E-mail nieuwsbrieven

Vanuit de Universiteit Twente worden regelmatig digitale nieuwsbrieven of e-mailnieuwsbrieven gestuurd naar specifieke doelgroepen.


Voor het gecontroleerd verzenden van e-mailnieuwsbrieven zijn een aantal zaken nodig:


1.De content, ofwel tekst, audio, video die de inhoud van je nieuwsbrief omvat;

2.Een (HTML) Template, ofwel het format waarin de nieuwsbrief worden gestuurd;

3.Een database met e-mail adresgegevens van de doelgroep voor wie de nieuwsbrief bestemd is;

4.Een platform waarmee de e-mailnieuwsbrieven geautomatiseerd verzonden kunnen worden.


Voor nieuwsbrieven wordt binnen de UT het WebHare (module Pronuntio) systeem gebruikt, maar op decentraal niveau is in het verleden ook soms de keuze gemaakt voor handmatige verzending, een eigen systeem of het uitbesteden van nieuwsbrief verzending.


Ongeacht de platformkeuze die is gemaakt, hebben we een aantal aandachtspunten en voorzieningen waarop we je opmerkzaam willen maken. :


1.De nieuwsbrief dient voorzien te zijn van de juiste Look & Feel;


Binnen de UT is een merkarchitectuur ontwikkeld, die beschrijft hoe communicatie van de UT dient te worden vormgegeven. Zo is er een layout (template) voor algemene of corporate communicatie maar ook specifiek voor communicatie vanuit Faculteiten en Instituten. Met name de Instituten hebben eigen kleurmerken, stijlelementen e.d. welke karakteristiek zijn voor het Instituut en uitsluitend door dit Instituut mogen worden gebruikt.


Twijfel je welke nieuwsbrief template voor jou van toepassing is, kijk dan op de Huisstijl website of neem contact op met de afdeling MediaLab: huisstijl@utwente.nl;


2.Houd rekening met de wetgeving op de privacy in relatie tot de e-mailadressen die je gebruikt;


De Universiteit Twente beschikt op diverse plaatsen over bestanden met e-mailadressen en andere contactgegevens van studenten, medewerkers en alle andere soorten relaties.

Voor relaties die rechtstreeks verbonden zijn aan de UT, zoals studenten en medewerkers, is de UT in het kader van haar bedrijfsvoering gerechtigd deze e-mailadressen te gebruiken voor de aankondiging van alles wat betrekking heeft op die bedrijfsvoering.


Voor de overige e-mailadressen, die ‘extern’ verkregen zijn, geldt volgens de wetgeving de regel dat de eigenaars van betreffende adressen, expliciet en in tweevoud (dubbel opt-in) toestemming moeten hebben gegeven voor de verzending van nieuwsbrieven.


Het advies luidt dan ook te letten op de volgende punten:


-bedenk voor welke doelgroep je nieuwsbrief bestemd is, intern of extern?

-bedenk namens wie de nieuwsbrief wordt verzonden, UT of andere partij?

-Indien je naar een externe doelgroep een nieuwsbrief wilt sturen namens de UT of een onderdeel daar van, zorg dan voor de juiste nieuwsbrief template en verifieer of je adresgegevens op de juiste wijze zijn verkregen;

-Indien je naar een interne doelgroep een nieuwsbrief wilt sturen namens een externe partij, vraag dan altijd eerst toestemming aan de verantwoordelijke manager en aan de Manager Communicatie;

-Indien je naar een externe doelgroep een nieuwsbrief wilt sturen namens een externe partij, dan valt dit in principe buiten de invloedsfeer van de UT. Houd de richtlijnen echter goed in de gaten, deze gelden voor iedereen binnen de Europese wetgeving;

-Indien je tot slot naar een interne doelgroep een UT nieuwsbrief wilt sturen, vraag dan toestemming aan de “owner / eigenaar” van deze doelgroep.


3.Houd rekening met een aantal vaste elementen in de nieuwsbrief;


In de regel gelden vanuit oogpunt van gebruikersvriendelijkheid een aantal kleine richtlijnen, die niet alleen de nieuwsbrief beter leesbaar en bruikbaar maken, maar ook de ontvanger in staat stellen zijn/haar voorkeuren aan te geven:


-Zorg dat de verzending plaats vind in zowel Plain Text (ASCII) als in HTML formaat. Sommige ontvangers hebben hierin expliciet een keuze gemaakt en het verzenden van beide versies verbetert het bereik van je nieuwsbrief;

-Zorg bij voorkeur ervoor dat naast de verzonden versie(s) van de nieuwsbrief ook een link wordt meegestuurd naar een online (HTML) versie;

-Zorg dat er altijd een afzender bekend is, waarmee de ontvanger kan reageren op de inhoud. Is dat niet de bedoeling, blokkeer dan het “Van” adres en geef de no-reply reden duidelijk aan in de nieuwsbrief;

-Zorg dat er altijd een afmeldmogelijkheid in de nieuwsbrief is opgenomen, waarmee de ontvanger zich kan uitschrijven van de verzendlijst. Uitzondering hierop zijn uiteraard de nieuwsbrieven die de UT in het kader van haar bedrijfsvoering verzend;

-Denk aan verschillende taalversies.


4.Bescherm de gegevens die voortkomen uit een mailing


Veel e-mailplatforms houden naar aanleiding van een campagne of mailing real-time bij:

-of adressen nog bestaan (hard bounces);

-of berichten ongelezen worden verwijderd of niet aankomen (soft bounces);

-of berichten worden geopend, gelezen en/of doorgestuurd.


Deze informatie wordt bij betreffend e-mailadres opgeslagen, waarmee een bestand ontstaat met persoonlijke of persoonsinformatie. Uit oogpunt van wetgeving ben je als verzender van de mail verplicht deze informatie te beschermen voor gebruik door derden. Vraag je aan de hand van een mailing dan ook altijd af waar de gegevens blijven, wie er bij kan en wat te doen om te voorkomen dat derden hierover ongewild de beschikking krijgen.


De regels voor toestemming op het gebruik van e-mailadressen (dubbel opt-in) zijn ingegaan op 01 Oktober 2009. Ze hebben betrekking op persoonsgegevens waarover zowel voor als na 01/10/2009 de beschikking is gekregen.