Marlies Ypma is Programmaleider Risicomanagement en Auditmanager Organisatiecultuur en - gedrag bij de Auditdienst van de Rijksoverheid. Ze geeft advies aan organisaties binnen het Rijk. Een gesprek over risicomanagement, waardenafweging en cultuur.
omgaan met risico's
‘Risicomanagement wordt vaak te instrumenteel aangepakt’, begint Ypma. ‘Risicomanagers en - adviseurs werken nog wel eens met uitgebreide modellen vol variabelen, procedurele stappen en lange risicolijsten. Als ze dat hele pakket - met de beste bedoelingen - aan de directie voorleggen, haakt die af. Topmanagers krijgen al zoveel informatie, terwijl ze het toch al druk hebben. Dit werkt niet, vertellen ze mij, terwijl ze wel behoefte hebben om bewuster met risico’s om te gaan op een meer strategisch niveau. Dit is een veranderproces. Dat begint met het , creëren van een gezamenlijk beeld van de (strategische) doelen en de kritische succesfactoren van je organisatie. Daar ga je het gesprek over aan en reflecteer je samen op. Anders kun je onmogelijk hoofd- en bijzaken van elkaar scheiden en wordt de lijst van risico’s niet alleen lang, maar ook willekeurig.’
Waardenafweging bij risico's
‘Van oudsher is risicomanagement vooral als een rationeel gebeuren aangevlogen’, gaat ze verder. Maar interne en externe stakeholders nemen hun eigen waarden en belangen mee in de afwegingen en keuzes bij risico’s. Dat geldt zeker voor overheidsorganisaties. Als je zo naar organisaties en risico’s kijkt, dan moet je het ook over drijfveren en ongeschreven regels in een organisatie hebben en niet alleen over cijfers en beheersmaatregelen. Wie en wat doet er toe? In hoeverre is er een cultuur waarin mensen gezamenlijke doelen willen realiseren, informatie willen delen en samenwerken?’
Openheid en vertrouwen bij risicodilemma's
‘Ik begeleid veel sessies waarin het management hierover het gesprek voert. Dit soort sessies vraagt om verbeelding én realisme, maar vooral om een sfeer van openheid en vertrouwen. Als je het uiteindelijk over de bestuurlijke dilemma’s rondom risico’s hebt, dan voel je de sfeer aan zo’n bestuurstafel veranderen. Mensen voelen dan echt: dit gaat ergens over. Als je niet echt voelt wat er op het spel staat, dan ben je nog niet diep genoeg gegaan, zeg ik altijd.’
dynamisch proces
Hoe je verder gaat, is voor Ypma afhankelijk van waar een organisatie staat. ‘Ik kijk naar twee aspecten: de structuur- en de cultuurkant. Wat een organisatie nodig heeft, hangt af van de vraag hoe die twee ontwikkeld zijn. Soms is er behoefte aan een duidelijke structuur om de uitkomsten van risicodialogen een plek in de organisatie te geven. Een andere keer is het juist belangrijk dat je investeert in de cultuur, om met elkaar over de juiste dingen in gesprek te kunnen gaan. Beide moeten gelijk oplopen.
Het kan helpen als je iemand van buiten vraagt om mee te kijken. Een buitenstaander ziet vaak scherper wat een organisatie nodig heeft om een stap verder te komen. En’, zo besluit ze, ‘strategisch risicomanagement is een dynamisch proces. Organisaties en hun buitenwereld veranderen voortdurend. Elke keer zul je opnieuw moeten afstemmen op deze dynamiek en de bijbehorende risico’s.’