UT - Kring

UT-Kring

Verslag van de Algemene Ledenvergadering van 1 november 2016.

Aanwezig: 6 leden en het voltallige UTK bestuur.

Opening:
Frank heet alle aanwezigen welkom.  Verslag van de vorige ALV wordt goedgekeurd en vastgesteld.

Mededelingen:
Geen.

Jaarverslag:
Ellen geeft een toelichting op de activiteiten zoals genoemd in het jaarverslag. Activiteiten worden aangekondigd op de website en facebook. Ook staan hier de foto’s van de verschillende activiteiten. Er wordt een flyer gemaakt, deze zal worden uitgereikt aan nieuwe medewerkers. De uitreiking loopt via HR.  

Financieel verslag:
Jaarrekening 2015 – 2016 UT-Kring

Resultaat:
Het boekjaar is afgesloten met een positief resultaat van € 7.721.

De bijdrage UT-kring voor de activiteiten is lager dan begroot. Een aantal evenementen ging niet door en soms waren de kosten lager dan verwacht. Wederom zijn er meer bioscoopkaarten verkocht. Boerderij Bosch is dit jaar niet verhuurd.

Een deel van de inventaris is erg oud. Het bestuur stelt daarom voor om dit jaar dit deel in 1 keer af te schrijven, de extra kosten hiervoor zijn € 2.021. Dit jaar waren er geen extra kosten voor het beheer van Boerderij Bosch. De beheerder van Boerderij Bosch is in juni met pensioen gegaan. Daarna is zij in dienst gekomen bij de UT-kring, wat een stuk goedkoper is.

Dit jaar was er een extra budget voor PR. De kosten die hier nu geboekt zijn, zijn de kosten voor de face-book actie. Andere activiteiten hebben dit jaar geen kosten met zich meegebracht.

De TU-Singers zijn gestopt. Deze subsidie is niet uitgekeerd.

De overige baten zijn nog onverwachte baten van vorig jaar en de geraamde kosten 14/15 waren lager dan voorzien.

Kascommissie:
De kascie. heeft de boeken gecontroleerd en akkoord bevonden. De penningmeester wordt gedechargeerd.

Nieuwe kascommissie:
Cees van Vilsteren
Paul Benneworth
Jan Freerk Popma (reserve-lid).

Begroting:
Toelichting Begroting 2016 – 2017 UT-Kring

Inleiding:
Het is gelukt om voor dit jaar een sluitende begroting op te stellen.

Evenementen:
Door de opbrengst van de bioscoopkaarten en de daling van de personele lasten, kan het budget voor activiteiten stijgen. Dat zal betekenen dat er meer activiteiten worden georganiseerd, de deelname groter kan zijn, of de eigen bijdrage verlaagd zal worden.

Beheerskosten:
De afschrijvingskosten zijn dit jaar lager. Het inventarisbestand is verder opgeschoond door het positieve resultaat van vorig jaar. Het overige inventaris, diverse kleine gebouwen, wil het bestuur graag versneld afschrijven, nu nog in 7 jaar ipv de beoogde 15 jaar.

De beheerder van Boerderij Bosch is nu in dienst van de personeelsvereniging en wordt niet meer doorberekend door Sodexo. Dit scheelt BTW. Inmiddels heeft zij de pensioengerechtigde leeftijd bereikt, waardoor de uur-kosten ook lager zijn.  

Bestuur en vergaderkosten:
Deze zijn gelijk gehouden aan vorig jaar.

Publiciteit:
Dit budget is gelijk gebleven, alhoewel dit vorig jaar nauwelijks gebruikt is. Er komt oa een flyer die aan nieuwe medewerkers gegeven zal worden. Ook zal geprobeerd worden nieuwe medewerkers bij Boerderij Bosch te ontvangen tijdens de introductie voor nieuwe medewerkers.

Sub-verenigingen:
Het bedrag is gelijk aan vorig jaar.

UT-subsidie:
Deze is gelijk aan vorig jaar.

Contributie:
Deze is gelijk aan vorig jaar.          

De begroting wordt vastgesteld.

Aftreden:
Michiel van Buchem en Hannie Rensink treden af maar stellen zich herkiesbaar.  Er hebben zich geen nieuwe kandidaten gemeld. De aanwezigen gaan akkoord met de herverkiezing.

Huishoudelijke Reglement:
Michiel geeft een toelichting. De sub-verenigingen zijn onderdeel van de UT Kring. Alle aanwezigen stemmen in met de voorgestelde wijzigingen.  Het nieuwe Huishoudelijke Reglement wordt op de website gezet.

Rondvraag:
Tennisverenigingen; wanneer wordt de website in het Engels vertaald? De UTK zoekt versterking voor de vertaling en kunnen nog geen exacte datum noemen.

Is de campuskaart nodig voor leden van de tennisvereniging? Anita neemt contact op met de afdeling Sport om het e.e.a. na te vragen.

Wordt de website van de sub-verenigingen ook omgezet naar het nieuwe systeem?  De sub-verenigingen moeten hier zelf voor zorgen.

Sluiting:
Frank dank de aanwezigen voor hun komst.