People Pages/Adresboek

People Pages/Adresboek

Aanmaken/verwijderen van personen/profielen

Wanneer is iemand vindbaar in het openbare adresboek (people.utwente.nl)?

· Een UT-medewerker is in het adresboek vindbaar als hij een actieve aanstelling heeft in het personeelssysteem van HR. Na stopzetten van het dienstverband is hij per direct niet meer vindbaar.

· Ook PNUT (personeel non-UT) is via het adresboek vindbaar tijdens de actieve periode.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Wanneer wordt een profielpagina aangemaakt voor een medewerker (people.utwente.nl/v.vangogh)?

Een profielpagina voor een UT-medewerker wordt automatisch aangemaakt als het personeelsaccount incl. emailadres (in het systeem TAP) aangemaakt wordt. Dat is in het algemeen twee weken voor begin van het dienstverband, mits de gegevens bij HR al bekend zijn. PNUT (personeel non-UT) heeft in het algemeen geen pagina op eigen URL, maar een beperkt overzicht van contactgegevens. Uitzondering zijn bijzondere hoogleraren die een PNUT-aanstelling hebben. Zij ontvangen wel een eigen pagina met hun naam in de URL, net zoals reguliere UT-medewerkers.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Wanneer wordt een profielpagina afgesloten?

Geautomatiseerde werkwijze: Als het dienstverband eindigt dan blijft de profielpagina nog voor een overgangsperiode online (maar is niet meer via het adresboek te vinden):

· Wetenschappelijk Personeel: 1 jaar

· Ondersteunend Personeel: 1 maand

Daarna is de profielpagina offline, maar blijven de gegevens nog zes maanden in de database staan, niet beschikbaar voor de buitenwereld. Na deze zes maanden worden de gegevens verwijderd en zijn ze niet meer terug te halen.

Op aanvraag: De beheerders van people.utwente.nl kunnen een pagina indien gewenst ook eerder offline halen. Dit verzoek kan door de betreffende medewerker (of zijn secretariaat met medewerker op de cc) worden ingediend bij de beheerders van people.utwente.nl (Marketing & Communicatie, onlinemedia@utwente.nl). Het is echter niet mogelijk om een pagina langer dan boven genoemde overgangsperiode aan te houden, omdat het bestaan van de pagina automatisch verbonden is aan het emailadres van de betreffende medewerker.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Uit dienst: Kan mijn pagina op people.utwente.nl dan worden doorgelinkt naar een andere website?

Nee, dat is niet mogelijk omdat de pagina onlosmakelijk is verbonden aan het e-mailadres en dit emailadres en daarmee ook de URL voor de medewerkerspagina op gegeven moment vrijgegeven zal worden voor hergebruik. De pagina zal echter nog wel voor een overgangsperiode online blijven, zie vraag hierboven).

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Terug in dienst: Is het oude profiel weer her te gebruiken?

Voor wetenschappelijk personeel (WP) blijven de gegevens 18 maanden na uitdiensttreding beschikbaar, voor ondersteunend personeel (OBP) 7 maanden. Als iemand langer dan dit uit dienst is, zullen de gegevens automatisch worden verwijderd en zal het profiel bij indiensttreding opnieuw in de meest minimale vorm worden aangemaakt.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Terug in dienst: Waarom zijn mijn instellingen gewijzigd?

Bij een nieuw dienstverband zullen sommige instellingen weer teruggezet worden naar standaardinstellingen. Controleer het tabje ‘Privacy’ goed, want standaard zijn profielen van medewerkers openbaar beschikbaar. Zichtbaarheid van contactgegevens en het profiel kunnen wijzigen bij een andere type aanstelling.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Terug in dienst: Waarom is mijn pagina niet online beschikbaar?

Als een profiel rond de uitdiensttreding handmatig gedeactiveerd is (door de beheerders) dan zal het bij indiensttreding nog steeds op ‘gedeactiveerd’ staan en niet automatisch weer online komen. Handmatige activatie door de beheerders is noodzakelijk.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Wat bepaalt de URL van de profielpagina?

De profielpagina wordt als volgt opgebouwd:

· Engels: people.utwente.nl + [naam van de medewerker], bijv. people.utwente.nl/v.vangogh.

· Nederlands: personen.utwente.nl + [naam van de medewerker], bijv. personen.utwente.nl/v.vangogh.

