Aanvragen van documenten en verklaringen

Let op: je kunt zelf een Bewijs van Inschrijving downloaden via je Osiris studentaccount. Het hoofd van onze afdeling heeft dit document al ondertekend.

Log in met je studentnummer en wachtwoord in OSIRIS Student. Ga naar “Mijn gegevens” en klik op “Inschrijving studieprogramma”. Klik op “Verklaring van inschrijving” om het document te downloaden. Heb je een papieren versie nodig? Dan kun je terecht bij Student Services in het Contact Centre.

Als dit document niet alle benodigde informatie bevat, stuur dan een e-mail naar Student Services (studentservices@utwente.nl). Je kunt bijvoorbeeld de volgende aanvullingen vermelden in je verzoek:

• voor militaire doeleinden
• les- of onderwijstaal
• wel of geen vermelding van collegegeld
• in het Engels of Nederlands

Let op: als Exchange-, Subsidiary- of ‘Kies Op Maat’ (KOM)-student kun je zelf geen verklaring van inschrijving downloaden. Neem in dat geval contact op met Student Services voor je verzoek.

Sommige instanties vragen om een bewijs dat je niet langer ingeschreven bent aan onze universiteit. Afhankelijk van de instantie of organisatie wordt dit bewijs ook wel ‘certificate of de-enrolment’, ‘proof of de-registration’ of ‘declaration of de-enrolment’ genoemd.

Je kunt zo’n verklaring aanvragen via Student Services via studentservices@utwente.nl.

Je kunt een digitale of een gewaarmerkte papieren versie van je studieoverzicht (lijst van cijfers) aanvragen. Dit kan door een e-mail te sturen naar Student Services (studentservices@utwente.nl) of door langs te komen bij de balie van Student Services. Vermeld altijd een geldig correspondentieadres.

• Papieren versie: Neem je paspoort/ID of studentenkaart mee.
• Digitale versie: Dien je aanvraag in en voeg een kopie van je paspoort/ID toe.

Je hebt mogelijk een verklaring nodig voor toelating aan een andere universiteit over de onderwijstaal en examentaal. Je kunt deze verklaring aanvragen door een e-mail te sturen naar Student Services (studentservices@utwente.nl).

Bijvoorbeeld:
"De onderwijstaal en examentaal van het Master-/Bachelorprogramma is Engels."

Als je een handtekening of bevestiging nodig hebt op je aankomst- of vertrekformulier voor je Exchange/Erasmus-programma, neem dan contact op met je exchange coördinator. 

Als je tijdens het collegejaar besluit over te stappen naar een ander programma aan de Universiteit Twente of een tweede opleiding wilt toevoegen, kun je het formulier ‘Aanvraag inschrijving tweede programma aan de Universiteit Twente’ gebruiken. Je hebt goedkeuring van beide studieadviseurs nodig voordat je het formulier inlevert.

Lever het originele formulier in bij de balie van het Contact Centre of stuur het als bijlage naar Student Services (studentservices@utwente.nl). Houd rekening met een verwerkingstijd van maximaal twee weken.

Als je al ingeschreven bent als student aan de Universiteit Twente, kun je onder bepaalde voorwaarden een vrijstelling of korting op het collegegeld krijgen voor je inschrijving aan een andere universiteit of instelling (bijv. inschrijving als bijvakstudent).

Je kunt dit Bewijs Betaald Collegegeld (BBC) aanvragen via onze servicedesk (studentservices@utwente.nl). Wij sturen het certificaat direct en digitaal naar de andere universiteit of instelling. Vermeld duidelijk welke universiteit het moet ontvangen bij je aanvraag.

Voor een beurs of andere financiering heb je soms een factuur nodig waarop het bedrag van je collegegeld staat. Deze factuur kun je aanvragen via onze servicedesk via studentservices@utwente.nl en wordt digitaal verstrekt.

Een derde partij, zoals een bank (bijvoorbeeld voor een lening) of een beursverstrekker, kan deze factuur opvragen.

Als je je bankrekeningnummer wilt wijzigen, download dan het formulier Betalingswijziging op deze webpagina. Je kunt het formulier inleveren bij de balie van Student Services of een digitale kopie als bijlage sturen naar studentservices@utwente.nl

.

