Template: UT standaard

Webformulieren (webpack)

Op deze pagina geven we een aantal tips voor het werken met webpack-formulieren. Voor een uitgebreid stappenplan zie de handleiding van de leverancier.

Hoe de webpack module werkt

Gebruik de module Webpack (startknop ("WebHare" in de linkerhoek bovenin  - Applications - WebPack) om een webformulier (surveys) aan te maken. Wanneer je dit hebt gedaan, moet je deze linken aan een webpagina (.rtd of .shtml). Hierdoor komt het webformulier onderaan de content te staan van de pagina waar je het naartoe gelinkt hebt. Maak een nieuwe lege Rich Text Document (.rtd) aan en publiceer (properties, eerste tabblad, laatste optie) deze wanneer je geen pagina hebt om het formulier naar te linken.

Webform functies

Er zijn veel functies beschikbaar binnen de webform module. De meest gebruikte zijn:

  • Automatisch een email verzenden naar iemand die het formulier invult
  • Automatisch een email verzenden naar de administrator van het formulier
  • Resultaten, incl. alle aanmeldingen, worden verzameld in WebPack en kunnen worden gedownload als Excel (of .csv) bestand.

tips voor WebPack

  • Houd het formulier zo kort als mogelijk. Wanneer een formulier te lang wordt zullen minder personen het invullen of zich aanmelden.
  • Om een bestaand formulier te dupliceren, download het op je computer en upload/importeer het naar WebPack (zie menu rechts).
  • Na het aanmaken van een WebPack formulier ben jij de enige met rechten voor dit formulier. Je kan rechten uitdelen aan collega's. Zie onderstaande paragraaf voor instructies.
  • Taalknoppen in jouw WebPack onderdelen worden getoond in de taal van jouw website. Een Engelse webpagina toont automatisch Engelse knoppen. 
  • Er is een complete WebPack handleiding over de website van de WebHare leverancier B-Lex.
  • Gebruik alleen bestaande UT-Email adressen. Wanneer ze niet bestaan zal de mail niet verzonden worden.
  • E-mails hebben een ongelimiteerde ruimte voor bijlages. De grootte van het bestand dat men kan uploaden kan groter zijn dan 30 MB. Anders zou je geen bevestiging voor de aanmelding ontvangen.

Verzend automatische bevestigingsmails

Er zijn drie typen automatische bevestigingsmails die verzonden kunnen worden:

  • Voor de organisator van het evenement: om een mail naar jou (de organisator) te verzenden voor elke inschrijver die zich aanmeldt, selecteer Finish page (Eindpagina) in het linkerscherm en klik op properties (eigenschappen). Één van de tabbladen bevat deze optie.
  • Voor de inschrijving van het evenement: maak een vraag aan van het type 'email address'. Deze vraag heeft toegevoegde opties voor het verzenden van e-mail. Vul de velden in. Voor de standaard (default) zal iemand een kopie van het formulier dat hij heeft ingevuld ontvangen. Door op de plusknop te klikken, kan je een (Word) document met tekst toevoegen. Deze tekst zal op de plaats van de samenvatting van het formulier verstuurd worden. Het is ook mogelijk om jouw mails te personaliseren, zie hier onder meer informatie.
  • Anderen, afhankelijk van welke antwoorden men kiest: in het geval van een multiple-choice-vraag, kan er voor elk antwoord een eigen e-mailadres ingevuld worden. Wanneer iemand dat antwoord nakijkt, zal die persoon geïnformeerd worden

Tips:

  • Verzendt automatische mails naar verschillende mensen door een komma te gebruiken tussen e-mailadressen.
  • Verzend vanuit een no-reply adres door
    University of Twente <no-reply@utwente.nl>
    in te vullen bij het afzenderadres. 'University of Twente' kun je hierbij ook vervangen door je eigen naam/afzender.

Personaliseer jouw e-mails

Als je een gepersonaliseerde e-mail wil versturen, zoals 'Beste Jan, bedankt voor het inschrijven voor ...', dan kan je dit doen in WebPack. Er zijn twee stappen die je moet ondernemen: 

  1. Tag jouw vraag: open de vraag en vul het tag-veld in. Voor het voorbeeld hier boven zou je de voornaam-vraag openen en de tag hier invullen. Vul voornaam in of een andere tag die je makkelijk kan herinneren voor die vraag. 
  2. Voeg de tag toe aan jouw bevestigingsmail: laad de tag in jouw bevestigingsmail door de locatie in te vullen waar je de voornaam wilt laten zien. De basistag is [question_by_tag.xxxx.answer]. Als je de voornaam wil laten zien in de mail, begin je jouw mail met Beste [question_by_tag.firstname.answer], om iemands voornaam te plaatsen in de mail. 

Let op: als jouw bevestigingsmail een geüpload Word document is, zorg er dan voor dat alle all tags normale tekst zijn (geen heading 1, 2, etc).

WebPack rechten geven aan collega's

Wanneer je een WebPack item aanmaakt, ben je de enige met de rechten om dit item aan te passen. Andere mensen, die ook rechten hebben voor jouw website, mogen geen aanpassingen maken. Je kan rechten aan andere mensen geven voor jouw WebPack formulieren.

Op het startscherm (na het inloggen), klik op User Management: 

Het tabblad 'User Management' zal openen:

Klik op de zoekknop (1) om het zoekscherm rechts te openen. Dit scherm kan al open zijn in het geval van eerder gebruik. Zoek naar een gebruiker door zijn achternaam in te vullen (2). Klik dan dubbel op een gebruiker in de resultatenlijst (3). Deze gebruiker zal geopend worden in een centraal scherm, waarbij zijn rechten onder de grijze horizontale lijn getoond worden. Je kan nu rechten geven aan deze gebruiker:

Klik op Grant right (1), en selecteer de WebPack(s) waarvan je rechten voor wilt geven in de pop up (2). Je kan een of meer WebPack formulieren selecteren door op CRTL + llinkermuisknop te klikken. Na het selecteren van een of meer WebPack formulieren, selecteer welke soort rechten deze gebruiker nodig heeft (3). Voor de meeste gebruikers is er maar één optie: webpack manager. 

Als deze persoon de rechten nodig heeft om rechten te geven aan anderen, vul het vakje bij nummer (4) in. Sla het op door op OK te klikken.

Voorbeeldformulier

Basis informatie

Velden gemarkeerd met een * zijn verplicht.
Let op: lees de aanwijzingen over tweetaligheid in de hierboven genoemde tekst.

Upload je tekst in een Wordbestand. Bij evenementen is het aan te raden je tekst af te sluiten met een link voor meer informatie/aanmelden.

Aanvullende informatie