Studenten/medew.-portal

Aanpassingen in release februari 2017

Doorontwikkeling op basis van feedback

Bij de livegang van de portal is direct de feedbacktool Usabilla geïntroduceerd, een tool die het mogelijk maakt voor gebruikers om snel en eenvoudig feedback te geven op specifieke functionaliteiten, onderdelen of het totaal.

Er is veel gebruik gemaakt van de Usabilla feedbacktool. Dit blijkt een prettige en eenvoudige manier voor de gebruiker om aan te geven welke positieve dan wel verbeterpunten hij of zij ondervindt bij het gebruik van de portal. Tevens is er via mail feedback gegeven door gebruikers.
Hiermee is in de afgelopen maanden een goed beeld ontstaan van de onderdelen die ofwel extra aandacht verdienen in een volgende release omdat ze op dit moment gemist worden, ofwel in de doorontwikkeling meegenomen dienen te worden omdat het op dit moment niet voldoende intuïtief blijkt te zijn. Deze onderdelen zijn verdeeld in een aantal hoofdsegmenten:

  • Applicaties
  • Nieuws en evenementen
  • Profiel instellingen
  • Mailupdate
  • Contact en informatie

Applicaties

Verzoek is om de apps-kolom meer de aandacht en ruimte te geven en te kijken naar de mogelijkheden die hierin door te voeren zijn om het gebruik te activeren, maar bovenal te verbeteren. De gebruikerservaring is dat alle applicaties zeker aanwezig zijn, maar dat het gemakkelijk vinden van de applicaties een probleem is, net als het mogelijk maken van een persoonlijke lijst met applicaties op basis van eigen voorkeuren en veelvuldig gebruik van bepaalde apps. De feedback geeft aan dat prioriteit ligt op de volgende functies binnen de apps-kolom:

Het kunnen vastzetten van de apps-kolom: In de eerste versie opent het scherm zich automatisch op nieuws en evenementen en de mogelijkheid bestaat niet om altijd je apps-kolom open te hebben staan. Dit is in de release van februari 2017 mogelijk geworden door een settingskeuze aan te bieden waarin je de voor jou prettige indeling selecteert. Daarnaast worden op bredere schermen alle drie de kolommen zichtbaar gemaakt.
Favorieten aan kunnen maken in apps: In de eerste release is gekozen voor een overzicht van de recent gebruikte apps in plaats van de favorieten. De wens van de gebruiker blijkt uit te gaan naar een favorieten overzicht zodat je altijd snel bij de voor jou belangrijkste apps kunt komen. Deze wens is doorgevoerd in de release van februari 2017. Hiermee maak je niet alleen nieuws en evenementen persoonlijk, maar ook de app-lijst. Het doorzoeken van alle apps blijft natuurlijk mogelijk.
Icoon van de apps: Het icoon zoals gebruikt in de portal ter aanduiding van de apps kolom blijkt niet voldoende duidelijk. Dit is verduidelijkt door het woord ‘apps’ toe te voegen aan het icoon.
Doorzoeken van applicaties: Het doorzoeken van applicaties geschied op (deel)woorden. In de release van februari 2017 is het ook mogelijk om op keywords te zoeken. Dit verbetert de vindbaarheid van applicaties.
Standaard set aan bookmarks: Er is in de eerste fase bewust voor gekozen om de telefoongids niet op te nemen als applicatie, aangezien dit geen applicatie betreft. We zien echter uit de feedback dat de gebruiker de telefoongids wel verwacht op die plek. Om die reden is een standaard set aan bookmarks met handige urls voor de UT-medewerker, zoals Telefoongids UT en Storingskalender, toegevoegd. Deze kunnen aangevinkt worden als favoriet.

Nieuws en evenementen

Binnen de nieuws- en evenementensectie zijn een paar kleine wijzigingen doorgevoerd om het gebruik van de Medewerkersportal voor de gebruiker te verbeteren.

Tonen van evenementenlijst: In de portal wordt de evenementenlijst per maand getoond. Hierdoor vallen evenementen die plaatsvinden in de eerste week van een maand vaak niet op en kan het zijn dat wanneer je in het einde van de maand zit slechts 1 event getoond krijgt, voordat je zelf doorgaat naar de volgende maand. In de release van februari 2017 is een wijziging door gevoerd zodat ook de aankomende evenementen van de daaropvolgende maand worden getoond in het beginscherm.
Infinite scroll: Door een zogenoemde infinite scroll in te voeren is het in de release van februari 2017 mogelijk door te scrollen naar alle evenementen van de komende maanden.
Automatische refresh van berichten in de portal. In de eerste fase worden nieuwe berichten op de tijdlijn niet getoond wanneer je de portal open hebt staan. In de release van februari 2017 verschijnt een pop-up als er nieuwe berichten zijn geplaatst in de portal. De gebruiker kan dan zelf aangeven of deze berichten op dat moment binnengehaald moeten worden.

Profiel instellingen

Het bewerken van de foto aanpassen. In de eerste fase wordt standaard een uitsnede gemaakt van de foto en kan er niet gesleept worden voor de juiste uitsnede. Dit is voor de release van februari 2017 aangepast. Je kunt dus zelf een uitsnede kiezen.
Instructieslide koppelen aan profiel: De instructieslides worden in de eerste fase gekoppeld aan de cookies. Doordat velen de cookies eind van de dag weggooien, verschijnen de instructieslides bij die gebruikers telkens weer. In de release van februari 2017 worden de instructieslides gekoppeld aan de profielinstellingen. Dit zorgt er ook voor dat de instelling bewaard blijft over devices heen.
Kleur en contrast: Het systeem blijkt voor de visueel beperkten niet prettig genoeg te werken. Hiervoor is een versie met aangepaste kleur en contrast ontwikkeld. Deze versie kan de gebruiker kiezen bij de profiel instellingen.

Mailupdate

Frequentie nieuwsmail: In de eerste fase kun je als gebruiker kiezen voor een dagelijkse of wekelijkse mailupdate vanuit de portal. In de release van februari 2017 kan de gebruiker kiezen voor een wekelijkse of maandelijkse mailupdate vanuit de portal. De keuze voor geen mailing is niet beschikbaar, enerzijds om de overgang tussen de vele mailings naar alle informatie via een locatie soepel te laten verlopen, anderzijds wil de UT bepaalde need to know informatie gewoonweg bij haar medewerkers krijgen, ook wanneer die geen gebruik maken van de portal.
Personalisatie nieuwsmail: We streven naar personalisatie in alle communicatie die we via de portal voorzien. Een aanhef in de mailing met Beste Voorletter.Achternaam is dan ook niet passend bij de uitstraling. In de release van februari 2017 wordt in de aanhef in de mailing gebruikt gemaakt van de voornaam. Tevens zijn er tekstuele aanpassingen gedaan in de mailupdate.

Contact en informatie

Help blok: Om de aanlevering van nieuwsberichten en evenementen eenvoudiger te maken is een link naar het aanleverformulier geplaatst in het Help-blok op het startscherm. Hier is tevens een link naar ‘Veel gestelde vragen’ geplaatst en de maillinks naar de redactie en functioneel beheerder.
Cookiemelding: Ook voor interne kanalen is de UT genoodzaakt zicht te houden aan de cookiewet. Een cookiemelding is dan ook opgenomen in de release van februari 2017.