Vraag je studiefinanciering aan en moet je een hoger collegegeld betalen dan het wettelijke collegegeld (statutory tuition fee)? Dan heeft DUO bewijs nodig van het bedrag dat je betaalt. Student Services kan het specifieke formulier voor je invullen. Vul zoveel mogelijk persoonlijke gegevens zelf in voordat je het formulier bij Student Services inlevert.

Het formulier moet je uploaden in Mijn DUO. Lukt dat niet, dan kun je het e-mailen naar documenten@duo.nl.

Als je aan een derde partij moet aantonen dat je bent afgestudeerd in de periode tussen je afstudeeraanvraag en het daadwerkelijk ontvangen van je diploma, heb je een afstudeerverklaring nodig. Je kunt dit document aanvragen zodra je afstudeerdatum is verwerkt en zichtbaar is in OSIRIS. Dit kun je controleren in je overzicht van studievoortgang. Je status wordt dan gewijzigd naar ‘afgestudeerd’.

Je kunt maximaal 1 gewaarmerkte papieren kopie van je originele diploma aanvragen. Dit kan persoonlijk bij de balie van Student Services of door een e-mail te sturen naar studentservices@utwente.nl. Vermeld altijd een geldig correspondentieadres.

Papieren kopie

• Neem het originele diploma + supplement mee
• Neem een gewone kopie van het diploma + supplement mee
• Neem je paspoort/ID of studentenkaart mee

Wil je meer dan 1 gewaarmerkte papieren kopie? Kom dan langs bij de balie van Student Services in het Contact Centre. Zorg dat je kopieën van je originele diploma meeneemt, dan kunnen wij deze voor je waarmerken.

Digitale kopie

• Stuur een scan van goede kwaliteit van het originele ondertekende diploma + supplement naar ons e-mailadres
• Voeg ook een kopie van je paspoort/ID toe

Je kunt een digitale kopie van je diploma ook downloaden via de DUO Diploma Database. 

Internationale studenten mogen tot twaalf maanden in Nederland verblijven (‘zoekjaar’ of ‘orientation year’) om na hun afstuderen een baan te vinden als hoogopgeleide migrant (‘kennismigrant’). Voor een aanvraag van het zoekjaar kun je de website van de IND bezoeken.

Als je je diploma nog niet hebt ontvangen, ontvang je van de IND een ‘statement of completion’-formulier. Dit formulier dient als vervanging van je diploma bij je aanvraag voor het zoekjaarvisum.

Het formulier kan worden ingevuld en ondertekend door Student Services. Je kunt het formulier digitaal naar ons e-mailadres sturen of meenemen naar onze balie.

Let op: wij kunnen het formulier pas invullen zodra je afstuderen officieel is verwerkt in Osiris.

Je bent je diploma kwijt. Een diploma wordt maar één keer uitgegeven, dus als je het niet meer in bezit hebt, kunnen we geen nieuw diploma maken. Het is wel mogelijk om een verklaring te ontvangen dat je je diploma hebt behaald.

Je kunt een digitale kopie van je diploma downloaden via de DUO Diploma Database. Een officiële afstudeerverklaring kun je aanvragen bij Student Services.

Je kunt bij Student Services een ‘inschrijvingsbewijs’ aanvragen voor de Duitse BAföG-aanvraag. Op dit document staat ook dat je geen korting op het collegegeld ontvangt.

Formulier 5 kan worden aangevraagd bij Student Services. Vul dit formulier zoveel mogelijk zelf in. Je studievoortgang wordt gecontroleerd in Osiris en op het formulier ingevuld.

Je kunt alvast de volgende gegevens invullen:

• Persoonlijke gegevens
• Adres van de universiteit
• Studierichting

Student Services kan ook bepaalde formulieren invullen die door derden worden gevraagd over je huidige inschrijving aan onze universiteit. Denk bijvoorbeeld aan je verzekering, pensioen, enzovoort. We vragen je vriendelijk om het formulier zoveel mogelijk zelf in te vullen voordat je het bij Student Services inlevert.