We maken Teams veiliger: geen AI-bots in je meeting

vrijdag 17 oktober 2025

Om ongewenste gasten zoals AI-bots buiten onze online vergaderingen te houden, wijzigt de UT de standaardinstellingen in Microsoft Teams.

Vanaf 3 november komen externe deelnemers in Teams meetings altijd eerst in de lobby (wachtkamer) terecht. Alleen UT-deelnemers (medewerkers en studenten) kunnen hen toelaten.

Waarom deze wijziging?

AI-bots kunnen zonder dat je het merkt aan vergaderingen deelnemen, transcripties of opnames maken en deze delen met derde partijen. Soms sturen ze achteraf zelfs een e-mail met een verslag of transcriptie. Om dat te kunnen inzien, moet je vaak een account aanmaken – en daarmee geef je onbewust toegang tot je agenda. Zo kan de AI-bot automatisch al je toekomstige vergaderingen binnenkomen. Dit vormt een groot risico voor de privacy en vertrouwelijkheid van UT-overleggen.

Wat betekent dit voor jou?

Externen komen standaard in de lobby en worden pas toegelaten door een UT-deelnemer.
Zie je een onbekende of verdacht account in de lobby? Laat deze niet toe – het kan een AI-bot zijn.
Wordt er toch per ongeluk een bot binnengelaten, dan kun je die – net als iedere andere deelnemer – eenvoudig verwijderen. Wanneer er (privacy) gevoelige data gelekt is, meld dit dan aan CERT-UT
De wijziging wordt per 3 november 2025 ingevoerd

Zo herken je een AI-bot

Namen bevatten vaak termen als Notetaker, Fireflies, Otter.ai, Bot, VA of Assistant en soms ook een verwijzing naar de naam van de daadwerkelijke deelnemer.
Ze verschijnen op tijd of zelfs vóór de echte deelnemer.
Er is geen beeld of interactie, alleen initialen of een generiek icoon.

Samengevat

Externen komen altijd eerst in de lobby. Alleen UT-deelnemers kunnen hen toelaten. Zo houden we AI-bots buiten de vergadering en beschermen we onze privacy.

En wat als je zelf een tool wilt gebruiken?

Het gebruik van externe AI-tools voor transcripties of notulen (zoals Otter.ai of Fireflies) is op dit moment niet toegestaan, omdat we geen controle hebben over wat er met de data gebeurt. Wil je een transcript of notulen maken, gebruik dan de functies die de UT in Teams of andere goedgekeurde systemen aanbiedt.

Heb je vragen of vermoed je dat een AI-bot in jouw vergadering zat? Neem contact op met CERT.

Meer recent nieuws

Nieuwsoverzicht