordt door de HR-assistent direct gepubliceerd op de UT-site, UT-intranet en de aanvullende externe media
    • Via LinkedIn kun je de vacature delen in je eigen netwerk.
  • 4. Selectie
    • De geselecteerde sollicitanten nodig jij of je secretaresse uit voor een eerste gespreksronde. Een uitnodigingsmail kan je secretaresse rechtstreeks via het vacaturesysteem versturen via de daarvoor bestemde actie waaraan een e-mailtemplate gekoppeld is.
      De afgewezen sollicitanten kunnen doorgegeven worden aan de HR-assistent,
      die ze vervolgens vanuit het systeem afwijst.
      Ditzelfde geldt voor een tweede/derde gespreksronde.
    • Er kan ook rechtstreeks contact worden gezocht met kandidaten buiten Talentsoft Recruitment om. In het systeem moet dan wel worden vastgelegd wat de status is per kandidaat.
    • Let op: de kandidaten dienen binnen 2 weken na sluiting van de vacature bericht te krijgen (tenzij anders aangegeven in de vacaturetekst).  
    • Ter voorbereiding op het sollicitatiegesprek kunnen verschillende hulpmiddelen van pas komen, waaronder:  
  • 5. Aanstelling medewerkers
    • Wanneer je (i.s.m. de sollicitatiecommissie) hebt besloten over te gaan tot het aanstellen van een medewerker informeer je de HR-assistent.
    • HR neemt contact op met de kandidaat om te informeren over de arbeidsvoorwaarden.
    • Het UT-welkomstboekje / UT introductory booklet voorziet  de medewerker van allerlei informatie en de medewerker wordt uitgenodigd voor een introductiebijeenkomst.
    • De HR-assistent of je secretaresse kan tot slot het verzoek tot aanstelling voor deze nieuwe medewerkerker invoeren in de applicatie HR-Mutaties.

MEER INFORMATIE EN VRAGEN? 

Neem bij vragen contact op met de HR-assistent van je eenheid

RECRUITMENT Ondersteunend en Beheerspersoneel

  • 1. Vacature melden

    Om het wervingsproces te versnellen vraag je goedkeuring aan door het melden van de vacature in de applicatie HR-Mutaties. Neem ook contact op met de HR-adviseur of -manager van je eenheid om dit kenbaar te maken.

    Klik hier voor een gedetailleerd overzicht van dit gedeelte van het werving- en selectieproces.  

  • 2. Vacaturetekst opstellen

    Klik hier voor een gedetailleerd overzicht van dit gedeelte van het werving- en selectieproces.  

  • 3. Start werving
    • De vacaturetekst wordt door de HR-assistent in het vacaturesysteem geplaatst.
    • De vacatureprocedure wordt in gang gezet: na UFO-check door de UFO-coördinator en herplaatsingscheck door de Herplaatsingscommissie.
    • In het vacaturesysteem AFAS kun je de interne sollicitaties zien. Denk daarbij aan de sluitingsdatum. Raadpleeg de FAQ en instructies over het systeem voor meer informatie over inloggen, het beoordelen en ‘uitnodigen/afwijzen/aanhouden’ van sollicitanten.
    • Als geen geschikte interne kandidaat gevonden is, wordt de vacature na overleg met je HR-assistent extern gepubliceerd op de UT-site en de aanvullende externe media voor 2 weken. 
    • Via LinkedIn kun je de vacature delen in je eigen netwerk.
  • 4. Selectie
    • Houd in het vacaturesysteem AFAS de externe sollicitanten en de nieuwe sluitingsdatum in de gaten.
    • De door jou geselecteerde sollicitanten nodig je zelf uit voor een eerste gespreksronde. Het secretariaat van jouw dienst/afdeling kan een uitnodigingsmail via het vacaturesysteem versturen via de daarvoor bestemde actie waaraan een e-mailtemplate gekoppeld is. De afgewezen sollicitanten kunnen doorgegeven worden aan de HR-assistent, die ze vervolgens vanuit het systeem afwijst.
      Ditzelfde geldt voor een tweede/derde gespreksronde.
    • Ter voorbereiding op het sollicitatiegesprek kunnen verschillende hulpmiddelen van pas komen, waaronder:
  • 5. Aanstelling medewerkers
    • Wanneer je (i.s.m. de selectiecommissie) hebt besloten over te gaan tot het aanstellen van een medewerker informeer je de HR-assistent.
    • De HR-assistent maakt een afspraak voor een arbeidsvoorwaardengesprek (eventueel samen met jou) en de medewerker. De relevante aspecten, die in dit gesprek besproken moeten worden staan in de checklist arbeidsvoorwaardengesprek.
    • Vervolgens stuurt de HR-assistent een mail naar de nieuwe medewerker met een activatielink voor de Onboarding applicatie van HR. Er wordt een tijdelijk account voor de nieuwe medewerker aangemaakt waarop hij/zij kan inloggen met een gebruikers-ID. Nadat is ingelogd kan de nieuwe medewerker zelf zijn/haar persoonlijke gegevens invullen en de vereiste documenten (kopie paspoort/ID-kaart, CV, relevante diploma’s etc.) uploaden.
    • Het UT-welkomstboekje / UT introductory booklet voorziet  de medewerker van allerlei informatie en de medewerker wordt uitgenodigd voor een introductiebijeenkomst.

    Klik hier voor een gedetailleerd overzicht van dit gedeelte van het werving- en selectieproces.  

MEER INFORMATIE EN VRAGEN

Neem bij vragen contact op met de HR-assistent van je eenheid.