De naam van de medewerker in de URL is dezelfde als het deel voor de @ in het primaire emailadres van de betreffende medewerker. Het primaire emailadres is door een medewerker zelf te wijzigen via tap.utwente.nl. Daarmee verandert ook de URL van de persoonlijke pagina.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Als ik mijn e-mailadres verander, verandert dan ook de URL van mijn persoonlijke pagina?

Ja. De URL wordt bepaald door het primaire emailadres van de medewerker. Als een medewerker (via tap.utwente.nl) zijn e-mailadres wijzigt van v.vangogh@utwente.nl naar vincent.vangogh@utwente.nl, dan zal dit in de URL van de persoonlijke pagina ook (binnen 24 uur) veranderen. Het stukje voor de @ bepaalt immers de URL van de persoonlijke pagina.

Dit is echter geen probleem. Zolang het oude e-mailadres, bijvoorbeeld v.vangogh@utwente.nl als secundair adres in het systeem blijft staan en binnenkomende mail doorstuurt naar het hoofdadres, dan zal dit ook voor de persoonlijke pagina gebeuren: een bezoeker die people.utwente.nl/v.vangogh wil bezoeken zal dan automatisch doorgelinkt worden naar de nieuwe hoofd-URL van de pagina, people.utwente.nl/vincent.vangogh.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Hoe kunnen andere mensen (bijvoorbeeld secretariaat) mijn profiel bewerken?

Standaard kan een medewerker alleen zijn eigen pagina bewerken. Daarnaast kun je anderen mandateren je pagina te beheren, bijvoorbeeld een of meerdere secretaresses. Dit doe je door in te loggen op people.utwente.nl  en dan onder het tabje ‘Authorization’ onderaan de pagina een of meerdere collega’s rechten te geven voor je pagina.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Waarom zou ik het profiel in het Nederlands en Engels bij moeten houden?

Als een potentiele websitebezoeker Nederlandse woorden in zoekmachines als Google intypt, dan zal hij primair Nederlandse zoekresultaten zien. Daarom is het voor de vindbaarheid in Nederland ook belangrijk, een minimale Nederlandse pagina te hebben. Zo werken de standaardinstellingen van zoekmachines, om zeker te weten dat iemand geen resultaten ziet in een taal die hij niet kan lezen. Als een medewerkerspagina alleen in het Engels beschikbaar is, dan is de kans groot dat de webpagina niet gevonden wordt.

Als je geen volledig Nederlands profiel wilt bijhouden, zet dan de link naar het volledige Engelse profiel in je bio-tekst, om bezoekers door te verwijzen.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Mag ik Engelse teksten in mijn Nederlandse profielpagina zetten?

Nee, dit kan niet. Zoekmachines accepteren websites met door elkaar lopende talen niet. De kans is groot dat zoekmachines je pagina veel lager in de resultaten plaatsen. Ook komt het geregeld voor dat pagina’s dan helemaal geblokkeerd worden in zoekmachines. Indien je het profiel niet tweetalig bij wilt houden, beperk je dan tot een korte bio-tekst in het Nederlands (met sleutelwoorden over je onderzoek), met een linkje naar je Engelse pagina.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Welke mogelijkheden zijn er om een profiel af te schermen of offline te halen?

Indien nodig kan een profiel door de beheerders (Marketing & Communicatie, onlinemedia@utwente.nl)

· offline worden gehaald als iemand uit dienst is en de ‘grace period’ (zolang emailadres/profielpagina nog bestaat; WP: 12 maanden, OBP: 1 maand) niet meer vindbaar wil zijn. Let op: indien handmatig offline gehaald zal de pagina niet automatisch aangemaakt worden als iemand in de overgangsperiode (‘grace period’ + 6 maanden, dus WP 18 maanden, OBP 7 maanden) weer in dienst komt.

· offline worden gehaald als iemand tijdens zijn dienstverband komt te overlijden

· terug worden gezet naar standaard-instellingen, als er misbruik wordt gemaakt van een profiel (de ingevulde gegevens gaan niet verloren, maar worden dan tijdelijk niet getoond).

Volledig offline halen van profielen is uitsluitend mogelijk bij hoge uitzondering, mede vanwege wettelijke bepalingen (Wet Openbaarheid Bestuur, WBP).

