Overige templates/appl.

Producten en diensten ABC

De producten- en dienstencatalogus (PDC) is een applicatie in WebHare waarin alle producten en diensten van de ondersteunende UT-afdelingen bijgehouden worden en voor de gebruiker te raadplegen zijn. 

Door alle diensten in een overzicht te bundelen zijn deze voor de gebruiker makkelijker doorzoekbaar en vindbaar. Tevens zijn er filter- en zoekopties toegevoegd. [In de oude situatie werd deze informatie uitsluitend op de website van de betreffende afdeling aangeboden, zonder zoek- en filtersysteem en was de informatie ook over 10 afdelingswebsites verspreid.]

De producten en diensten zijn op verschillende manieren voor de gebruiker te raadplegen: 

  • Via het centrale overzicht van alle diensten (nog niet ingericht)
  • Via het overzicht van de betreffende ondersteunende afdeling, bijv. www.utwente.nl/mc > diensten ABC.

wijzigingsverzoeken en beheerders

Wijzigingen kunnen direct worden doorgegeven aan de contactpersoon binnen de betreffende dienst. Alternatief kun je het feedback-vlaggetje op de website gebruiken om fouten door te geven.

Beheerders:

  • M&C: M. Miltenburg voor marketing, A. Heining voor websites/mail/social media en A. de Graaf voor overige categorien
  • LISA: J. Wesseler voor ICT-zaken en Y. Leussink/R. Bever voor bibliotheek/archief
  • FB: nog niet ingericht
  • CES: nog niet ingericht
  • HR: nog niet ingericht
  • FEZ:
  • S&B:
  • AZ:

Het overkoepelende beheer wordt gedaan door het team Online Media (onlinemedia (a) utwente.nl).

Openbaar vs intranet

De PDC is openbaar, omdat veel mensen via Google zoeken en er ook externen (en studenten) gebruik van maken. Transactionele zaken (formulieren) of PDF-downloads staan vaak op de website van de betreffende afdeling, al dan niet op intranet.

Instructie voor beheerders

Algemeen:

  • Hoofdmappen kunnen alleen door de hoofdbeheerder worden aangemaakt (team Online Media)
  • Bestanden en subcategorien kunnen door iedereen worden aangemaakt.
  • Bestanden en subcategorien kunnen alleen door de afdeling worden aangepast die er eigenaar van is (altijd 1afdeling).
  • De eigenaar van een bestand of map kan verandert worden. Dit kan alleen gedaan worden door iemand die zowel rechten voor de oude als de nieuwe afdeling heeft.
  • Categorien kunnen door iedereen gebruikt worden, als er bijpassende diensten aangeboden worden. Zo wordt de categorie evenement organiseren bijvoorbeeld gevuld door vier verschillende afdelingen.
  • Bij elk item dienst ingevuld te worden bij welke afdelingen het hoort. Als geen afdeling/plaatsingslocatie opgegeven is, wordt het item niet gepubliceerd.
  • Iedereen kan een item van iemand anders doorplaatsen naar zijn eigen afdeling door op de properties van het item (laatste tabblad) extra publicatie-locaties toe te voegen.
  • Iedereen kan een item aanvullend ook in een tweede categorie tonen door een link aan te maken (link-knop bovenaan) in die betreffende categorie. Vergeet ook bij die link niet aan te geven voor welke afdelingen deze getoond moet worden.

In te vullen velden: 

  • Titel: NL/EN op twee verschillende tabbladen
  • Tekst: NL/EN op twee verschillende tabbladen
  • Tags: Tags zijn keywords waar mensen mogelijk op zoeken. Bij een item over 'Warme drankenautomaten' is het verstandig om de tag koffie toe te voegen of bij een handleiding voor VPN-verbinding tags voor de verschillende systemen waar de handleiding voor geldt, zoals Android, Apple, Windows 7, Windows 10. Tags hebben drie doelen: 
    • Snel herkennen waar het bericht over gaat, want tags staan goed herkenbaar bovenaan het bericht
    • Een extra zoekwoord aan een item toevoegen, zodat het item gevonden wordt als iemand op dit woord zoekt.
    • Een tag aanklikken levert een lijst van alle items uit de PDC op, die ook deze tag hebben. Zo kun je met 1 klik een lijst van alle Android-handleidingen genereren.
  • Target audience: geef aan voor wie het bericht relevant zou kunnen zijn. Het aanvinken van de categorie student vinkt automatisch ook all subcategorien zoals bachelor of master aan. 
  • Publication: standaard wordt een bericht direct gepubliceerd. Dat kun je hier aanpassen.
  • Types: geef aan wat voor type item dit is: aanvraag, handleiding, informatie, beleid/afspraken
  • Contactpersoon: Kies een contactpersoon uit de lijst of vul in het veld eronder zelf contactgegevens in. Als je deze contactpersoon vaker wilt gebruiken, vraag dan aan Online Media om hem in de lijst toe te voegen. Contactpersonen worden in een standaard-opmaak onder het item getoond
  • Related items: geef hier aan welke items gerelateerd zijn, dan wordt dit onderaan het item getoond. Koppeling is ook van een kant mogelijk, is niet automatisch van A naar B en B naar A. Gerelateerde items worden alleen getoond als deze zich in dezelfde PDC bevinden.
  • Owner: geeft aan welke afdeling eigenaar is en het bericht mag bewerken. De eigenaar staat helemaal los van het wel/niet tonen op een website. 
  • Publish on: geeft aan waar het bericht gepubliceerd moet worden (bij welke afdeling). Als er minimaal 1 afdeling ingevuld is wordt het item ook op de centrale PDC getoond. Als je hem bij een afdeling zou willen plaatsen waar je zelf geen rechten voor hebt, geef door aan de PDC-contactpersoon van de betreffende afdeling (zie lijst hierboven).

Tips & handig om te weten: 

  • Vul alles tweetalig, indien het in de tweede taal relevant zou kunnen zijn. Desnoods met 1 zin en een link naar informatie elders.
  • Als een map (nog) geen eigenaar heeft, dan kan de centrale redactie die toekennen.
  • Als een item verwijderd word en het item is doorgeplaatst naar een tweede of derde categorie, dan verdwijnen de items in de tweede en derde categorie ook automatisch.
  • De taalswitch gaat altijd naar de het de centrale PDC van alle diensten.
  • De view-knop brengt je altijd naar de centrale PDC (de knop kan net weten welke je wilt zien als het item bij meerdere afdelingen in de PDC zit).
  • Om te filteren op je eigen items kun je in het zoekscherm in WebHare bovenaan je afdeling selecteren. Dan wordt met cijfers aangegeven, in welke categorien jouw items zitten.