De gebruiker kan zelf

· via het tabje ‘authorization’ ervoor zorgen dat zijn complete pagina niet gevonden wordt in zoekmachines als Google

· bij verschillende onderdelen van zijn profielpagina ervoor zorgen dat bepaalde informatie alleen intern zichtbaar is of weggelaten wordt (werkdagen, telefoonnummer, etc).

· bij verschillende velden voor mensen buiten de UT de persoonlijke informatie vervangen door algemene informatie (bijvoorbeeld het eigen telefoonnummer vervangen door die van het secretariaat).

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Wettelijke bepalingen, regels en UT-afspraken

Waarom zijn de people pages publiekelijk vindbaar?

De UT hecht veel belang aan de vindbaarheid van haar medewerkers, zowel binnen de UT als erbuiten als het gaat om profilering als experts op een bepaald vakgebied of vindbaarheid voor mede-onderzoekers van andere universiteiten. De people pages, vindbaar vanuit het adresboek van de UT of via zoekmachines zullen hier een bijdrage aan leveren en onze medewerkers met een professionele uitstraling aan de buitenwereld tonen. Indien gewenst kan de vindbaarheid door de medewerker zelf aangepast/beperkt worden.

Een ander belangrijk aspect is de wetgeving rond nevenwerkzaamheden. Deze dient de UT verplicht op profielen (van hoogleraren) van medewerker te vermelden volgens de Wet Openbaarheid Bestuur, WBP). Ook aan deze eis wordt met de people pages voldaan.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Waarom zijn sommige gegevens wel standaard geactiveerd en andere niet?

De Universiteit Twente heeft als werkgever belang bij de vindbaarheid van haar medewerkers en mag daarom algemene zakelijke contactgegevens/persoonsgegevens als emailadres, telefoonnummer en adres openbaar vindbaar maken. Omdat niet alle telefoonnummers openbaar willen publiceren is er een mogelijkheid om buiten de UT een vervangend nummer te tonen (bijvoorbeeld secretariaat).

Andere persoonsgegevens, die volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) in de categorie ‘bijzondere persoonsgegevens’ vallen, mogen pas na uitdrukkelijke toestemming door de betreffende medewerker worden gepubliceerd. Hieronder vallen foto’s, die derhalve standaard niet getoond mogen worden en pas na toestemming van de medewerker zichtbaar zijn.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Wanneer worden wijzigingen doorgevoerd?

Wijzigingen worden op de persoonlijke pagina (peope.utwente.nl en personen.utwente.nl) direct doorgevoerd. Andere systemen die deze gegevens tonen zullen dit niet altijd realtime doen, omdat zij de gegeven van de persoonlijke pagina’s een of twee keer per dag uitlezen. Gegevens in smoelenboeken in WebHare-websites zullen daarom pas met enkele uren vertraging worden getoond.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Kan ik op een persoonlijke pagina van iemand anders inloggen om deze te beheren?

Wij adviseren alleen met je eigen m-nummer in te loggen. Als je een pagina voor iemand anders wilt beheren, dan kan de andere persoon je daarvoor mandateren via de instellingen in zijn eigen people page (onder het tabje ‘authorization’).

Let op: Het inloggen met verschillende m-nummer in dezelfde browser is niet mogelijk (alleen met een incognito/prive-scherm). Een login geldt in principe voor de gehele browser, en niet alleen voor een browsertab.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Wat kan ik allemaal invullen?

Log op je persoonlijke pagina in via people.utwente.nl om alle velden te zien en een korte toelichting per veld te lezen. Heb je behoefte aan extra uitleg, bekijk dan de handleiding met aanvullende informatie. [link]

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Kan ik mijn oude persoonlijke pagina (op de afdelingswebsite in WebHare) laten doorlinken?

Ja, dat is mogelijk. Hiervoor vragen we het secretariaat een lijst aan te leveren met URL’s van de betreffende afdeling, die doorgelinkt moeten worden). Dit kan via de mail naar onlinemedia@utwente.nl

Voorwaarde is dat het oude profiel in WebHare stond, anders hebben de beheerders geen toegang tot de oude profielpagina en kan ook geen doorlink worden aangemaakt.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Hoe kan ik lijsten van medewerkers uit het adresboek people.utwente.nl downloaden?

Dit is niet mogelijk. Als je een lijst met medewerkers van een bepaalde afdeling nodig hebt, dan kan deze lijst bij HR worden opgevraagd via de HR-contactpersoon binnen je eenheid.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag